Розпорядчі документи

З цієї статті ви дізнаєтеся:

• яку функцію виконують розпорядчі документи-
• які існують види розпорядчих документів-
• як відбувається оформлення розпорядчих документів-
• які вимоги до реєстрації актів пред`являються чинним законодавством.

Розпорядчі документи закріплюють завдання, функції та цілі всієї організації або її окремих співробітників (як керівних, так і рядових). Якщо в ході операційної діяльності установи виникає потреба у виконанні конкретних дій, саме розпорядчими документами стверджується порядок їх реалізації, а також права та обов`язки працівників, які залучаються до процесу.

Відео: Як правильно складати організаційно-розпорядчі документи

Види розпорядчих документів

Згідно ГОСТ ( «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», ГОСТ Р 6.30-2003), В 2016 році система розпорядчих документів будь-якої організації може бути представлена:

• постановами;
• розпорядженнями;
• рішеннями;
• наказами;
• вказівками.

Всі види розпорядчих документів повинні використовуватися за призначенням. У кожному конкретному випадку вибір типу документа здійснюється виходячи з повноважень, статусу і компетенції посадової особи, яка його видає. Враховується і порядок прийняття управлінського рішення (колегіальний або одноособовий). Як правило, накази і розпорядження видає генеральний директор або його заступник. Якщо документ видається в результаті розгляду питання колегіальним органом управління, оформляється постанову або рішення.

Відео: дипломна робота на тему розпорядчі документи

важливо: особливості формування в справи окремих категорій документів

Основний розпорядчий документ

Наказ - основний розпорядчий документ. Це найпоширеніший вид управлінського документа в практиці діловодства, зазвичай видається з основних питань. Наказами затверджуються локальні акти, інструкції, переліки та номенклатури, звіти і плани розвитку виробництва, штатні розписи та типові форми документів, рішення про реорганізацію підприємства або зміні режиму його роботи. Виданням наказів супроводжуються прийом, переміщення і звільнення працівників, а також інші процедури, що стосуються внутрішнього життя організації.

Внесення змін до розпорядчих документів організації

У наказах відображаються вирішення конкретних завдань, що стоять перед організацією, причому будь-який наказ пізніше можна скасувати іншим розпорядчим документом. Видаючи наказ про скасування попереднього рішення керівництва, необхідно вказувати дату, з якої дія розпорядчого документа припиняється, а також його номер і точне найменування.

Всі накази обов`язково проходять реєстрацію, причому відлік порядкових номерів ведеться в межах календарного року. Іноді в порядку, встановленому номенклатурою справ організації, порядковий номер наказу доповнюється літерними або цифровими позначеннями. Наприклад, для групи наказів по особовому складу може застосовуватися позначення «л / с», а для наказів по основній діяльності - «о / д».

Видання наказів: важливі нюанси, про які слід знати діловоду

Відео: Вебінар "Організаційно розпорядчі документи як механізм управління # 39;"

Оформлення розпорядчих документів

Оформлення розпорядчих документів в 2016 році зазвичай починається з підготовки проекту, яка може доручатися як одному виконавцю, так і робочим групам, комісіям і цілим структурним підрозділам. Спочатку проводиться збір даних з даного управлінського питання, потім складається чорновий варіант документа. Після узгодження документ підписується уповноваженою особою. Кількість узгоджувальних інстанцій в кожному конкретному випадку визначається обставинами, в міру узгодження документ може неодноразово редагуватися і доповнюватися.

Кожній організації рекомендується розробити уніфіковані стандарти і єдиний порядок оформлення розпорядчих документів, закріпивши їх локальним актом і відбивши в інструкції з діловодства. Застосовувані стандарти не повинні суперечити загальним вимогам ГОСТ Р 6.30-2003 ( «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів»). Після погодження та затвердження розпорядчий документ необхідно донести до виконавця.

Як ефективно здійснювати контроль виконання документів, розповідає експерт

Склад розпорядчих документів

Склад розпорядчих документів стандартний, все що включаються в нього елементи перераховані в ГОСТ Р 6.30-2003. Серед них - державний герб РФ, контактні дані та найменування організації, реєстраційні індекси, назва виду документа, заголовок до тексту і сам текст, дані про виконавця або адресата, а також всілякі позначки - візи або позначки про контроль, наявність додатків, засвідчення копій, виконанні, обмеження доступу, розписці в отриманні і т. д.

Відео: Управління Документами - СЕД iTs-Office

Внесення змін до розпорядчих документів організації

Текст звичайно складається з двох частин - констатуючої та розпорядчої: в першій частині висвітлюється суть питання, що розглядається або цитуються попередні рішення, у другій формулюється доручення. І якщо констатуюча частина не вважається обов`язковою (у багатьох розпорядчих документах вона просто відсутня), то розпорядча якраз несе основне смислове навантаження.

Вимоги до реєстрації актів

Докладні вимоги до реєстрації актів викладені в ГОСТ Р 6.30-2003. Проставляючи реквізити, необхідно вказувати код організації (по ОКПО) і код форми документа (по ОКУД), а також стежити, щоб використовується при оформленні назва організації збігалося з даними установчих документів. Як автор вказується посадова особа, яка представляє організацію.

Впровадження корпоративної електронної системи управління в Групі компаній «Цифрал-Сервіс»

Не забувайте вносити довідкові дані: поштову адресу, номери телефонів та інші дані про організацію, а також найменування документа і дату. Якщо мова йде про наказ або розпорядження, обов`язково ставиться дата його затвердження або підписання, а в постанові або рішенні вказується дата засідання, на якому воно було прийнято.

Реєстраційний номер документу присвоюється відповідно до прийнятої в організації номенклатури справ, в разі необхідності на першому аркуші проставляється гриф обмеження доступу ( «Конфіденційно», «Цілком таємно» і т. Д.). Розпорядчі документи організації в 2016 році підписуються виключно посадовими особами, за якими статутом закріплено відповідне право.

• Наказ про організацію військового обліку (бланк) .doc
• Наказ про реорганізацію організації (бланк) .doc
• Наказ про затвердження графіка змінності (бланк) .doc