Загальні рекомендації з розробки посадових інструкцій - audit-it
3.4 Посадову інструкцію стверджує керівник організації. 2. Завдання та обов`язки. 3. Порядок розробки, узгодження,…
Зі статті ви дізнаєтесь:
Посадова інструкція - внутрішній організаційний документ, який має статус юридично значущого. Тому важливо не тільки правильно скласти її текст, а й грамотно оформити, не забувши вказати всі реквізити, які є обов`язковими для цього виду локальних нормативних актів.
Системою діловодства посадова інструкція визначається як організаційно-нормативний документ, яким встановлюється функціонал, права і обов`язки особи, що займає цю конкретну посаду. І, хоча цей документ згідно із законом не відноситься до числа обов`язкових, його розробка дозволяє:
Оскільки за своєю суттю посадова інструкція є локальним нормативним актом, тобто документом, що має юридичну силу в рамках організації-розробника. Стаття 8 ТК РФ містить визначення локальних нормативних актів і їх юридичного статусу. Основною вимогою, що пред`являються до цього виду підзаконних актів є умова відповідності викладаються в них норм з положеннями чинного трудового законодавства. Тобто, вони не повинні скасовувати встановлені законом гарантії або погіршувати становище працівників. У деяких випадках закон зобов`язує погоджувати локальні нормативні акти з профспілковим комітетом або представницьким органом працівників. Але до посадових інструкцій дана вимога не відноситься.
Посадова інструкція секретаря: оформляємо правильно
Дана інструкція, як і всякий нормативний акт, повинна бути викладена чітким, зрозумілим мовою, бути переконливою і максимально інформативною. При цьому певні вимоги пред`являються не тільки до змісту посадової інструкції, а й оформлення. Пунктом 25 статті 2.1. ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення »юридична сила документа визначається сукупністю таких характерних ознак, як відповідність чинному законодавству, компетенції прийняв його органу і встановленим порядком оформлення. З чого випливає, що дотримання правил оформлення посадових інструкцій - одне з основних умов юридичної і смислової значущості цього документа, справжності інформації, яка в ньому викладена, і обов`язковості застосування тих положень, які в ньому містяться.
Основним регламентом, що встановлює вимоги до оформлення текстових документів, є ГОСТ Р 6.30-2003 (далі - ГОСТ). І, хоча ці вимоги носять тільки рекомендаційний характер, їх слід вивчити і застосовувати в максимально повному обсязі.
Так, ГОСТом встановлюється перелік реквізитів, які повинна містити посадова інструкція. Це найменування підприємства і самого документа, його дата і номер, місце видання документа, заголовок до тексту інструкції (найменування посади, для якої вона розроблена), грифи погодження та затвердження, підписи розробників інструкції і відмітка про те, що працівник з документом ознайомився, що містить поля для його підпису і дати ознайомлення.
Увага: Клас посадової інструкції як виду документа по ОКУД - 0200000 - «Організаційно-розпорядча документація », код, який необхідно вказати в реквізитах, 0253051.
Відповідно до ГОСТу визначається і розташування цих реквізитів на стандартному аркуші. Так, наприклад, гриф обмеження доступу до і перші п`ять з перерахованих реквізитів повинні бути розташовані до основного тексту інструкції, а гриф узгодження і підпису - після нього.
Професійні стандарти в Російській Федерації
Текст посадової інструкції повинен бути розбитий на кілька розділів, усередині яких, при необхідності, можуть міститися підрозділи. У документі повинні з максимальним ступенем подробиці розглядатися такі питання, як:
Нумерація розділів і підрозділів виконується римськими цифрами, точки в кінці їх наименований не проставляються.
Відмітка про наявність додатків робиться в залежності від того, згадується чи ні дане додаток в тексті інструкції. Самі документи-додатки також повинні бути оформлені відповідно до ГОСТу і мати всі необхідні реквізити, передбачені для цього виду документів.
Оскільки посадова інструкція є внутрішнім документом, дія якого обмежується однією організацією, відповідно до ГОСТу допускається розміщувати реквізит «Погоджено» в нижній частині зворотного боку останнього аркуша оригіналу. Проставлення візи узгодження на кожному аркуші також допускається.
Після того, як посадова інструкція буде затверджена директором організації або керівником підрозділу (при розгалуженій структурі), до неї прикладають лист ознайомлення з підписами працівників, нумерують листи, зшивають. Кінці нитки, якої зшивається документ пломбують, наклеївши поверх них невеликий шматок паперу. На останньому аркуші робиться відмітка про те скільки прошнуровано і пронумеровано аркушів, ставиться підпис виконавця і печатка організації.
Діловодство в компанії: як взяти під свій контроль. 7 головних кроків
3.4 Посадову інструкцію стверджує керівник організації. 2. Завдання та обов`язки. 3. Порядок розробки, узгодження,…
Організація діловодства - Нормативні документиДержавна система документаційного забезпечення управління. Основні…
Локальні нормативні акти становлять правову основу діяльності конкретної організації, так як містять норми, обов`язкові…
У процедурі підготовки документів важлива роль належить погодженням - експертизі підготовленого проекту документа…
У кожній організації будь-який співробітник має ряд своїх посадових обов`язків і виконуваних функцій. Більш того, його…
Будь-секретар організації просто зобов`язаний вміти правильно оформляти всі необхідні документи. Від правильності їх…
Відео: Як складати ефективні посадові інструкції для персоналуІнструкція з діловодства - це офіційний документ, на…
Будь-який документ має ряд правил, згідно з якими він повинен бути оформлений. Правильне оформлення документів в 2017…
Чим більше організація, тим більше в ній працює співробітників, отже, необхідність регламентувати їх трудову діяльність…
Для більшості офіційних типових документів існують певні правила їх оформлення, які регламентовані державними…
Відео: «Перелік і порядок оформлення документів, необхідних при реалізації пасіки», Кондратьєва А.АУ…
Відео: Оформлення реферату по гостуГриф обмеження доступу до є одним з важливих реквізитів, обов`язкових для…
Процедура погодження проектів документів - одна з найважливіших при оформленні документів. Управлінські документи…
Дізнайтеся, що представляють собою розпорядчі документи, які їх види може містити система розпорядчих документів…
У статті розглядається система організаційних документів: дізнайтеся, яку функцію виконують організаційні документи,…
Розробка і введення в дію посадових інструкцій дозволяє вирішити такі важливі питання, як розмежування повноважень і…
Нормативні документи з діловодства регламентують цей важливий вид організаційної діяльності підприємства. Ними…
Інструкція з діловодства не входить в число обов`язкових нормативних актів для більшості організацій. Проте, багато…
Основні реквізити документа, їх наявність і розміщення відповідно до встановлених регламентами - одна з умов, що…
Посадова інструкція секретаря-діловода - регламент, який повинен бути складений з урахуванням специфіки умов праці на…
У програмі вебінару, підготовленого журналом «Довідник секретаря та офіс-менеджера» спільно з Центром…