Основні види документної діяльності

Зі статті ви дізнаєтесь:

• що є об`єктом документної діяльності організації-
• що таке «офіційний документ» -
• які існують основні види документної діяльності-
• які вимоги до основних видів документної діяльності пред`являються в системах документообігу.

Документний діяльність є невід`ємною частиною господарської діяльності будь-якого підприємства. Її реалізація в системі електронного документообігу дозволяє дотриматися всіх вимог до основних видів документної діяльності встановлюються федеральним законодавством і іншими нормативними правовими актами.

документний діяльність організації

Будь-який господарюючий суб`єкт, будь то велике промислове підприємство або приватний підприємець - фізична особа, займається документної діяльністю самих різних видів, що фіксує всю інформацію про його виробничої, фінансової, господарської та суспільно-громадському житті. Відповідно до того визначенням, яке призводить ГОСТ Р 7.0.8-2013, документ, документована інформація - це зафіксовані на матеріальному носії відомості, забезпечені встановленими реквізитами, які дозволяють однозначно ідентифікувати їх вид і джерело.

Документний діяльність ставиться в обов`язок роботодавцям відповідно до законів і іншими нормативними правовими актами. Зокрема, Федеральним законом «Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації» від 27.07.2006 № 149-ФЗ встановлюється, що масиви документів і окремі документи відносяться до інформаційних ресурсів і є об`єктами відносин фізичних, юридичних осіб, а також держави і підлягають захист законом разом з іншими ресурсами. У ст.5 цього закону говориться, що порядок документування інформації встановлюється на загальнодержавному рівні тими органами, які призначені відповідальними за організацію діловодства, стандартизацію документів та їх масивів.

Об`єктом документної діяльності організації є офіційні документи, розроблені нею самою, її партнерами, вищестоящими структурами і відомствами, органами влади та ін. Але, як входять, в системі документообігу підприємства можуть враховуватися і документи особистого характеру, що надходять у вигляді письмових звернень громадян.

Технологія роботи з документами. документообіг

Звичайно, основу документної діяльності компанії складають саме офіційні документи, тобто ті, які забезпечують інформаційну підтримку її управлінської діяльності і мають юридичну значимість - є доказом справжності тих відомостей, які в них містяться. Кожен офіційний документ, розроблений в організації чи що надійшов в неї по офіційних каналах, повинен бути зареєстрований в системі обліку з присвоєнням йому унікального реєстраційного номера. Щоб офіційний документ був визнаний таким і, отже, мав юридичну чинність, при його створенні повинні бути враховані діючі норми закону, дотримані встановлені загальнодержавні вимоги до змісту та оформлення, і, крім того, необхідно, щоб його розробка ставилася до компетенції автора.

Види документної діяльності

Документний діяльність організації включає в себе всю сукупність дій з кожним зареєстрованим документом - від моменту його створення або надходження до моменту передачі на архівне зберігання або утилізацію. Основні види документної діяльності у 2016 році включають в себе:

• розробку внутрішніх документів;
• отримання зовнішніх документів;
• реєстрацію внутрішніх і зовнішніх документів;
• обробку документів;
• використання документів;
• пошук документів;
• зберігання документів;
• утилізацію документів.

Всі ці питання лежать в сфері компетенції системи документообігу і діловодства компанії, що відповідають за організацію документної діяльності на підприємстві, і займаються ними безпосередньо секретарі, діловоди, архівісти.

Звичайно, при здійсненні документної діяльності організації в 2016 році використовуються технології і досвід, накопичений за попередні рік. Однак розвиток і повсюдне впровадження нових технологій дозволило, поряд з уніфікацією і стандартизацією процесів, автоматизувати їх і, отже істотно полегшити і прискорити всі основні види документної діяльності. Домогтися цього вдалося за рахунок встановлення загальних вимог до складання та структурі тих чи інших видів документів, наявності та заповнення реквізитів, а також використання загальних алгоритмів дій, характерних для кожного з видів документної діяльності.

Вимоги до основних видів документної діяльності

Система документообігу компанії включає в себе всі види документної діяльності і визначає її інформаційний образ. Оскільки в даний час електронні засоби обробки інформації доступні будь-якому підприємству, так само, як спеціалізоване програмне забезпечення, що супроводжує всі основні види документної діяльності, під системою документообігу розуміється саме така електронна система.

Правила реєстрації документів

Перш за все, всі перераховані вище види повинні бути реалізовані в системі електронного документообігу. Це дозволить контролювати дотримання вимог, що пред`являються до основних видів документної діяльності. До таких вимог, наприклад відноситься дотримання встановленого в організації порядку відповідно до якого розробляються внутрішні офіційні документи. Це стосується і вимог до компетентності автора, який може створювати документи певного рівня в силу свого посадового становища або відповідно до доручення керівника- а також вимог до структури, змісту та оформлення документа відповідно до його типом.

Відео: Правові основи військового обов`язку і військової служби

Отримання зовнішніх документів також має регламентуватися якимось локальним нормативним актом, також як і процедура реєстрації внутрішніх і зовнішніх документів. Таким нормативним актом, наприклад, може бути Положення про документообіг на підприємстві, в якому будуть встановлені всі необхідні вимоги до цих процедур.

Одним з основних вимог до видів документної діяльності є розмежування доступу при використанні документів, можливість маршрутизації кожного документа, що забезпечує контроль виконавської дисципліни. Крім того важливо, щоб в системі був реалізований пошук документів відповідно до запитів, складеними з урахуванням найрізноманітніших реквізитів: найменування, реєстраційного номера, дати підписання, прізвища затвердила документ посадової особи тощо.

Знищення документів, строки зберігання яких закінчилися

Зберігання та утилізація документів в системі повинні бути організовані відповідно до встановлених для кожного документа термінами зберігання і порядку утилізації. Ці процедури також можуть регламентуватися положенням про діловодство на підприємстві.

Відео: Початкова військово-тактична підготовка випуск 1

• Посадова інструкція начальника відділу документаційного забезпечення (бланк) .doc
• Посадова інструкція секретаря (бланк) .doc
• Посадова інструкція документознавців (бланк) .doc