Організаційні документи

У статті розглядається система організаційних документів: дізнайтеся, яку функцію виконують організаційні документи, якими будуть вимоги до організаційних документів в 2016 році, ким здійснюється розробка організаційних документів, яка структура організаційних документів різних видів, а також які основні організаційні документи підприємства регламентують порядок його роботи.

З цієї статті ви дізнаєтеся:

Читайте по темі в електронному журналі

Чи можна одним наказом затвердити кілька документів з одного питання?
Посадова інструкція секретаря: оформляємо правильно
Листи-відповіді. Як правильно погодитися або відмовити?

якими особливостями характеризуються всі організаційні документи і окремі їх види-
які вимоги в організаційних документів пред`являє законодавстві
як відбувається розробка організаційних документів в 2016 році-
які види організаційних документів существуют-
що являє собою структура організаційних документів.

Організаційні документи регламентують структуру і функції підприємства, його окремих підрозділів і служб. Крім того, саме організаційними документами встановлюються права і обов`язки всіх посадових осіб. Деякі організаційні документи підприємства видаються на вимогу законодавця і вважаються обов`язковими (наприклад, статут або штатний розклад), інші - розробляються виключно з ініціативи керівництва компанії.

Система організаційних документів

Система організаційних документів в 2016 році є правову основу діяльності будь-якого підприємства і диктує співробітникам всіх рівнів обов`язкові для виконання положення. Деякі документи закріплюють цілі і завдання підприємства, інші - встановлюють його статус, структуру, функції і штатну чисельність. Точний склад комплекту організаційних документів в кожному конкретному випадку визначається специфікою роботи компанії.

Особливості формування в справи окремих категорій документів - в тематичній статті журналу «Довідник секретаря та офіс-менеджера»

Види організаційних документів

Діяльність юридичних осіб регулюється різними видами організаційних документів. Найважливіші і найбільш часто розробляються на практиці види організаційних документів представлені:

Відео: Статут для всіх

статутом;
положеннями;
штатним розкладом;
правилами внутрішнього трудового розпорядку;
інструкціями.

Найбільш суворі вимоги до організаційних документів в 2016 році пред`являються, коли мова йде про статут і організаційні документи штатному розкладі. Статут - звід ключових правил, відповідно до яких організація здійснює свою економічну діяльність і будує взаємини з іншими установами та фізичними особами. Оскільки статут вважається документом виняткової важливості, правом його затвердження має тільки вищий орган управління компанією.

Штатний розклад, яким закріплюється посадовий і чисельний склад установи, повинно містити відомості не тільки відомості про кількість і найменування представлених в його структурі посад, але і про кількість штатних одиниць, місячному фонді заробітної плати і всіх посадових окладах.

Правила внутрішнього трудового розпорядку - локальний нормативний акт, в якому детально прописуються внутрішньооб`єктний режим і порядок організації роботи підприємства, права і обов`язки його співробітників, правила оформлення відряджень і відпусток. Документ складається відповідно до локальних норм, оскільки законодавець не встановлює конкретних вимог ні до його змісту, ні до реквізитів.

Внесення змін до розпорядчих документів організації

Склад організаційних документів, що описують конкретні правила поведінки на робочих місцях (інструкцій), характеризується наявністю розпорядчих слів ( «повинен», «зобов`язаний», «необхідно», «слід» і т. Д.). Інструкції - документи тривалого або постійного дії. Зазвичай стара інструкція втрачає силу після видання нової.

Склад положень регламентується стандартом ГОСТ Р 6.30-2003. Кожне положення має встановлену структуру тексту, розробляється за вказівкою керівника підприємства і присвячується певній сфері діяльності (наприклад, «Положення про оплату праці», «Положення про відпустки», «Положення про комерційну таємницю»).

Інструкція з діловодства: нюанси оформлення аналізуємо разом з експертом

Розробка організаційних документів

Посадові інструкції розробляються кадровою службою, інструкції з охорони праці - відповідним відділом або уповноваженою посадовою особою, наприклад, інженером з охорони праці. Ініціатором розробки нових положень може виступати як директор компанії, так і керівники її окремих структурних підрозділів.

Кадрові документи в системі електронного документообігу

Проекти інструкцій, положень, штатного розкладу і правил внутрішнього трудового розпорядку проходять процедуру узгодження з керівництвом підприємства і штатним юристом. Після завершення розробки нових локальних нормативних актів необхідно ознайомити працівників, діяльність яких в тій чи іншій мірі регламентується затвердженими документами, з прийдешніми нововведеннями. Наприклад, після заміни раніше актуальною інструкції з охорони праці новим документом потрібно під розпис ознайомити з ним працівників, на яких поширюється його дія.

Освойте досконало правила реєстрації документів

Структура організаційних документів

Формуляри організаційних документів забезпечуються постійними і змінними реквізитами. Постійні реквізити - це, перш за все, назва структурного підрозділу (положення, статут, інструкція), повне найменування організації і емблема. До змінних реквізитів відносять дату і місце видання документа, заголовок і текст, гриф обмеження доступу до і друк, підписи і гриф узгодження, реєстраційний індекс і відмітка про контроль.

Структура організаційних документів в 2016 році, так само як і зміст, багато в чому визначається їх видовою приналежністю. Так, стандартне положення, ким би воно не розроблялося, має складну структуру і налічує кілька розділів: загальні положення, функції, завдання, права, організація роботи. Штатний розклад оформляється на стандартному бланку підприємства, реквізити якого відповідають вимогам Держкомстату. Незважаючи на скасування уніфікованих форм первинної облікової документації, певні нюанси при розробці власного шаблону штатного розкладу організація повинна дотримуватися.

Організаційні документи з діловодства: полегшуємо сприйняття і просуваємо в маси

Структура посадової інструкції зазвичай включає загальні положення, а також опис обов`язків, перелік прав і міри відповідальності конкретного фахівця. Структура і зміст статуту залежать від форми власності підприємства і обраного способу управління його діяльністю. Найсуворіші вимоги пред`являються законодавцем до статуту унітарних державних і муніципальних підприємств: документ повинен повністю відповідати нормам федерального закону №161-ФЗ від 14.11.2002г. ( «Про державних і муніципальних унітарних підприємствах»).