Оформлення посадової інструкції

Посадова інструкція - нормативно-правовий акт, дія якого обмежується одним підприємством. Юридична значимість цього документа визначається, в тому числі і відповідністю вимогам до оформлення посадових інструкцій. Як правильно оформити посадову інструкцію розказано в статті.

Зі статті ви дізнаєтесь:

  • які особливості посадової інструкції як виду організаційно-розпорядчої документаціі-
  • чим визначається юридична значимість посадовий інструкціі-
  • які вимоги до оформлення посадової інструкціі-
  • якими документами потрібно керуватися при оформленні посадових інструкцій.

Відео: Впроваджуємо профстандарти: як складати і вносити зміни в посадові інструкції працівників

Посадова інструкція - внутрішній організаційний документ, який має статус юридично значущого. Тому важливо не тільки правильно скласти її текст, а й грамотно оформити, не забувши вказати всі реквізити, які є обов`язковими для цього виду локальних нормативних актів.

Особливості посадової інструкції як організаційно-розпорядчого документа

Системою діловодства посадова інструкція визначається як організаційно-нормативний документ, яким встановлюється функціонал, права і обов`язки особи, що займає цю конкретну посаду. І, хоча цей документ згідно із законом не відноситься до числа обов`язкових, його розробка дозволяє:Оформлення посадової інструкції

Відео: Посадова інструкція. Вимоги в оформлення та змісту посадової інструкції

Читайте по темі в електронному журналі

  • Наскільки важливо вести кількісний облік листів одержуваних документів?
  • Аудит діловодства: коли вигідно залучати аудиторську фірму
  • Контроль виконання документів
  • розмежувати функції і повноваження співробітників одного підрозділу, колективно виконують якийсь загальний обсяг роботи;
  • оптимальним чином розподілити обов`язки і навантаження між співробітниками відповідно до їх правами та обов`язками;
  • раціонально розподілити між ними вимагають різного ступеня підготовленості і кваліфікації види виконуваної роботи;
  • встановити і використовувати чіткі критерії оцінки ефективності трудової діяльності кожного співробітника;
  • своєчасно і ефективно контролювати якість виконуваної співробітником роботи;
  • визначити порядок взаємодії як між співробітниками одного підрозділу, так і між підрозділами-суміжниками;
  • встановити і довести до розуміння працівником його відповідальності за належне виконання застерігаються інструкцією обов`язків.

Чим визначається юридична сила посадової інструкції

Оскільки за своєю суттю посадова інструкція є локальним нормативним актом, тобто документом, що має юридичну силу в рамках організації-розробника. Стаття 8 ТК РФ містить визначення локальних нормативних актів і їх юридичного статусу. Основною вимогою, що пред`являються до цього виду підзаконних актів є умова відповідності викладаються в них норм з положеннями чинного трудового законодавства. Тобто, вони не повинні скасовувати встановлені законом гарантії або погіршувати становище працівників. У деяких випадках закон зобов`язує погоджувати локальні нормативні акти з профспілковим комітетом або представницьким органом працівників. Але до посадових інструкцій дана вимога не відноситься.

Відео: Структура правильної посадової інструкції

Посадова інструкція секретаря: оформляємо правильно

Дана інструкція, як і всякий нормативний акт, повинна бути викладена чітким, зрозумілим мовою, бути переконливою і максимально інформативною. При цьому певні вимоги пред`являються не тільки до змісту посадової інструкції, а й оформлення. Пунктом 25 статті 2.1. ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення »юридична сила документа визначається сукупністю таких характерних ознак, як відповідність чинному законодавству, компетенції прийняв його органу і встановленим порядком оформлення. З чого випливає, що дотримання правил оформлення посадових інструкцій - одне з основних умов юридичної і смислової значущості цього документа, справжності інформації, яка в ньому викладена, і обов`язковості застосування тих положень, які в ньому містяться.

Вимоги до оформлення посадової інструкції




Основним регламентом, що встановлює вимоги до оформлення текстових документів, є ГОСТ Р 6.30-2003 (далі - ГОСТ). І, хоча ці вимоги носять тільки рекомендаційний характер, їх слід вивчити і застосовувати в максимально повному обсязі.

Так, ГОСТом встановлюється перелік реквізитів, які повинна містити посадова інструкція. Це найменування підприємства і самого документа, його дата і номер, місце видання документа, заголовок до тексту інструкції (найменування посади, для якої вона розроблена), грифи погодження та затвердження, підписи розробників інструкції і відмітка про те, що працівник з документом ознайомився, що містить поля для його підпису і дати ознайомлення.

Увага: Клас посадової інструкції як виду документа по ОКУД - 0200000 - «Організаційно-розпорядча документація », код, який необхідно вказати в реквізитах, 0253051.




Відповідно до ГОСТу визначається і розташування цих реквізитів на стандартному аркуші. Так, наприклад, гриф обмеження доступу до і перші п`ять з перерахованих реквізитів повинні бути розташовані до основного тексту інструкції, а гриф узгодження і підпису - після нього.

Професійні стандарти в Російській Федерації

Текст посадової інструкції повинен бути розбитий на кілька розділів, усередині яких, при необхідності, можуть міститися підрозділи. У документі повинні з максимальним ступенем подробиці розглядатися такі питання, як:

  • основні трудові функції і види робіт;
  • повноваження і їх короткий опис;
  • відповідальність і міри покарання, що застосовуються в разі недотримання працівником вимог посадової інструкції.

Нумерація розділів і підрозділів виконується римськими цифрами, точки в кінці їх наименований не проставляються.

Відмітка про наявність додатків робиться в залежності від того, згадується чи ні дане додаток в тексті інструкції. Самі документи-додатки також повинні бути оформлені відповідно до ГОСТу і мати всі необхідні реквізити, передбачені для цього виду документів.

Оскільки посадова інструкція є внутрішнім документом, дія якого обмежується однією організацією, відповідно до ГОСТу допускається розміщувати реквізит «Погоджено» в нижній частині зворотного боку останнього аркуша оригіналу. Проставлення візи узгодження на кожному аркуші також допускається.

Після того, як посадова інструкція буде затверджена директором організації або керівником підрозділу (при розгалуженій структурі), до неї прикладають лист ознайомлення з підписами працівників, нумерують листи, зшивають. Кінці нитки, якої зшивається документ пломбують, наклеївши поверх них невеликий шматок паперу. На останньому аркуші робиться відмітка про те скільки прошнуровано і пронумеровано аркушів, ставиться підпис виконавця і печатка організації.

Діловодство в компанії: як взяти під свій контроль. 7 головних кроків

Основні регламентуючі документи, якими слід керуватися при оформленні посадової інструкції

  1. «Класифікація управлінської документації» ОК 011-93, затверджений наказом Держстандарту РФ від 30 грудня 1993 року №299;
  2. Постанова Держстандарту РФ від 3 березня 2003 року №65-ст «Про прийняття та введення в дію державного стандарту Російської Федерації»;
  3. ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »;
  4. Типова інструкція з діловодства в федеральних органах виконавчої влади (затверджена Наказом Мінкультури РФ від 8 листопада 2005 року №536 «Про типової інструкції з діловодства в федеральних органах виконавчої влади»).

Відео: Посадова інструкція



Увага, тільки СЬОГОДНІ!

ІНШЕ

Інструкція з діловодства фото

Інструкція з діловодства

Локальні нормативні акти становлять правову основу діяльності конкретної організації, так як містять норми, обов`язкові…

Розпорядчі документи фото

Розпорядчі документи

Дізнайтеся, що представляють собою розпорядчі документи, які їх види може містити система розпорядчих документів…

Організаційні документи фото

Організаційні документи

У статті розглядається система організаційних документів: дізнайтеся, яку функцію виконують організаційні документи,…

» » Оформлення посадової інструкції