Служба документаційного забезпечення управління і генеральний директор

Продовжуємо цикл статей про взаємодію служби ДОУ з іншими відділами. Він був би неповним без статті про роботу з генеральним директором. Що таке служба ДОУ в очах генерального? Які функції канцелярії цікаві власнику або керуючому? Як боротися з надзвичайно складними ідеями шефа? Розберемося з цими та іншими питаннями в статті.

Рідкісний генеральний директор знає, як вибудувана система діловодства в його організації. У кращому випадку він розуміє, що таке реєстрація документів. А для деяких і наявність архіву може стати приємним відкриттям. Можливо, це цілком виправдано. Керівнику треба займатися профільною діяльністю. Для всього іншого існують наймані фахівці.

Що потрібно генеральному директору від служби ДОУ? Можна провести аналогію з верхівкою айсберга. Основна робота участі генерального, як правило, не вимагає. Директору завжди цікавий практичний результат. Йому не важливо, скільки є стандартів по роботі архіву. Він хоче, щоб йому швидко принесли потрібні документи за 2010 рік. Реєстраційні індекси і план розстановки шаф його також не займають.

Процеси діловодства, цікаві керівництву

 Начальнику служби ДОУ важливо розуміти, чого хоче від нього керівник організації, яка інформація йому цікава, а яка ні. Розглянемо ті процеси діловодства, які зазвичай цікавлять керівництво в першу чергу.

Контроль виконання завдань

Набагато більше, ніж звіт про те, скільки документів було зареєстровано в компанії за останній рік, генерального директора цікавить звіт керівника служби ДОУ про виконання завдань, поставлених в компанії. Це - реальний показник виконавської дисципліни. У зв`язку з цим завдання начальника служби ДОУ полягає в тому, щоб вибудувати прозору і достовірну систему контролю виконання завдань.

Без автоматизації цього процесу не обійтися. Звичайно, система електронного документообігу - самий підходящий варіант, але він не всім по кишені. Замінити СЕД можуть бюджетні рішення: Microsoft Outlook, хмарні сервіси (наприклад, Google Calendar), а також розробки власних програмістів. Головне, щоб в програмі були зафіксовані:

  • дата і час постановки завдання;
  • термін виконання;
  • прийом завдання виконавцем в роботу;
  • дата і час звіту.

Важлива також здатність обраного електронного рішення формувати звіт про виконання і робити з нього вибірки:

фільтрувати за завданнями (виконаним і невиконаним), за виконавцями, за підрозділами і т.п.

Найкраще начальнику служби ДОУ домовитися з директором, як часто і в якій формі він бажає отримувати звіти про виконання завдань. Вибачте за тимчасові незручності цікава керівнику і як він збирається її використовувати. За показниками виконання завдань керівник може розподіляти бонуси або, навпаки, депреміровать порушників. В цьому і полягає мета контролю.

Автоматизація діловодства

Служба ДОУ - непрофільний підрозділ і доходу власнику бізнесу, як правило, не приносить. А ось оптимізувати витрати організації може. Секрет оптимізації - автоматизація процесів діловодства.




Якщо служба ДОУ діє в умовах обмеженого бюджету, можна розглянути альтернативні версії, про які вже йшлося вище. Повноцінну СЕД вони не замінять, але основні функції СЕД на себе візьме (наприклад, узгодження).

Автоматизація процесів діловодства здатна заощадити людські, фінансові, тимчасові ресурси компанії, а Служба документаційного забезпечення управління і генеральний директортакож офісний простір. Керівник служби ДОУ з власної ініціативи може виконати передпроектне дослідження і показати генеральному директору його результати і очікувані вигоди. Більш серйозне дослідження буде виконувати компанія, що впроваджує систему. Російський ринок СЕД може запропонувати рішення будь-якої вартості. Тенденція така, що навіть самі консервативні організації приходять до автоматизації діловодства.

ведення архіву

Генеральному директору не цікаво, за правилами чи ні діє архів в його організації. З точки зору керівника хороший архів - той, який надасть документи в найкоротші терміни. Досягати цієї мети службі ДОУ має бути самостійно, по мінімуму витрачаючи ресурси компанії.

конфіденційне діловодство

Навіть якщо офіційно системи конфіденційного діловодства в організації немає, документи, про існування яких знає дуже обмежене коло співробітників, є напевно.

Коли таких документів стає багато, начальник служби ДОУ зможе організувати конфіденційне діловодство з максимальним рівнем інформаційної безпеки.




З`ясувати небезпечні моменти

Серед контрагентів компанії зустрічаються особливі фірми. До їх листах слід ставитися насторожено. Також неминуче є теми, на пульсі яких шеф особисто тримає руку. Або питання, які потребують невідкладних рішень. Служба ДОУ повинна знати їх буквально напам`ять. Найкращим джерелом інформації тут є не генеральний директор, а його помічник: генеральний, на відміну від помічника, може собі дозволити про щось забути.

Відео: функції управління персоналом державної служби

Порядок дій над документами з «особливого списку» обмовляється окремо. Це може бути:

  • доставка документів керівнику на розгляд або підпис в будь-який час;
  • особливий порядок реєстрації (зі спеціальним індексом, в окремому журналі);
  • обмежений доступ до документів;
  • особливий порядок відправки;
  • особливий порядок зберігання і формування в справи і т.п.

Швидше за все, ці дії ніде не будуть описані і відображені. Їх доведеться запам`ятати і стежити за тим, щоб працівники служби ДОУ не пропустили ні один з таких документів через неуважність.

Іноді побажання керівника по роботі з документами ставлять начальника служби ДОУ в глухий кут. Чого вартий, наприклад, вимога сканувати всі документи, або розпорядження ні в якому разі не брати пошту від одного з контрагентів. Але це наказ керівництва, і він повинен бути виконаний.

Відео: Професійне навчання за профілем документальне забезпечення

Що стоїть за подібними завданнями? Для чого директор віддав той чи інший наказ? Що він хоче отримати на виході?

Так, розпорядження сканувати кожен документ говорить, швидше за все, про бажання директора зібрати копії всіх документів в одному місці (в локальній мережі компанії, в СЕД) і мати до них постійний доступ.

У другу чергу потрібно підібрати альтернативу. Малоймовірно, що у великій організації вдасться відсканувати кожен документ. Для цього потрібні додаткові співробітники. Як бути? Можна перевести частину документів в електронний вигляд. Або переконати директора, що витрати на тотальне сканування вище, ніж на пошук документів за його запитом.

Інший, більш складний випадок - дії директора суперечать законодавству. Питання діловодства недержавних компаній рідко регулюються федеральними законами. Проте такі питання є.

Наведемо реальний приклад. Компанія щодня отримує кілька десятків звернень громадян, на які зобов`язана відповісти. Деякий час назад на чолі компанії встав новий генеральний директор, який має невеликий досвід управління. Знаючі про існування Федерального закону від 02.05.2006 № 59-ФЗ «Про порядок розгляду звернень громадян Російської Федерації» виконавці готували відповіді в тридцятиденний термін. А потім ці відповіді місяцями у вигляді величезних стопок паперу лежали в кабінеті директора на підписи. Всіх, хто намагався переконати його в тому, що відповіді заявникам потрібно підписувати і відправляти вчасно, новий директор підозрював в корупції. А головному юристу доводилося розбиратися зі скаргами заявників до судів і УФАС. Справа закінчилася передачею права підпису одного з топ-менеджерів.

Описаний випадок ілюструє головне: високий пост не означає, що керівник знає, що і як потрібно робити. Вихід простий: розповідати і переконувати, а якщо не вдається - шукати шляхи обходу.

Відео: У Республіці планують створити єдиний Державний архів з особового складу

Делегування повноважень

Коли обсяг документів перевалить критичну позначку, в організації постане питання про розподіл повноважень генерального директора в питаннях загального діловодства між підлеглими йому топ-менеджерами.

Найпростіше розділити потоки документів за напрямками діяльності:

вся фінансова документація - директору з економіки та фінансів, все, що стосується виробництва - директору з виробництва та т.п.

Передачу краще здійснювати послідовно, починаючи з менш важливих документів.

Оформляти довіреність, передаючи повноваження? Так, якщо мова йде про укладення договорів, підписання документів кадрового діловодства та інших документів. Неправильне оформлення цих документів може спричинити за собою правові наслідки для організації. Якщо генеральний директор довіряє топ-менеджерам тільки загальне діловодство (розгляд входять, підписання вихідних листів), довіреність не потрібна. Досить внесення відповідних змін до інструкції з діловодства.

Ми розглянули основні моменти діловодства, які можуть бути цікаві генеральному директору. Діяльність служби ДОУ в цілому залишиться для нього малозрозумілою. Однак видима частина діловодного айсберга повинна бути бездоганною!



ІНШЕ

Діловодство в 2017 році фото

Діловодство в 2017 році

Відео: Аудит підприємств і організацій, наказове діловодство, штрафи ПФРРобота будь-якої організації, так або інакше,…

Інструкція з діловодства фото

Інструкція з діловодства

Локальні нормативні акти становлять правову основу діяльності конкретної організації, так як містять норми, обов`язкові…

Ведення архіву фото

Ведення архіву

Багато організацій стикаються з великою кількістю труднощів і помилок при організації архіву документів. Тому…

Види документів фото

Види документів

Відео: ЮД # 3 Види документівУ посадові обов`язки кожного секретаря входить робота з великим об`ємом різних документів.…

Документи на підпис керівнику фото

Документи на підпис керівнику

Багато секретарі керівників часто стикаються з необхідністю передачі певних документів на підпис своєму безпосередньому…

Ведення діловодства фото

Ведення діловодства

Ведення діловодства є одним з основних етапів роботи з документами. Воно, як і багато інших документаційні процеси,…

Документаційне забезпечення фото

Документаційне забезпечення

Документаційне забезпечення організації є одним з найважливіших етапів роботи з інформацією в будь-якій компанії. Про…

Конфіденційне діловодство фото

Конфіденційне діловодство

Ведення конфіденційного діловодства - комплекс заходів, що забезпечують ефективний захист економічних інтересів…

Служба доу і секретаріат фото

Служба доу і секретаріат

Ми починаємо публікацію невеликої серії статей. Вона присвячена взаємодії служби документаційного забезпечення…

» » Служба документаційного забезпечення управління і генеральний директор