Документування втрати документів

При збільшенні обсягу документів на перший план виходить проблема їх збереження. Адже нерідко трапляється так, що документи пропадають. І причини цього можуть бути різні: неуважність або недбалість співробітників, форс-мажорні обставини. Що ж робити в таких ситуаціях? Алгоритм дій в разі пропажі документів. Заходи по відновленню цих документів.

Документів в будь-якій організації створюється велика кількість. І коли в організації для здійснення певних дій вимагають оформити кілька документів, нерідко доводиться чути від співробітників стали такими звичними слова «Розвели тут бюрократію!». Так-то воно так. Але слід враховувати той факт, що зростання обсягу документообігу в кожній організації - процес досить об`єктивний.

На 17-й конференції - виставці з електронного документообігу та автоматизації управління DOCFLOW 2011 року (яка проходила в травні 2011 р) в одному з виступів було відзначено, що, за експертною оцінкою IDC, з 2009 по 2020 р зростання інформації збільшиться в 44 рази , а це означає, що збільшиться кількість і обсяг документів, які забезпечують процес управління. А при збільшенні обсягу документів на перший план виходить проблема їх збереження. Адже нерідко трапляється так, що документи пропадають. І причини тому можуть бути різні: неуважність або недбалість співробітників, форс-мажорні обставини. Що ж робити в таких ситуаціях?

International Data Corporation (IDC) - аналітична фірма, що спеціалізується на дослідженнях ринку інформаційних технологій. Є підрозділом компанії International Data Group. Штаб-квартира штат Массачусетс. За власними даними, на IDC працюють понад тисячу аналітиків в п`ятдесяти країнах світу.

Як завжди, постараємося почати з самого початку, т. Е. Подивимося, що ж собою являє документ. Документ, документована інформація - зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати (ГОСТ Р 51141-98. Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення).

Документована інформація - зафіксована на матеріальному носії шляхом документування інформація з реквізитами, що дозволяють визначити таку інформацію або в установлених законодавством України випадках її матеріальний носій (Федеральний закон від 27.07.2006 № 149-ФЗ «Закон про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації» ).

Як бачимо, документ - це інформація, яка фіксується, по-перше, для підтвердження якихось фактів, а по-друге, для збереження цієї самої інформації про ці факти, тому пропажа будь-яких документів завжди таїть в собі серйозні проблеми для будь-якої організації. Так як же правильно зберігати документи?

зберігання документів

Обов`язок зберігати документи визначається законодавством Російської Федерації, а перелік документів, що підлягають зберіганню в кожній організації, визначається на підставі:

Відео: Втрата документів - платити чи ні за повернення

1. Типових переліків.

В даний час при визначенні документів, що підлягають зберіганню, а також термінів їх зберігання використовують такі затверджені типові переліки:

  • Перелік типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання (затв. Наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 558).



Перелік містить 1003 статті про зберігання документів, а з огляду на, що частина статей має узагальнена назва тих чи інших видів документів, то на практиці кількість видів документів, що підлягають зберіганню, значно більше.

  • Перелік типових архівних документів, що утворюються в науково-технічній та виробничій діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання (затв. Наказом Міністерства культури і масових комунікацій Російської Федерації від 31.07.2007 № 1182).

Даний перелік включає типові архівні документи про наукову, науково-технічної, виробничо-технічної, проектної та будівельної діяльності організацій.

2. Відомчі переліків.

Відомчі переліки розробляються конкретним відомством.




3. Законів, що регулюють діяльність тієї чи іншої організаційно-правової форми юридичної особи, що в значній мірі накладає відбиток на зберігання певних видів документів в тій чи іншій організації. Наведемо деякі з законів:

  • Федеральний закон від 14.11.2002 № 161-ФЗ «Про державних і муніципальних унітарних підприємствах» (схвалити. Радою Федерації 30.10.2002);
  • Федеральний закон від 08.02.1998 № 14-ФЗ (ред. Від 30.11.2011) «Про товариства з обмеженою відповідальністю» (схвалити. Радою Федерації 28.01.1998);
  • Федеральний закон від 26.12.1995 № 208-ФЗ «Про акціонерні товариства» (далі - Закон «Про акціонерні товариства»).

4. Спеціальних законів, що регулюють ту чи іншу діяльність, наприклад Федеральний закон від 21.11.1996 № 129-ФЗ «Про бухгалтерський облік».

Згідно ст. 17 Федерального закону від 21.11.1996 № 129-ФЗ «Про бухгалтерський облік», організація зобов`язана зберігати первинні облікові документи, регістри бухгалтерського обліку та бухгалтерську звітність не менше п`яти років. Відповідальність за збереження зазначених документів несе керівник організації.

Відео: Як відновити ПТС (корисні поради від РДМ-Імпорт)

Слід враховувати, що даний закон втратить свою силу з 1 січня 2013 року, а замість нього вступить в силу Федеральний закон від 06.12.2011 № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік», відповідно до якого дещо змінюються терміни зберігання бухгалтерських документів.

5. Інших правових актів Російської Федерації.

6. Статуту організації.

7. Внутрішніх документів юридичної особи, наприклад, документи кожної організації та терміни їх зберігання відображаються в номенклатурі справ, яка затверджується наказом організації.

Відео: У пошуках втраченого відновлюємо документи на авто

8. Рішень виконавчого органу юридичної особи (органами управління організації).

пропажа документів

У діяльності організації важливий будь-який документ, і, кажучи про зникнення документів, перш за все потрібно визначити алгоритм дій, які необхідно виконувати в таких ситуаціях. Але переходити до розгляду запропонованого алгоритму слід в тому випадку, якщо неможливо швидко відновити документ, наприклад попросити контрагента підписати заново договір або первинні облікові документи.

Відео: Купівля мотоцикла без документів

Очевидно, що виконання запропонованого алгоритму досить трудомістким, тому він не завжди використовується в практичній діяльності організації. Хоча на практиці можуть виникнути ситуації, коли без дотримання такого алгоритму не обійтися. Алгоритм цей досить загальний, тому в залежності від виду документа і відповідних вимог, визначених законодавством при втраті відповідних документів, в наведену схему дій можуть вноситися зміни.

Крок перший. Пишемо доповідну записку

Що стосується пропажі документів співробітник, який знайшов пропажу, повинен направити доповідну записку керівнику організації. Доповідна записка повинна містити наступну основну інформацію:

  • перелік документів, які пропали (якщо він встановлений), або просто найменування тих чи інших документів;
  • обставини, при яких була виявлена пропажа документів.

Адже дуже часто трапляється так, що, наприклад, компетентні органи запитують при перевірці оригінали документів. Співробітник, який супроводжує роботу компетентних органів, забезпечує збір документів, запитуючи їх у відповідних структурних підрозділах, які здійснюють їх зберігання. І якщо на такий запит документи не будуть надані, то слід направити доповідну записку керівнику організації про зникнення документів. На підставі записки керівник дізнається про зникнення документів і вирішить, як діяти в тій чи іншій ситуації.

Приклад доповідної записки

збільшити документ
gt; Збільшити документ
gt; Збільшити документ
gt; Збільшити документ
gt; Збільшити документ
Документування втрати документів

Як бачимо, документування зниклих документів - процес непростий, але в деяких ситуаціях просто необхідний і часто певний вимогами законодавства Російської Федерації. Тому можна рекомендувати з метою мінімізації можливих втрат документів та забезпечення їх збереження організувати зберігання документів на підприємстві належно архівної справи.



ІНШЕ

Форми документів фото

Форми документів

Відео: Форми документів з інтернету: використовувати чи ні?Систематизація та зберігання документів - ФормидокументовВ…

Зберігання документів фото

Зберігання документів

У кожної організації, підприємства або установи, які здійснюють будь-якої вид діяльності, формується безліч документів…

Архівні документи фото

Архівні документи

Кожна організація повинна організувати збереження і доступність документів протягом усього терміну їх зберігання. Саме…

Архівна справа в 2017 році фото

Архівна справа в 2017 році

Важливість архівної справи для нашого суспільства важко переоцінити. Грамотне зберігання документів допомагає знаходити…

Види первинних документів фото

Види первинних документів

Діяльність будь-якого підприємства пов`язана з оформленням самих різних видів первинних документів, які…

Види первинної документації фото

Види первинної документації

Відео: Первинні документи: як обгрунтувати витрати і не втратити відрахування?Різні види первинної документації є…

» » Документування втрати документів