Вихідні документи в організації

У статті розглянуті питання:

• що таке вихідні документи організації-
• які види вихідних документів зустрічаються в практиці виробничої діяльності-
• як здійснюється облік і реєстрація вихідних документів-
• які відомості містить журнал реєстрації вихідних документів в 2016 році-
• як організований документообіг вихідних документів-
• як оформляються вихідні документи.

Внутрішні, вхідні та вихідні документи організації

Документообіг в організації - це система, що складається з внутрішніх, що входять (що надходять ззовні) і вихідних (відправляються) документів. Від того, наскільки добре організований документообіг в компанії, залежить те, наскільки оперативно надходять сигнали, вирішуються питання, відбувається інформаційний обмін.

До внутрішніми документами відносяться накази, розпорядження, службові та доповідні записки, акти, протоколи та інша організаційно-розпорядча документація, що стосується внутрішніх аспектів виробничої діяльності. Що входить називається вся документація, яка надходить на адресу компанії, як звичайною поштою, так і електронною. Це можуть бути накази і розпорядження вищестоящої організації, фінансові документи з банку і від контрагентів, звернення юридичних та фізичних осіб, договори, рахунки-фактури, інформаційні листи і т.п.

Рекомендуємо почитати: Обробка документів під час вступу і відправки

Вихідні документи - це офіційні документи, що розсилаються організацією як за власною ініціативою, так і в якості відповіді на якісь вхідні документи і запити. Як правило, вихідний документ являє собою або окремий лист, або пакет документів з супровідним листом. Всі вихідні листи організації оформляються на її офіційному бланку і підлягають реєстрації. Зазвичай, контроль виконання вихідних листів в компанії не ведеться, але в деяких випадках бувають винятки.

Види вихідних документів

Вихідні документи організації формуються з тих, що написані в ініціативному порядку та тих, які є відповідями на що надійшли усні або письмові запити. Адресатами їх можуть бути як приватні, фізичні особи, так і інші установи, в тому числі вище-або нижчестоящі.

Якщо мова йде про нижчестоящих організаціях, основну масу документопотока може становити організаційно-розпорядча і інформаційно-справодчние документи: Накази, постанови, розпорядження, листи, огляди. У вищестоящу організацію направляються: довідки, звіти, доповідні записки, огляди. Документопотік між компаніями-партнерами, в основному, складається з різного роду листів і запитів, телефонограм і телеграм, рахунків-фактур, договорів та документації по їх виконанню, електронних листів та факсів.

Облік і реєстрація вихідних документів в 2016 році

Облік вихідних документів в 2016 році відбувається за одним і тим же правилам, що і облік вхідної та внутрішньої документації. Обліку підлягають всі вихідні документи, незалежно від їх форми і від форми відправлення - звичайною або електронною поштою, факсом. Відповідно, всі вихідні документи повинні реєструватися в залежності від встановлених в компанії правил: від руки в спеціальному журналі реєстрації вихідних документів, в електронних таблицях типу Excel або в спеціалізованій програмі електронного документообігу. Реєстрація вихідних документів полягає у присвоєнні їм унікального номера і запису відомостей про документ.

Повторна реєстрація документа в організації: основна причина і спосіб усунення

Яким би не був порядок, встановлений в компанії, реєстрація вихідних документів в 2016 році повинна вестися в межах поточного календарного року і грунтуватися на принципах однократності і своєчасності.

Як вести журнал реєстрації вихідних документів в 2016 році

Незалежно від того, в якій формі ведеться на підприємстві журнал реєстрації вихідних документів, основною вимогою до його змісту є повнота відображення інформації. Записи в журнал вносяться тільки після того, як документ і супровідний лист до нього були підписані виконавцями і керівником. У графах журналу повинна бути відображена наступна інформація про вихідному документі:

• індекс, що включає номер справи і, при необхідності, код підрозділу-ініціатора документа, код відправлення (ф - факсом, е - по електронній пошті);
• дата реєстрації;
• дата і номер запиту, на який відправляється відповідь;
• найменування одержувача або кореспондентів, на чий запит дається відповідь;
• короткий зміст документа, що відображає його суть;
• відмітка про виконання (реєстраційні номери вхідних документів-відповідей);
• відомості про виконавця (підрозділ посаду, ПІБ);
• примітка.

Те, яку інформацію має містити журнал реєстрації вихідних документів, має бути зазначено в локальному нормативному акті, наприклад, в інструкції з діловодства.

Документообіг вихідних документів

Як правило, вихідні документи готують фахівці або керівники підрозділів - виконавці. Складань проект виконавець попередньо повинен узгодити з керівником, і тільки потім оформити відповідно до ГОСТ Р 6.30-2003.12 і перевірити на наявність орфографічних помилок. Після цього документ підписується керівником і, при необхідності, затверджується і віддається на реєстрацію.

Читайте в статті про секрети ведення журналу реєстрації кореспонденції в MS Office Excel.

Узгодження полягає в тому, що відповідальна особа знайомиться з текстом проекту, вносить в нього необхідні корективи і запевняє свою згоду з вмістом підписом в графі «Погоджено». оптимізація документообігу вихідних документів полягає в усуненні необгрунтованих погоджень їх проектів. Після всіх узгоджень оформлений в остаточному вигляді документ видається керівнику компанії на підпис. Передаючи підписаний керівником компанії документ на реєстрацію, виконавець повинен докласти список організацій, на адресу яких повинен бути спрямований даний вихідний документ. Документообіг вихідних документів має на увазі, що в розсилку направляються оригінали, в папку з вихідною кореспонденцією також підшивається оригінал. Якщо виходить лист відправляється факсом або електронною поштою, єдиний екземпляр підшивається в папку з вихідним листуванням.

Після реєстрації вихідні документи надсилаються адресатам в той же день. Якщо це телеграма, її слід відправити негайно. У разі, коли вкладення підлягає поверненню, на ньому робиться відповідна позначка або ставиться штамп. Відмітка про це робиться в журналі реєстрації вихідних документів в графі «Примітка».

Оформлення вихідних документів

Вихідні документи оформляються на бланку організації відповідно до ГОСТ Р 6.30-2003.12 і підписуються тими особами, посада яких вказана на бланку. Якщо лист підписує особа, яка тимчасово виконує обов`язки, реквізит «Підпис» повинен містити точне найменування його посади, наприклад «Виконуючий обов`язки керівника», і прізвище особи, яка поставила підпис на документі. Безпосередній виконавець і його робочий телефон вказується на звороті першого аркуша вихідного документа. Його підпис поряд з прізвищем повинна стояти на тому примірнику, який підшивається в папку з вихідною кореспонденцією.

Особливості формування в справи окремих категорій документів - дізнайтеся деталі в статті.

Оформлення вихідних документів має на увазі присвоєння вихідного номера. Номер вихідного документа залежить від того, чи є воно відповіддю на присланий раніше запит, або ж написано в ініціативному порядку. У першому випадку вихідним номером буде вхідний номер, отриманий при первинній реєстрації, у другому - самостійний номер, який присвоюється відповідно до затвердженої в компанії номенклатурою справ організації.

Журнал "Довідник секретаря та офіс-менеджера" - провідний щомісячний журнал по підвищенню кваліфікації для секретарів, помічників