Експертиза цінності документів
Систематизація та зберігання документів - Експертиза цінності документівПриклад оформлення Положення про експертну…
Відповідно до закону про технічне регулювання, стандарти (не плутати з технічними регламентами!) Організаціями всіх форм власності застосовуються на добровільній основі. Винятком може бути ситуація, коли вимога про обов`язкове дотримання положень конкретного стандарту включено в поширюється на організацію закон або нормативний документ, встановлено внутрішнім нормативним документом самої організації або входить в число її контрактних зобов`язань.
Тому будь-яка організація має право не використовувати ГОСТ Р 6.30 - 2003 або ж використовувати його вибірково. У тих же випадках, коли положення цього ГОСТу розходяться з вимогами чинних законів і нормативних актів, організація зобов`язана слідувати саме вимогам законодавства, а не ГОСТу.
При підготовці документів співробітники будь-якої організації зобов`язані в першу чергу дотримуватися вимог федеральних і регіональних законів, нормативних актів, внутрішніх нормативних документів організації, а також контрактні зобов`язання. Документи, що задовольняють перерахованим вимогам, будуть мати юридичну силу незалежно від того, чи дотримані в них положення ГОСТу чи ні, на підставі законодавства РФ.
Стандарти та інші методичні документи, - якщо їм описаним вище способом не надано нормативний характер - можуть застосовуватися лише в тій мірі, в якій вони не суперечать нормативній базі.
Як приклад приведу оформлення контрактів - недотримання вимог Цивільного Кодексу РФ може мати для організації тяжкі наслідки, в той час, як недотримання переважної більшості вимог ГОСТ Р 6.30-2003 взагалі ніяких наслідків за собою не спричинить.
До нас в організацію надійшов лист від державного архіву (у нас укладено договір про співпрацю) в якому зазначено, що ми повинні провести відбір, опис особистих справ і особистих карток звільнених працівників за 1955-2008 рр. і за описом № 3 передати їх в архів. При цьому у нас вже описані документи постійного зберігання та з особового складу по 2008 р включно і документи по 2003 р передані в архів. Чому це вимога з`явилося зараз? Ми завжди становили лише опис № 1 і № 2.
Перш за все, я б рекомендувала поставити це питання співробітникам архіву. Правила складання описів, які були розроблені ще в СРСР, будь-яких конкретних вимог до їх номерами не висували.
Основні правила роботи відомчих архівів (затв. Наказом Головархіву СРСР від 05.09.1985 № 263)
7.1. Складання та оформлення річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання.
Складання річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання.
7.1.7. Заголовки справ, включені в річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання, нумеруються у валовому порядку доти, поки їх число не досягне будь чотиризначною цифри (1000, 3000, 9999) або до передачі документів, включених в опис, в державний архів, після чого річний розділ вважається закінченим описом справ фонду (див. підрозділ 7.2), при цьому кількість заголовків справ, що включаються в закінчену опис, узгоджується з відповідним державним архівом.
Можна припустити, що в вашому випадку архів використовує нумерацію описів як засіб для поділу документів за видами та строками зберігання. Мені вдалося відшукати лише кілька нормативних документів, що описують принципи такого поділу. Ось один з них:
Наказ Адміністрації Ленінського району м Пензи від 20.10.2009 № 157 "Про затвердження Положення про архів Адміністрації району"
В архів надходять:
2.1. закінчені діловодством документи постійного і тимчасового (понад 10 років) терміну зберігання, документи з особового складу, що утворилися в результаті діяльності Адміністрації району - опис № 2;
2.2. опису, історичні довідки, збірники наказів Глави адміністрації району, протоколи засідань колегії Адміністрації району, документи справ постійного зберігання відділів Адміністрації району - опис № 1;
2.3. справи щодо виборів - опис № 3.
Як бачимо, номер опису чітко прив`язаний до видів справ: опис № 1 - документи постійного і тривалого терміну зберігання-опис № 2 - кадри, опис № 3 - документи про проведення різного роду виборних кампаній.
А ось інший підхід до нумерації описів:
Постанова Адміністрації р Пермі від 24.04.2007 № 135 "Про затвердження Інструкції з організації діловодства та ведення архіву в адміністрації міста Пермі"
В адміністрації міста прийнято таку нумерація описів:
Опис № 1 - документи постійного зберігання.
Опис № 2 - документи з особового складу.
Опис № 3 л - особисті справи муніципальних службовців.
Постанова Адміністрації р Іжевська від 18.12.1996 № 45-з "Про заходи щодо поліпшення збереження документів і організації діловодства в апаратах адміністрацій районів м Іжевська"
3. Головам районних адміністрацій Ленінського, Індустріального, Жовтневого, Первомайського, Устинівського районів м Іжевська ... впорядкувати архівні документи за 1994 - 1995 рр. Скласти опис справ № 1 постійного зберігання, опис № 1-а справ постійного зберігання (установчі документи ліквідованих юридичних осіб), опис № 2 справ з особового складу, опис № 3 особистих справ звільнених працівників.
З огляду на, що ваша організація вже повністю провела опис документів, рекомендую проконсультуватися в архіві з приводу можливості здати ці документи як додаткові річні розділи старої опису. На жаль, якщо архів на це не погодиться, то, можливо, доведеться заново провести нумерацію всіх справ і скласти нову опис.
Співробітник пройшов навчання, підвищення кваліфікації, брав участь в семінарі за рахунок організації (договір, акт - все це є). Після закінчення навчання йому видали атестат (сертифікат). Де повинен зберігатися даний документ - у який пройшов навчання (будинку) або в організації, що оплатила навчання? Де це закріплено? При звільненні працівника зобов`язані ми видати даний атестат (сертифікат) на руки?
Відомо, що існує практика, коли роботодавець фінансує витрати на підвищення кваліфікації фахівців і при цьому вважає свідоцтво про підвищення кваліфікації своєю власністю, на руки фахівцям документи не видає і використовує це як додатковий механізм утримання (а то і «закабалення») співробітників.
У законодавстві це питання чітко не врегульовано. У той же час, наприклад, якщо читати буквально існуючі нормативні документи, то документи про підвищення кваліфікації повинні видаватися які пройшли навчання співробітникам, а не роботодавцю:
Постанова Уряду РФ від 26.06.1995 № 610 "Про затвердження Типового положення про освітній установі додаткової професійної освіти (підвищення кваліфікації) фахівців"
28. Державні освітні установи підвищення кваліфікації, а також пройшли акредитацію недержавні освітні установи підвищення кваліфікації видають слухачам, успішно завершили курс навчання, такі документи державного зразка:
посвідчення про підвищення кваліфікації - для осіб, які пройшли короткотермінове навчання або брали участь в роботі тематичних і проблемних семінарів за програмою в обсязі від 72 до 100 годин;
свідоцтво про підвищення кваліфікації - для осіб, які пройшли навчання за програмою в обсязі понад 100 годин;
диплом про професійну перепідготовку - для осіб, які пройшли навчання за програмою в обсязі понад 500 годин;
диплом про присвоєння кваліфікації - для осіб, які пройшли навчання за програмою в обсязі понад 1000 годин.
Таким чином, оригінал документа про підвищення кваліфікації зберігається у працівника, а копію підшивають до особової справи співробітника.
Варто також пам`ятати, що співробітник в разі конфлікту, що виник може звернутися безпосередньо до навчального закладу за отриманням дубліката документа.
Систематизація та зберігання документів - Експертиза цінності документівПриклад оформлення Положення про експертну…
Систематизація та зберігання документів - Підготовка документів до архівного зберіганняФорма листа-завірителя…
Організація діловодства - Нормативні документиДержавна система документаційного забезпечення управління. Основні…
Відео: Урок 15. Формування та оформлення справ. Архів підприємства. Частина 1Систематизація та зберігання документів -…
Систематизація та зберігання документівУ новому розділі сайту "Систематизація та зберігання документів" ми зібрали для…
Відео: Локальні нормативні акти організаціїСистематизація та зберігання документів - Нормативні документиФЗ «Про…
Відео: Форми документів з інтернету: використовувати чи ні?Систематизація та зберігання документів - ФормидокументовВ…
В кінці календарного року необхідно провести експертизу цінності зберігаються в організації та її структурних…
Одним з найважливіших етапів в житті будь-якого документа є архівне зберігання. Однак неможливо підійти до цього етапу,…
Багато організацій стикаються з великою кількістю труднощів і помилок при організації архіву документів. Тому…
Кожна організація повинна подбати про збереження документів протягом усього терміну їх зберігання. Найнадійнішим…
Відео: Мій Особистий Щоденник # 1 + оформлення справ та покупокУ всіх організаціях в ході робочого процесу формується…
Кожна організація повинна організувати збереження і доступність документів протягом усього терміну їх зберігання. Саме…
Одним з основних етапів роботи з документами організації є їх підготовка до архівного зберігання. Адже для того, щоб…
Кожна організація повинна щорічно здавати на зберігання справи, що складаються з завершених документів. Це необхідно…
Всі виконані документи в організації повинні своєчасно передаватися в архів. Про те, як правильно передати документи в…
Для успішної роботи організації необхідно, щоб вся структура чітко функціонувала. В першу чергу це стосується…
Відео: Популярні відео - Експертиза та ДокументЗ необхідністю знищення документів з простроченим терміном стикається…
Інструкція з підготовки і передачі справ в архів організації відноситься до найважливіших локальних нормативних актів…
Нормативні документи з діловодства регламентують цей важливий вид організаційної діяльності підприємства. Ними…
У яких документах встановлені правила складання і оформлення номенклатури справ? Про зміст і оформленні цього…