Система документообігу

Зі статті ви дізнаєтесь:

• Як працює система документообігу організації-
• Які принципи повинні бути реалізовані в системі управління документооборотом-
• Що включає в себе інформаційна система документооборота-
• Який функціонал автоматизованих систем документооборота-
• Що дасть організації впровадження автоматизованої системи документообігу.

Управління системою документообігу на підприємстві забезпечує облік усіх видів ділових документів і контроль їх виконання від моменту створення до передачі в архів. Але однотипні технологічні процеси, характерні для системи документообігу, дозволяють автоматизувати його і домогтися, тим самим, не тільки підвищення керованості цієї системи, але і підвищення продуктивності праці.

система документообігу організації

Система документообігу підприємства - складова частина системи діловодства та системи управління. Це комплекс заходів, що забезпечують відстеження маршруту кожного ділового документа від моменту його створення (отримання) до моменту виконання або відправлення.

Як організувати холдинговий документообіг

Облік документообігу підприємства ведеться за трьома документопотокам - хто входить, що виходить і внутрішнього. Тому система документообігу в 2016 році повинна охоплювати всі види документації, що супроводжує виробничу та соціальну діяльність компанії. Щоб ця система працювала ефективно і могла забезпечити контроль проходження кожного документа і своєчасність його виконання, при її розробці і впровадженні повинні бути дотримані наступні основні принципи:

• одноразова реєстрація кожного документа, що гарантує унікальність реєстраційного номера, що присвоюється відповідно до номенклатури справ, яка затверджується на підприємстві щорічно;
• єдиний канал надходження всіх вхідних документів;
• мінімізація числа виконавців і інстанцій, які проходить кожен документ, з урахуванням рівня компетенції виконавців і дійсної виробничої необхідності;
• оптимізація документопотоков, що виключає або мінімізує кількість повернень документів;
• використання єдиної технології реєстрації, обробки і виконання документів;
• контроль над дотриманням встановлених термінів виконання документа в кожному пункті маршруту його руху.

Технологія роботи з документами. документообіг

Системи управління документообігом

Систематизація руху документопотоков, заснована на перерахованих вище принципах, робить систему документообігу підприємства в 2016 році в надзвичайно контрольованою і керованою. Це необхідна умова ефективної діяльності організації, що забезпечує зворотний зв`язок, оперативний обмін внутрішніми і зовнішніми інформаційними потоками, своєчасну трансляцію управлінських рішень від керівництва підприємства до кожного робочого місця.

Система управління документообігом кожної організації розробляється з урахуванням специфіки її виробничої діяльності, рівня підпорядкованості, структури, чисельності штату і обсягівреєстрованих документів. В системі управління документообігом задіяні всі структурні підрозділи компанії. Залежно від обсягів документопотока, відповідальність за функціонування системи документообігу в 2016 році може бути покладена на окремий підрозділ (канцелярію, відділ документообігу) або ж на якесь одне або кілька відповідальних осіб. У невеликій компанії з обмеженою кількістю документального фонду документообігом може займатися секретар або хтось із співробітників, для якого цей обов`язок буде покладено додатково наказом керівника.

Інформаційна система документообігу

Інформація про документ, що реєструється в системі документообігу, повинна не тільки дозволяти його однозначну ідентифікацію, але і містити інші додаткові відомості - реквізити. Унікальний реєстраційний номер документа дозволяє не тільки ідентифікувати його в системі документообігу підприємства, а й містить інформацію про те, до якого типу належить документ (вхідний, вихідний, внутрішній, організаційно-розпорядчий), але і про його цільової приналежності відповідно до номенклатури справ. Реєструються в системі, як правило, тільки ті документи, які вимагають виконання і відповіді.

Система електронного документообігу

Крім того, інформаційна система документообігу містить відомості про життєвий цикл кожного зареєстрованого документа, його статус та історії подій. Залежно від його виду, це можуть бути відомості про те:

Відео: Лістоход - Проста система електронного документообігу

• коли і ким був створений або надіслано документ;
• кому відправлений на виконання;
• ким і коли він рецензувався і виправлявся;
• хто і коли погоджував і стверджував документ;
• коли і ким був відправлений відповідь.

Інформація про документ є управлінською, тому відомості повинні бути максимально повними, оперативними, достовірними, точними, адресними і доступними для людського сприйняття.

Інструкція з діловодства. нюанси оформлення

Автоматизовані системи документообігу

Як видно і вищесказаного, система документообігу підприємства передбачає систематичне виконання рутинних операцій з використанням одних і тих же технологій і алгоритмів. Все це дозволяє автоматизувати не тільки окремі процедури, але і весь процес, мінімізуючи вплив людського фактора. На сьогоднішній день існує безліч автоматизованих систем електронного документообігу (СЕД), що розрізняються як по функціоналу, так і за вартістю.

Мультиплатформенна система електронного документообігу

У сучасних системах автоматизації документообігу, як правило, реалізований облік і контроль документів від моменту отримання або створення до моменту відправки або передачі в архів. Вони забезпечують:

Відео: Система документообігу на Alfresco

• реєстрацію та облік;
• аудит документації;
• контроль пересування по виконавцям і согласующим;
• контроль дотримання термінів виконання і узгодження;
• виконання необхідних бізнес-операцій, передбачених виконанням документа;
• зберігання документів в електронному архіві.

Крім цього, система автоматизації документообігу дозволяє забезпечити єдиний інформаційний полі підприємства за рахунок встановлення зв`язків між документамі- прикріпити до будь-якого документу файли, що пояснюють або доповнюють його зміст-реалізувати пошук документа, як по його реєстраційним номером, так і за змістом, типом і виду.

Впровадження системи автоматизірованного документообігу на підприємстві

В ідеалі, система автоматизації документообігу в 2016 році повинна бути впроваджена на будь-якому підприємстві, незалежно від його чисельності та обсягів документопотока. Якщо підприємство невелике і кількість оброблюваних документів невелика, має сенс придбати недорогу СЕД, в якій реалізовані основні функції системи документообігу, розраховану на обробку та зберігання обмеженого обсягу інформації.

CRM-системи і робота з документами

Перед тим, як почати заходи щодо впровадження системи документообігу, слід відповісти на питання, які результати очікуються від впровадження СЕД, який запланований економічний ефект і як скоро окупляться фінансові витрати. Але в будь-якому випадку автоматизація системи документообігу підприємства дозволить отримати такі переваги, як:

• скорочення витрат паперу;
• скорочення часу обробки і пошуку документів;
• підвищення керованості організаційними і бізнес-процесами;
• розширення інформаційного поля і підвищення якості виконання дисципліни;
• розмежування доступу до інформації, що містить комерційну або службову таємниці;
• підвищення виконавської дисципліни та, як наслідок, продуктивності праці.

• Посадова інструкція бухгалтера (бланк) .doc
• Посадова інструкція головного бухгалтера (бланк) .doc
• Положення про преміювання (бланк) .doc