Порівняння версій документів в ms word 2007

Щоб описувані далі функції працювали коректно, всі файли повинні бути створені в форматі MS Word 2007. Якщо ваш файл створений в більш ранньому форматі, тобто ви працюєте в режимі сумісності і вам доступні не всі функції, потрібно натиснути кнопку Office і вибрати в меню команду перетворити: З`явиться вікно, в якому потрібно підтвердити необхідність перетворення. В результаті даної процедури нові файли не створюються, а замінюються ті, які були перетворені. Побачити це можна по зміні розширення файлу з .doc на .docx. Тепер можна приступати до порівняння.

Вибір порівнюваних файлів і настройка параметрів порівняння

Отримати доступ до функції порівняння можна з будь-якого документа - не обов`язково одного з тих, які потрібно порівнювати. Отже, в будь-якому документі перейдіть на стрічку рецензування і в групі кнопок Порівняти натисніть однойменну кнопку- в меню, що розкрилося виберіть команду Порівняти... (рис. 1).

Мал. 1. Фрагмент стрічки рецензування з розкритим меню кнопки Порівняти

У полях вихідний документ і змінений документ вказуємо файли, які будемо порівнювати, причому в першому полі, природно, вказуємо більш ранній файл, а в другому - більш пізню версію (рис. 2).

Якщо ви з файлом недавно працювали, він буде представлений в списку цього поля. Якщо потрібно вказати якийсь інший файл, скористайтеся командою цього списку Огляд ... або кнопкою пошуку і відкриття документа з зображенням розкритої папки праворуч від поля, в яке поміщаємо назва файлу: в результаті ви отримаєте доступ до стандартного вікна відкриття документа.

У полях позначка змін відображаються імена користувачів, чиї позначки будуть видні в процесі порівняння.

Мал. 2. Вікно порівняння версій з додатковими параметрами

Натискання на кнопку з двома спрямованими вправо і вліво стрілками дозволяє поміняти місцями вихідний і змінений документи.

За замовчуванням додаткові параметри скрити- щоб отримати до них доступ, натисніть кнопку більше - вікно порівняння версій набуде вигляду, аналогічний представленому на рис. 2.

Група параметри порівняння призначена для того, щоб вибрати ті елементи, зміни яких слід відображати.

Перший пункт меню Вставки і видалення заблокований, оскільки такі зміни самі значімие- всі інші галочки ми можемо зняти.

В групі показувати зміни в лівій колонці найчастіше вибирають зміни на рівні слів, а не кожного знака окремо, а в правій колонці вибирають документ, в якому відображаються відмінності.

На наш погляд, має сенс бачити відмінності в зміненому документі, а не створювати новий.

Зверніть увагу, що всі зазначені параметри в додатковій області вікна порівняння версій будуть виконуватися за замовчуванням в наступний раз, тобто налаштовувати всі ці опції, якщо їх значення залишаються колишніми, заново не потрібно.

Якщо будь-яка із зазначених в даному вікні версій документа містить записані виправлення, то на екран буде виведено повідомлення про те, що всі виправлення, які були зафіксовані, прийняті. Щоб прийняти виправлення і порівняти документи, натисніть кнопку Так (Рис. 3).

Мал. 3. Попередження про прийняття виправлень в порівнюваних документах

Налаштування вигляду вікна для роботи зі змінами

Тепер приступаємо до порівняння. Вікно програми приймає вид, представлений на рис. 4.

Мал. 4. Вікно програми MS Word в режимі порівняння версій

У лівій частині вікна відображається вихідний документ з внесеними змінами, а права розбита ще на дві частини: у верхній ми бачимо той же фрагмент у вихідному документі, а в нижній - змінений документ. Даний набір частин вікна можна змінити, скориставшись меню кнопки вихідні документи групи Порівняти стрічки рецензування (Рис. 5).

В результаті вибору пункту Приховати вихідні документи залишиться тільки область порівнюваний документ.

Відео: Word 2016. Спільна робота

команди Показати вихідний і Показати змінений відкриють справа тільки один відповідний документ, а в результаті дії команди Показати обидва ми отримаємо структуру вікна, представлену на рис. 4.

Мал. 5. Меню кнопки вихідні документи групи Порівняти стрічки рецензування

Робота зі змінами - панель рецензування

Для роботи зі змінами можна використовувати панель рецензування: стрічка рецензування - група кнопок відстеження - кнопка область перевірки (Рис. 6). Можна вибрати один з двох варіантів розташування цієї панелі: вертикальний і горизонтальний.

Мал. 6. Вікно програми MS Word в режимі порівняння версій з вертикальною панеллю рецензування і контекстним меню елемента змін

На панель рецензування винесені всі відмінності в документах, згруповані за типами правок. Найчисленніша група - Зміни та примітки в основному документі. Можна налаштувати типи змін, які повинні відслідковуватися і відображатися. Для цього скористайтеся меню кнопки Показати виправлення: Зніміть / встановіть галочки для тих елементів, які повинні відслідковуватися. Тут же можна вибрати рецензента, чиї зміни повинні відображатися (рис. 7).

Відео: Порівняння 2-х версій MS Word файлів

Мал. 7. Фрагмент стрічки рецензування і меню кнопки Показати виправлення

Щоб перейти до будь-якого елементу змін, досить клацнути на панелі рецензування по ньому лівою кнопкою миші, і той фрагмент тексту, в якому їх внесено, буде відображений у всіх трьох областях.

Тепер можна скористатися двома можливостями, що дозволяють виконати однакові дії:

• Викликати контекстне меню для пункту в панелі рецензування і скористатися пунктами Прийняти .../Відхилити .... Зверніть увагу, що текст після цих слів буде змінюватися в залежності від того зміни, прийняти або відхилити яке ви хочете.
• Скористатися кнопками групи зміни стрічки рецензування (Рис. 8). кнопка прийняти дозволяє зберегти зміни з зміненого документа, а команди Відмовитися від виправлення і Відхилити і перейти до наступного залишають вихідний варіант даного пункту виправлень.

Мал. 8. Фрагмент стрічки рецензування, меню кнопки відхилити і приклад відображення прийнятих і відхилених змін

У вікні порівнюваний документ відображаються прийняті і відхилені зміни: той варіант, який зберігається, відображається чорним (до процедури прийняття / відхилення змін вони відображаються червоним).

На рис. 8 прийнято зміна з 3 на 5 і відхилено зміна з 6 на 8.

Після прийняття та відхилення змін вони зникають з панелі рецензування.

Прийнявши і відхиливши необхідні зміни, збережіть документ.

Якщо у вікні порівняння версій (Рис. 2) був обраний пункт в зміненому документі, то результат буде в другому документі, якщо був обраний пункт в новому документі - буде створена ще одна версія цього видання.

Відкриваючи створений або змінений у такий спосіб документ, ви можете бачити всі зміни. Щоб відключити їх відображення, виберіть у меню кнопки Відобразити для перевірки команду змінений документ (Рис. 9).

Мал. 9. Фрагмент стрічки рецензування, меню кнопки Відобразити для перевірки

Функція порівняння версій ефективна як в разі, коли над одним проектом документа працюють кілька людей, так і в разі, коли інформація проходить кілька етапів обробки та редагування одним фахівцем, тому що дозволяє наочно відстежити відмінності в різних версіях документа.