Як успішно пройти співбесіду на посаду секретаря?

Відео: Як вести себе на співбесіді?

Зайняти вакантну посаду секретаря у великій компанії можна тільки після співбесіди. Єдиної інструкцією про те, як його блискуче пройти - ні, оскільки вимоги до претендентів можуть бути різними. Проте, загальні правила поведінки на співбесідах все ж існують. Їх знання дозволить кандидату на вакантну посаду піднести себе з кращого боку, повніше розкрити свій професіоналізм, продемонструвати свої знання та вміння.

Порядок підготовки до співбесіди

Збираючись на співбесіду в якості претендента на вакантну посаду секретаря, перше, що потрібно зробити, це постаратися отримати максимум інформації як про саму компанію, так і про напрямки її діяльності. Допомогти вам в цьому може інтернет, в якому ви знайдете і сайт компанії, і відгуки про неї. Це необхідно для того, щоб ви змогли приблизно зрозуміти, які вимоги до секретаря в неї пред`являються, а також якими навичками та вміннями він повинен володіти.

Зовсім не зайвим буде дізнатися ім`я керівника і інших посадових осіб, а також точна адреса з офісу для того, щоб заздалегідь продумати маршрут, що виключить ризик запізнення на співбесіди. Тепер залишилося лише скласти всі свої документи в одну папку так, щоб їх зручно було діставати, якщо особи, які проводять співбесіди, попросять вас їх пред`явити.

Загальні правила успішного проходження співбесіди

Секретар - це перший помічник керівника і особа компанії. У його посадові обов`язки входить безліч функцій, які він повинен блискуче виконувати, так само як і володіти повною інформацій про діяльність компанії і про її структурі. Він є як би сполучною ланкою між першим керівником і начальниками його структурних підрозділів. Він також перший приймає гостей, якими виступають партнери по бізнесу, інвестори, що контролюють органи і т.д. Тому до зовнішнього вигляду секретаря пред`являються підвищені вимоги. На співбесіду потрібно прийти:

• У діловому костюмі;
• З легким макіяжем;
• З акуратною зачіскою;
• Без різкого парфуму.

Запізнення в даній ситуації неприпустимі. Якщо ж ви, навпаки, прийшли занадто рано, то відразу заходити в офіс не потрібно. Прийти слід не раніше, ніж за 10 хвилин до призначеного часу.

Перше, що потрібно продемонструвати здобувачеві, це:

• Знання ділового етикету;
• Гарні манери;
• Правильну мову;
• уважність;
• доброзичливість;
• Здатність швидко орієнтуватися в ситуації і негайно відповідати навіть на самі каверзні питання.

Здобувачеві не потрібно соромитися перепитувати питання або додатково уточнювати цікавлять його. Уміння вибудовувати діалог дуже цінується серед секретарів, так само як і бажання добре виконувати свої посадові обов`язки.

Рекомендуємо матеріали по темі:

• Як правильно продатися роботодавцю: співбесіда
• Як завершити співбесіду так, щоб підвищити свої шанси на успіх
• Готуємося до співбесіди англійською мовою (Ділова англійська мова для секретаря)
• Керівник-жінка і керівник-чоловік: як з ними взаємодіяти?

Як грамотно вибудувати бесіду?

Будь-яке співбесіду починається з розповіді кандидата про себе. Потенційному роботодавцю потрібно розповісти не тільки про свою освіту і попередньому місці роботи, але і про свої професійні якості, навичках в діловодстві та вмінні правильно організувати роботу.

У своєму монолозі бажано якомога менше вживати займенник «Я», замінюючи його на «Ми», «Наша компанія» і т.д. В оповіданні не потрібно говорити про своє здоров`я або про наявність матеріальних труднощів, не слід занадто поширюватися про компанії, в яких вам доводилося працювати, не варто і обговорювати свого колишнього керівника.

Під час монологу постарайтеся зробити на які проводять співбесіду осіб гарне враження. Ви повинні виглядати, як освічена і всебічно розвинена особистість, яка бажає працювати на благо цієї компанії. Ваші очі не повинні бути опущені вниз, але і зарозумілість теж неприпустимо. Хороший секретар повинен вміти відчувати «золоту середину».

Досить каверзним питанням може стати причина вашого звільнення з попереднього місця роботи, особливо якщо ви працювали там за цією ж спеціальністю. До цього питання потрібно бути готовою і незалежно від справжньої причини назвати нейтральну - зміна місця проживання і т.п.

Не менш важливим для вирішення віддати вам вакантну посаду, буде ваша відповідь на питання, навіщо вам це посада, чого ви плануєте досягти, отримавши посаду в цій компанії. Правильною відповіддю буде - підвищення свого професіоналізму і кар`єрний ріст. Вашим завданням №1 буде дати зрозуміти потенційному роботодавця, що ви легко навчаються і нову інформацію схоплює буквально на льоту. Це повинно переконати його в тому, що відсутні навички ви придбаєте дуже швидко. Але не переоцінюйте себе. Якщо компанії потрібно секретар зі знанням англійської мови, а він у вас на рівні шкільного курсу, то це місце роботи вам поки не підходить. Вивчити іноземні мови за короткий термін неможливо.

Правильні відповіді на каверзні питання потенційного роботодавця

Жодне співбесіду не проходить без стандартних запитань до претендента. Їх задають для того, щоб краще зрозуміти, що ж це за людина сидить перед ними. При тестуванні на співбесіді потенційного секретаря, питання задають йому такого плану:

Відео: Ефективно про Бізнесі. Як Успішно Пройти Співбесіда

1. На що ви в першу чергу звертаєте увагу, вступивши в нову посаду?

Відповідь: на організацію робочого місця, що панує в колективі атмосферу, соціальні гарантії.

2. Які ви будуєте плани на недалеке майбутнє?

Відповідь: уникаючи конкретики, розповісти про бажання кар`єрного росту, без вказування посади, яку хотіли б зайняти.

3. Ваші недоліки?

Відповідь: назвати недоліки потрібно обов`язково, але так, щоб перетворити їх в гідність, наприклад, я не можуть відмовити в допомозі колегам по роботі навіть на шкоду своїм особистим інтересам.

Відео: Топ 5 помилок на співбесіді. Як уникнути помилки на співбесіді?

4. Чому вакантна посада повинна дістатися вам?

Відповідь: тому що я можу принести своєму керівнику і компанії неоціненну користь.

Можуть бути й інші питання, що стосуються, в тому числі, ваше особисте життя. Наприклад, проведення дозвілля, хобі, захоплення, мрії і бажання.

Стандартне тестування здобувача

Тести і завдання - це важлива частина проведення співбесіди претендента на вакантну посаду секретаря. Необхідність їх виконання не повинна вас лякати. Спочатку вас попросять продемонструвати свої вміння працювати з оргтехнікою - роздрукувати документ, відправити електронний лист, набрати на комп`ютері текст під диктовку. Далі перевірять ваші знання офісних програм, і почнеться найцікавіше - тести.

Тести для здобувача на посаду секретаря розробляються таким чином, щоб перевірити його поведінку в тій чи іншій складній ситуації, яка буде для нього змодельована. Не виключено також стресове інтерв`ю з метою вивести кандидата на посаду з себе. Це проводиться з метою з`ясування його ступеня стресостійкості.

Яким би не був розклад співбесіди, поводьтеся гідно. Навіть якщо ви його провалите і не отримаєте бажану посаду, то це все одно можна розцінювати, як життєвий досвід, який обов`язково допоможе вам в наступний раз. І ви, нарешті, отримаєте ту посаду, яку давно чекали.

Відео: Співбесіда на посаду адміністратора стоматології