Підготовка документів до архівного зберігання
Систематизація та зберігання документів - Підготовка документів до архівного зберіганняФорма листа-завірителя…
З цієї статті ви дізнаєтеся:
Особиста справа співробітника - це добірка документації, що відображає його трудову діяльність. Формування особової справи обов`язково для державних установ федерального і муніципального рівня. До нормативній базі, яка регламентує цей процес, відносяться федеральні закони про держслужбу, а також ГОСТи 51141-98 ( «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення») і 17914-17 ( «Обкладинки справ тривалих термінів зберігання. Технічні умови»).
Для інших організацій оформлення персональних справ не обов`язково. Проте, багато компаній вважають цей метод зберігання кадрової інформації доцільним. В такому випадку кадровий облік і порядок діловодства регламентуються локальними нормативними актами.
Процедура оформлення особових справ працівників або досьє на увазі збір офіційної документації відносно співробітника і формування з неї підшивки з описом. Персональна справа є документом тривалого зберігання. Воно повинно знаходитися в цельнокартонной обкладинці, яка грає роль титульного аркуша. Вимоги до оформлення обкладинки персональної справи регламентуються ГОСТом 17914-72 від 17.07.1972.
На обкладинці розташовують такі елементи.
Оформлення особової справи працівника відбувається відразу після працевлаштування. У деяких недержавних організаціях заводять персональні досьє тільки на членів керівної ланки і матеріально відповідальних співробітників. Разом з тим, в переважній своїй більшості компаній досьє заводиться на кожного члена колективу.
Порядок формування особової справи співробітника затверджується локальним нормативним актом, регулюючим кадровий облік в компанії. За оформлення та зберігання справ відповідає відділ кадрів. Папка досьє не припиняє поповнюватися протягом усієї трудової діяльності співробітника. Дотримуючись хронологічний порядок, в неї поміщають пов`язану з ним документацію.
Персональна справа не повинно об`єднувати документи тимчасового і постійного зберігання. Останні зручніше замінити копіями, для виключення ризику втрати оригіналу. Документи не повинні дублюватися, тобто для кожного з них досить одного примірника. Всі додатки до документації слід помістити в одну з нею папку. Товщина справи не може перевищувати 4 см.
Затверджений на рівні компанії порядок оформлення особових справ регламентує перелік обов`язкових документів, які підшиваються в досьє. В основному, в цей список потрапляє документація тривалого зберігання (до 75 років). Це документи, що пред`являються перед прийомом на роботу, що підтверджують факт працевлаштування і виникають в процесі роботи людини в компанії.
У персональному справі можуть зберігатися:
При оформленні особистих справ звільнених співробітників в папку підшивається копія заяви про звільнення і копія відповідного наказу. Якщо у роботодавця з`являється необхідність розголошення персональних даних підлеглого, він повинен отримати його згоду і додати його до решти документів.
В опис персонального справи включають все що містяться в ньому документи. Її підшивають в папку першої і поступово заповнюють протягом усієї трудової діяльності співробітника. Оформлення внутрішнього опису необхідно для обліку включеної в справу документації.
У разі звільнення працівника, його справа підлягає закриттю. Всі документи витягують з папки, прошивають, оформляють лист-засвідчувач. Він містить дані про загальну кількість сторінок і фіксує зміни складу досьє і його стану.
Порядок оформлення особових справ має на увазі їх сувору конфіденційність. Доцільно розробити захищену систему зберігання і виключити доступ до неї сторонніх осіб. Роботодавець зобов`язаний захищати власну інформаційну безпеку.
Після формування особової справи воно постійно перебуває в кадровій службі організації. Досьє працюючих фахівців зберігаються у відділі кадрів. Справи тих, хто звільнився з компанії або вийшов на пенсію, - в архіві компанії. Персональні справи і трудові книжки необхідно зберігати окремо.
Для захисту конфіденційних документів роботодавцю необхідно обладнати безпечну систему зберігання і регламентувати доступ в неї. Як правило, право доступу до конфіденційної кадрової документації мають лише відповідальні особи і керівники відділів.
Для зручності досьє групують по структурним підрозділам організації. Усередині такої групи здійснюється номерна або алфавітна класифікація папок. Доцільно оформлення журналу реєстрації або реєстру персональних справ співробітників, до якого вносяться відомості про всі завданнях досьє.
Скачайте документи по темі:
Термін зберігання персональної справи відраховується з моменту його передачі в архів. Для звичайних працівників він становить 75 років, а для керівних посад може бути продовжений. Терміни регламентуються законодавчими нормативно-правовими актами
Оформлення особової справи в архів здійснюється не пізніше 12 місяців з моменту звільнення співробітника або його виходу на пенсію. Першим в папку поміщають заява працівника на звільнення. Листи підшивають, постачають описом і поміщають в картонну папку. Допустима кількість листів - не більш 250.
Для оформлення передачі справи в архів складається передавальний відомість. Для неї існує уніфікована форма ГУ-41. Графи відомості містять наступну інформацію: номер справи, його індекс по номенклатурі, заголовок, дату передачі, загальна кількість аркушів у папці і окреме число по кожному досьє, термін зберігання, примітки.
Незважаючи на те, що оформлення особової справи співробітника - це не обов`язкова процедура для роботодавця, наявність повної інформації про підлеглих значно спрощує роботу відділу кадрів. Система персональних досьє дозволяє легко знаходити необхідну інформацію про конкретний працівника і своєчасно вносити до неї зміни і уточнення. Роботодавець повинен пам`ятати про те, що всі дані співробітника є суворо конфіденційними, охороняються федеральним законом "Про персональні дані" і не можуть бути розголошені без згоди підлеглого.
Обкладинка особової справи співробітника
Завантажити чистий бланк gt; gt; gt;
Завантажити заповнений зразок gt; gt; gt;
Анкета з особової справи
Завантажити чистий бланк gt; gt; gt;
Завантажити заповнений зразок gt; gt; gt;
Рекомендуємо матеріали по темі:
Систематизація та зберігання документів - Підготовка документів до архівного зберіганняФорма листа-завірителя…
Відео: Урок 15. Формування та оформлення справ. Архів підприємства. Частина 1Систематизація та зберігання документів -…
Систематизація та зберігання документівУ новому розділі сайту "Систематизація та зберігання документів" ми зібрали для…
У статті буде розглянуто один з найважливіших локальних нормативних актів щодо зберігання документів - інструкція з…
Відео: Форми документів з інтернету: використовувати чи ні?Систематизація та зберігання документів - ФормидокументовВ…
Перехідні справи в номенклатурі - особливий вид пакетів документів, по відношенню до яких застосовуються особливі…
Одним з найважливіших етапів в роботі з документами в будь-якій організації є правильне оформлення справ. Це необхідно…
Одним з найважливіших етапів в житті будь-якого документа є архівне зберігання. Однак неможливо підійти до цього етапу,…
Діяльність будь-якої організації пов`язана з великою кількістю різних документів. І чим більше компанія, тим більше і…
Кожна організація повинна подбати про збереження документів протягом усього терміну їх зберігання. Найнадійнішим…
Відео: Мій Особистий Щоденник # 1 + оформлення справ та покупокУ всіх організаціях в ході робочого процесу формується…
Кожна організація повинна організувати збереження і доступність документів протягом усього терміну їх зберігання. Саме…
Одним з основних етапів роботи з документами організації є їх підготовка до архівного зберігання. Адже для того, щоб…
Кожна організація повинна приділяти належну увагу процесу формування справ. Саме від цього залежить подальше зберігання…
Кожна організація повинна щорічно здавати на зберігання справи, що складаються з завершених документів. Це необхідно…
Правильне формування справ - запорука успішної роботи будь-якої компанії. Рекомендуємо освоїти порядок і правила…
Всі виконані документи в організації повинні своєчасно передаватися в архів. Про те, як правильно передати документи в…
Перед кожним секретарем регулярно стоїть питання про необхідність організації поточного зберігання документів до…
Номенклатура справ в організації має важливе практичне значення. За допомогою ефективної номенклатури можна значно…
Для організації належної роботи з документами організації необхідно не тільки знати правила оформлення ділових паперів…
Для успішної роботи організації необхідно, щоб вся структура чітко функціонувала. В першу чергу це стосується…