Ділова переписка

Офіційна ділове листування ведеться за особливими правилами і стандартам. Дізнайтеся, яким повинен бути мова ділового листування в 2016 році, які особливості ділового листування слід враховувати при складанні офіційного листа клієнта або партнера компанії, які правила ділового листування ні в якому разі не можна порушувати, а також як здійснюється електронна ділова переписка.

З цієї статті ви дізнаєтеся:

Читайте по темі в електронному журналі

Наскільки важливо вести кількісний облік листів одержуваних документів?
Аудит діловодства: коли вигідно залучати аудиторську фірму
Контроль виконання документів

в чиї обов`язки входить ведення ділової перепіскі-
якими особливостями характеризується мову ділової перепіскі-
як відбувається організація ділового листування в 2016 році-
які правила ділового листування не варто нарушать-
як ведеться електронна ділова переписка в 2016 році-
що представляє собою етикет ділового листування.

Відео: Ділове листування

Ділове листування - один з основних каналів презентації компанії: спілкуючись з клієнтами, партнерами і представниками офіційних інстанцій, слід дотримуватися певних правил етикету, незнання яких може нашкодити вашому іміджу. Але і позитивні сторони ділового листування недооцінювати не варто: поряд з переговорами, нарадами і діловими бесідами вона може стати гарною підмогою в бізнесі, допоможе завоювати довіру потенційних замовників і зміцнити партнерські відносини. Правильне оформлення ділового листування в 2016 році передбачає точність формулювань, відхід від зайвої емоційності і грамотність аргументації.

Листування з зарубіжними партнерами: обговорення питань отримання запрошення для оформлення візи

Організація ділового листування

Як правило, в 2016 році ведення ділової переписки доручається секретарям, діловод і менеджерам по роботі з клієнтами та партнерами. Співробітник, що займається складанням і відправкою ділових листів, повинен розуміти, що власноруч формує імідж компанії, і дотримуватися основних правил офіційного листування:

для зовнішньої переписки використовувати паперові бланки і шаблони електронних листів, оформлення у фірмовому стилі;
в кожному листі вказувати реквізити компанії, а при необхідності - особисті дані (ПІБ, посада);
дотримуватися офіційно-ділового стилю спілкування;
прагнути до смислової точності і уникати непотрібних емоцій;
демонструвати повагу до адресата.

Організація ділового листування при вкрай обмеженому штаті - не найпростіше завдання, але на сьогоднішній день у керівників є вибір: доручити складання ділової кореспонденції своїм підлеглим або звернутися до виконавця з боку. Багато компаній надають послугу оформлення офіційних листів, вартість якої залежить від виду документа, а також розробляють готові шаблони для подальшого використання замовником. В цьому випадку ви за помірну плату отримуєте готові зразки ділових листів на всі випадки життя, складені фахівцями, які досконало освоїли особливості ділового листування і не допускають помилок при оформленні офіційних документів.

Важливо: вчимося правильно оформляти листи інформаційного характеру

Правила ділового листування

Існує етикет ділового листування, норми якого порушувати не варто, якщо ви хочете зробити на адресата листи гарне враження і викликати у нього бажання співпрацювати з вашою організацією в подальшому. Якщо мова йде про листи, отриманих по електронній пошті, бажано відповідати на них відразу ж після прочитання - благо, сучасні технічні можливості сприяють оперативності обробки кореспонденції.

Коли з об`єктивних причин швидку відповідь неможливий (наприклад, для аргументованого викладу суті справи потрібно запитати додаткову інформацію), намагайтеся відповідати протягом 3-4 годин, або, в крайньому випадку, до кінця робочого дня. Якщо протягом дня не вдалося отримати потрібні відомості, не залишайте звернення без відповіді: досить написати хоча б коротке повідомлення про те, що лист ви отримали і постараєтеся відповісти на нього найближчим часом. Не давайте діловим листам і офіційним зверненням накопичуватися без відповіді. Зволікати зі зворотним зв`язком при отриманні звичайного, «паперового» листи також не варто, особливо якщо його доставили кур`єром в конверті з позначкою «Терміново» або «Важливо».

Листування, що супроводжує зустрічі і встановлення контактів на виставках

Не варто ігнорувати і інші ключові правила ділового листування: використовуйте персональне звернення, яке демонструє увагу до особистості адресата і відображає індивідуальну спрямованість листи, і висловлюйте вдячність за інтерес до організації або її проектам. Можна використовувати фрази «Спасибі за Ваш лист», «Дякуємо за проявлений інтерес», «Спасибі, що вибрали нас» і т. Д. Щоб подальший співпраця була плідною і комфортним для всіх сторін-учасниць, налаштовуйте адресата на продовження спілкування. Фрази «Охоче відповім на Ваші питання», «Будемо раді співпраці», «З повагою і надією на плідну співпрацю» задають правильний тон і допомагають налагодити конструктивний діалог.

Обов`язково забезпечуйте лист підписом і блоком контактної інформації (це можуть бути персональні дані відправника, такі як ім`я, прізвище та посаду, номер робочого телефону і інші координати). Якщо ви використовуєте електронну пошту, збережіть блок контактної інформації в автоматичних налаштуваннях поштової скриньки, це прискорить процес оформлення листів.

Візовий збір: правила оформлення і порядок роботи з документом з точки зору експерта

Мова ділового листування

Офіційна ділове листування в 2016 році передбачає повагу до особистого часу адресата, тому формулювання повинні бути лаконічними. Представлятися і нагадувати обставини справи, що послужив приводом для діалогу, варто тільки в першому листі, в подальшій кореспонденції рекомендується відразу звертатися до суті питання. Тон вибирайте нейтральний, без фамільярності, зайвих емоцій і витіюватих обертів. Використовувати фрази етикетної характеру - можна і потрібно, наповнювати діловий лист численними подробицями, що не мають відношення до справи - строго протипоказано.

Досить часто ділове листування ведеться з використанням шаблонних фраз, відточених поколіннями діловодів, що вважається нормою, в той час як вживання жаргонізмів, вигуків і зменшувально-пестливих суфіксів знаходиться під забороною. Мова ділового листування не вимагає відмови від вступних конструкцій, що дозволяють зробити лист менш сухим і категоричним, але тон листа завжди повинен залишатися поважних, навіть якщо доводиться відповідати на звернення агресивного або викликає характеру.

Дізнайтеся, як швидко і бездоганно оформляти листи-прохання і запити

Відео: Комерційна ділове листування. Фліртуємо до оплати

Електронна ділове листування

В даний час левова частка ділових листів і офіційних запитів відправляється в електронному вигляді. Правила складання електронного листа багато в чому ідентичні порядку, якого прийнято дотримуватися при оформленні паперових листів, за винятком деяких нюансів.

По-перше, при розсилці електронного доступу до Ваших декільком адресатам потрібно правильно оформити поле «Кому»: не можна перераховувати через кому десятки адресатів, особливо якщо це незнайомі один одному люди, які не мають уявлення про те, що вони задіяні в рамках одного проекту. Щоб уникнути зайвих пояснень, краще оформити розсилку на своє ім`я, а імена інших адресатів вказати в полі «Прихована копія». По-друге, звертайте увагу на розмір і назва вкладень при відправці листа. Оптимальний розмір - до 3 МБ, а заголовок повинен бути зрозумілим адресату і передавати суть матеріалу, який знаходиться у вкладеному файлі.

Листування з зарубіжними партнерами по організації зустрічей і переговорів

Якщо є можливість, використовуйте цитування бесід (так адресат швидше зрозуміє, про що йде мова) і вказуйте в заголовку тему звернення. Електронна ділове листування не сприймає «кричущих» заголовків, тому краще обмежитися парою нейтральних слів, яких буде достатньо для ідентифікації листи.