Ведення ділового листування

Ведення ділової переписки - обов`язкова процедура, яка супроводжує будь-який прояв бізнес-активності підприємства. При цьому всі види ділового листування відносяться до категорії документів, а це означає, що і до змісту, і до оформлення пред`являються особливі вимоги. Тільки за умови дотримання встановлених вимог ділове листування матиме юридичну силу.

Зі статті ви дізнаєтесь:

  • які бувають види ділової перепіскі-
  • які особливості ділової перепіскі-
  • яку структуру має мати ділове лист-
  • які основні вимоги до ведення ділової переписки.

Види ділового листування

Ділове листування може класифікуватися за багатьма параметрами. Так, наприклад, ділова кореспонденція підрозділяється за такими ознаками, як:

Відео: Анна Лавровська. Ділова переписка

  • територіальний - внутрішні або міжнародні листи;
  • вид доставки - кур`єрською, фельд`єгерської або звичайною поштовим зв`язком, або за допомогою електронних засобів зв`язку: телетайп, факс, електронна пошта;
  • галузь застосування - комерційна, виробнича, управлінська або особисте листування;
  • статус відправника і одержувача - юридична або фізична особа;
  • роль в інформаційному обміні - ініціативний лист або лист, написаний у відповідь на ініціативне звернення;
  • ієрархічний - листи з вищестоящих, підвідомчих або сторонніх організацій;
  • тематичний - інформаційні, розпорядчі листи, кореспонденція з фінансових, договірних, правовим або матеріально-технічних питань;
  • характер впливу на адресата - ділова та етикетні листування.

Але в основному, при веденні ділової переписки застосовується класифікація за призначенням. Основний обсяг документопотока в організації, це кореспонденція, що носить інформаційний характер. До таких видів ділового листування відносяться:

Відео: Особливості ділового листування. Комерційна пропозиція

Ведення ділового листування

  • інформаційні листи, що містять відомості офіційного характеру, наприклад, роз`яснення окремих положень правових актів та рекомендації щодо їх практичного застосування;
  • листи-повідомлення, в яких містяться відомості, які, на думку автора, становлять інтерес для адресата;
  • супровідні листи, щоб їх разом з пакетами документів, які не мають адресатів;
  • листи-нагадування, що містять інформацію, що надсилається повторно;
  • листи-повідомлення та листи-запрошення з інформацією про проведення будь-яких публічних заходів та умови участі в них;
  • рекламні листи, що містять рекламу продукції або послуг, які, на думку автора, можуть зацікавити одержувача.

Крім цього, зразки листів ділового листування містять такі види кореспонденції, як:

  • листи, в яких міститься пропозиція або прохання;
  • листи, що містять претензію, умова або вимога;
  • листи, що містять підтвердження, зобов`язання, що надають гарантії;
  • етикетні листи - подячні, вітальні, з висловленням співчуття або з вибаченнями.

Особливості ділового листування

Вся кореспонденція, складова ділову переписку, вважається документами, тобто, має юридичну силу і значимість, що підтверджуються наявністю обов`язкових реквізитів. Це означає, що ведення ділової переписки здійснюється або на спеціальних бланках, або на звичайному аркуші, із заповненням усіх основних реквізитів і засвідченням підпису автора за допомогою друку, якщо автор - посадова особа.

Правила ділового листування встановлені як негласним етикетом ділового взаємодії, так і державними стандартами. Так, правила оформлення ділової кореспонденції регламентуються ГОСТ Р 6.30-2003, який з 1 липня 2017 року замінений на ГОСТ Р 7.0.97-2016. 

Читайте, які реквізити не ввійшли в ГОСТ Р 7.0.97-2016, а які зазнали змін

Як правило, кожна організація розробляє власні бланки, на яких і ведеться листування. Бланк ділового листа містить вже заповнені і віддруковані друкарським способом такі обов`язкові реквізити, як:

  • логотип компанії і її повне найменування;
  • довідкові відомості про компанії, в тому числі юридична адреса, телефони, електронна пошта.



При оформленні ділового листа заповнюються інші поля реквізитів:

  • адреса одержувача;
  • дата і місце складання документа;
  • короткий зміст - заголовок листа;
  • звернення до адресата або адресатам;
  • текстова частина;
  • підпис керівника;
  • відомості про виконавця;
  • позначки про наявність та кількість додатків, копій.

Зверніть увагу: Якщо для оформлення документа використовується бланк ділового листа, друк, що завіряє підпис керівника, може бути відсутнім.

Головна особливість текстового вмісту ділового листування - обов`язкова наявність стандартних словесних оборотів і штампів. Офіційні листи - зразок тих рідкісних випадків, коли стандартні фрази є кращими, ніж вільне трактування. В цьому випадку повторення однакових мовних засобів дозволяє більш чітко сформулювати сенс і виключити подвійне тлумачення. Саме штампи і кліше дозволяють зробити лист більш лаконічним, полегшують його складання.

Особлива увага при веденні ділової переписки приділяється фактам. Будь-яке судження або оцінка, висловлювана в листі, повинна підтверджуватися посиланнями і прикладами, достовірність яких не викликає сумнівів. Аргументи, підкріплені фактами і прикладами, дозволяють переконати адресата і, тим самим досягти мети, з якою написано цей лист.

Структура ділового листа




Правилами ділового листування встановлюються чіткі вимоги і до структури ділового листа, який, по суті, безпосередньо складається з двох обов`язкових реквізитів - звернення і текстової частини.

Що стосується звернення, в тому випадку, коли лист має конкретного адресата, в цьому реквізиті повинні бути згадані його ім`я та по батькові повністю. Допускається починати звернення зі слів: «Шановний», «Вельмишановний» або «Дорогий» із зазначенням імені та по батькові. Якщо адресатів кілька або конкретне ім`я респондента невідомо, звернення пишеться у множині і може виглядати так: «Шановні панове!», «Дорогі колеги!» Та ін.

При веденні ділового листування структура текстової частини ділового листа поділяється на три основних логічних блоку:

  • вступ - вступна частина, в якій даються всі необхідні початкові відомості і відображена причина і мета написання цього документа-
  • основна частина, з якої адресат повинен чітко зрозуміти суть питання і те, що саме потрібно від нього. У цій частині наводяться пояснення, міркування або доказательства-
  • висновок - в ньому резюмується вищесказане, робляться висновки, викладається конкретну вимогу, прохання.

Основні вимоги до ведення ділової переписки

Правила ділового листування на увазі, що основна, текстова частина листа, повинна відповідати основним вимогам встановленим для ділового спілкування та етикету. Тому при складанні листа необхідно керуватися наступними правилами:

  • виклад суті питання повинно бути послідовним і логічно обгрунтованим;
  • текстовий зміст має відповідати встановленим мовним нормам як щодо викладу змісту, так і щодо вимог синтаксису, граматики і лексики;
  • сенс викладеного повинен бути зрозумілий, а використання спеціальної термінології - необхідним і обгрунтованим. Якщо використання вузькоспеціального терміна необхідно, дається його тлумачення;
  • пропозиції в тексті не повинні бути довгими, текст їх формується з використанням прямого порядку слів, який має на увазі, що підлягає ставиться безпосередньо перед присудком, визначення - перед визначальним словом, а додаток - після керуючого слова;
  • при веденні ділової переписки слід уникати вживання смислових конструкцій з дієсловами в активній формі, якщо це можливо, краще використання пасивної форми. Так, наприклад, замість: «Комісія стверджує проект» слід написати: «Проект затверджується комісією». Активна заставна форма може вживатися тільки коли необхідно дати розпорядження конкретним виконавцям;
  • при необхідності, допускається використання тільки загальновідомих і загальновживаних абревіатур і скорочень;
  • необхідно уникати вживання слів і словосполучень, що мають емоційне забарвлення, сенс слід викладати сухим, «канцелярським» мовою, навіть якщо документ відноситься до етикетних листів;
  • виключено вживання вигуків або суфіксів, що виражають особистісне ставлення, наприклад, зменшувально-пестливих;
  • не можна використовувати образні і просторічні висловлювання, тим більше, сленг;
  • всюди, де можливо, застосовувати загальноприйняті форми ввічливості.

Приклади ділової переписки

Відповідність вимогам оформлення - одна з умов, яким повинні відповідати офіційні листи. Зразок супровідного листа, що направляється компанією разом з пакетом документів, представлений нижче.

Зразок супровідного листа

Завантажити чистий бланк gt; gt; gt;
Завантажити заповнений зразок gt; gt; gt;

Ще один зразок ділового листування - гарантійний лист. Приклад його оформлення наведено нижче.

Гарантійний лист

Завантажити чистий бланк gt; gt; gt;
Завантажити заповнений зразок gt; gt; gt;

Ділове листування, приклади листів, що мають різне призначення, наведені нижче.

Приклади листів, що мають різне призначення

Читайте також:

  • Ключові фрази в діловому листуванні
  • Правила ділового листування
  • Електронна ділове листування


ІНШЕ

Як скласти інформаційний лист фото

Як скласти інформаційний лист

Інформаційний лист направляється діловим партнерам або суміжних організацій, для сповіщення про подальшу співпрацю, про…

Як написати лист-привітання фото

Як написати лист-привітання

Відео: ПривітанняЛист-привітання є ділове некомерційне лист, що направляється від однієї особи іншій. Метою його є…

Види листів фото

Види листів

За службовим обов`язком секретарю доводиться мати справу з різними листами: як вхідними, так і вихідними. З цієї…

Лист-повідомлення фото

Лист-повідомлення

Відео: Листи прийшли на адресу за пропискою потрібно отримувати, що робити, якщо судове лист повернулосяОдне з важливих…

Службове лист фото

Службове лист

Найчастіше багато секретарі в своїй роботі стикаються з необхідністю роботи зі службовими листами. Більш того, в…

Правила ділового листування фото

Правила ділового листування

Ділове листування, будь то електронна або на традиційних паперових носіях, має ряд правил, яких слід дотримуватися. Від…

Лист-звернення фото

Лист-звернення

Багато ділові листи, створювані в процесі діяльності організації, адресуються конкретній людині. Даний вид…

Види листів в 2017 році фото

Види листів в 2017 році

Листи є невід`ємною частиною процесу діловодства. Уміння грамотно їх складати є дуже цінним якістю будь-якого…

Ведення ділового листування фото

Ведення ділового листування

Відео: 5 Етикет ділового листуванняДілове листування має величезне значення у встановленні нових ділових контактів та…

Види ділової кореспонденції фото

Види ділової кореспонденції

Будь-яка організація постійно отримує кореспонденцію, робота з якої входить в посадові обов`язки секретаря. Від того,…

Оформлення листів в 2017 році фото

Оформлення листів в 2017 році

Лист - це документ, що пересилається поштою і службовець засобом спілкування між людьми і організаціями. Основою…

Ділове листування в 2017 році фото

Ділове листування в 2017 році

Багато секретарі, керівники і бізнесмени часто недооцінюють ділову переписку і нехтують її основними правилами. А…

Електронна ділове листування фото

Електронна ділове листування

Електронна ділове листування - це невід`ємна частина життя будь-якого офісного співробітника і просто сучасної людини.…

Ділова переписка фото

Ділова переписка

Офіційна ділове листування ведеться за особливими правилами і стандартам. Дізнайтеся, яким повинен бути мова ділового…

» » Ведення ділового листування