Договори

Зі статті ви дізнаєтесь:

• яке місце займають договори в діловодстві організації-
• в якій формі можуть укладатися договори-
• що відноситься до реквізитів договорів-
• в якому порядку проводиться візування і підписання договорів.

Відео: Україна розірве договори оренди з посольством Росії

Як правило, взаємодія організації з іншими юридичними та фізичними особами здійснюється за допомогою оформлення договорів різного виду: оренди, виконання робіт, купівлі-продажу тощо. Але всі договори, як правило, мають загальну структуру і вимоги до їх оформлення єдині. У статті розповідається про те, які бувають форми договорів, що відноситься до реквізитів договору, як проводиться візування і підписання договорів.

Договори в діловодстві організації

Визначення цього документа наведено в ст.420 Цивільного кодексу Російської Федерації (ГК РФ). Договір - документ, що підтверджує права і обов`язки сторін договору, угоди. Воно може стосуватися встановлення, зміни або припинення цих прав і обов`язків або підтверджувати виконання прийнятих зобов`язань по відношенню до інших учасників. Сторонами договору можуть бути як окремі громадяни, фізичні та юридичні особи, так і тільки організації.

Посадова інструкція секретаря: оформляємо правильно

Договори в діловодстві організації є одними з найбільш важливих документів. З їх допомогою реалізуються юридичні та інформаційні зв`язки між партнерами, що не перебувають у підпорядкуванні один у одного. Це документи, що мають юридичну силу і значимість, тому особливо важливо дотримуватися правила їх складання та оформлення. Грамотно складений договір гарантує не тільки досягнення мети угоди в плановані терміни, але і ефективну юридичний захист прав і інтересів кожного його боку.

Існує безліч різновидів, але структура цього документа зазвичай включає в себе:

• преамбулу (вступну частину);
• основну частину, в якій дається опис предмета договору, обумовлюються права та обов`язки кожної зі сторін;
• перелік основних (істотних) і додаткових умов;
• Заключні положення.

Компанія може використовувати шаблонні форми при укладанні договорів різного виду, але багато організацій розробляють власні типові форми з урахуванням специфіки своєї діяльності. Будь-які договори в діловодстві організації повинні містити наступну інформацію:

• Назва документу;
• місце і дату його підписання;
• повне найменування сторін із зазначенням посади імені, по батькові та прізвища;
• предмет;
• основні і додаткові умови укладання відповідної угоди;
• терміни початку і закінчення робіт за договором або ж період його дії;
• вартість робіт і порядок, в якому будуть здійснюватися розрахунки по ньому;
• терміни і порядок здачі-приймання робіт;
• відповідальність кожної зі сторін;
• гарантії, страхування, можливі ризики і випадки форс-мажору;
• юридичні адреси та повні реквізити (включаючи банківські) кожного боку.

Інструкція з діловодства. Оформляємо документи правильно

Часто підприємства встановлюють порядок підготовки, узгодження і підписання договорів локальним нормативним актом - становищем, розпорядженням і т.д.

форми договорів

Відповідно до ГК РФ договір може бути укладений в одній з двох форм: письмовій або усній. Тобто в тому випадку, коли законом прямо не встановлюється обов`язкова письмова форма, допускається його укладення в усній формі. У разі спору господарюючих суб`єктів докази, які підтверджують наміри сторін можуть бути рахунки, накладні та інші відвантажувальні документи, рахунки-фактури та ін.

Як правило, угоди, в яких хоча б одним учасником є юридична особа, відбуваються у вигляді договорів, укладених у простій письмовій формі, що не вимагає нотаріального посвідчення. При цьому сторони можуть перебувати в різних містах і обмінюватися підписаними документами, використовуючи будь-який вид зв`язку, що дозволяє бути впевненим в тому, що договір виходить від однієї зі сторін, що беруть участь в його укладенні.

реквізити договорів

Як і будь-який юридично значущий документ, договір повинен мати обов`язкові реквізити, до яких відносяться найменування та номер документа, місце і дата підписання, повні реквізити і найменування кожного з учасників. Якщо однією зі сторін є фізична особа, в документ повинні бути включені такі його реквізити, як паспортні дані, адреса постійної реєстрації. При укладанні договору з індивідуальним підприємцем, важливо вказати це і дати реквізити його свідоцтва про реєстрацію, привести ІПН, ОГРН ІП. У преамбулі також повинні міститися відомості про реквізити документа, на підставі якого діють і мають право підписувати договір його учасники.

Друку юридичних осіб, якими скріплюється договір, також відноситься до числа реквізитів. Але ці реквізити вважаються додатковими і потрібні тільки в тому випадку, коли ця умова прописана в законі чи іншому правовому документі. Оскільки реквізити мають правове значення, змінювати їх можна тільки в двосторонньому порядку, за додатковою угодою відповідно до вимог п.1 ст.452 ГК РФ.

візування договорів

Не слід плутати поняття «підписувати» і «візувати». Візування договору експертом або іншим компетентним проводиться в тому випадку, коли необхідно узгодити змістовну частину цього документа, перевірити його на відповідність, наприклад, юридичним нормам або технічним параметрам. Підпис цієї особи називається «віза», вона також може означати, що дана посадова особа ознайомилося з вмістом. Візування проводиться до того, як цей документ буде підписаний сторонами.

Підпис внутрішнього або зовнішнього експерта підтверджує відповідність змісту необхідним вимогам, оскільки особа, яка має право підписання договорів від імені юридичної особи, може й не мати якимись спеціальними знаннями, щоб судити самостійно про це відповідно. «Поставити візу» означає поставити особистий підпис, дати її розшифровку із зазначенням посади та звання, вказати дату проставлення підпису. Для проставлення узгоджувальних та ознайомчих віз, якщо їх багато, може бути передбачений окремий лист погодження або ж вони можуть бути проставлені на зворотному боці останнього аркуша. Якщо для візування передбачена одна або дві підписи, вони можуть бути проставлені на останньому аркуші документа, нижче реквізиту «Підпис». Візування договору не означає, що він укладений.

підписання договорів

Відповідно до п.1 ст.53 ГК РФ, юридичні особи можуть придбати цивільні права і прийняти на себе цивільні обов`язки через свої представницькі органи, дії яких регламентуються законом, іншими правовими актами та установчими документами. Іншими словами, діяти від імені юридичної особи, в тому числі, підписувати договори, має право той орган юридичної особи, яким такі повноваження надані. Як правило, одноосібним виконавчим органом, який має право діяти від імені юридичної особи без довіреності, є його керівник (начальник, директор, генеральний директор).

Як правильно узгоджувати документи?

Реквізит «Підпис» заповнюється відповідно до правил, що встановлюються ГОСТ Р 6.30-2003 №65-ст. В цей реквізит входить найменування посади особи, уповноваженої на підписання договору. Оскільки договір оформляється не на фірмовому бланку, необхідно вказувати повне найменування посади (з найменуванням юридичної особи). Після цього проставляється особистий підпис і його розшифрування. Якщо від імені юридичної особи підписання здійснюється кількома юридичними особами, їх підписи мають стояти по старшинству, відповідно до займаних посад.

• Шаблон трудового договору (бланк) .doc
• Колективний договір (фрагмент). Порядок виплати співробітникам грошових компенсацій на харчування (бланк) .doc
• Договір на оплату навчання співробітника (бланк) .doc