Системи діловодства

Відео: Організація кадрового діловодства

З цієї статті ви дізнаєтеся:

• які існують системи організації делопроізводства-
• яка система документів використовується в діловодстві підприємства-
• який документ встановлює основні положення системи делопроізводства-
• як вибрати автоматизовану систему діловодства.

Система діловодства на підприємстві повинна розроблятися з урахуванням специфіки його діяльності, величини штату і обсягів документообігу. Автоматизація системи діловодства сьогодні вже не розкіш, а нагальна потреба, що дозволяє, в кінцевому підсумку, підвищити продуктивність праці. У статті розглянуті деякі практичні питання вибору систем організації і автоматизації діловодства.

Існуючі системи організації діловодства

Те, яким чином буде організована система діловодства на підприємстві в 2016 році, залежить від багатьох чинників. Наприклад, від того, чи є у організації територіально віддалені філії та дочірні підрозділи, а також від технічної оснащеності служби діловодства, її забезпеченості високопрофесійними кадрами.

діловодство

Організаційні системи діловодства поділяються на централізовані, децентралізовані і змішані. Централізовані системи діловодства створюються на великих, територіально поширених підприємствах, що мають віддалені відділення і філії. В таких умовах окрема служба діловодства, забезпечена сучасними автоматизованими системами електронного документообігу, необхідною технікою та кваліфікованими фахівцями виконує безліч функцій і повністю забезпечує обмін інформацією як усередині головного офісу, так і за його межами. До завдань централізованої системи діловодства входить не тільки обробка і розподіл вхідної та вихідної документації, а й ведення номенклатури справ, організація архівного зберігання документів і навіть контроль над своєчасністю їх виконання.

Друк на кадрових документах

Децентралізована система діловодства підприємств оптимальна для впровадження в великих відокремлених організаціях, в структуру яких входить велика кількість підрозділів. При такій організаційній системі служба діловодства також виконує всі основні функції, пов`язані з документообігом і зберіганням.

Коли штат підприємства невеликий і кількість документації не вимагає використання систем електронного документообігу, особливого сенсу в створенні окремої служби немає. Тому документообігом на таких підприємствах займаються один-два людини, в обов`язки яких входить обробка і розсилка вхідних і вихідних документів, їх реєстрації. Іншу частину діловодних функцій виконують відповідальні особи, призначені в підрозділах. Така форма організації системи діловодства називається змішаною.

Система документів в діловодстві підприємства

В системі діловодства підприємства в 2016 році повинні реєструватися всі документи, що стосуються його діяльності. Це документи, що надходять ззовні і ті, які були розроблені в організації, в тому числі копії вихідних документів, оригінали яких були відправлені адресатам.

електронне діловодство

Як вхідні, так і вихідні і внутрішні, організаційно розпорядчі документи систематизуються відповідно до номенклатури справ, прийнятої на підприємстві. Номенклатура справ встановлює принцип кодування, що використовується при реєстрації, що дозволяє однозначно ідентифікувати вид і приналежність документа по наданим йому номером. Крім того, номенклатурою справ встановлюються терміни зберігання того чи іншого документа відповідно до його виглядом з переліками, що затверджуються Росархивом.

Номенклатура справ на підприємстві повинна затверджуватися щорічно, з урахуванням що відбулися за цей період змін. Циклічність документообігу також річна, після закінчення календарного року формується документальний фонд за минулий період. Порядок затвердження номенклатури справ, формування документального фонду, передачі документів на архівне зберігання, а також регламентації діяльності експертної комісії, яка формує архівний фонд, затверджується локальним нормативним актом, наприклад, інструкцією з діловодства.

Основні положення системи діловодства на підприємстві

Основні положення і принципи, якими слід керуватися при розробці і впровадженні системи діловодства на підприємстві, повинні бути викладені в локальному нормативному акті, підписаним керівником підприємства - Інструкції з діловодства. Цим документом встановлюються методи і регламенти роботи з про всіма видами документів, характерних для даної компанії і враховують специфіку її діяльності.

Організація конфіденційного діловодства з нуля

Інструкція повинна містити розділи, повністю описують порядок проведення всіх необхідних діловодних процедур, що встановлюють вимоги до складання та оформлення документів. Крім того, в ній повинні обумовлюватися категорії документів, обробка яких підлягає обов`язковому контролю, порядок їх постановки на контроль і використовуються методи контролю. Цим нормативним актом також встановлюються правила оперативного зберігання документів і порядок їх підготовки до передачі на архівне зберігання.

Системи автоматизації діловодства

Ринок пропонує роботодавцям широкий вибір систем автоматизації діловодства та електронного документообігу (СЕД), що дозволяють здійснювати оперативний контроль документації. Після того, як документ зареєстрований в системі, будь-яка зацікавлена особа може отримати інформацію про те, в якій стадії обробки він перебуває, хто є його виконавцем, які проміжні резолюції виносилися. Завдяки впровадженню автоматизованих систем на підприємстві здійснюється впорядковане зберігання документів в електронній формі, це стосується і відсканованих зображень.

Зміна тексту трудового договору працівника

Крім програмних продуктів, які здійснюють реєструючі і пошукові функції, існують системи, що дозволяють автоматизувати стандартні ділові процедури і процеси, що забезпечують колективну роботу або оперативний обмін документами. Втім, останнім часом помітна тенденція до об`єднання запропонованих технологій і розширенню функціоналу.

Впровадження системи діловодства на підприємстві в 2016 році допоможе підвищити виконавську дисципліну, підвищити швидкість обробки документів і зменшити ризик їх утері- скоротити терміни узгодження, полегшити пошук необхідної інформації, підвищити продуктивність праці.

Яку автоматизовану систему ведення діловодства вибрати

Електронні системи діловодства, пропоновані ринком, відрізняються не тільки за своїми функціональними особливостями, а й за вартістю. Вибір в даному випадку повинен здійснюватися з урахуванням реальної необхідності та фінансових можливостей компанії, її організаційної системи діловодства. Але в будь-якому випадку, навіть коли документообіг на підприємстві невеликий і управлінські рішення транслюються без документального оформлення, потрібно, щоб хоча б частина процесів була автоматизована.

Відео: О.П. # 1 Задрежаніе Соколовського, ПРЕЦЕНДТЕНТНАЯ система діловодства

Як змінилися терміни зберігання у документів з особового складу?

Це, в першу чергу, стосується реєстрації вхідних і вихідних документів, їх розподілу за виконавцями. Навіть найпростіша і недорога автоматизована система діловодства в таких випадках дозволить забезпечити необхідний контроль і простежити історію вирішення проблеми, своєчасно зібрати необхідні для затвердження документа візи і дотримати встановлені для виконання строки.

Впровадження автоматизованої системи діловодства на підприємстві з великою кількістю працюючих та розгалуженою організаційною структурою - необхідність, яку вже ніхто не оспорює. У цьому випадку вибір слід робити виходячи з оптимального співвідношення «функціонал / вартість» з урахуванням вимог за обсягами зберігання баз даних, інформаційної безпеки, відповідності внутрішнім або міжнародним стандартам тощо.

• Посадова інструкція документознавців (бланк) .doc
• Посадова інструкція начальника відділу кадрів (бланк) .doc
• Посадова інструкція інспектора (старшого) секретного відділу (частини, бюро, групи) (бланк) .doc

Відео: Розробка інформаційної системи діловодства для інспекції федеральної податкової служб