Впровадження електронного документообігу

Стаття розповість про переваги, які дає великої компанії впровадження електронного документообігу. Дізнайтеся, як відбувається процес впровадження електронного документообігу в 2016 році, чим викликані проблеми впровадження електронного документообігу, чи потрібно заздалегідь готувати проект впровадження електронного документообігу, а також як скласти наказ про впровадження електронного документообігу в 2016 році.

З цієї статті ви дізнаєтеся:

Читайте по темі в електронному журналі

  • Наскільки важливо вести кількісний облік листів одержуваних документів?
  • Аудит діловодства: коли вигідно залучати аудиторську фірму
  • Контроль виконання документів
  • які цілі переслідує впровадження електронного документооборота-
  • як відбувається процес впровадження електронного документообігу в 2016 році-
  • від чого залежить ефективність впровадження електронного документооборота-
  • які основні етапи впровадження електронного документообігу существуют-
  • які переваги впровадження електронного документообігу в 2016 році-
  • хто розробляє проект впровадження електронного документообігу.

Діловодство передбачає обробку великої кількості документів. Не так давно складно було уявити альтернативу об`ємним папок з підшитими в них довідками, актами, звітами і наказами, але сучасні автоматизовані системи дозволяють обробляти, пересилати та зберігати документацію в електронному вигляді. Впровадження електронного документообігу на підприємстві полегшить працю діловодів і суттєво прискорить процес пошуку потрібної інформації.

Переваги впровадження електронного документообігу

Переваги впровадження електронного документообігу в 2016 році очевидні, оскільки саме так забезпечується оптимізація бізнес-процесів. Перехід на використання електронної документації сприяє створенню в організації єдиного інформаційного простору і формує абсолютно нову, що відповідає всім світовим стандартам культуру роботи з документами.

Відео: Впровадження системи електронного документообігу на промисловому підприємстві ТОВ ПП «ЗІП»

Покрокове впровадження системи електронного документообігу

І в державних установах, і на великих комерційних підприємствах діловоди змушені щодня обробляти великий потік паперових документів, і чим активніше веде свою діяльність компанія - тим складніше контролювати процес виконання того чи іншого документа. Автоматизована система з централізованим доступом до корпоративної інформації вирішує проблему контролю і забезпечує компаніям з великою кількістю філій всі умови для плідної роботи завдяки можливості віддаленого перегляду і обробки документів.

Як відбувається внесення правил роботи з електронним документами до Інструкції з діловодства, читайте в «Довіднику секретаря та офіс-менеджера»

Цілі впровадження електронного документообігу




Ключові цілі впровадження електронного документообігу - підвищення ефективності роботи з документами на всіх етапах їх життєвого циклу (створення, реєстрація, виконання, зберігання), зниження витрат на їх обробку та рішення поширених в сфері «паперового» діловодства проблем, зокрема, дублювання інформації, невідповідності назв документів їх змісту і вибору далеко не оптимальних маршрутів руху документації.

Дізнайтеся, як відбувається і оформляється передача електронних документів в архів організації

Наказ про впровадження електронного документообігу

Після завершення основних робіт з підготовки переходу на автоматизовану систему роботи з документами керівник організації видає наказ про впровадження електронного документообігу. При складанні наказу слідВпровадження електронного документообігу орієнтуватися на положення локальних актів про документообіг, які розподіляють зони відповідальності між системними адміністраторами і канцелярією. У більшості випадків різкий перехід на нову систему недоцільний, тому в наказі позначаються рамки перехідного періоду, протягом якого організація може на рівних використовувати паперові та електронні документи.

Проблеми впровадження електронного документообігу




Щоб система електронного документообігу функціонувала ефективно, необхідно впроваджувати її на всіх робочих місцях, де здійснюється виробництво, редагування і зберігання документів. Саме з повсюдне застосування і пов`язані основні проблеми впровадження електронного документообігу: в 2016 році все ще знаходяться співробітники, які дотримуються консервативних поглядів і не бажають витрачати час і сили на навчання новим методам роботи.

Впровадження електронного документообігу на ВАТ «ТЯЖПРЕССМАШ»

Вирішити проблему дозволяє поступовість переходу (спочатку впровадити модель спілкування за допомогою електронної пошти, потім - внутрішню онлайн-систему для пошуку робочої інформації і т. Д.), А також застосування наставництва. Більш досвідчені і добре розбираються в питанні співробітники і керівники структурних підрозділів, надаючи допомогу колегам в освоєнні «безпаперових» технологій роботи і тим самим прискорюючи впровадження електронного документообігу в організації.

Ще одна поширена проблема пов`язана з наданням електронної документації юридичної сили: у керівників і рядового персоналу немає впевненості в наявності правової основи у документів «не паперові» формату. На сьогоднішній день вже існує закон, який регулює застосування електронного цифрового підпису, тому правових перешкод для обігу електронних документів всередині організації та за її межами немає. 

Розмова з експертом: як зрозуміти, хто за що повинен відповідати при використанні електронних документів і електронного підпису (ЕП) в компанії?

Етапи впровадження електронного документообігу

Процес впровадження електронного документообігу в більшості випадків виявляється більш трудомістким, ніж очікувалося спочатку. Щоб перехід до автоматизованих засобів обліку і обробки документації пройшов якомога більш гладко, організацію і її персонал слід підготувати до майбутніх змін, а також забезпечити всіма необхідними для використання автоматичних систем ресурсами.

Відео: 3.1.4 Олександр Борн, Впровадження електронного документообігу у великій компанії

Участь служби ДОУ в складанні технічного завдання на розробку СЕД

Фахівці рекомендують спочатку автоматизувати роботу одного-двох відділів, вибравши підрозділу, через які проходять найбільші потоки документів. Можна виділити наступні етапи впровадження електронного документообігу:

  • вивчення специфіки документообігу;
  • аналіз IT-інфраструктури, вивчення характеристик наявного обладнання;
  • підготовка технічного завдання (готується і подається на погодження проект впровадження електронного документообігу);
  • приведення технічної інфраструктури підприємства у відповідність до вимог технічного завдання;
  • інсталяція системи;
  • навчання персоналу (користувачів, технічних фахівців-адміністраторів);
  • дослідна експлуатація та коригування функціоналу системи;
  • введення системи в промислову експлуатацію.

Ефективність впровадження електронного документообігу в 2016 році багато в чому залежить від якісного рівня підготовки проекту: необхідно ретельно продумати механізми обробки документів (візування, виконання, реєстрації і т. Д.), Розробити всю необхідну технічну документацію, врахувати кількість одночасно працюючих з системою користувачів (щоб прорахувати передбачувану навантаження), передбачити можливість оновлення версій програмного забезпечення. Також важливо своєчасно підібрати і навчити технічних фахівців, які будуть займатися налаштуванням і адмініструванням системи.

вкладені файли

Доступно тільки авторизованим користувачам
  • Інструкція по роботі з корпоративною електронною поштою (бланк) .doc
  • Інструкція з охорони праці при роботі з комп`ютером і електроустаткуванням (бланк) .doc
  • Посадова інструкція системного адміністратора (бланк) .doc
Доступно тільки передплатникам
  • Інструкція по роботі з корпоративною електронною поштою (зразок) .doc
  • Інструкція з охорони праці при роботі з комп`ютером і електроустаткуванням (зразок) .doc
  • Посадова інструкція системного адміністратора (зразок) .doc


ІНШЕ

Гости фото

Гости

Відео: ГОСТ або ТУ. Без обмануГОСТиnew ГОСТ Р 53898-2013 Системи електронного документообігу. Взаємодія систем…

Постанови фото

Постанови

Відео: Оскарження постанови ДАІ від А до ЯпостановиПостанова Уряду РФ від 22.09.2009 N 754 (ред. Від 06.04.2013) "Про…

Накази, укази фото

Накази, укази

Відео: Прикольні накази, накази і укази на весілляНакази, указиНаказ ФНС РФ від 17.12.2008 № ММ-3-6 / 665 "Про…

Впровадження документообігу фото

Впровадження документообігу

У кожній організації процес її діяльності відбивається в різних документах. І дуже важливо, щоб ці документи належним…

Види документообігу фото

Види документообігу

Відео: Теорія документообігуІснуючі види документообігу в організації дозволяють не тільки забезпечити її внутрішню і…

Види електронних документів фото

Види електронних документів

Все частіше багатьом секретарям доводиться стикатися по роботі з електронними документами. Однак, на превеликий жаль,…

Ведення документообігу фото

Ведення документообігу

Ведення діловодства в організації має на увазі не тільки видання документів, але і їх правильне оформлення. Саме від…

Регламент документообігу фото

Регламент документообігу

Документообіг існує в будь-якій компанії, але далеко не всі приділяють увагу його регламентації, хоча з розвитком…

Документообіг фото

Документообіг

Діловодство і документообіг складова частина всіх організаційних бізнес-процесів в будь-якої компанії. Її документообіг…

Система документообігу фото

Система документообігу

Систему документообігу підприємства можна порівняти з системою кровопостачання людського тіла, що забезпечує доступ…

Системи діловодства фото

Системи діловодства

Відео: Організація кадрового діловодстваРозробка і впровадження системи діловодства в 2016 році - нагальна потреба для…

» » Впровадження електронного документообігу