Вхідна кореспонденція

Відео: Привітання з днем народження від колег

З даного матеріалу ви дізнаєтеся:

• які документи є вхідною кореспонденцією організації-
• правила роботи з вхідною корреспонденціі-
• які вимоги до вхідної корреспонденціі-
• як реєструвати вхідну кореспонденцію.

Для забезпечення правильного документообігу в організації необхідно вміти відрізняти вхідну кореспонденцію від інших видів цінних паперів. Також рекомендуємо ознайомитися з правилами її реєстрації, вимог та відзнаками.

Вхідна кореспонденція організації

Вхідною кореспонденцією організації вважається будь-який документ або лист, доставлені будь-яким способом в організацію. На даний час існує три основних способи доставки вхідної кореспонденції: звичайною поштою, кур`єром або у вигляді електронного листа. Перш ніж приступити до обробки вхідних листів, необхідно чітко розуміти з якими паперами ви маєте справу. Вступники листи можна класифікувати за змістом:

Відео: Реєстрація вхідної кореспонденції в прокуратурі. Г.Волжск. РМЕ

• листи, що містять будь-яка вимога, прохання, пропозиція, скаргу, тобто листи-запити, що вимагають будь-яких дій або прийняття рішень;
• листи-відповіді на направлені вами ініціативні документи;
• довідково-інформаційні листи.

Як не потонути в морі інформації. Ефективна робота з інформацією

Як уже зрозуміло, перша категорія листів повинна бути оброблена в першу чергу і передана керівництву. Для даних листів потрібна ретельна обробка і оформлення. Також над документами даної категорії потрібно здійснювати контроль виконання. У цю категорію кореспонденції можна віднести і так звані циркулярні листи, щоб їх з вищестоящих організацій. Як правило такі папери містять розпорядження або завдання, що вимагають невідкладного рішення. Тому дуже важливо контролювати виконання і терміни.

Друга категорія вхідної кореспонденції є відповіді на відправлені вашою організацією раніше листи. Найчастіше такі листи потрібно зареєструвати та передати далі співробітникам, які займалися цим питанням.

Довідково-інформаційні листи не вимагають прийняття будь-яких рішень чи виконання. Такі папери не потрібно реєструвати і оформляти. Як правило, зміст даних паперів передається керівництву організації, а сам папір відправляється в кошик.

Правила роботи з вхідною кореспонденцією

Правила роботи з вхідною кореспонденцією включають кілька етапів:

• прийом корреспонденціі-
• сортування;
• реєстрація кореспонденції;
• направлення документів співробітникам організації для прийняття управлінського рішення;
• направлення документів на виконання;
• виконання документів;
• організація контролю за виконанням документів;
• формування виконаних документів у справи.

Процес роботи з вхідною кореспонденцією, як і будь-який інший бізнес-процес, крім складових його елементів обов`язково описує або регламентує виробничу діяльність його учасників. Для кожного учасника процесу характерна певна роль. В даному випадку ролі можуть бути розподілені так:

Керівник - це керівник організації або підрозділу. Переглядає що надійшли на його ім`я папери і приймає по них рішення. Надалі оцінює виконання.

Відповідальний виконавець - співробітник компанії, вказаний в резолюції керівника (повноважного особи) як «відповідальний виконавець». Отримує документ для його подальшого виконання, організовує виконання і доповідає про хід роботи.

Контроль виконання документів

Контролер - співробітник компанії, який за призначенням керівництва повинен здійснювати контроль виконання. Також в його обов`язки входить зняття з контролю та завершення робіт.

Секретар - секретар керівника. Отримує кореспонденцію, відповідає за її сортування, реєстрацію і оформлення. Також вносить в реєстраційну форму відомості про рух документа всередині організації. При наявності в організації служби ДОУ ці функції виконує діловод.

Вимоги до вхідної кореспонденції

Головна вимога до вхідної кореспонденції - будь-який важливий для організації документ підлягає обов`язковій реєстрації. Також бувають випадки, коли один і той же лист дублюється і доставляється в організацію різними способами. Потрібно ретельно відстежувати подібні моменти, щоб надалі не виникло плутанини з повторним оформленням одного і того ж листа. При виявленні дублювання документів листа, який надійшов пізніше, присвоюється номер першого примірника. З цього можна вивести друга вимога - кожна ділова папір реєструється в організації один раз.

Відео: Распределяем вхідну кореспонденцію на пошті Створюємо папку для навчальних листів Low, 360p

Третя вимога - кожен вхідний документ повинен мати унікальний вхідний номер. Це правило не менш важливо, ніж друге. Воно дозволить уникнути ситуації, коли який-небудь документ помилково не буде розглянуто, що може стати причиною багатьох неприємностей.

Реєстрація вхідної кореспонденції

Реєстрація вхідної кореспонденції покладається на співробітників служби ДОУ, а при відсутності такої - на секретарів. Реєстрація передбачає внесення даних листи в реєстраційні форми (журнал вхідної кореспонденції), щоб в подальшому можна було відстежити не тільки переміщення документа всередині організації, але і хід виконання.

Відео: Налаштування Gmail - Як налаштувати сортування листів

Для реєстрації вхідних листів використовують:

• паперові носії (журнал вхідної документації або контрольно-реєстраційні картки);
• електронний журнал (СЕД або MS Excel).

Система електронного документообігу. Регламентуємо роботу!

При реєстрації використовується стандартний набір реквізитів, який містить:

• реєстраційний номер вхідного документа;
• дата реєстрації (надходження) документа;
• відомості про кореспондента (найменування організації - автора документа-посаду та П.І.Б. особи, яка підписала лист);
• короткий зміст листа;
• спосіб доставки (можна вказати номер поштового відправлення);
• кількість примірників листи;
• відомості про адресата (П.І.Б. та посада особи, на ім`я якого надійшов лист або найменування організації);
• П.І.Б. і посаду співробітника, якому був переданий вхідний документ для прийняття управлінського рішення, ознайомлення або виконання.

Якщо лист надійшов в електронному вигляді, то воно просто прикріплюється до електронного журналу реєстрації. Якщо ж реєстрація ведеться в паперовому вигляді, то електронний файл необхідно роздрукувати.

Після реєстрації листа необхідно проставити штамп «Зареєстровано» (або відповідну мітку) в правому нижньому куті листа, а також найменування організації, дату отримання та присвоєний вхідний реєстраційний номер.

Слід зазначити, що сучасні СЕД дозволяють автоматично здійснювати реєстрацію вхідних електронних листів. Також автоматична реєстрація здійснюється якщо ваша організація і компанія-відправник використовують одну і ту ж СЕД.

• Журнал обліку вхідної кореспонденції (бланк) .doc
• Посадова інструкція експедитора по обробці кореспонденції (загальногалузева) (бланк) .doc
• Інструкція з діловодства (фрагмент). Організація документообігу (бланк) .doc