Терміни зберігання вхідної та вихідної документації
Термін зберігання вхідної та вихідної документації закріплюється в інструкції з діловодства. Як врахувати вимоги…
Зі статті ви дізнаєтесь:
Ділове листування може класифікуватися за багатьма параметрами. Так, наприклад, ділова кореспонденція підрозділяється за такими ознаками, як:
Але в основному, при веденні ділової переписки застосовується класифікація за призначенням. Основний обсяг документопотока в організації, це кореспонденція, що носить інформаційний характер. До таких видів ділового листування відносяться:
Крім цього, зразки листів ділового листування містять такі види кореспонденції, як:
Вся кореспонденція, складова ділову переписку, вважається документами, тобто, має юридичну силу і значимість, що підтверджуються наявністю обов`язкових реквізитів. Це означає, що ведення ділової переписки здійснюється або на спеціальних бланках, або на звичайному аркуші, із заповненням усіх основних реквізитів і засвідченням підпису автора за допомогою друку, якщо автор - посадова особа.
Правила ділового листування встановлені як негласним етикетом ділового взаємодії, так і державними стандартами. Так, правила оформлення ділової кореспонденції регламентуються ГОСТ Р 6.30-2003, який з 1 липня 2017 року замінений на ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Читайте, які реквізити не ввійшли в ГОСТ Р 7.0.97-2016, а які зазнали змін
Як правило, кожна організація розробляє власні бланки, на яких і ведеться листування. Бланк ділового листа містить вже заповнені і віддруковані друкарським способом такі обов`язкові реквізити, як:
При оформленні ділового листа заповнюються інші поля реквізитів:
Зверніть увагу: Якщо для оформлення документа використовується бланк ділового листа, друк, що завіряє підпис керівника, може бути відсутнім.
Головна особливість текстового вмісту ділового листування - обов`язкова наявність стандартних словесних оборотів і штампів. Офіційні листи - зразок тих рідкісних випадків, коли стандартні фрази є кращими, ніж вільне трактування. В цьому випадку повторення однакових мовних засобів дозволяє більш чітко сформулювати сенс і виключити подвійне тлумачення. Саме штампи і кліше дозволяють зробити лист більш лаконічним, полегшують його складання.
Особлива увага при веденні ділової переписки приділяється фактам. Будь-яке судження або оцінка, висловлювана в листі, повинна підтверджуватися посиланнями і прикладами, достовірність яких не викликає сумнівів. Аргументи, підкріплені фактами і прикладами, дозволяють переконати адресата і, тим самим досягти мети, з якою написано цей лист.
Правилами ділового листування встановлюються чіткі вимоги і до структури ділового листа, який, по суті, безпосередньо складається з двох обов`язкових реквізитів - звернення і текстової частини.
Що стосується звернення, в тому випадку, коли лист має конкретного адресата, в цьому реквізиті повинні бути згадані його ім`я та по батькові повністю. Допускається починати звернення зі слів: «Шановний», «Вельмишановний» або «Дорогий» із зазначенням імені та по батькові. Якщо адресатів кілька або конкретне ім`я респондента невідомо, звернення пишеться у множині і може виглядати так: «Шановні панове!», «Дорогі колеги!» Та ін.
При веденні ділового листування структура текстової частини ділового листа поділяється на три основних логічних блоку:
Правила ділового листування на увазі, що основна, текстова частина листа, повинна відповідати основним вимогам встановленим для ділового спілкування та етикету. Тому при складанні листа необхідно керуватися наступними правилами:
Відповідність вимогам оформлення - одна з умов, яким повинні відповідати офіційні листи. Зразок супровідного листа, що направляється компанією разом з пакетом документів, представлений нижче.
Завантажити чистий бланк gt; gt; gt;
Завантажити заповнений зразок gt; gt; gt;
Ще один зразок ділового листування - гарантійний лист. Приклад його оформлення наведено нижче.
Завантажити чистий бланк gt; gt; gt;
Завантажити заповнений зразок gt; gt; gt;
Ділове листування, приклади листів, що мають різне призначення, наведені нижче.
Читайте також:
Термін зберігання вхідної та вихідної документації закріплюється в інструкції з діловодства. Як врахувати вимоги…
Інформаційний лист направляється діловим партнерам або суміжних організацій, для сповіщення про подальшу співпрацю, про…
Відео: ПривітанняЛист-привітання є ділове некомерційне лист, що направляється від однієї особи іншій. Метою його є…
Лист про співпрацю складається для того щоб залучити потенційного партнера до своєї діяльності, зацікавити його в…
За службовим обов`язком секретарю доводиться мати справу з різними листами: як вхідними, так і вихідними. З цієї…
Відео: Листи прийшли на адресу за пропискою потрібно отримувати, що робити, якщо судове лист повернулосяОдне з важливих…
Найчастіше багато секретарі в своїй роботі стикаються з необхідністю роботи зі службовими листами. Більш того, в…
Чим більше організація, тим частіше в неї надходять запрошення на участь в різних заходах. У багатьох випадках…
Ділове листування, будь то електронна або на традиційних паперових носіях, має ряд правил, яких слід дотримуватися. Від…
Багато ділові листи, створювані в процесі діяльності організації, адресуються конкретній людині. Даний вид…
Листи є невід`ємною частиною процесу діловодства. Уміння грамотно їх складати є дуже цінним якістю будь-якого…
Відео: 5 Етикет ділового листуванняДілове листування має величезне значення у встановленні нових ділових контактів та…
Будь-яка організація постійно отримує кореспонденцію, робота з якої входить в посадові обов`язки секретаря. Від того,…
Лист - це документ, що пересилається поштою і службовець засобом спілкування між людьми і організаціями. Основою…
Будь-секретар, будучи відмінним діловодом і документознавців, може відчувати певні проблеми при необхідності ведення…
Багато секретарі, керівники і бізнесмени часто недооцінюють ділову переписку і нехтують її основними правилами. А…
Службовий лист - це узагальнена назва різних документів, які служать засобом обміну інформацією між організаціями.…
Електронна ділове листування - це невід`ємна частина життя будь-якого офісного співробітника і просто сучасної людини.…
Офіційна ділове листування ведеться за особливими правилами і стандартам. Дізнайтеся, яким повинен бути мова ділового…
змістВиди ділового листуванняОсобливості написання й оформлення ділового листаЗагальна структура тексту ділових листів:…
Лист на фірмовому бланку - це вид ділового послання-сповіщення. Лист на фірмовому бланку має бути коротким. На…