Внутрішні документи

Дізнайтеся, що представляють собою внутрішні документи, які види внутрішніх документів в 2016 році найчастіше використовуються організаціями, як відбувається оформлення внутрішніх документів, якими локальними нормативними актами регламентується робота з внутрішніми документами в 2016 році, а також протягом якого терміну здійснюється зберігання внутрішніх документів.

З цієї статті ви дізнаєтеся:

ніж внутрішні документи відрізняються від вхідних і ісходящіх-
якими бувають види внутрішніх документів-
як відбувається робота з внутрішніми документами в 2016 році-
для чого розробляється положення про внутрішні документах-
в якому порядку здійснюється реєстрація внутрішніх документів в 2016 році-
як організувати зберігання внутрішніх документів після виконання.

Читайте по темі в електронному журналі

Чи можна одним наказом затвердити кілька документів з одного питання?
Посадова інструкція секретаря: оформляємо правильно
Листи-відповіді. Як правильно погодитися або відмовити?

Поняттям «внутрішні документи» позначають весь обсяг документації, розробленої для внутрішнього вживання і не виходить за межі підготувала її організації. У більшості випадків внутрішні документи підприємства є найменш регламентовану частина документообігу.

Види внутрішніх документів

Існують різні види внутрішніх документів, що класифікуються за такими ознаками, як призначення, зміст, порядок узгодження і т. Д. Найпоширеніші в 2016 році внутрішні документи організації - доповідні і пояснювальні записки, звіти, акти, заяви і протоколи.

Аудит діловодства в організації

Крім того, до цієї категорії відноситься локальна нормативна документація (посадові інструкції, регламенти, статут організації, положення), договори, довіреності, облікові документи. Організаційно-розпорядчі внутрішні документи документи - накази, розпорядження, рішення - також в ряді випадків використовуються виключно для вирішення управлінських завдань в рамках однієї компанії.

Традиційно в установах з централізованим документообігом і декількома структурними підрозділами, що обмінюються документацією, прийнято виділяти входять внутрішні документи (отримані з іншого відділу). Відповідно, можна виділити і вихідні внутрішні документи - довідки, заяви та інші види внутрішньої документації, що направляються в інші відділи.

Положення про внутрішні документи

Ініціатором створення внутрішніх документів може бути будь-який співробітник, а порядок узгодження кожного виду документа регламентується локально. Найчастіше алгоритми і правила, за якими відбувається оформлення внутрішніх документів в 2016 році, чітко прописуються в інструкціях з діловодства та інших локальних актах.

Експерт розповідає: для чого потрібен контроль виконання документів і як його оформити

Якщо специфіка роботи підприємства така, що його співробітникам постійно доводиться мати справу з розробкою внутрішньої документації, доцільно затвердити єдине «Положення про внутрішні документи», прописавши в ньому всі нюанси оформлення та узгодження. У стандартних випадках повний цикл розробки і руху таких документів складається з декількох етапів:

створення документа;
узгодження;
візування;
розгляд та затвердження;
реєстрація в системі діловодства;
виконання (використання);
контроль виконання.

Виконані документи, на яких проставляється відповідна відмітка, передаються на поточне зберігання і підшиваються в справи. Внутрішні документи, що підлягають довгостроковому зберіганню, згодом передаються в архів.

Реєстрація внутрішніх документів

Завдяки впровадженню технічних засобів обробки інформації процедура реєстрації документів істотно спростилася. У 2016 році реєстрація внутрішніх документів часто проводиться із застосуванням електронних форм і таблиць, хоча деякі організації вважають за краще діяти «по-старому», використовуючи реєстраційні журнали. Реєструвати документи в журналі зручно тільки за умови малого обсягу внутрішнього документообігу.

Узгодження проектів документів

Крім того, інформаційно-довідкова робота з внутрішніми документами при використанні журналу істотно сповільнюється, оскільки знайти потрібну заяву, протокол або розпорядження за допомогою стає складніше. Тому при наявності відповідної технічної бази є сенс застосовувати при реєстрації систему електронного документообігу. До того ж можна заводити окремі реєстраційні журнали для найбільш значимих внутрішніх документів - договорів, наказів, розпоряджень.

важливо: правила реєстрації документів

Перелік внутрішніх документів

Діловоди зі стажем знають, як корисно завжди мати під рукою повний перелік внутрішніх документів, які можуть знадобиться при перевірці. Як правило, сюди входить комплект обов`язкової локально-нормативної документації (штатний розклад, правила внутрішнього трудового розпорядку, положення про охорону праці та т. Д.) - основні кадрові документи, такі як особиста картка Т-2, посадові інструкції, табель обліку робочого часу і оплати праці, графік отпусков- накази по особовому складу і основний діяльності-трудові договори.

Також до переліку слід додати посадові інструкції, правила поведінки в надзвичайних ситуаціях, пам`ятки на випадок евакуації. Кожна компанія доповнює базовий список іншими видами документів, виходячи з умов, в яких їй доводиться функціонувати, і особливостей організації внутрішнього документообігу. На кожному підприємстві повинні бути присутніми документи, що регламентують його виробничу діяльність.

Управління внутрішніми документами

У 2016 році управління внутрішніми документами організації відбувається відповідно до «Положення про внутрішні документи» та інструкціями з діловодства. На етапах підготовки проходження внутрішніх документів ідентично проходженню вихідної документації, а на етапі виконання - входить.

Індексуємо зарплату працівника. Як внести зміни в ЛНА?

Підготовлені проекти організаційно-розпорядчих документів і локальних нормативних актів після узгодження передаються в юридичний відділ (при його наявності) на предмет перевірки відповідності законодавству РФ. Передача документів між структурними підрозділами організації, як правило, здійснюється через секретарів або інших осіб, відповідальних за діловодство.

Зберігання внутрішніх документів

Термін зберігання внутрішніх документів залежить від їх приналежності до того чи іншого виду і може бути тимчасовим (до 10 років або понад 10 років) або постійним. А ось форма документа (паперова або електронна) на термін його зберігання ніяк не впливає. Перші два роки після завершення справ зберігання внутрішніх документів здійснюється в межах структурних підрозділів для оперативної довідкової роботи, а потім - в архіві організації.

Дізнайтеся, як відбувається підготовка справ до передачі на архівне зберігання

Після експертизи цінності найважливіші документи, здатні забезпечити держава і науку цінною інформацією, можуть передаватися в муніципальні та державні архіви, а інші - знищуються після закінчення терміну зберігання, зазначеного в «Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів їх зберігання »(затверджений наказом Мінкультури РФ №558 від 25.08.2010г.).