Оформлення справ

Для успішної роботи організації необхідно, щоб вся структура чітко функціонувала. В першу чергу це стосується правильної організації документів і оформлення справ. Про те, як правильно формувати справи - читайте в статті.

З цієї статті ви дізнаєтеся:

  • порядок оформлення справ-
  • правила оформлення справ в 2016 році-
  • як організувати формування і оформлення справ-
  • оформлення справ в архів.

У будь-якій організації є ряд документів, до яких необхідно організувати швидкий доступ і правильне зберігання. Для цього необхідно освоїти порядок оформлення справ.

Порядок оформлення справ

Порядок оформлення справ необхідно дотримуватися для правильної організації документів всередині справи. Він включає в себе наступні операції:

Відео: «Архівна ДЕЛО». Формування та оформлення справ

  • розподіл виконаних документів у справах;
  • розташування документів всередині справи;
  • оформлення обкладинки справи.

Існує два способи оформлення справ в організації: централізовано секретарем організації (службою ДОУ) або декількома структурними підрозділами. Як правило, в організаціях одночасно застосовуються обидва варіанти. Так, організаційно-правові та розпорядчі документи оформляються секретарем, а бухгалтерські, кадрові та інші справи - за місцем їх призначення.

При децентралізованому способі оформлення справ за дану процедуру відповідає або один відповідальний співробітник, або кілька осіб (ефективно при великому документообіг). У разі, коли в кожному структурному підрозділі за оформлення справ несе відповідальність один співробітник, набагато простіше забезпечити єдине оформлення і якість формування у всій організації. Також такий спосіб легше контролювати.

Читайте по темі в електронному журналі

  • Наскільки важливо вести кількісний облік листів одержуваних документів?
  • Аудит діловодства: коли вигідно залучати аудиторську фірму
  • Контроль виконання документів

Відео: Урок 16. Формування та оформлення справ. Архів підприємства. Частина 2

Незважаючи на те, що правила оформлення справ обов`язкові до дотримання лише в державних організаціях, це зовсім не означає, що інші організації можуть їх ігнорувати. Дані правила можна використовувати з метою розробки власного порядку оформлення і формування справ. У будь-якому випадку, роками вивірена систематизація документів стане гарною підмогою для будь-якого секретаря в питаннях формування справ.

Так, в справи групуються в більшості випадків виконані документи одного календарного року. Виняток становлять судові, особові справи та документи виборних органів, які групуються за період їх скликання і т.д. При малому документообіг можна збирати в справи документи за кілька років. Для цього потрібно оформити їх в перехідний справу з відповідними відмітками за всі роки накопичення документів.




Також слід знати, що документи з постійними і тимчасовими термінами повинні зберігатися в різних справах. Даний підхід цілком логічний, адже інакше при знищенні справ з простроченим терміном можна випадково позбутися документів, термін зберігання яких ще не минув. Винятком є тимчасова угруповання в одну справу документів з різними термінами, але які стосуються одного питання. Перегрупування необхідно буде виконати в кінці календарного року та при вирішенні питання.

Слід пам`ятати, що в справу включається тільки один екземпляр документа. Не включаються до справи чернетки, робочі варіанти (проекти) документів і копії. Також не підлягають оформленню недооформлені або неправильно оформлені ділові папери. Як виняток в справу може бути оформлений чернетку або проект документа, якщо він містить позначку, резолюцію або візу, що є доповненням до основного документа. Підшивка документів у справи проводиться секретарем згідно з відмітками виконавців на документах: "До справи № ...".

Правила оформлення справ

Існує кілька головних правил, які допоможуть уникнути плутанини при оформленні справ. Так, не слід допускати роз`єднання документів з одного питання в різні справи. Питання і відповіді до них повинні бути оформлені разом, також, як і супровідні листи з документами, до яких вони додаються. Слід пам`ятати, що ділові папери підшиваються в хронологічному порядку, починаючи з самих ранніх документів. Саме такий порядок забезпечує швидкий доступ до останньої інформації. До того ж таким чином зберігається можливість спостерігати за розкриттям ходу і повноти вирішення питання.




При великій кількості додатків до документа рекомендується виділяти їх в окремий том, а в документі робити відповідну позначку.

Також існує алфавітна послідовність. Її застосування доцільно при угрупованню анкет, зведень, опорних листів і звітів, які надходять з підвідомчих організацій (в алфавітному порядку назв компаній). В такому випадку кожна група документів буде відрізнятися своїм складом, що обумовлює і специфіку формування їх у справи.

Формування та оформлення справ

Після того, як робота по формуванню справ закінчено, слід приступити до оформлення. Залежно від термінів зберігання документів проводиться повне або часткове оформлення. Повне оформлення здійснюється в разі, коли термін зберігання складає більше 10 років, а також якщо мова йде про справи з особового складу. Повне оформлення справ включає в себе:оформлення справ

Відео: Заняття № 5. Оформлення співробітників

  • підшивку чи палітурку справи;
  • нумерацію аркушів справи;
  • складання листа-завірителя;
  • складання (у необхідних випадках) внутрішнього опису документів;
  • внесення необхідних уточнень в реквізити обкладинки справи (уточнення назви організації, реєстраційного індексу справи, крайніх дат справи, заголовка справи).

При частковому оформленні справ (термін зберігання яких менше 10 років включно) не вимагає:

  • проводити систематизацію документів у справі,
  • нумерувати аркуші справи,
  • складати завірчі написи.

Документи, що входять до складу справи, підшиваються в тверду картонну обкладинку чи переплітаються. При цьому повинна зберігатися можливість вільного читання тексту всіх документів, а також їх реквізитів. Перед прошивкою необхідно видалити всі металеві скріплення (шпильки і скріпки).

Відео: Як оформити особистий щоденник "Мої справи на день" (Оформлення особистого щоденника)

Справи постійного зберігання (особливо цінні документи) рекомендується зберігати в закритих твердих папках або в коробках. Якщо в справі є незатребувані особисті документи (трудові книжки, військові квитки або посвідчення співробітників, що звільнилися), то слід помістити їх в конверт, який також підшивається в справу. При великій кількості подібних документів слід вилучити їх зі справи і скласти окремий опис.

В кінці кожної справи підшивається чистий бланк листа-завірителя, а на початку справи (для обліку особливо цінних документів) - бланк внутрішнього опису документів справи.

З метою забезпечення збереження та закріплення порядку розташування документів, включених до справи, все листи цієї справи нумеруються арабськими цифрами валовою нумерацією в правому верхньому куті листа простим олівцем або нумератором. Листи внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.

Оформлення справ в архів

Оформлення справ в архів проводиться відповідно до графіка прийому справ, складеним працівниками архіву. Даний графік повинен бути узгоджений з керівниками підрозділів і затверджений керівником організації. Для передачі в архів складається опис справ (в двох примірниках), із зазначенням термінів зберігання і номенклатурою. Разом зі справами до архіву передаються реєстраційні картотеки на документи. Найменування кожної картотеки включається в опис. Співробітник архіву і відповідальна особа підрозділу (з якого в архів передають справи) повинні здійснити перевірку правильності формування, оформлення справ, а також відповідності їх кількості, зазначеній в описі. При виявленні відсутності справ повинна бути складена відповідна довідка.

При оформленні на обох примірниках опису справ повинні ставитися позначки про наявність даної справи. В кінці опису вказуються (цифрами і прописом) кількість фактично прийнятих справ, номери відсутніх, дата прийому-передачі та підписи відповідальних осіб. Слід зазначити, що при оформленні в архів особливо цінних справ рекомендується перевіряти кількість листів.

вкладені файли

Доступно тільки авторизованим користувачам
  • Обкладинка справи постійного і тимчасового зберігання (бланк) .xls
  • Опис особливо цінних справ (бланк) .xls
  • Внутрішній опис особистого справ співробітника (бланк) .doc


ІНШЕ

Форми документів фото

Форми документів

Відео: Форми документів з інтернету: використовувати чи ні?Систематизація та зберігання документів - ФормидокументовВ…

Оформлення обкладинки справи фото

Оформлення обкладинки справи

Одним з найважливіших етапів в роботі з документами в будь-якій організації є правильне оформлення справ. Це необхідно…

Складання справ фото

Складання справ

Одним з найважливіших етапів в житті будь-якого документа є архівне зберігання. Однак неможливо підійти до цього етапу,…

Організація архіву в 2017 році фото

Організація архіву в 2017 році

Кожна організація повинна подбати про збереження документів протягом усього терміну їх зберігання. Найнадійнішим…

Оформлення справ 2017 фото

Оформлення справ 2017

Відео: Мій Особистий Щоденник # 1 + оформлення справ та покупокУ всіх організаціях в ході робочого процесу формується…

Архівні документи фото

Архівні документи

Кожна організація повинна організувати збереження і доступність документів протягом усього терміну їх зберігання. Саме…

Формування справ 2017 фото

Формування справ 2017

Кожна організація повинна приділяти належну увагу процесу формування справ. Саме від цього залежить подальше зберігання…

Архівне зберігання справ фото

Архівне зберігання справ

Кожна організація повинна щорічно здавати на зберігання справи, що складаються з завершених документів. Це необхідно…

Формування справ фото

Формування справ

Правильне формування справ - запорука успішної роботи будь-якої компанії. Рекомендуємо освоїти порядок і правила…

Номенклатура справ у 2017 році фото

Номенклатура справ у 2017 році

Номенклатура справ в організації має важливе практичне значення. За допомогою ефективної номенклатури можна значно…

» » Оформлення справ