Систематизація та зберігання документів
Систематизація та зберігання документівУ новому розділі сайту "Систематизація та зберігання документів" ми зібрали для…
З цієї статті ви дізнаєтеся:
створення архіву - це комплекс заходів, мета яких - організувати зберігання офіційних документів, структурувати міститься в них інформацію, спростити їх пошук і повторне використання, дотримуючись при цьому вимоги законодавства. Навіть порівняно невелика організація має власну документальною базою. Щоб створити власний архів компанії необхідно:
Перше питання, з яким стикається організація, яка планує створення власного архівного сховища, - це вибір приміщення. Вимоги до приміщень архіву організації визначені «Основними правилами роботи архівів організацій». Це нормативно-методичний документ, схвалений рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2002.
Для того щоб вибрати оптимальний за розміром приміщення, в першу чергу, необхідно розрахувати ємність архіву. При цьому важливо враховувати обсяги наявної в компанії документації і темпи документообігу. Розмір приміщення повинен дозволяти раціонально розмістити як наявну, так і нову документацію. Таким чином, перша вимога до приміщення - його оптимальна місткість.
Для визначення оптимальних розмірів приміщення архіву можна використовувати номенклатуру справ компанії. У ній міститься перелік документів, які підлягають обов`язковому архівного зберігання. Вона дозволить підрахувати кількість заведених на рік справ, визначити їх категорії та обсяг.
«Правилами роботи архівів» пред`являють суворі вимоги до їх основних приміщень. В їх число входять:
Окремі приміщення можуть бути багатофункціональні за умови, що ділянки відокремлюються перегородками.
У приміщенні, відведеному під сховище, повинні бути створені оптимальні умови, що забезпечують збереження документації. Офіційне діловодство, як правило, використовує паперові носії, отже, основна вимога до приміщення архіву - його захищеність від пожежі.
Вимоги пожежної безпеки регламентуються діючими нормативними актами. Згідно з «Правилами роботи архівів», в сховищах заборонено застосовувати вогненебезпечні нагрівальні прилади. Існують певні вимоги до електропроводки: вона повинна бути прихованою. Рекомендується використовувати герметичні розетки, застосовувати гумову ізоляцію. Сховище необхідно оснастити засобами пожежогасіння.
Друге завдання щодо забезпечення збереження паперової документації - її захист від вологи. Сховище повинне розташовуватися далеко від систем водопостачання та каналізації. Крім того, необхідний постійний контроль рівня вологості. Архівна приміщення повинно добре провітрюватися. Якщо в приміщенні немає вікон, необхідно створити примусову вентиляцію, яка забезпечує 2-3-кратну циркуляцію повітря в годину. Одним з головних вимог до будівель та приміщень архіву є підтримка нормативної температури (17-19 ° С) і вологості (50-55%).
Для захисту сховища від небажаних вторгнень, його можна забезпечити охоронною сигналізацією. На вікна встановлюють металеві решітки, а двері захищають металевою облицюванням. Крім того, важливо передбачити можливість екстреної евакуації сховища на випадок форс-мажорних обставин.
Скачайте документи по темі:
Завдання будь-якого архіву - дбати про безпеку документальної бази та надати співробітникам компанії можливість швидкого пошуку. З метою систематизації документи, виходячи з їх змісту, об`єднують в справи. Основні категорії справ прописують в номенклатурі із зазначенням рекомендованого терміну зберігання.
Серед категорій офіційної документації можна виділити конфіденційні справи або справи, пов`язані з комерційною таємницею. Вимоги до приміщення архіву, призначеного для їх зберігання, включають дотримання особливого режиму безпеки.
Інша категорія - документи, необхідні для постійної оперативної роботи, наприклад, первинна документація. Її облік повинен бути максимально спрощений. Доцільно також полегшити доступ співробітників до цього відділу.
архівне зберігання, як правило, здійснюється в кілька етапів. Цикл життя документа може включати його зберігання в структурному підрозділі, напрямок в загальний архів компанії до закінчення терміну зберігання, передачу на державне зберігання або знищення відповідно до вимог законодавства.
Електронні документи можна виділити в окрему категорію офіційної документації. Для них зберігаються ті ж вимоги до приміщень архівів, що і для паперових документів, однак, додається ряд нових умов.
Для більш ефективного пошуку інформації в архіві використовуються довідники та бази даних, в яких представлена вторинна інформація про документальне масиві. Оптимальним способом пошуку і навігації по архіву є архівні каталоги. Весь масив офіційної документації групується з предметів, галузей і темам, а потім розташовується відповідно до вимог обраної класифікації.
До найбільш поширених видів каталогів архіву відносяться:
Існують і інші види архівних довідників: описи, покажчики, огляди. Переважний спосіб навігації вибирається з урахуванням таких факторів як склад і зміст документації, яка підлягає архівному зберіганню, вимогами пошуку, інтенсивністю використання одиниць архіву.
Організація зберігання архівних документів вимагає вирішення безлічі завдань. Одна з першочергових - вибір приміщення. При цьому недостатньо просто вибрати місце і перевезти туди документацію. Дотримання існуючих вимог до приміщень архіву компанії, способам його організації, методам обробки документів допоможе уникнути багатьох проблем. Порядок в документах - запорука безпеки компанії. Саме тому при формуванні архіву і виборі приміщення для нього важливо враховувати вимоги законодавства.
Положення про архів
Завантажити чистий бланк gt; gt; gt;
Завантажити заповнений зразок gt; gt; gt;
Читайте також:
Систематизація та зберігання документівУ новому розділі сайту "Систематизація та зберігання документів" ми зібрали для…
Відео: Локальні нормативні акти організаціїСистематизація та зберігання документів - Нормативні документиФЗ «Про…
У кожної організації, підприємства або установи, які здійснюють будь-якої вид діяльності, формується безліч документів…
Користь організації централізованого зберігання документів холдингу очевидна: це і економія коштів, і можливість…
Створення електронного архіву істотно полегшує роботу секретаря, що стосується пошуку потрібних документів і…
Багато компаній, що крокують в ногу з часом, вже давно оцінили зручності та переваги використання електронних…
Одним з найважливіших етапів в житті будь-якого документа є архівне зберігання. Однак неможливо підійти до цього етапу,…
Багато організацій стикаються з великою кількістю труднощів і помилок при організації архіву документів. Тому…
Діяльність будь-якої організації пов`язана з великою кількістю різних документів. І чим більше компанія, тим більше і…
Кожна організація повинна подбати про збереження документів протягом усього терміну їх зберігання. Найнадійнішим…
Відео: Пересувні архівні стелажі | kiit.ru | Купити стелажі пересувні для архіву і офісуАрхівне зберігання документів в…
Кожна організація повинна організувати збереження і доступність документів протягом усього терміну їх зберігання. Саме…
Архів має дуже важливе значення в організації, яка належним чином піклується про збереження документів. Саме в архіві…
Важливість архівної справи для нашого суспільства важко переоцінити. Грамотне зберігання документів допомагає знаходити…
Кожна організація повинна щорічно здавати на зберігання справи, що складаються з завершених документів. Це необхідно…
Архівне зберігання документів в 2017 році має бути організовано в кожній компанії для забезпечення доступу і збереження…
Для організації належної роботи з документами організації необхідно не тільки знати правила оформлення ділових паперів…
Відео: 16 Архівне зберігання - номенклатура справЗберігання документів в організації буває двох видів: оперативне і…
Відео: Популярні відео - Експертиза та ДокументЗ необхідністю знищення документів з простроченим терміном стикається…
Відео: Первинні документи: як обгрунтувати витрати і не втратити відрахування?Різні види первинної документації є…
Інструкція з підготовки і передачі справ в архів організації відноситься до найважливіших локальних нормативних актів…