Оформлення документів

Відео: Оформлення документів новонародженої дитини

У кожній організації досить часто з`являється необхідність складання документів як для внутрішнього застосування, так і для відправки в інші компанії. Щоб не допустити помилок при складанні, рекомендуємо ознайомитися з основними правилами, вимогами і термінами оформлення документів.

З цієї статті ви дізнаєтеся:

  • які існують вимоги до оформлення документів-
  • який порядок оформлення документів-
  • чи існують конкретні терміни оформлення документів.

У разі невідповідності документів ГОСТам або при знаходженні помилок організація може отримати велику кількість проблем і неприємностей. Саме з цієї причини так важливо дотримуватися вимог до оформлення документів 2016 року.

Вимоги до оформлення документів

Для всіх ділових паперів, які є важливими для організації і регламентують її роботу, існує ряд ГОСТів та інструкцій. Дуже важливо, щоб всі документи в компанії відповідали єдиним вимогам і законом, адже в будь-який момент може виникнути ситуація, коли вони будуть потрібні для судових розглядів. А при знаходженні помилок в оформленні документів, організацію чекають різні неприємності. Тому так важливо вивчити оформлення ділових паперів докладніше.

Найголовнішим збіркою вимог до оформлення документів є стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »зі змінами 2016 року. У новій редакції цей ГОСТ містить цілий розділ, який присвячений єдиними правилами підготовки документа в цілому і називається «Загальні вимоги до виготовлення документів». Також основні положення про вимоги до викладення та оформлення тексту (змісту) виділені в окремий розділ.

У кожному документі, що відноситься до уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації (УСОРД), можна виділити три складові частини: заголовні, змістовну і оформляють.

Заголовна частина включає відомості про організацію - автора документа і первинні дані про самому документі (наприклад, дата, реєстраційний номер).

Змістовна частина є основною його частиною, яка розкриває його суть і призначення.




У оформляє частини містяться відомості, що підтверджують справжність документа і достовірність наявної в ньому інформації. Тут розташовуються також технологічні позначки, що проставляються на різних етапах обробки документа.


Відео: Заняття 3. Оформлення текстових документів в Microsoft Word 2010. Частина 1

Експертиза цінності документів


Порядок оформлення документів

Незважаючи на величезну різноманітність ділових паперів, існує певний порядок оформлення документів 2016 року, дотримання якого дозволяє істотно заощадити час і мінімізувати можливі помилки. В першу чергу це стосується узгодження проекту з керівництвом або з співробітниками, чий підпис повинна стояти в ділових паперах. Також не можна ставити дату на документах, які не отримали погодження. Дата ставиться співробітником, що узгодив текст ділової папери, і проставляється тим днем, коли документ був підписаний.

У разі утримання в тексті кількох доручень, рішень, висновків тощо, в ньому виділяють розділи, підрозділи, пункти, підпункти. У текст ділового послання іноді включають фрагменти, оформлені у вигляді таблиці або анкети. При оформленні листа на двох і більше сторінках друга та наступні повинні бути пронумеровані. Номери сторінок повинні бути проставлені в середині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" (стор.) Та розділових знаків.




Правила оформлення документів 2016 роки не мають будь-яких конкретних рекомендацій про набір тексту з використанням комп`ютерів. Головна вимога - це щоб шрифт був читабельним, розміром № 12-15 та з інтервалом 1-2. Кожна організація має право самостійно вибирати стиль документів (шрифт і розмір) у відповідності зі стилістикою компанії і рекомендаціями ГОСТів та інструкцій.


Перші етапи діловодства в організації


 Також слід пам`ятати про погодження. Оформлення документів організації включає в себе як поодинокі накази, акти та довідки (що підписуються одним співробітником), так і ділові документи, що підписуються двома і більше співробітниками. В цьому випадку дуже важливо правильно викласти текст.

Документи від:

  • 1-го особи однини: "наказую ... підготувати та подати на розгляд" - "прошу розглянути питання про встановлення пільгових тарифів ...";
  • 3-ї особи однини: "... Рада України постановляє ..." - "... колегія постановила ..." - "міністерство не вважає за можливе ...";
  • 1-ї особи множини: "просимо подати дані про ..." - "представляємо на розгляд і затвердження ...";
  • в спільних документах текст викладають від першої особи множини: "наказуємо ..." - "вирішили ...".

Також існують правила оформлення документів, що містять більше одного висновку (постанови, рішення, доручення тощо). У подібних випадках текст повинен містити розділи, підрозділи, пункти і підпункти. При оформленні документа на двох і більше сторінках друга та наступні повинні бути пронумеровані. Номери сторінок повинні бути проставлені в середині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" (стор.) Та розділових знаків.

Підпис посадової особи на діловому папері також строго регламентується. Щоб ділова папір мала юридичну силу, підпис відповідальної особи повинна містити 3 головних складових: посаду, розпис і розшифровку розпису. Розташовуються дані елементи саме в такому порядку під текстом документа в один рядок. Посада повноважного особи повинна бути прописана в суворій відповідності з найменуванням, зазначеним у трудовому договорі співробітника (або в штатному розкладі).

Оформлення документів

Також слід запам`ятати одну важливу деталь! При оформленні документа на бланку посаду повноважного особи доповнюється найменуванням організації (генеральний директор ТОВ "Місяць" і т.д.). В інших випадках достатньо вказувати тільки посаду.

Терміни оформлення документів

Оформлення різних документів в організації може займати деякий час, але для деяких видів ділових паперів існують обмеження. Наприклад, наказ про прийом на роботу нового співробітника повинен бути виданий не пізніше, ніж протягом перших трьох днів з моменту вступу в посадові обов`язки. Такий же термін виділяється на оформлення наказу про переведення, підвищення, Також три дні дається працівникам по поверненню з відрядження на складання звіту.

Підготовка справ до передачі на архівне зберігання. оформлення справ

Відсутні терміни оформлення документів при виданні наказу на відпустку, однак слід враховувати, що відпускні працівнику мають бути виплачені не пізніше, ніж за 3 дні до початку відпустки. Тому і оформлення наказу на відпустку (на основі якого і проводиться виплата) не може бути вироблено пізніше. Також враховуйте, що на такому наказі має бути присутня підпис співробітника, який йде у відпустку, інакше такий наказ не буде вважатися дійсним. Положення про зміни в роботі організації, що вимагають ознайомлення співробітників, не можуть датуватися тим днем, з якого дані зміни вступають в силу. 

вкладені файли

Доступно тільки авторизованим користувачам

Відео: Оформлення документів реалізації в 1С Управління торгівлею (УТ) 11.2

  • Наказ про прийом на роботу (бланк) .doc
  • Наказ про надання відпустки (бланк) .doc
  • Службова записка про підтвердження факту перебування у відрядженні (бланк) .doc
Доступно тільки передплатникам
  • Наказ про прийом на роботу (зразок) .doc
  • Наказ про надання відпустки (зразок) .doc
  • Службова записка про підтвердження факту перебування у відрядженні (зразок) .doc


Увага, тільки СЬОГОДНІ!

ІНШЕ

Бланк документа фото

Бланк документа

Незалежно від того, якими бланками користується організація, в будь-якому випадку бланк повинен бути побудований…

Оформлення листів в 2017 році фото

Оформлення листів в 2017 році

Лист - це документ, що пересилається поштою і службовець засобом спілкування між людьми і організаціями. Основою…

Реквізити в 2017 році фото

Реквізити в 2017 році

Кожен офіційний документ має ряд реквізитів, які надають даній діловому папері юридичну силу. Більш того, обов`язковий…

Бланки документів фото

Бланки документів

Для спрощення процедури оформлення документів багато організацій використовують бланки документів. Про те, які види…

Реквізити фото

Реквізити

Відео: Правоохоронці Галактики. Частина 2 - Реквізити та Круті Сцени (2017) | MSOTПри складанні документів дуже важливо…

Розпорядчі документи фото

Розпорядчі документи

Дізнайтеся, що представляють собою розпорядчі документи, які їх види може містити система розпорядчих документів…

» » Оформлення документів