Регламенти, правила, норми часу
Регламенти, правила, норми часуРегламент Федерального архівного агентства (затверджений наказом Федерального архівного…
Документів в будь-якій організації створюється велика кількість. І коли в організації для здійснення певних дій вимагають оформити кілька документів, нерідко доводиться чути від співробітників стали такими звичними слова «Розвели тут бюрократію!». Так-то воно так. Але слід враховувати той факт, що зростання обсягу документообігу в кожній організації - процес досить об`єктивний.
На 17-й конференції - виставці з електронного документообігу та автоматизації управління DOCFLOW 2011 року (яка проходила в травні 2011 р) в одному з виступів було відзначено, що, за експертною оцінкою IDC, з 2009 по 2020 р зростання інформації збільшиться в 44 рази , а це означає, що збільшиться кількість і обсяг документів, які забезпечують процес управління. А при збільшенні обсягу документів на перший план виходить проблема їх збереження. Адже нерідко трапляється так, що документи пропадають. І причини тому можуть бути різні: неуважність або недбалість співробітників, форс-мажорні обставини. Що ж робити в таких ситуаціях?
International Data Corporation (IDC) - аналітична фірма, що спеціалізується на дослідженнях ринку інформаційних технологій. Є підрозділом компанії International Data Group. Штаб-квартира штат Массачусетс. За власними даними, на IDC працюють понад тисячу аналітиків в п`ятдесяти країнах світу.
Як завжди, постараємося почати з самого початку, т. Е. Подивимося, що ж собою являє документ. Документ, документована інформація - зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати (ГОСТ Р 51141-98. Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення).
Документована інформація - зафіксована на матеріальному носії шляхом документування інформація з реквізитами, що дозволяють визначити таку інформацію або в установлених законодавством України випадках її матеріальний носій (Федеральний закон від 27.07.2006 № 149-ФЗ «Закон про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації» ).
Як бачимо, документ - це інформація, яка фіксується, по-перше, для підтвердження якихось фактів, а по-друге, для збереження цієї самої інформації про ці факти, тому пропажа будь-яких документів завжди таїть в собі серйозні проблеми для будь-якої організації. Так як же правильно зберігати документи?
Обов`язок зберігати документи визначається законодавством Російської Федерації, а перелік документів, що підлягають зберіганню в кожній організації, визначається на підставі:
1. Типових переліків.
В даний час при визначенні документів, що підлягають зберіганню, а також термінів їх зберігання використовують такі затверджені типові переліки:
Перелік містить 1003 статті про зберігання документів, а з огляду на, що частина статей має узагальнена назва тих чи інших видів документів, то на практиці кількість видів документів, що підлягають зберіганню, значно більше.
Даний перелік включає типові архівні документи про наукову, науково-технічної, виробничо-технічної, проектної та будівельної діяльності організацій.
2. Відомчі переліків.
Відомчі переліки розробляються конкретним відомством.
3. Законів, що регулюють діяльність тієї чи іншої організаційно-правової форми юридичної особи, що в значній мірі накладає відбиток на зберігання певних видів документів в тій чи іншій організації. Наведемо деякі з законів:
4. Спеціальних законів, що регулюють ту чи іншу діяльність, наприклад Федеральний закон від 21.11.1996 № 129-ФЗ «Про бухгалтерський облік».
Згідно ст. 17 Федерального закону від 21.11.1996 № 129-ФЗ «Про бухгалтерський облік», організація зобов`язана зберігати первинні облікові документи, регістри бухгалтерського обліку та бухгалтерську звітність не менше п`яти років. Відповідальність за збереження зазначених документів несе керівник організації.
Слід враховувати, що даний закон втратить свою силу з 1 січня 2013 року, а замість нього вступить в силу Федеральний закон від 06.12.2011 № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік», відповідно до якого дещо змінюються терміни зберігання бухгалтерських документів.
5. Інших правових актів Російської Федерації.
6. Статуту організації.
7. Внутрішніх документів юридичної особи, наприклад, документи кожної організації та терміни їх зберігання відображаються в номенклатурі справ, яка затверджується наказом організації.
8. Рішень виконавчого органу юридичної особи (органами управління організації).
У діяльності організації важливий будь-який документ, і, кажучи про зникнення документів, перш за все потрібно визначити алгоритм дій, які необхідно виконувати в таких ситуаціях. Але переходити до розгляду запропонованого алгоритму слід в тому випадку, якщо неможливо швидко відновити документ, наприклад попросити контрагента підписати заново договір або первинні облікові документи.
Очевидно, що виконання запропонованого алгоритму досить трудомістким, тому він не завжди використовується в практичній діяльності організації. Хоча на практиці можуть виникнути ситуації, коли без дотримання такого алгоритму не обійтися. Алгоритм цей досить загальний, тому в залежності від виду документа і відповідних вимог, визначених законодавством при втраті відповідних документів, в наведену схему дій можуть вноситися зміни.
Що стосується пропажі документів співробітник, який знайшов пропажу, повинен направити доповідну записку керівнику організації. Доповідна записка повинна містити наступну основну інформацію:
Адже дуже часто трапляється так, що, наприклад, компетентні органи запитують при перевірці оригінали документів. Співробітник, який супроводжує роботу компетентних органів, забезпечує збір документів, запитуючи їх у відповідних структурних підрозділах, які здійснюють їх зберігання. І якщо на такий запит документи не будуть надані, то слід направити доповідну записку керівнику організації про зникнення документів. На підставі записки керівник дізнається про зникнення документів і вирішить, як діяти в тій чи іншій ситуації.
Як бачимо, документування зниклих документів - процес непростий, але в деяких ситуаціях просто необхідний і часто певний вимогами законодавства Російської Федерації. Тому можна рекомендувати з метою мінімізації можливих втрат документів та забезпечення їх збереження організувати зберігання документів на підприємстві належно архівної справи.
Регламенти, правила, норми часуРегламент Федерального архівного агентства (затверджений наказом Федерального архівного…
Систематизація та зберігання документів - Підготовка документів до архівного зберіганняФорма листа-завірителя…
Відео: Урок 15. Формування та оформлення справ. Архів підприємства. Частина 1Систематизація та зберігання документів -…
Відео: Документообіг в діловодствіОрганізація діловодства - Реєстрація документівПриблизний перелік документів, що не…
Відео: Організація діловодстваорганізація діловодстваУ новому розділі сайту "організація діловодства" ми зібрали для…
Систематизація та зберігання документівУ новому розділі сайту "Систематизація та зберігання документів" ми зібрали для…
Відео: Локальні нормативні акти організаціїСистематизація та зберігання документів - Нормативні документиФЗ «Про…
Відео: Форми документів з інтернету: використовувати чи ні?Систематизація та зберігання документів - ФормидокументовВ…
У кожної організації, підприємства або установи, які здійснюють будь-якої вид діяльності, формується безліч документів…
В кінці календарного року необхідно провести експертизу цінності зберігаються в організації та її структурних…
Відео: влоги: організація і зберігання документів, готуємо рулетики з сьомгою, мої ЮВЕЛІРНІ ПРИКРАСИ! BY MariaОдним з…
Терміни зберігання документів за номенклатурою справ різні, а прописуються вони в спеціальних переліках. Інформацію з…
Кожна організація повинна організувати збереження і доступність документів протягом усього терміну їх зберігання. Саме…
У кожній організації повинно бути забезпечено зберігання документів відповідно до їх термінами. Відомо, що різні види…
Важливість архівної справи для нашого суспільства важко переоцінити. Грамотне зберігання документів допомагає знаходити…
Архівне зберігання документів в 2017 році має бути організовано в кожній компанії для забезпечення доступу і збереження…
Діяльність будь-якого підприємства пов`язана з оформленням самих різних видів первинних документів, які…
Будь-яка організація повинна щорічно проводити експертизу цінності та визначати терміни зберігання документів. Однак…
Відео: Первинні документи: як обгрунтувати витрати і не втратити відрахування?Різні види первинної документації є…
Нормативні документи з діловодства регламентують цей важливий вид організаційної діяльності підприємства. Ними…
Відео: Обережно Шахраї! Розлучення з документами, загублений паспортДокументів в будь-якій організації створюється…