Система електронного діловодства

З цієї статті ви дізнаєтеся:

• в чому переваги систем електронного делопроізводства-
• які види СЕД відповідають потребам сучасного делопроізводства-
• як не помилитися при виборі системи електронного делопроізводства-

Переваги систем електронного діловодства

Перехід до електронного документообігу - одна з актуальних тенденцій розвитку діловодства. Сучасні компанії орієнтуються на інновації і ринок, використовують всі доступні засоби комунікацій. Саме цим обумовлений поступовий перехід від паперового до електронного діловодства. Ефективність управління залежить від швидкості і якості документообігу компанії. Використання сучасних технологій є одним з конкурентних переваг.

Традиційно автоматизація діловодних процесів асоціюється з роботою з кореспонденцією, розпорядчими і організаційними документами. Проте, ступінь розвитку систем електронного діловодства (СЕД) дозволяє не тільки перекладати документацію в цифровий формат, а й пов`язувати її з відповідними управлінськими процесами. СЕД - це програмне забезпечення, за допомогою якого можна організувати і автоматизувати роботу протягом повного життєвого циклу документів. Такі програмні засоби забезпечують можливість їх створення, зміни, зберігання, управління документаційному потоками, а також допомагають контролювати виконання і підвищують рівень інформаційної безпеки.

До переваг систем електронного діловодства можна віднести:

• скорочення витрат паперу та витрат на обслуговування техніки;
• прискорення діловодних процесів;
• оптимізація пошуку та зберігання;
• швидка обробка вхідної та вихідної кореспонденції;
• відстеження історії документа, протоколювання дій;
• виключення дублювання;
• захист від несанкціонованого доступу;
• узгодження і ознайомлення в електронному вигляді;
• контроль за виконанням;
• формування звітів, наявність достовірних даних для аналізу;
• планування і прогнозування;

Таким чином, впроваджуючи сучасну систему електронного діловодства, компанія скорочує ряд ключових витрат. Це матеріальні і тимчасові витрати компанії, а також трудовитрати персоналу. Крім того, зменшується вплив так званого людського фактора, тобто кількість помилок в процесах документообігу зводиться до мінімуму.

Види систем електронного діловодства

Системи електронного діловодства можна класифікувати за різними критеріями. Найбільш поширеною можна вважати класифікацію по відношенню до завдань діловодства. Існують програмні засоби, що охоплюють всі діловодних процесів, автоматизують документообіг, що виконують архівні та пошукові функції, що забезпечують контроль і облік документів. СЕД може бути орієнтована на бізнес-процеси, забезпечення корпоративної інфраструктури, управління вмістом і чи маршрутизацію документообігу.

Види систем електронного діловодства:

• Системи управління документами

Призначені, в першу чергу, для автоматизації зберігання, пошуку і управління документацією. Це практично універсальний клас, який не має галузевої спрямованості. Функціонал СЕД цієї категорії дозволяє охопити весь цикл життя документа: від його створення до списання в архів. З їх допомогою проводиться індексація- організація доступу, видачі та возврата- розсилка документації. Системи управління забезпечують захист даних за рахунок постійного контролю версій документа. Крім того, вони можуть виконувати ряд управлінських функцій, передаючи доручення виконавцям і відстежуючи хід робіт.

• Системи автоматизації ділових процесів

Цей вид СЕД призначений для забезпечення бізнес-процесів. Вони дозволяють обробляти документи в процесі виконання тієї чи іншої роботи, описують бізнес-процеси і підтримують регламент їх взаємодії з документопотоками. З їх допомогою можна не тільки вести електронний архів, а й здійснювати повнотекстовий і атрибутивний пошук по нього. Об`єктом є робота, якої задаються певні умови і виконавці. З процесом пов`язують ті чи інші службові документи, необхідні для її виконання.

• Системи організації групової роботи

Підтримують можливість постійного обміну документами. Можуть поєднувати функції електронної пошти, відеоконференцій, спільного використання документації. Крім того їх програмні засоби дозволяють управляти документопотоками і здійснювати календарне планування. Незважаючи на обмежений розмір власних баз даних, подібні СЕД служать для автоматизації документообігу і забезпечення функцій обліку, зберігання і пошуку.

• Системи контролю виконання документів

Завдання системи електронного діловодства цього класу - забезпечення обліку документації та контроль за її виконанням. У подібній СЕД ведуться журнали реєстрації і контролю, за допомогою яких можна відстежити наближення термінів виконання або його закінчення. Програма сигналізує про прострочених документах, формуючи звіти про роботу. Вона найбільш ефективна при використанні діловодних персоналом і контролюючими підрозділами.

• електронні архіви

Призначені для фізичного зберігання електронних копій документів. Забезпечують атрибутивний і повнотекстовий пошук в масиві документації і, як правило, представляють собою клієнт-серверні бази даних.

Вибір системи електронного діловодства

Вибір оптимальної системи електронного діловодства необхідно проводити з урахуванням специфіки діяльності компанії, її поточних потреб, стратегії розвитку і політики управління. Очікуваним результатом впровадження СЕД на підприємстві є оптимізація витрат за рахунок економії внутрішніх ресурсів. Ефективною буде система, що дозволяє окупити витрати на впровадження за 2-3 місяці. Доцільно призначити відповідальним за це процес співробітника, який володіє знаннями в галузі управління бізнес-процесами. Як показує практика, максимальний ефект від автоматизації досягається в тому випадку, якщо електронний документообіг і система управління процесами функціонують в єдиному інформаційному просторі. Об`єднання цих процесів дозволить вирішити максимально кількість поточних завдань.

Серед вимог до системи електронного діловодства можна виділити:

• відповідність організаційно-штатної структури компанії;
• розмежування повноважень, протоколювання дій користувачів;
• можливість контролю термінів виконання, сповіщення про прострочених документах;
• зберігання документації у внутрішній базі;
• підтримка шаблонів, версій і перехресних посилань;
• можливість колективної розробки;
• забезпечення процесів узгодження, візування та затвердження;
• ведення реєстраційних журналів, справ;
• формування статистичних звітів;
• атрибутивний і повнотекстовий пошук, ведення класифікаторів;
• відстеження документів поза системою;
• можливість шифрування, використання цифрового підпису;
• підтримка маршрутизації, забезпечення документообігу;

При виборі системи електронного діловодства необхідно взяти до уваги фінансові можливості і організаційну схему діловодства організації. У деяких випадках, коли документообіг компанії невеликий, досить автоматизувати реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції, розподіл документів по виконавцям. Якщо мова йде про компанії з розгалуженою структурою і великим штатом, необхідна більш складна система з розширеним функціоналом.

У будь-якому випадку, співвідношення вартості автоматизації та можливостей впроваджуваного програмного забезпечення буде визначальним фактором при прийнятті рішення.