Документи діловодства

З цієї статті ви дізнаєтеся:

• які функції виконують документи делопроізводства-
• якими бувають види документів делопроізводства-
• в яких умовах має здійснюватися зберігання документів делопроізводства-
• що представляють собою основні документи діловодства в 2016 році-
• як формується система документів делопроізводства-
• навіщо потрібна реєстрація документів делопроізводства-
• з якою метою вводиться контроль документів делопроізводства-
• як відбувається виконання документів діловодства в 2016 році.

Діловодство як процес нерозривно пов`язане з обробкою документів. Перший етап діловодства - створення документів, наступні етапи - документообіг і зберігання. Організація роботи з документами і документування управлінської діяльності повинні здійснюватися відповідно до положень ГОСТ Р 6.30-2003 ( «Уніфіковані системи документації. Вимоги до оформлення документів»).

Інструкція з діловодства. нюанси оформлення

Види документів діловодства

Склад усіх організаційно-розпорядчих документів визначається відповідно до ОКУД (загальноросійським класифікатором управлінської документації). Залежно від використовуваної класифікації виділяють різні види документів діловодства. У 2016 році документи діловодства нерідко групуються і зберігаються відповідно до відбиваними видами діяльності: за функціями управління (документи, що складаються працівниками бухгалтерії, відділу планування та інших функціональних підрозділів) і по загальних і адміністративних питань. Також офіційна документація класифікується за:

• способу фіксації інформації (машинописні, рукописні, друкарські документи);
• найменувань (графіки, службові листи, накази (розпорядження), анкети);
• місцем складання (входить, що виходить, внутрішня);
• ступенем гласності та доступності (секретні, цілком таємні, відкриті, призначені для службового користування документи діловодства);
• термінами виконання або зберігання;
• ступеня обов`язковості (інформаційна, директивна);
• ступеня уніфікації (типові, зразкові, індивідуальні документи).

Зберігання документів діловодства

Поточне зберігання справ, що вважаються заведеними з моменту включення в них першого виконаного документа, вимагає безпечних умов: зазвичай папки з документами розміщують в сейфах, які замикаються шафах або спеціальних картотеках в приміщеннях з обмеженим доступом. Порядок розміщення папок повинен збігатися з прийнятою в організації номенклатурою справ, щоб полегшити пошук потрібної інформації. Для деяких категорій справ (як правило, підлягають зберіганню протягом 10 років і більше) складається внутрішній опис документів. Такі документи після завершення виконання систематизуються і передаються на архівне зберігання.

Терміни, протягом яких має здійснюватися зберігання документів діловодства, в 2016 році визначаються «Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів їх зберігання», затвердженим наказом Мінкультури РФ від 25.08.2010г . №558. Для акціонерних товариств терміни зберігання документів встановлюються «Положенням про порядок і строки зберігання документів акціонерних товариств», затвердженим постановою ФКЦБ РФ від 16.07.2003г. №03-33 / пс.

коли кадровий документообіг може стати електронним, читайте в журналі «Секретаріат»

Основні документи діловодства

У 2016 році основні документи діловодства - це, перш за все, організаційно-розпорядча документація підприємства (як правило, досить велика - локальні нормативні акти, накази і розпорядження, посадові інструкції), а також документи з особового складу: трудові договори, особові картки, трудові книжки, рахунки по зарплаті. Не менш важливу роль відіграють фінансово-бухгалтерські документи - річні звіти, касові книги, акти ревізій і інвентаризацій і т. Д. Крім того, в процесі діяльності будь-якої організації утворюється значна кількість документів інформаційного характеру: листів, актів, доповідних і пояснювальних записок, протоколів .

Інструкція з діловодства. Оформляємо документи правильно

Система документів діловодства

Щоб управлінський апарат працював безперебійно, і всі поточні питання вирішувалися швидко і якісно, потрібно продумана система документів діловодства. Для цього оформлені документи групуються в справи (тим самим процес пошуку потрібної інформації істотно спрощується), а справи класифікуються і розподіляються відповідно до прийнятої в організації номенклатури.

Крім того, останнім часом набули широкого поширення системи автоматизації документообігу. Електронний документообіг - єдиний автоматизований розрахований на багато користувачів механізм, що дозволяє обробляти представлені в електронному вигляді документи - реалізує концепцію «безпаперового документообігу» і передбачає розвинену систему звітності та контролю за виконанням документів.

Яку роль відіграють документи в роботі секретаря, і що являє собою традиційне діловодство, розповідає експерт

Реєстрація документів діловодства

Реєстрація документів діловодства дозволяє в подальшому швидко знаходити необхідну інформацію, отже, сприяє оперативному вирішенню численних управлінських завдань. Всі документи, що проходять через установу, повинні піддаватися обліку відразу ж після первинної обробки, не реєструються тільки документи, отримані для інформативних цілей і не вимагають ні подальшого виконання, ні відповіді (рекламні листи, вітальні телеграми, запрошення на семінари і т.д.).

Перші етапи діловодства в організації

У процесі реєстрації кожен документ отримує реєстраційний номер відповідно до прийнятої в організації системою обліку. Внутрішні документи реєструються в день затвердження, вхідні та вихідні - в день надходження або відправлення відповідно. Співробітник, в посадові обов`язки якого входить реєстрація документів діловодства (зазвичай цим займається секретар або працівник канцелярії), веде роздільні реєстраційні форми для внутрішніх, вихідних і вхідних документів. Розроблена організацією форма може мати свою специфіку, але в більшості випадків в ній вказуються такі види відомостей:

• дата отримання, затвердження, відправлення;
• автор (кореспондент);
• вхідний чи вихідний реєстраційний номер;
• Заголовок;
• резолюція;
• виконавець і термін виконання;
• хід виконання та номер справи, в яке поміщається документ.

Дані в реєстраційній формі можна доповнювати або частково змінювати, наприклад, вказувати кількість листів, відомості про наявність і кількість додатків, і не тільки.

Дізнайтеся, як відбувається внутрішнє погодження документів з посадовими особами організації

Контроль документів діловодства

Ретельний контроль документів діловодства в 2016 році дозволяє забезпечити їх своєчасне виконання та передачу на зберігання. Посадова особа, що контролює виконання документів діловодства, фіксує всі поставлені на контроль документи, вносить дані про передачу документа від одного виконавця до іншого в реєстраційну форму, стежить за дотриманням термінів виконання, інформує керівництво організації про хід робіт, пов`язаних з конкретним документом, а також при необхідності складає аналітичні довідки за підсумками процедури. Конкретні терміни виконання документів встановлюються нормативно-правовими актами, локальними організаційно-розпорядчими документами або резолюціями.

• Журнал обліку вихідної кореспонденції (бланк) .doc
• Журнал обліку вхідної кореспонденції (бланк) .doc
• Номенклатура справ організації (бланк) .xls