Застосування гост р 6.30-2003

ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації ...» носить рекомендаційний характер і може застосовуватися з метою регламентації порядку оформлення документів на кожному конкретному підприємстві або не застосовуватись зовсім. Чи правильно я розумію, що будь-яка приватна комерційна структура цілком може відмовитися від застосування ГОСТу? В такому випадку, чим співробітники даної організації буде керуватися при підготовці документів: локальним нормативним актом, який розробляється в рамках компанії абсолютно довільно з урахуванням тільки специфіки підприємства? Цілком закономірне ще й таке питання: чи будуть документи, створені без врахування рекомендацій ГОСТу, при виході за межі підприємства мати юридичну силу? Що буде служити підставою для цього? Керівник служби ДОУ, м.Санкт-Петербург

Відповідно до закону про технічне регулювання, стандарти (не плутати з технічними регламентами!) Організаціями всіх форм власності застосовуються на добровільній основі. Винятком може бути ситуація, коли вимога про обов`язкове дотримання положень конкретного стандарту включено в поширюється на організацію закон або нормативний документ, встановлено внутрішнім нормативним документом самої організації або входить в число її контрактних зобов`язань.

Тому будь-яка організація має право не використовувати ГОСТ Р 6.30 - 2003 або ж використовувати його вибірково. У тих же випадках, коли положення цього ГОСТу розходяться з вимогами чинних законів і нормативних актів, організація зобов`язана слідувати саме вимогам законодавства, а не ГОСТу.

При підготовці документів співробітники будь-якої організації зобов`язані в першу чергу дотримуватися вимог федеральних і регіональних законів, нормативних актів, внутрішніх нормативних документів організації, а також контрактні зобов`язання. Документи, що задовольняють перерахованим вимогам, будуть мати юридичну силу незалежно від того, чи дотримані в них положення ГОСТу чи ні, на підставі законодавства РФ.

Стандарти та інші методичні документи, - якщо їм описаним вище способом не надано нормативний характер - можуть застосовуватися лише в тій мірі, в якій вони не суперечать нормативній базі.

Застосування ГОСТ Р 6.30-2003Як приклад приведу оформлення контрактів - недотримання вимог Цивільного Кодексу РФ може мати для організації тяжкі наслідки, в той час, як недотримання переважної більшості вимог ГОСТ Р 6.30-2003 взагалі ніяких наслідків за собою не спричинить.

Нумерація описів для передачі в архів

До нас в організацію надійшов лист від державного архіву (у нас укладено договір про співпрацю) в якому зазначено, що ми повинні провести відбір, опис особистих справ і особистих карток звільнених працівників за 1955-2008 рр. і за описом № 3 передати їх в архів. При цьому у нас вже описані документи постійного зберігання та з особового складу по 2008 р включно і документи по 2003 р передані в архів. Чому це вимога з`явилося зараз? Ми завжди становили лише опис № 1 і № 2.

Перш за все, я б рекомендувала поставити це питання співробітникам архіву. Правила складання описів, які були розроблені ще в СРСР, будь-яких конкретних вимог до їх номерами не висували.

Основні правила роботи відомчих архівів (затв. Наказом Головархіву СРСР від 05.09.1985 № 263)

Відео: Відбиток печатки. Реквізити документів. ГОСТ Р 6.30-2003 - Олена А. Пономарьова

7.1. Складання та оформлення річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання.

Складання річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання.

7.1.7. Заголовки справ, включені в річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання, нумеруються у валовому порядку доти, поки їх число не досягне будь чотиризначною цифри (1000, 3000, 9999) або до передачі документів, включених в опис, в державний архів, після чого річний розділ вважається закінченим описом справ фонду (див. підрозділ 7.2), при цьому кількість заголовків справ, що включаються в закінчену опис, узгоджується з відповідним державним архівом.

Можна припустити, що в вашому випадку архів використовує нумерацію описів як засіб для поділу документів за видами та строками зберігання. Мені вдалося відшукати лише кілька нормативних документів, що описують принципи такого поділу. Ось один з них:

Наказ Адміністрації Ленінського району м Пензи від 20.10.2009 № 157 "Про затвердження Положення про архів Адміністрації району"




В архів надходять:

2.1. закінчені діловодством документи постійного і тимчасового (понад 10 років) терміну зберігання, документи з особового складу, що утворилися в результаті діяльності Адміністрації району - опис № 2;

2.2. опису, історичні довідки, збірники наказів Глави адміністрації району, протоколи засідань колегії Адміністрації району, документи справ постійного зберігання відділів Адміністрації району - опис № 1;

2.3. справи щодо виборів - опис № 3.

Як бачимо, номер опису чітко прив`язаний до видів справ: опис № 1 - документи постійного і тривалого терміну зберігання-опис № 2 - кадри, опис № 3 - документи про проведення різного роду виборних кампаній.

А ось інший підхід до нумерації описів:




Постанова Адміністрації р Пермі від 24.04.2007 № 135 "Про затвердження Інструкції з організації діловодства та ведення архіву в адміністрації міста Пермі"

В адміністрації міста прийнято таку нумерація описів:

Опис № 1 - документи постійного зберігання.

Опис № 2 - документи з особового складу.

Опис № 3 л - особисті справи муніципальних службовців.

Постанова Адміністрації р Іжевська від 18.12.1996 № 45-з "Про заходи щодо поліпшення збереження документів і організації діловодства в апаратах адміністрацій районів м Іжевська"

3. Головам районних адміністрацій Ленінського, Індустріального, Жовтневого, Первомайського, Устинівського районів м Іжевська ... впорядкувати архівні документи за 1994 - 1995 рр. Скласти опис справ № 1 постійного зберігання, опис № 1-а справ постійного зберігання (установчі документи ліквідованих юридичних осіб), опис № 2 справ з особового складу, опис № 3 особистих справ звільнених працівників.

З огляду на, що ваша організація вже повністю провела опис документів, рекомендую проконсультуватися в архіві з приводу можливості здати ці документи як додаткові річні розділи старої опису. На жаль, якщо архів на це не погодиться, то, можливо, доведеться заново провести нумерацію всіх справ і скласти нову опис.

Зберігання оригіналу документа про підвищення кваліфікації

Співробітник пройшов навчання, підвищення кваліфікації, брав участь в семінарі за рахунок організації (договір, акт - все це є). Після закінчення навчання йому видали атестат (сертифікат). Де повинен зберігатися даний документ - у який пройшов навчання (будинку) або в організації, що оплатила навчання? Де це закріплено? При звільненні працівника зобов`язані ми видати даний атестат (сертифікат) на руки?

Відомо, що існує практика, коли роботодавець фінансує витрати на підвищення кваліфікації фахівців і при цьому вважає свідоцтво про підвищення кваліфікації своєю власністю, на руки фахівцям документи не видає і використовує це як додатковий механізм утримання (а то і «закабалення») співробітників.

У законодавстві це питання чітко не врегульовано. У той же час, наприклад, якщо читати буквально існуючі нормативні документи, то документи про підвищення кваліфікації повинні видаватися які пройшли навчання співробітникам, а не роботодавцю:

Постанова Уряду РФ від 26.06.1995 № 610 "Про затвердження Типового положення про освітній установі додаткової професійної освіти (підвищення кваліфікації) фахівців"

28. Державні освітні установи підвищення кваліфікації, а також пройшли акредитацію недержавні освітні установи підвищення кваліфікації видають слухачам, успішно завершили курс навчання, такі документи державного зразка:

посвідчення про підвищення кваліфікації - для осіб, які пройшли короткотермінове навчання або брали участь в роботі тематичних і проблемних семінарів за програмою в обсязі від 72 до 100 годин;

свідоцтво про підвищення кваліфікації - для осіб, які пройшли навчання за програмою в обсязі понад 100 годин;

диплом про професійну перепідготовку - для осіб, які пройшли навчання за програмою в обсязі понад 500 годин;

диплом про присвоєння кваліфікації - для осіб, які пройшли навчання за програмою в обсязі понад 1000 годин.

Відео: Пройти сім кіл пекла, щоб отримати незначний паспорт РФ

Таким чином, оригінал документа про підвищення кваліфікації зберігається у працівника, а копію підшивають до особової справи співробітника.

Варто також пам`ятати, що співробітник в разі конфлікту, що виник може звернутися безпосередньо до навчального закладу за отриманням дубліката документа.



ІНШЕ

Форми документів фото

Форми документів

Відео: Форми документів з інтернету: використовувати чи ні?Систематизація та зберігання документів - ФормидокументовВ…

Складання справ фото

Складання справ

Одним з найважливіших етапів в житті будь-якого документа є архівне зберігання. Однак неможливо підійти до цього етапу,…

Ведення архіву фото

Ведення архіву

Багато організацій стикаються з великою кількістю труднощів і помилок при організації архіву документів. Тому…

Організація архіву в 2017 році фото

Організація архіву в 2017 році

Кожна організація повинна подбати про збереження документів протягом усього терміну їх зберігання. Найнадійнішим…

Оформлення справ 2017 фото

Оформлення справ 2017

Відео: Мій Особистий Щоденник # 1 + оформлення справ та покупокУ всіх організаціях в ході робочого процесу формується…

Архівні документи фото

Архівні документи

Кожна організація повинна організувати збереження і доступність документів протягом усього терміну їх зберігання. Саме…

Архівне зберігання справ фото

Архівне зберігання справ

Кожна організація повинна щорічно здавати на зберігання справи, що складаються з завершених документів. Це необхідно…

Оформлення справ фото

Оформлення справ

Для успішної роботи організації необхідно, щоб вся структура чітко функціонувала. В першу чергу це стосується…

» » Застосування гост р 6.30-2003