Графік документообігу

Зі статті ви дізнаєтесь:

• для чого потрібен графік документооборота-
• кому доручається складання графіка документообігу на підприємстві-
• за якими правилами складається графік документооборота-
• як здійснюється контроль над дотриманням графіка документооборота-
• як заповнити графік документообігу.

Для чого потрібен графік документообігу

Всі види діяльності підприємства супроводжуються і підтверджуються документами, вони формуються як всередині організації, так і надходять із зовнішніх джерел. Кожен з таких документів повинен бути прийнятий до обліку, оброблений, виконаний або взято до відома, переданий на зберігання в архів. Звернення внутрішніх і зовнішніх документів всередині організації називається документообігом.

документообіг, як і всякий керований процес, повинен бути регламентований. В якості такого регламенту на підприємстві затверджується локальний нормативний акт, наприклад, положення про документообіг або інструкція з документообігу. Оперативне управління процесом здійснюється за допомогою графіка документообігу організації.

У стандартах аудиторської діяльності графік документообігу визначається, як один з елементів системи внутрішнього контролю компанії. Уніфікованої форми цього регламенту не існує і роботодавець має право розробити її за власною ініціативою. Оскільки в такому графіку повинна міститися інформація, яка відображає встановлений на конкретному підприємстві порядок руху і обробки документів, найзручніша форма для нього - таблична.

Графік документообігу в 2017 році складається з метою:

• упорядкування всіх процедур документообігу;
• контролю над своєчасним виконанням і проходженням документів;
• дотримання термінів формування звітності;
• забезпечення ритмічності роботи співробітників, в посадові обов`язки яких входить обробка документів;
• своєчасної передачі документів на архівне зберігання і утилізацію;
• оптимального розподілу документів і звітності між виконавцями;
• скорочення термінів виконання документів;
• оперативного отримання інформації, що використовується при прийнятті управлінських рішень.

Наявність графіка документообігу на підприємстві є необхідним з урахуванням хоча б тих обсягів і найменувань первинної облікової документації, яка ведеться бухгалтерією. Перелік найменувань в даному випадку майже не залежить від розмірів фінансових потоків і штатної чисельності. Великими обсягами оброблюваних документів також можуть «похвалитися» відділи кадрів, інші підрозділи, які здійснюють облік і зберігання продукції, комплектуючих, товарно-матеріальних цінностей.

Кому доручаєтьсяскладання графіка документообігу на підприємстві

Згідно з практикою, що склалася на сьогоднішній день, складання цього документа може бути доручено:

• співробітникам підрозділів, на які лягає заснований навантаження з документообігу: бухгалтерії, канцелярії, відділу кадрів;
• зовнішнім, запрошеним експертам, консалтингової компанії в рамках договору;
• запрошеним експертам за активної участі співробітників компанії, призначених відповідальними за складання графіка документообігу організації.

Вибір виконавців визначається обсягами документообігу, специфікою виробничої та організаційної діяльності підприємства, термінами складання документа. Якщо обсяги великі і терміни стислі, є сенс замовити складання графіка зовнішнім виконавцям, що спеціалізуються на виконанні такого роду завдань. Це буде досить затратно, але гарантовано швидко.

Ще краще, якщо графік документообігу буде складатися спільно запрошеними експертами і фахівцями, які працюють в компанії і добре знайомими з її специфікою. Це дозволить забезпечити необхідну актуальність документа і проконтролювати правильність його складання.

Але більшість підприємств все-таки вважають за краще не найшвидший, але найменш витратний спосіб, коли регламентує документообіг графік складається співробітниками підрозділів. 

Правила складання графіка документообігу

Як вже говорилося, роботодавець має право самостійно розробити форму цього документа, яка може бути зведеною або складеної про кожного з підрозділів організації. Зразок графіка документообігу наведено в «Методичних рекомендаціях з розробки облікової політики в сільськогосподарських організаціях», затверджених Мінсільгоспом РФ 16 травня 20005 року. Він виглядає наступним чином.

Відео: Помилка 2. Графік документообігу не доводиться до співробітників

Графік документообігу, що відображає ситуацію на підприємстві систему обробки внутрішньої і зовнішньої документації, повинен включати в себе перелік операцій з формування, перевірки та виконання кожного документа. До таких документів, в тому числі відносяться документи первинного обліку, реєстри, журнали, зведені документи, регістри бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності. Крім того, в графіку повинні бути передбачені поля, яких вноситься інформація про співробітників, відповідальних за обробку кожного документа на кожному з етапів його «життєвого циклу» і їх взаємозв`язку, а також про терміни кожного такого етапу обробки.

Зміст інформації, яка буде відображатися в графіку документообігу на підприємстві в 2017 році, залежить від:

• масштабів виробничої діяльності компанії;
• її організаційної структури;
• особливостей діючої в організації системи управління;
• типів і видів первинних облікових документів;
• встановлених регламентів обробки інформації та документації;
• наявності та особливостей використовуваних засобів автоматизації обліку і документообігу. 

Перед тим, як почати складання графіка документообігу організації, необхідно зібрати і проаналізувати наявну інформацію про особливості системи документообігу, після чого:

1. скласти перелік документів, як внутрішніх, так і зовнішніх, що входять в систему документообігу організації;
2. визначити кількість документів кожного виду, внутрішню і зовнішню потребу в них;
3. визначити, які посадові особи мають офіційні повноваження на підписання того чи іншого документа;
4. визначити, хто з виконавців може обробляти той чи інший документ відповідно до тих обов`язками, які прописані в їх посадових інструкціях;
5. встановити терміни проходження, обробки, виконання, узгодження, підписання і відправлення кожного документа, орієнтуючись на ті норми, які встановлені законодавством і внутрішніми нормативними актами;
6. продумати систему контролю над дотриманням встановлених графіком строків;
7. показати проект документа всім учасникам встановлюються графіком процедур документообігу, обробити отримані зауваження і скорегувати документ відповідно до них (при необхідності);
8. затвердити графік документообігу 2017 керівником організації і ввести його в дію наказом.

Як дотримуватися графіка документообігу

Згідно з тими правовими нормами, які закріплені законами, в тому числі федеральним законом «Про бухгалтерський облік», відповідальними за дотримання термінів, встановлених графіком документообігу на підприємстві, за своєчасність і якість складання та оформлення документів, достовірність відображеної в них інформації, покладається на тих осіб , хто розробив і підписав цей документ.

Відео: Помилка 1. Не визначено місця зберігання первинки

Якщо в посадових інструкціях виконавців, чиї посади фігурують в графіку документообігу немає відповідних посилань на нього, доцільно внести коригування в трудові обов`язки і встановити їх в інструкціях.

приклад

Контроль над тим, як виконавцями дотримуються терміни, встановлені графіком, здійснюють керівники канцелярії, кадрів і бухгалтерії. Якщо графіком користується тільки відділ бухгалтерії - то головний бухгалтер.

Тим співробітникам, в чиї посадові обов`язки входить обробка документів відповідно до термінів, встановлених графіком документообігу, необхідно видати виписки з нього з переліком тих документів, які відносяться до сфери його діяльності.

Зверніть увагу: Значно спростить процедуру контролю над дотриманням встановлених графіком строків обробки документів впровадження системи електронного документообігу. Такі програмні засоби, незалежно від того, ким вони розроблені, включають в себе подібну функцію.

Приклади, зразки графіка документообігу

Графік документообігу, зразок для бухгалтерії, представлений нижче.

Рекомендуємо матеріали по темі:

• Рекомендаційний лист: оформлення та структура
• Як складати і оформляти службові листи
• оформлення додатків