Інтранет-портал і автоматизація бізнес-процесів підприємства

Про те, які корисні функції надають сучасні платформи для розробки інтранет-порталів і як максимально ефективно їх можна використовувати в частині автоматизації бізнес-процесів, ми розповімо в даній статті.

Необхідний набір функцій для інтранет-порталу

В даний час створюється багато програмних рішень для розгортання корпоративних інтранет-порталів.

Відео: Автоматизація бізнес-процесів

Автоматизація діловодства в крупній компанії з територіально розподіленою структурою

Ми не будемо зупинятися на перевагах і недоліках тієї чи іншої платформи, так як огляд ринку портальних рішень - це тема окремої статті, а розглянемо мінімально необхідний набір функцій, який забезпечить включення порталу в таку діяльність, як автоматизація бізнес-процесів і дозволить істотно скоротити витрати і виробничі витрати підприємства.

1. Надання єдиної точки доступу до корпоративної інформації, що зберігається безпосередньо на порталі і в інших корпоративних системах. При цьому для користувача інформація може надаватися в персоніфікованому, інтегрованому і агрегованому вигляді в залежності від вимог бізнесу та специфіки вирішуваних завдань.

Варто зазначити, що можливість надання доступу до інформації з інших корпоративних систем досягається за рахунок інтеграції платформ, і це є суттєвим і, можна навіть сказати, першорядним критерієм у виборі портального рішення.

Читайте також: Ризики при автоматизації процесу обробки документів

Причина проста: бізнес-процеси, як правило, охоплюють не одну, а кілька інформаційних систем. Інформація створюється в одній системі, потім використовується в інший, тому природно, що для отримання статистики, звітів та іншої інформації для прийняття управлінських рішень набагато зручніше користуватися тільки однією системою. Сучасні портальні рішення ефективно вирішують таке завдання. При цьому доступ до корпоративної інформації узгоджується з внутрішньою політикою безпеки, забезпечуючи обмеження прав доступу.

2. Можливість віддаленого доступу до ресурсів порталу дозволяє отримувати доступ до ресурсів порталу за межами офісу.

Сьогодні вже важко уявити собі, як раніше працювали співробітники, що знаходяться за межами офісу, наприклад, у відрядженні, і не мають прямого доступу до необхідної для роботи інформації. Ймовірно, запитували у колег. Чекали. Очікування могло тривати від декількох хвилин до декількох годин - колосальна втрата часу для бізнесу! Зараз же, маючи активну з`єднання з глобальною мережею, можна з легкістю отримати доступ до всіх ресурсів корпоративного інтранет-порталу (природно, в рамках політики безпеки) з будь-якої точки світу. Обмеження може бути пов`язано тільки зі швидкістю передачі даних.

Що отримує компанія в разі правильно організованого проекту автоматизації документообігу?

Відзначимо, що інтранет-портал, будучи частиною інтернет-технологій, базується на платформо-незалежних програмах перегляду інформації (браузерах), які не вимагають установки додаткового спеціального програмного забезпечення.

3. Функція спільної роботи дасть можливість максимально ефективно взаємодіяти співробітникам компанії при роботі над корпоративними документами і прийнятті управлінських рішень.

Дана функціональність, як правило, використовується при підготовці документів, наприклад, при узгодженні внутрішніх нормативних або комерційних документів (договорів). Засоби візуального відображення дозволяють налаштувати звітність таким чином, щоб в будь-який момент часу можна було відстежити поточне місцезнаходження документа. Цей фактор, в свою чергу, стимулює співробітників, які приймають рішення, не затримувати у себе документи довше, ніж передбачалося і таким чином опосередковано збільшує продуктивність праці і скорочення часових витрат.

4. За допомогою функції онлайн-комунікації співробітників можна відправляти кореспонденцію, документи, доручення, рішення співробітникам безпосередньо з порталу без необхідності відкривати інші додатки.

Даний функціонал реалізується за рахунок інтеграції зі сторонніми додатками, використовуваними для цих цілей в організації (наприклад, поштовою системою і системою електронного документообігу).

5. Можливість управління завантаженістю співробітників, контроль за виконанням доручень дозволять скоротити час на вирішення виробничих або бізнес-задач, підвищити якість роботи.

Такий функціонал реалізується за рахунок візуальних засобів відображення інформації про поточну завантаженість співробітників, що плануються завдання і механізмів для управління дорученнями.

Інтелектуальна обробка інформації

Наприклад, керівник підрозділу, зайшовши на портал, зможе подивитися поточну завантаженість своїх підлеглих, створити нові доручення, скасувати або змінити поточні, а також побачити свої доручення і розписати або делегувати їх нижче.

6. Надання зведеної звітності та аналітики для прийняття стратегічних та управлінських рішень.

Всі вистави і звіти реалізуються в портальних рішеннях як за рахунок вбудованих функцій настройки звітів, так і за рахунок інтеграції зі сторонніми рішеннями.

Відео: Автоматизація бізнес-процесів на базі 1С

Документ, контент, інформація і сучасна СЕД

Це можуть бути тільки додатки для побудови звітних форм або цілі BI-системи, які надають дані і звітність за цими даними в будь-яких розрізах з аналітичними розрахунками і рішеннями.

7. Засоби, що забезпечують безпеку і збереження інформації від несанкціонованого доступу і зміни, надають необхідні можливості настройки різних рівнів доступу.

Як правило, ця функція реалізується вбудованими механізмами і настройками безпеки корпоративної мережі.

8. Можливість управління своїми завданнями і дорученнями дозволить співробітникам самостійно організувати свій робочий режим.

Тут варто відзначити важливість простоти управління і можливість додавання звіту при завершенні завдання.

9. Наявність механізму візуального проектування нових бізнес-процесів є істотним бонусом портального рішення. Акумулюючи інформацію з різних джерел на порталі і фактично представляючи портал «вітриною» корпоративних даних і бізнес-процесів організації, логічно і органічно проектувати ланцюжка бізнес-процесів засобами самого порталу, а не сторонній системи. Інше питання, скільки базових функцій він надає і наскільки складно їх програмне розширення, як з точки зору розробки, так і з точки зору їхньої майбутньої зміни. Адже будь-яка організація - це постійно мінливий організм, і зміни навіть автоматизованих процесів неминучі.

Також розробка та підтримка будь-якого бізнес-процесу вимагає виділення спеціально навчених людей, тому чим менше візуальних засобів проектування і базових функцій для розробки бізнес-процесу включає портальное рішення, тим вище вимоги до персоналу, який буде його обслуговувати.

Таким чином, правильно організований і включений в ланцюжок бізнес-процесів портал забезпечує істотне скорочення термінів роботи, підвищення її якості та прозорості, висновок інформації про поточну завантаженість співробітників, має механізми сповіщень і засоби звітності, а використання розширеного пошуку і різноманітних функцій настройки відображення інформації надає користувачам інструменти для бізнес-аналітики.

Автоматизація документообігу в організації: поширені міфи

Інформація, акумульована з різних джерел, дозволяє побачити реальний стан справ і отримати необхідний рівень деталізації для прийняття того чи іншого управлінського рішення. Також варто відзначити, що використання порталу в бізнес-процесах позитивно впливає на уніфікацію і стандартизацію самих процесів і процедур в організації. Крім того, включення інтранет-порталу в бізнес-процеси організації відіб`ється на особистої ефективності не тільки працюючих співробітників, але і нових, так як новий співробітник зможе набагато швидше зануритися в поточні справи компанії і включитися в роботу, якщо йому надати єдину точку доступу до всієї необхідної для роботи інформації.

Маріанна Лойко, керівник проектів впровадження СЕД і автоматизації бізнес-процесів

"Сучасні технології документообігу і діловодства" - журнал для керівників служб ДОУ, начальників діловодних підрозділів, завідуючих канцеляріями, загальними відділами та архівами про практику управління документами в електронному та паперовому видах. Відео: Автоматизація бізнес-процесів - інструмент зрозумілий бізнесу / Онлайн-конференція