Узгодження проектів документів

Відео: ФГІС ТП. Узгодження проекту документа

Юридична сила документа

ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення »(затв. Постановою Держстандарту Росії від 27.02.1998 № 28) дає таке визначення терміну« юридична сила документа »:

 «Юридична сила документа - це властивість офіційного документа, що повідомляється йому чинним законодавством, компетенцією видав органу та встановленим порядком оформлення».

Відео: ФГІС ТП. Узгодження проекту документа ФОІВ

З цього визначення випливає, що:

• інформація, що міститься в документі, повинна відповідати чинному законодавству;
•  організація має право видавати документи тільки в межах своєї компетенції (як правило, це визначено Статутом (положенням) організації);
•  документ повинен бути оформлений відповідно до вимог, що пред`являються саме до цього документа.

Не слід забувати і про вимогу достовірності інформації.

Документ набуває юридичну силу тільки після його підписання. Підпис керівника на документі означає, що він бере на себе всю повноту відповідальності не тільки за інформацію, що міститься в документі, але і за всі наслідки, які настануть або можуть настати після введення документа в дію.

Відео: ФГІС ТП. Узгодження проекту документа Рослесхозом

Підписуючи документ, керівник повинен бути впевнений, що всі вимоги, що забезпечують юридичну силу документа, дотримані. Для цього і застосовується процедура узгодження проектів документів.

види погоджень     

Щоб грамотно організувати узгодження проекту документа, потрібно мати чітке уявлення про те, для чого це робиться, які завдання вирішуються при здійсненні цієї процедури.

На практиці часто зустрічаються ситуації, коли виконавець, знаючи про необхідність узгодження проекту документа, не має чіткого уявлення про те, з ким його треба узгодити. Наслідком цього є надмірне узгодження, коли проект документа погоджують з тими посадовими особами та організаціями, чиє погодження не є необхідним. Це не тільки захаращує документ зайвими реквізитами, а й значно збільшує час на його підготовку.

У моїй практиці був приклад такого «надлишкового» візування. Проекти наказів ректора, що стосуються навчальної роботи, узгоджувалися не тільки з проректором з навчальної роботи (його віза потрібна виходячи зі змісту документів), а й з усіма завідувачами кафедр. Логіка такого візування була проста: «Раз завідувачі кафедрами згадані в наказі як виконавці, то їх віза необхідна». Це не тільки значно затягувало процедуру підписання документа, але і вело до курйозної ситуації - по суті, керівник просив згоди виконавця на те, щоб дати йому доручення.

внутрішнє узгодження

Узгодження документа може бути зовнішнім і внутрішнім.

Внутрішнє узгодження проектів документів здійснюється шляхом їх візування.

Віза посадової особи на документі повідомляє керівнику, що ті питання, за які відповідає візує, опрацьовані і помилок в них немає. Якщо у посадової особи, яка візує документ, є зауваження, то вони викладаються на окремому аркуші паперу, а в візі робиться відмітка «Зауваження додаються».

Виходячи з вимог, що забезпечують юридичну силу документа, можна визначити обов`язкові візи узгодження проекту документа.

Це віза юриста, який відповідає за відповідність документа чинному законодательству- віза особи, яка відповідає за ведення діловодства в організації і, відповідно, за правильне оформлення документів-віза виконавця, що гарантує достовірність інформації.

Візування проектів документів іншими посадовими особами залежить від змісту документів.

Якщо, наприклад, в документі порушені питання фінансового характеру, то віза посадової особи, яка відповідає за фінансову діяльність організації, стає обов`язковою.

Візи узгодження складаються з найменування посади особи, яка візує документ, особистого підпису, її розшифровки і дати візування, наприклад:

Зав. канцелярією

При великому обсязі візуються документів зручно використовувати штампи, куди від руки вносяться тільки особистий підпис і дата.

Візи узгодження документа проставляються:

Відео: Узгодження документів в EOS for SharePoint версії 4.2

• на документах, оригінали яких поміщаються в справи, - на зворотному боці останнього аркуша документа (накази, розпорядження та ін.);
• в службових листах - на копії документа, що поміщається в справу;
• на внутрішніх інформаційно-довідкових документах (доповідних, службових, аналітичних записках, довідках та ін.) - на лицьовій стороні останнього аркуша документа за підписом, ближче до нижнього поля.

Допускається полистного візування документа і його додатків.

Зовнішнє узгодження

Зовнішнє узгодження проекту документа оформляється грифом узгодження.

Відповідно до вимог ГОСТ 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »гриф узгодження документа складається з слова ПОГОДЖЕНО, найменування посади особи, з яким погоджено документ (включаючи найменування організації), особистого підпису, її розшифровки і дати узгодження, наприклад:

Погоджено
Ректор Фінансової академії

при Уряді Російської Федерації

Якщо узгодження здійснюють листом, протоколом і ін., Гриф узгодження оформляють наступним чином:

Погоджено
Лист Російської академії
медичних наук
від 05.06.2013 № 430-162

або

Погоджено
Протокол засідання Правління
ВАТ «Росгосстрах»
від 05.06.2013 № 10

Гриф узгодження розташовується нижче реквізиту «підпис». У разі, коли узгодження проводиться з декількома організаціями, грифи погодження розміщують на окремому аркуші погодження.

На практиці часто зустрічаються випадки, коли гриф узгодження з політичних мотивів розміщують на одному рівні з грифом затвердження зліва від нього.

З одного боку, це порушення вимог ГОСТ 6.30-2003, але з іншого - вимоги даного стандарту мають рекомендаційний характер і, отже, організація має право сама вирішити, де розміщувати гриф узгодження.

Це припущення не відноситься до федеральним органам виконавчої влади, оформлення документів яких регламентовано Правилами діловодства в федеральних органах виконавчої влади (Затв. Постановою Уряду РФ від 15.06.2009 № 477).

Узгодження проектів документів (як зовнішнє, так і внутрішнє) гарантує забезпечення юридичної сили документа перед підписанням або затвердженням документа. Узгодження проектів документів потрібно проводити тільки з тими посадовими особами, в компетенції яких лежить той чи інший параметр юридичної сили документа. Не слід узгоджувати документ за принципом «з усіма, хто згадується у документі», тому що з точки зору забезпечення юридичної сили ці візи не значимі, а тимчасові витрати на їх отримання бувають досить значні.