Гост р 6.30-2003. Слідувати чи його рекомендацій?

Оформлення документів - одна з основних задач, яку вирішують секретарі всіх організацій. Кожен професійний секретар повинен уважно вивчити нормативні акти, що встановлюють правила оформлення управлінської документації, зокрема ГОСТ Р 6.30-2003. Вимоги цього стандарту є рекомендаційними, т. Е. Здійснюваними на основі принципів добровільного застосування.

Керівники багатьох недержавних організацій (комерційних структур) переконані, що вимоги до оформлення документів "діяли тільки в радянські часи" або "поширюються тільки на держструктури, а ми - приватна компанія і застосовувати їх не зобов`язані". Що робити в цій ситуації секретарю?

Дійсно, в процесі роботи у вас, секретарів, виникає закономірне питання: наскільки доцільно дотримання рекомендацій ГОСТу, в якій мірі їх дотримуватися і як обгрунтувати перед керівником цю доцільність? Розглянемо дану проблему на прикладах.

Необхідність проставлення реквізитів - ілюзія або реальність?

Припустимо, ваша організація отримала такий лист.

приклад 1

Відео: ГОСТ Р 6.30-2003 Реквізит документа «Текст» - Олена А. Пономарьова

Чи прийме керівник організації цю пропозицію? Найімовірніше, вважатиме його не мають юридичної сили, оскільки:

• серйозна організація висилає листи-пропозиції на бланку, який дозволяє встановити, що компанія є офіційно зареєстрованою юридичною особою, веде господарську діяльність і має свій офіс;
• лист повинен підписувати особа, в чию компетенцію входить вирішення даного питання, т. е. повноважне приймати рішення, з листа же не ясно, хто його підписав;
• невідомо, чи діє до сих пір ця пропозиція, тому що не проставлена дата відправлення листа;
• лист складено без дотримання правил етикету, автори не спромоглися дізнатися прізвище та повністю вказати посаду адресата, мабуть, вони не поважають своїх клієнтів і, отже, можуть порушити свої зобов`язання;
• неясно, до кого звертатися за додатковою інформацією, на чиє ім`я писати відповідь, якби фірму зацікавила пропозиція про закупівлю офісних меблів і т. д.

Отже, можна з упевненістю зробити висновок, що подібний лист керівником серйозної організації розглядатися не буде.

Важливо й інше: скільки часу займе у секретаря організації-одержувача з`ясування цих питань? Організація-відправник, найімовірніше, не зможе відповісти ні на жодне з поставлених питань, оскільки про це документі немає ніяких записів (лист не було зареєстровано), отже - він не існує. Порівняємо з іншим листом.

приклад 2

• оформлено на бланку, компанія є офіційно зареєстрованою юридичною особою, веде господарську діяльність і має свій офіс;
• підписано посадовою особою, повноважним приймати рішення, в чию компетенцію входить і вирішення даного питання;
• адресовано саме нашої організації;
• зареєстровано, отже, організація-автор прийняла на себе відповідальність за наслідки використання інформації, це дозволяє посилатися на цей лист в подальшому;
• доводить повагу до потенційного партнера, т. к. складено дипломатично і ввічливо.

Крім того, відомо, на чиє ім`я писати відповідь ».

Відео: Паспорт РФ - це просто шматок макулатури!

Важливо підкреслити, що цей лист оформлено у суворій відповідності до вимог ГОСТ Р 6.30-2003. Розглянемо доцільність застосування реквізитів (обов`язкових елементів оформлення офіційного документа - листи) докладніше (див. Таблицю).

Таким чином, вимоги нормативних актів, що визначають склад реквізитів організаційно-розпорядчого документа (в нашому прикладі - листи), обумовлені практичною доцільністю застосування.

Розташування реквізитів на бланку

Однак вимоги ГОСТ Р 6.30-2003 визначають не тільки склад реквізитів, а й їх розташування на бланках формату А4, т. К. ГОСТ Р 6.30-2003 включає в себе формуляр-зразок організаційно-розпорядчого документа.

ФОРМУЛЯР-ЗРАЗОК - це модель побудови документа, що встановлює область застосування, формати, розміри полів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити. Конструкційна сітка формуляра-зразка визначає зони розташування реквізитів організаційно-розпорядчої документації (ОРД) ЗОНА ДОКУМЕНТА - то частина площі уніфікованої форми документа встановленого розміру, призначена для заповнення певними реквізитами

Ви вже знаєте, наскільки доцільно застосовувати в документах реквізити. Представлене в останньому прикладі лист, здавалося б, містить всі необхідні реквізити. Але чи можемо ми швидко і правильно витягти з нього інформацію?
Проаналізуємо розташування реквізитів у цьому листі і відповімо собі на запитання: наскільки необхідно розташовувати кожен реквізит документа в відведеної для нього зоні?

приклад 3

Отже, можливо, що цей документ дозволяє встановити найменування, адреса і телефон офісу організації-учасника, рівень повноважень особи, яка прийняла рішення, прізвище виконавця документа, засоби зв`язку, якими можна скористатися для уточнення відомостей листи і т. Д. Однак чи можна з упевненістю стверджувати, що:

• коди, що привласнюються при державній реєстрації, належать саме ЗАТ "Прогрес";
• виконавцем листи є Л.М. Трушина і дзвонити їй слід по телефону 765-43-21;
• лист підписав саме комерційний директор Є.П. Грачов, а не інша особа, наприклад Л.М. Трушина;
• лист був зареєстрований, 20.04.2004 - це дата реєстрації, а 01-20 / 527 - реєстраційний номер і т. д.?

Ймовірно, відповідь буде негативною. Адже для того щоб осмислити зафіксовану інформацію (виявити заголовок до тексту, необхідний при реєстрації вхідного документа і передачі його по належності позначку про наявність Програми- довідкові дані організації-учасника і т. Д.), Буде витрачено в два рази більше часу, ніж на аналогічні дії, здійснювані при обробці попереднього листа, всі реквізити якого розташовані відповідно до рекомендацій ГОСТу.

Очевидно, що у такий спосіб можна проаналізувати склад і оформлення та інших реквізитів ОРД: грифів затвердження і погодження, віз узгодження, позначки про завірення копії, відмітки про виконання документа і направлення його до справи, позначки про наявність документа в і т. Д.

***

Таким чином, основними аргументами на користь рекомендацій ГОСТ Р 6.30-2003 є їх обгрунтованість і доцільність, оскільки дотримання встановлених правил дозволяє створювати документи, які мають юридичної силою- сприяє їх оперативному проходженню, обробці, аналізу міститься в них інформації та, в кінцевому підсумку, прийняття якісного управлінського рішення.

У нас в країні існує багаторічна традиція застосування стандартів на ОРД, яка закріпила основні правила оформлення документів, - перші стандарти на ОРД були введені ще в 1972 р Тому правила оформлення документів можуть розглядатися як звичай ділового обороту - сформоване і широко застосовується в якій-небудь області підприємницької діяльності правило поведінки, не передбачене законодавством.

Забезпечити виконання вимог, рекомендованих ГОСТ Р 6.30-2003, в конкретній організації можна в тому випадку, якщо діловодна служба розробить локальний (власний) нормативний акт (положення про документаційне забезпечення управління, інструкцію з діловодства, правила оформлення управлінських документів і т. Д.) , який регламентує стандартні правила оформлення організаційно-розпорядчих документів.

Доцільно включити в організаційний документ формуляри або уніфіковані форми документів, зразки, приклади і т. Д.

У сучасних організаціях для створення управлінських документів, в тому числі і організаційно-розпорядчих, застосовуються комп`ютерні технології. Тому альбом уніфікованих форм документів (формулярів, зразків) слід мати не лише в традиційному (паперовому) вигляді, але і на електронних носіях інформації у вигляді шаблонів.