Google calendar - безкоштовна альтернатива ms outlook. Керуючий часом: ведення календарів

Введення відомостей про захід

Розглянемо параметри Місце, Календар, Опис, Колір, Нагадування, Мій статус.

Для проведення заходу потрібно підготувати приміщення, в якому воно буде проходити, або вказати адресу, за якою даний захід буде проводитися.

У Календарі Google є можливість вказати місце проведення заходу - наприклад, переговорна. Причому, якщо введена адреса, то якщо ви клацнете гіперпосилання «Карта» під даною рядком, відкриється Google Карта для вказаної адреси.

В рядку Календар відображається власник календаря.

В описі можна додати додаткову інформацію про захід (якщо потрібно).

опція колір дозволяє вибрати колір заходу, яким воно буде позначено в календарі. У Календарі Google 11 кольорів для відображення заходи. Захід можна залишити безбарвним. Тим не менше, використання кольорів підвищує сприйняття інформації в календарі.

Вибравши кольору для заходів з різними пріоритетами, наприклад, важливі і термінові - червоні, важливі не термінові - жовті і т.п., ви завжди будете знати, з чого почати. Крім цього, можна привласнити певний колір зустрічам, приватних справах, зборам і т.п.

Якщо вам потрібно нагадування про межах заходу, то ви можете легко встановити одне або кілька нагадувань. У Google Календарі можна встановити не більше п`яти нагадувань двох видів:

• надсилаються електронною поштою;
• у вигляді спливаючого вікна.

Для обох видів нагадувань слід вказати, за скільки хвилин, годин, днів, тижнів до проведення заходу це нагадування повинно бути зроблено.

Дуже важливою опцією є Мій статус. У Goоgle Календарі є два статусу: доступний (а) і зайнятий (а).

Якщо захід є важливим і його неможливо зазначити, доцільно зробити активним статус «зайнятий (а)», щоб інші користувачі не призначали інших зустрічей і заходів з вашою участю на цей час. Статус «доступний (а)» підходить до тих призначеним вами заходам, які можна відкласти з метою виконання більш важливих завдань або заради відвідування більш важливих зустрічей. При проставленні статусу «доступний (а)» потрібно пам`ятати, що користувачі, бачачи цей статус, можуть запросити вас на той чи інший захід, а ваше завдання - вибрати, яке з них важливіше.

Управління конфіденційністю заходи

параметр Конфіденційність може мати одне з наступних значень:

1. За замовчуванням - заходи будуть збігатися з настройками конфіденційності календаря: якщо календар закритий, то всі заходи також будуть закритими, а для відкритих календарів - відкритими.
2. загальнодоступне захід і відомості про захід доступні для користувачів, що мають доступ до інформації про вільний і зайнятому часу.
3. приватне захід і відомості про нього в відкритому календарі або календарі з відкритим доступом будуть доступні тільки вам і іншим власникам календаря (користувачам з правами не нижче рівня «Вносити зміни до заходів»).

Запрошення учасників заходу

В полі Додати гостей введіть адресу електронної пошти запрошуваного і натисніть кнопку Додати, після чого адресат буде внесений до списку «Гості».

Однак якщо ввести e-mail користувача, який не авторизовані в Google Календарі, гість не зможе бути прикріплений до заходу.

Деякі запрошені можуть бути не обов`язковими - щоб привласнити їм цей статус, натисніть команду Повідомити про необов`язкове, після чого зліва від адрес електронної пошти запрошених з`являться значки із зображенням силуету людини-після клацання на цей значок силует стає безбарвним, тобто даний запрошений не обов`язково повинен бути присутнім на заході.

Після введення адрес електронної пошти для розсилки запрошень клацніть команду Повідомити гостей по електронній пошті із зображенням конверта, після чого буде відкрито вікно відправки гостям повідомлень електронної пошти (рис. 1).

Мал. 1. Вікно відправки запрошень гостям подій

Гість, запрошений взяти участь в заході, відкривши календар, побачить у вікні повідомлення про захід - рис. 2. У розкладі одержувача запрошення на заходи відображаються зі стрілочкою. Клацніть такий захід - відкриється його меню (рис. 2), в якому для підтвердження участі гість може вибрати «так», «може бути» і «ні».

Мал. 2. Отримане запрошення на захід і його меню

натиснувши команду Детальніше (Рис. 2), гість у вікні редагування параметрів заходи може додати коментар і гостей, якщо у нього є відповідні права.

У верхній частині вікна параметрів заходи з`явиться рядок статусу заходу:

• Так, я візьму участь - якщо гість погодився взяти участь в заході.
• Можливо, я візьму участь - при відповіді Може бути.
• Ні, я не візьму участь - якщо гість відмовився від участі.

В основному вікні календаря зустріч, на яку запрошений гість, відображається наступним чином: якщо гість погодився взяти участь в заході, воно відображається як звичайно-якщо він не впевнений, то на видимій частині заході можна побачити знак питання-якщо користувач відмовився взяти участь - назва заходу перекреслено і відображається блідим кольором.

У списку гостей на сторінці параметрів заходи запрошує зліва від адрес електронної пошти з`являться маркери:

•  галочка, якщо гість прийняв запрошення, також відобразиться залишена ним примітка і відмітка +1 гість, якщо учасник прийде з гостем;
•  питання, якщо гість сумнівається і вибрав Може бути;
•  перекреслений гурток, якщо гість відповів немає.

Якщо захід був запланований як повторюване, то при збереженні змін, наприклад, якщо ви поміняли статус з немає на Може бути, з`являється вікно Зміна повторюваних заходів, в якому можна вибрати область застосування внесених змін: змінити тільки цей захід, частково або повністю (рис. 3).

Мал. 3. Вікно зміни повторюваних заходів

Для закінчення роботи з заходом і збереження внесених змін натисніть кнопку зберегти.

Повідомлення, що отримується по електронній пошті

Повідомлення, що відправляється по електронній пошті і містить запрошення на зустріч або повідомлення про зміну в запланованому заході, представлено на рис. 4. Таке повідомлення містить як всю необхідну інформацію про подію (час, місце, заходи до і після часу запрошення, перелік запрошених і т.п.), так і команди для переходу до календаря для роботи з ним (подивитися календар і Детальніше).

Мал. 4. Повідомлення, що містить інформацію про зміни в заході

Отже, ми розглянули основні можливості щодо складання розкладу, настройки повторюваних заходів і порядок організації запрошень на зустрічі. Про публікацію календаря, налаштування параметрів конфіденційності, друку і роботі з завданнями в Google Calendar читайте в наступних номерах.