Нормативні документи з діловодства

Відео: Кадровику - Структура локального нормативного акту

Зі статті ви дізнаєтесь:

• які правотворческие органи розробляють нормативні документи по делопроізводству-
• що входить в перелік нормативної документації делопроізводства-
• які нормативні документи з діловодства повинні бути в кожної організації-
• в якому напрямку ведеться робота по доповненню і зміни нормативних документів діловодства.

Нормативно-правові документи в діловодстві мають важливе значення, оскільки регламентують всі процеси створення, обробки і зберігання документів в організації. За допомогою правил, що встановлюються нормативними документами з діловодства, забезпечується юридична значимість і справжність документації підприємства.

Хто розробляє нормативні документи з діловодства

У державному стандарті ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення »дається визначення терміну« діловодство »як виду діяльності, спрямованої на забезпечення документування, документообігу, оперативного зберігання і використання документів. Документ - це юридично значуща інформація на паперовому або електронному носії, достовірність якої підтверджується наявністю встановлених реквізитів. Тому діловодство, в свою чергу, регламентується нормативними документами, якими встановлюються загальні правила і принципи його ведення.

Інструкція з діловодства. нюанси оформлення

Нормативно-правові документи в діловодстві - це правові акти багаторазового застосування: закони, постанови, накази, стандарти, інструкції та ін., Які видані у відповідній формі тими правотворческими органами, в компетенції яких знаходяться ці питання.

Основна регулююча діяльність в сфері діловодства здійснюється Федеральним архівним агентством. У його функції входить контроль організації документообігу в федеральних органах виконавчої влади, але, крім цього, воно займається методичними розробками і забезпечує загальний розвиток загальноросійської системи діловодства.

Питаннями уніфікації та стандартизації у сфері діловодства займається Держстандарт, а у веденні Всеросійського науково-дослідного інституту документознавства та архівної справи (ВНИИДАД) знаходяться науково-дослідні та методичні розробки в галузі архівної справи та документознавства. У цій організації розробляються багато нормативно-методичні документи з діловодства.

Нормотворчеством в сфері діловодства також займається Уряд РФ, федеральні і муніципальні органи виконавчої влади, відомства, комітети, служби, агентства, а також установи, організації та підприємства, які розробляють локальні нормативні акти, що адаптують федеральне і галузеве законодавство до реалій і специфіки виробничої і організаційної діяльності конкретної компанії.

Перелік нормативних документів з діловодства

Керуватися у своїй роботі нормативними документами, регулюючими сферу діловодства, повинні не тільки діловоди, а й виконавці, люди, які розробляють документи організації і працюють з тими, які отримані із зовнішніх джерел. Нормативна документація діловодства в 2016 році повинна використовуватися, перш за все, щоб були чітко дотримані всі правила і вимоги до змісту та оформлення документів, оскільки саме це забезпечує їх юридичну значимість. Тому бажано, щоб в організації були правові акти, що входять до цього переліку нормативних документів з діловодства:

• Федеральний закон № 125-ФЗ від 22.10.2004 «Про архівну справу в Російській Федерації»;
• Федеральний закон № 53-ФЗ від 01.06.2005 «Про державну мову Російської Федерації»;
• Федеральний закон № 63-ФЗ від 06.04.2011 «Про електронний підпис»;
• Федеральний закон № 149-ФЗ від 27.07.2006 «Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації»;
• Федеральний закон № 184-ФЗ від 24.12.2002 «Про технічне регулювання»;
• Постанова Уряду Російської Федерації № 477 від 15.06.2009 «Про затвердження Правил діловодства в федеральних органах виконавчої влади»;
• Постанова Уряду Російської Федерації № 1268 від 27.12.1995 «Про впорядкування виготовлення, використання, зберігання та знищення печаток і бланків з відтворенням Державного герба Російської Федерації»;
• Наказ Росархіву №76 від 23.12.2009 «Про затвердження Методичних рекомендацій з розробки інструкцій з діловодства в федеральних органах виконавчої влади»;
• ГОСТ Р 50922-2006. Захист інформації. Основні терміни та визначення;
• ГОСТ 6.10.5-87. Уніфіковані системи документації. Вимоги до побудови формуляра-зразка
• ГОСТ 17914-72. Обкладинки справ тривалих термінів зберігання. Типи, розміри і технічні вимоги;
• ГОСТ 9327-60. Папір та вироби з паперу. Споживчі формати.

Основні нормативні документи з діловодства

Крім згаданого ГОСТ Р 7.0.8-2013 до числа основних нормативних документів можна віднести наступні:

• Федеральний закон № 59-ФЗ від 02.05.2006 «Про порядок розгляду звернень громадян Російської Федерації» -
• ГОСТ Р 6.30-2003. Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів;
• Методичні рекомендації щодо впровадження ГОСТ Р 6.30-2003;
• Методичні рекомендації з розробки інструкцій з діловодства в федеральних органах виконавчої влади від 23.12.2010;
• Постанова Держкомстату Росії №1 від 05.01.2004 №1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати».

У кадровій службі кожного підприємства повинні бути такі нормативні документи, що регламентують кадрове діловодство:

• Постанова Уряду Російської Федерації № 225 від 16.04.2003 «Про трудові книжки»;
• Наказ Мінфіну Росії №117н від 2.12.2003 «Про трудові книжки»;
• Постанова Мінпраці Росії №69 від 10.10.2003 «Про затвердження Інструкції щодо заповнення трудових книжок».

До числа основних відносяться і ті нормативні документи з діловодства, які регламентують порядок архівного зберігання документації підприємства і використовуються для визначення термінів зберігання різного виду документів при складанні номенклатури справ:

• Перелік типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання від 25.08.2010
• Наказ Мінкультури № 526 від 31.03.2015 «Про затвердження правил організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів в органах державної влади, органах місцевого самоврядування та організаціях»;
• Наказ Росархіву № 2 про 19.01.1995 № 2 «Про затвердження примірного положення про постійно діючу експертну комісію установи, організації, підприємства»;
• Основні правила роботи архівів організацій, схвалених рішенням колегії Росархіву від 06.02.2002;
• Наказ Росархіву № 176 від 18.08.1992 «Про Примірне положення про архів державної установи, організації, підприємства».

Зміни нормативних документів з діловодства

Як і будь-яка нормативно-правова документація, нормативні документи з діловодства в 2016 році можуть змінюватися - правотворчі органи приводять їх у відповідність з реаліями сьогоднішнього дня і вимог чинного законодавства. Зокрема, велика частина змін нормативних документів з діловодства обумовлена активним впровадженням в практику електронних документів, як на рівні державного управління, так і в діяльності комерційних структур. Тому питання забезпечення правового статусу, достовірності та юридичної значимості електронних документів, порядку їх оперативного та архівного зберігання сьогодні особливо актуальні. Робота в напрямку і вдосконаленні нормативної бази діловодства також ведеться з урахуванням повсюдного впровадження СЕД.

Перші етапи діловодства в організації

В задачу осіб, які в своїй роботі керуються нормативною документацією діловодства, входить відстеження внесених до неї змін і актуалізація бази даних нормативних документів з діловодства.