Положення про посадових інструкціях

З цієї статті ви дізнаєтеся:

• коли необхідна розробка Положення про посадових інструкціях-
• які процедурні питання необхідно прописати в Положенні про посадових інструкціях-
• які розділи містить Положення про посадових інструкціях.

Відео: Кадрове діловодство «Кадровик практик»

Поняття «посадова інструкція» в трудовому законодавстві не міститься, але в деяких випадках розробка і застосування такого документа в якості локального нормативного акта є нагальною потребою. І в цьому випадку необхідною стає і розробка такого локального нормативного акту, як Положення про посадових інструкціях, що регламентує порядок розробки, затвердження та використання посадових інструкцій в конкретній організації.

У яких випадках необхідна розробка положення про посадових інструкціях

Посадова інструкція - документ, що визначає і регламентує трудову функцію для кожної конкретної штатної позиції з урахуванням специфіки діяльності структурного підрозділу. Її призначення - визначення і розмежування обов`язків, передбачених конкретною посадою.

Коли компанія тільки починає свою діяльність і розвиток, коли йде становлення її організаційної структури, особливої необхідності в розробці та застосуванні посадових інструкцій немає, оскільки, як правило, штат ще невеликий і кожному з працюючих якийсь час доводиться, хоча б частково, поєднувати кілька функцій.

Але з плином часу у компанії, що пройшла етап становлення, в штаті якої з`явилися нові посади, які передбачають виконання конкретного функціоналу, з`являється і потреба в посадових інструкціях. Вони особливо необхідні тим підприємствам, які характеризуються стабільною організаційною структурою - установам державного або муніципального підпорядкування.

Інструкція з діловодства. нюанси оформлення

Природно, перш, ніж почати розробку посадових інструкцій, необхідно встановити єдині вимоги до змісту, оформлення, затвердження і введення в дію цих документів, які є, по суті, локальними нормативними актами, обов`язковими до виконання тими працівниками, кого вони безпосередньо стосуються. В якості такого регламенту, як правило, використовується Положення про посадових інструкціях.

Які процедурні питання має регламентувати Положення про посадових інструкціях

Цим документом повинна визначатися послідовність таких процедур, як розробка, погодження та затвердження посадових інструкцій. У ньому необхідно домовитися про те, хто буде безпосередніми розробниками посадових інструкцій - як показує практика, до цього питання може бути притягнутий і сам співробітник, і його безпосередній керівник. Що стосується змісту, в інструкції повинні повною мірою бути відображені типові обов`язки, права і відповідальність, адаптовані до конкретного робочого місця. У разі, коли Положенням як розробників будуть визначені не тільки юристи і кадровики, є гарантія, що документ буде реально працювати, а його виконання вже не буде викликати здивованих питань. До погодженням інструкцій краще залучити групу осіб, в тому числі кадровиків та юристів, які розуміють структуру, процеси та цілі організації, а також зможуть перевірити документ на відповідність чинному законодавству.

Інструкція з діловодства. Терміни, визначення та скорочення

Затвердження посадових інструкцій, як і будь-яких локальних нормативних актів - прерогатива керівника організації. Але якщо вона має велику чисельність штату та розгалужену структуру, в Положенні є сенс прописати пункт про те, що керівник компанії затверджує посадові інструкції тільки для управлінських позицій, а інструкції на лінійні позиції затверджуються керівниками підрозділів.

Крім цього, в Положення повинно встановлювати порядок введення інструкцій в дію і порядок ознайомлення працівників з відповідним наказом і змістом самих посадових інструкцій. У Положенні також можна домовитися про те, що посадові інструкції є додатками в трудовими договорами або угодами і те, що посилання на них повинна міститися в Правилах внутрішнього трудового розпорядку. Положенням також повинен визначатися порядок обліку і видачі співробітникам їх примірників інструкцій, а також порядок зберігання і внесення коригувань до цих документів.

Які розділи повинні бути включені до Положення про посадових інструкціях

У загальному випадку, до Положення про посадових інструкціях рекомендується включити такі розділи, як:

1. Загальні положення;
2. Вимоги до змісту посадової інструкції;
3. Порядок розроблення, погодження, затвердження і введення в дію посадової інструкції;
4. Заключні положення.

розділ загальні положення може містити визначення такого документа, як посадова інструкція, в ньому необхідно вказати мету його розробки, в тому числі:

• встановлення єдиних кваліфікаційних вимог до даної посади;
• визначення трудового функціоналу: вирішуються завдання, права і відповідальність працівника;
• розмежування і раціональний розподіл трудових обов`язків між співробітниками підрозділу;
• визначення і закріплення правового статусу даної посади в системі управління організацією;
• встановлення об`єктивних критеріїв оцінки діяльності працівника;
• визначення ступеня відповідальності за невиконання вимог посадової інструкції;
• зміцнення трудової дисципліни, підвищення відповідальності за результат роботи і ефективності працю.

В розділі загальні положення також слід встановити періодичність перегляду діючих на підприємстві посадових інструкцій, а також перерахувати причини, за якими може виникнути необхідність в коректуванні цих документів раніше намічених термінів. Крім цього, в даному розділі можна встановити терміни і порядок зберігання оригіналів посадових інструкцій.

Відео: 11_Заказать: Должн.інструкціі, Положення та др.документи

розділом Вимоги до змісту посадової інструкції повинні встановлюватися найменування розділів і до того, що повинно міститися в них. Типова посадова інструкція складається з таких розділів, як:

• Загальні положення;
• Посадові обов`язки;
• права;
• Відповідальність працівника.

При необхідності в документ можуть бути додатково включені, наприклад, такі розділи, як:

• Взаємовідносини і зв`язку за посадою;
• Критерії оцінки роботи.

У цей розділ необхідно включити пункт про те, що обов`язок по дотриманню вимог цієї посадової інструкції виникає у працівника тільки після підписання цього документа або після того, як з ним буде підписано додаткову угоду до трудового договору.

В розділі Порядок розроблення, погодження, затвердження і введення в дію посадової інструкції обумовлюються перераховані питання і встановлюються вимоги до оформлення посадових інструкцій. У ньому потрібно привести список документів, на підставі яких розробляються посадові інструкції на працівників підприємства і визначити перелік посадових осіб, відповідальних за їх розробку, а також тих, хто буде погоджувати і затверджувати посадові інструкції.

Відео: Знаходимо відповідь. Чи обов`язково застосовувати ЄКР і ЕТКС

Щоб виключити надалі спірні ситуації, необхідно включити в даний розділ регламент ознайомлення працівників з положеннями посадової інструкції, що описує цю процедуру як під час прийому на роботу, так і згодом, після внесення змін і доповнень до цих документів.

Посадова інструкція секретаря: оформляємо правильно

розділ Заключні положення може містити пункти, що регламентують внесення коригувань в інструкції, наприклад, пункт встановлює відповідальність керівників підрозділів за своєчасне внесення змін до посадових інструкцій і передачу їх в кадрову службу підприємства.

У цьому розділі також обговорюється з якого моменту посадові інструкції вважають вступили в дію і порядок передачі працівникові його примірника інструкції.

Останнім пунктом розділу слід встановити момент, з якого в силу вступає саме Положення про посадових інструкціях.