Номенклатура справ організації в 2017 році

З даної статті ви дізнаєтеся:

• як скласти номенклатуру справ організації-
• номенклатуру справ комерційної організації-
• номенклатуру справ бюджетної організації-
• зразки номенклатури справ в 2017 році.

Складання номенклатури справ організації

наявність номенклатури справ є обов`язковим для кожної організації. Більш того, дана необхідність обумовлена великим практичним значенням номенклатури, яка допомагає у визначенні термінів зберігання документів, складу справи і т.д. Також за допомогою номенклатури стає можливим більш систематизоване архівне зберігання справ і подальша робота з ними. Однак не всі мають уявлення, як скласти номенклатуру справ організації (зразок наведено нижче), і чим керуватися при її оформленні. Давайте розберемося в цьому питанні.



Завантажити чистий бланк gt; gt; gt;

Номенклатура справ зразок

Як відомо, документи в справи повинні групуватися по одному виду (питання) і з однаковими термінами зберігання. У цьому питанні номенклатура справ являє собою своєрідний довідник, що класифікує склад справ і їх терміни зберігання.

Інакше кажучи, номенклатура справ містить перелік заголовків справ, складених в організації, і їх терміни зберігання. За допомогою номенклатури можна заздалегідь визначити, до якої справи буде ставитися той чи інший документ, що багато в чому спрощує подальше складання справ. Однак це не єдине практичне використання номенклатури. Її наявність в організації необхідно для різних цілей.

• Використовується для систематизації документів при складанні справ. При цьому мова йде не тільки про паперові документи, а й про електронних, які також можна систематизувати при організації електронного зберігання з допомогою номенклатури.
  
• Для проведення первинної експертизи цінності документів. При попередньому оформленні документів у справи за допомогою номенклатури справ відзначається його термін зберігання (відповідно до терміну, зазначеного в номенклатурі). Це багато в чому допомагає уникнути угруповання в справу документів з різними термінами зберігання, а, отже, спрощує і подальшу процедуру експертизи цінності документів.
  
• Є прикладом для складання реєстраційного номера документа. Так як номенклатура містить індекси всіх справ, то, за попередньою оцінкою, можна визначити, до якої справи буде ставитися той чи інший документ. Це означає, що при присвоєнні реєстраційного номера документа вже можна використовувати індекс справи, вказаний в номенклатурі.
  
• При вивченні структури організації виступає в якості довідкового матеріалу.
  
• Є основою для складання описів справ (постійного терміну зберігання та тимчасового не менше 10 років), а також є в діловодстві основним документом обліку.
  
• Застосовується в якості основного облікового документа для де з тимчасовим терміном зберігання (до 10 років включно).
  
• Може використовуватися для створення схеми картотеки для систематизації виконаних документів.

Як ви встигли помітити, номенклатура справ носить велике практичне значення і переоцінити її важливість просто неможливо. Саме цей документ є основою для правильного складання та оформлення справ та їх подальшого зберігання.

види номенклатури

Також необхідно розуміти, що номенклатура справ буває трьох видів:

1. типова;
2. приблизна;
3. індивідуальна.
4. зведена

Типова номенклатура

Є нормативним документом і визначає склад справ, оформлюваних в однотипних організаціях.

Орієнтовна номенклатура

Має рекомендаційний характер і необхідна для визначення приблизного складу справ і їх індексів в організаціях, на які вона поширюється.

Як правило, типова і приблизна номенклатура розробляються вищестоящими організаціями для своєї підвідомчій мережі. Це багато в чому допомагає створити упорядкований і однаковий процес складання та оформлення справ у всіх філіях.

індивідуальна номенклатура

Розробляється в кожній організації самостійно з урахуванням з приблизною і типовий номенклатур. При створенні індивідуальної номенклатури слід:

• перенести заголовки справ, зазначені в приблизною або типовий номенклатурі, які планується завести в даній конкретній організації з урахуванням її виду діяльності;
• перенести терміни зберігання справ (без змін), які також вказані в типовій або приблизною номенклатурі.

Зведена номенклатура

Зведена номенклатура справ організації (яка об`єднує номенклатури структурних підрозділів) складається на основі всіх номенклатур структурних підрозділів, які були попередньо затверджені архіваріусом або керівником архіву, а також відповідним керівником підрозділу.

Слід розуміти, що зведена номенклатура справ організації відображає всі справи, що заводяться в організації і терміни їх зберігання. Дана номенклатура повинна оформлятися на бланку організації і візуватися декількома співробітниками:

• керівником архіву (особою, відповідальною за архів);
• особою, відповідальною за діловодство в організації (найчастіше це секретар);
• експертною комісією організації;
• керівником організації.

склад документів

Складається номенклатура справ організації 2017 (зразок наведено нижче) з урахуванням складу і змісту документації, що утворюється в процесі здійснення діяльності організації. До таких документів належать:

• статут організації;
• статут або положення про структурні підрозділи;
• штатний розклад;
• номенклатура справ за минулий рік;
• описи справ постійного і тимчасового зберігання (понад 10 років);
• реєстраційні форми;
• типові та відомчі переліки із зазначенням термінів зберігання документів;
• типові і зразкові номенклатури справ.

Зразок номенклатури справ організації 2017

Завантажити чистий бланк gt; gt; gt;

Номенклатура справ оформляється у вигляді таблиці з п`ятьма стовпцями.

• Індекс справи.
• Заголовок.
• Кількість одиниць зберігання.
• Термін зберігання (номер статей за переліком).
• Примітка.

Стовпець «Примітка» необхідний для внесення відміток про перехідні, справах, про дату їхнього закладу, виділення до знищення, передачі в іншу організацію і т.д.

На замітку! Номенклатуру справ слід складати щороку в останньому кварталі і вводити в дію з початку нового календарного року.

Номенклатура справ комерційної організації

При розробці номенклатури справ необхідно враховувати, в якій організації вона розробляється. У тому випадку, якщо компанія є комерційною, не виступає джерелом комплектування державних і муніципальних архівів, а також не має в своєму капіталі частки, що належить державі (більше половини), то процедура складання номенклатури значно спрощується.

Номенклатури справ, складені в комерційних організаціях, не підлягають обов`язковому затвердженню державним або муніципальним архівом, а також не потребує узгодження кожні 5 років.

Номенклатура справ бюджетної організації

при складанні номенклатури справ в бюджетній організації необхідно керуватися нормативними документами державного або муніципального значення. Перед тим, як приступити до складання, необхідно перевірити наявність нормативних правових документів, виданих на рівні публічно-правового освіти (республіки, області, краю). При відсутності таких слід керуватися Положенням N 105 (в частині, що не суперечить актам, виданим пізніше), Правилами N 526.

Також слід пам`ятати, що номенклатура справ, складена в бюджетній установі, повинен узгоджуватися з експертною комісією державного (муніципального) архіву, джерелом комплектування якого є дане бюджетна установа. Більш того, номенклатура справ бюджетної організації підлягає обов`язковому погодженню з відповідним архівною установою не рідше ніж раз на 5 років.

Зразки номенклатури справ в 2017 році

Номенклатура справ організації зразок

Завантажити чистий бланк gt; gt; gt;

Завантажити чистий бланк gt; gt; gt;

Завантажити чистий бланк gt; gt; gt;

Читайте також:

• Номенклатура справ організації: цілі, функції, порядок розробки
• Чи потрібно складати протокол при кожній зміні номенклатури справ?
• Номенклатура справ організації: форма, структура, ведення та коригування