Гости
Відео: ГОСТ або ТУ. Без обмануГОСТиnew ГОСТ Р 53898-2013 Системи електронного документообігу. Взаємодія систем…
З цієї статті ви дізнаєтеся:
Діловодство передбачає обробку великої кількості документів. Не так давно складно було уявити альтернативу об`ємним папок з підшитими в них довідками, актами, звітами і наказами, але сучасні автоматизовані системи дозволяють обробляти, пересилати та зберігати документацію в електронному вигляді. Впровадження електронного документообігу на підприємстві полегшить працю діловодів і суттєво прискорить процес пошуку потрібної інформації.
Переваги впровадження електронного документообігу в 2016 році очевидні, оскільки саме так забезпечується оптимізація бізнес-процесів. Перехід на використання електронної документації сприяє створенню в організації єдиного інформаційного простору і формує абсолютно нову, що відповідає всім світовим стандартам культуру роботи з документами.
Покрокове впровадження системи електронного документообігу
І в державних установах, і на великих комерційних підприємствах діловоди змушені щодня обробляти великий потік паперових документів, і чим активніше веде свою діяльність компанія - тим складніше контролювати процес виконання того чи іншого документа. Автоматизована система з централізованим доступом до корпоративної інформації вирішує проблему контролю і забезпечує компаніям з великою кількістю філій всі умови для плідної роботи завдяки можливості віддаленого перегляду і обробки документів.
Як відбувається внесення правил роботи з електронним документами до Інструкції з діловодства, читайте в «Довіднику секретаря та офіс-менеджера»
Ключові цілі впровадження електронного документообігу - підвищення ефективності роботи з документами на всіх етапах їх життєвого циклу (створення, реєстрація, виконання, зберігання), зниження витрат на їх обробку та рішення поширених в сфері «паперового» діловодства проблем, зокрема, дублювання інформації, невідповідності назв документів їх змісту і вибору далеко не оптимальних маршрутів руху документації.
Дізнайтеся, як відбувається і оформляється передача електронних документів в архів організації
Після завершення основних робіт з підготовки переходу на автоматизовану систему роботи з документами керівник організації видає наказ про впровадження електронного документообігу. При складанні наказу слід орієнтуватися на положення локальних актів про документообіг, які розподіляють зони відповідальності між системними адміністраторами і канцелярією. У більшості випадків різкий перехід на нову систему недоцільний, тому в наказі позначаються рамки перехідного періоду, протягом якого організація може на рівних використовувати паперові та електронні документи.
Щоб система електронного документообігу функціонувала ефективно, необхідно впроваджувати її на всіх робочих місцях, де здійснюється виробництво, редагування і зберігання документів. Саме з повсюдне застосування і пов`язані основні проблеми впровадження електронного документообігу: в 2016 році все ще знаходяться співробітники, які дотримуються консервативних поглядів і не бажають витрачати час і сили на навчання новим методам роботи.
Впровадження електронного документообігу на ВАТ «ТЯЖПРЕССМАШ»
Вирішити проблему дозволяє поступовість переходу (спочатку впровадити модель спілкування за допомогою електронної пошти, потім - внутрішню онлайн-систему для пошуку робочої інформації і т. Д.), А також застосування наставництва. Більш досвідчені і добре розбираються в питанні співробітники і керівники структурних підрозділів, надаючи допомогу колегам в освоєнні «безпаперових» технологій роботи і тим самим прискорюючи впровадження електронного документообігу в організації.
Ще одна поширена проблема пов`язана з наданням електронної документації юридичної сили: у керівників і рядового персоналу немає впевненості в наявності правової основи у документів «не паперові» формату. На сьогоднішній день вже існує закон, який регулює застосування електронного цифрового підпису, тому правових перешкод для обігу електронних документів всередині організації та за її межами немає.
Розмова з експертом: як зрозуміти, хто за що повинен відповідати при використанні електронних документів і електронного підпису (ЕП) в компанії?
Процес впровадження електронного документообігу в більшості випадків виявляється більш трудомістким, ніж очікувалося спочатку. Щоб перехід до автоматизованих засобів обліку і обробки документації пройшов якомога більш гладко, організацію і її персонал слід підготувати до майбутніх змін, а також забезпечити всіма необхідними для використання автоматичних систем ресурсами.
Участь служби ДОУ в складанні технічного завдання на розробку СЕД
Фахівці рекомендують спочатку автоматизувати роботу одного-двох відділів, вибравши підрозділу, через які проходять найбільші потоки документів. Можна виділити наступні етапи впровадження електронного документообігу:
Ефективність впровадження електронного документообігу в 2016 році багато в чому залежить від якісного рівня підготовки проекту: необхідно ретельно продумати механізми обробки документів (візування, виконання, реєстрації і т. Д.), Розробити всю необхідну технічну документацію, врахувати кількість одночасно працюючих з системою користувачів (щоб прорахувати передбачувану навантаження), передбачити можливість оновлення версій програмного забезпечення. Також важливо своєчасно підібрати і навчити технічних фахівців, які будуть займатися налаштуванням і адмініструванням системи.
Відео: ГОСТ або ТУ. Без обмануГОСТиnew ГОСТ Р 53898-2013 Системи електронного документообігу. Взаємодія систем…
Відео: Оскарження постанови ДАІ від А до ЯпостановиПостанова Уряду РФ від 22.09.2009 N 754 (ред. Від 06.04.2013) "Про…
Відео: Прикольні накази, накази і укази на весілляНакази, указиНаказ ФНС РФ від 17.12.2008 № ММ-3-6 / 665 "Про…
У сучасному світі успіх будь-якої справи залежить від швидкості і якості виконання кожного етапу робіт. Для підвищення…
Етапи впровадження системи електронного документообігу в організації: підготовчий, обстеження і оптимізація…
Однією з початкових завдань, що вирішуються при впровадженні СЕД в будь-якій організації, є проведення передпроектного…
Документообіг в кожній організації має велике значення. Від того наскільки грамотно і зручно налаштований документообіг…
У кожній організації процес її діяльності відбивається в різних документах. І дуже важливо, щоб ці документи належним…
Відео: Конференція 27.04.2017 Юридичні аспекти впровадження електронного документообігу в медициніНа сьогоднішній день…
Відео: Теорія документообігуІснуючі види документообігу в організації дозволяють не тільки забезпечити її внутрішню і…
Відео: Навчання СЕД Справа 17 03 2016Впровадження системи електронного документообігу на підприємстві - вимогу,…
Все частіше багатьом секретарям доводиться стикатися по роботі з електронними документами. Однак, на превеликий жаль,…
Впровадження системи електронного документообігу доцільно майже на кожному підприємстві, оскільки дозволяє істотно…
Ведення діловодства в організації має на увазі не тільки видання документів, але і їх правильне оформлення. Саме від…
Документообіг існує в будь-якій компанії, але далеко не всі приділяють увагу його регламентації, хоча з розвитком…
У сучасних умовах розвитку бізнесу використання технологічних рішень в сфері діловодства є очевидним конкурентною…
Діловодство і документообіг складова частина всіх організаційних бізнес-процесів в будь-якої компанії. Її документообіг…
Систему документообігу підприємства можна порівняти з системою кровопостачання людського тіла, що забезпечує доступ…
Відео: Організація кадрового діловодстваРозробка і впровадження системи діловодства в 2016 році - нагальна потреба для…
Що таке мультиплатформенна система електронного документообігу, в чому її переваги?Для відповіді на це питання…
Системи електронного документообігу можуть впроваджуватися різними способами. Одні компанії вважають за краще, щоб всі…