Нормативні документи компанії
Організація діловодства - Нормативні документиДержавна система документаційного забезпечення управління. Основні…
З цієї статті ви дізнаєтеся:
Інструкція з діловодства відноситься до категорії локальних нормативних актів компанії. Трудовий кодекс РФ дозволяє роботодавцю приймати акти, що містять норми трудового права, в межах своєї компетенції. Такі документи повинні відповідати чинним трудовим законодавством, колективними договорами та угодами, іншим локальним нормативним актам компанії (ч.1, ст. 8 ТК РФ). Проте, в Трудовому кодексі немає чіткого визначення терміна "локальний нормативний акт". Як правило, під ним мають на увазі акти, що містять затверджені роботодавцем правила поведінки. При цьому правила можуть бути розраховані на неодноразове застосування до невизначеного кола осіб.
Інструкція з діловодства. нюанси оформлення
Що стосується інструкції з діловодства, вона містить правила роботи з організаційно-розпорядчою документацією в межах організації. Відповідно, є локальним нормативним актом і відповідає таким вимогам:
Інструкція з діловодства не відноситься до обов`язкових нормативних актів організації. Її розробляють для того, щоб оптимізувати і уніфікувати процеси документообігу. Проте, як будь-який інший акт, вона повинна бути узгоджена з усіма зацікавленими особами і затверджена керівництвом компанії. Для надання документу юридичної сили, його необхідно ввести в дію відповідним наказом. Він може називатися «Наказ про затвердження інструкції з діловодства» або «Наказ про введення в дію інструкції з діловодства». У будь-якому випадку, вони виконують одні і ті ж функції, і єдиним їх відмінністю є розташування грифа затвердження. У другому випадку він проставляється безпосередньо на нормативному акті.
Розробка інструкції з діловодства проводиться в кілька етапів. Процес включає збір і аналіз необхідної інформації, підготовку проекту, його погодження та затвердження, введення акта в дію. Базою для розробки проекту служать нормативні, методичні, інформаційно-довідкові документи компанії, а також дані опитувань керівників структурних підрозділів.
Як правило, розробкою проекту займається служба документаційного забезпечення. При її відсутності, як буває в невеликих компаніях, підготовкою та узгодженням займається відповідальний за роботу з документами співробітник.
Як і будь-який інший нормативний акт, інструкція з діловодства узгоджується з усіма зацікавленими фахівцями: представниками юридичного відділу, кадровою службою, бухгалтерією, лінійними керівниками. Процедура погодження фіксується шляхом оформлення листа узгодження. У тому випадку, коли мотивоване думку зацікавлених фахівців не містить згоди з проектом, необхідно провести додаткові консультації і розглянути пропозиції щодо вдосконалення документа. Так можна дійти взаємно прийнятного рішення про основні положення локального нормативного акта.
Інструкція з діловодства. Терміни, визначення та скорочення
Проект документа необхідно завізувати у зацікавлених осіб і, якщо згоди досягнуто, уявити на підпис керівнику. Затвердження вважається завершеним після випуску відповідного наказу або розпорядження керівником організації або виконуючим його обов`язки особою.
Наказ про затвердження інструкції з діловодства необхідний для того, щоб офіційно затвердити локальний нормативний акт. Даний документ не має уніфікованої форми, тому його можна скласти на бланку наказу по основній діяльності. До обов`язкових свідчень, які необхідно вказати в документі, відносяться:
У наказі про затвердження інструкції з діловодства необхідно вказати обов`язкові реквізити:
Реєстрація розірвання наказу пояснює призначення затверджується документа, обґрунтовує його необхідність. Зміст цієї частини може варіюватися відповідно до причинами створення інструкції з діловодства. Крім того, може з`явитися необхідність послатися в тексті наказу на інші потрібні нормативні акти. Ця частина може бути сформульована таким чином:
В розпорядчої частини, відокремленої від констатуючій словом "НАКАЗУЮ", даються конкретні доручення, виділені в самостійні пункти. У наказі про затвердження інструкції з діловодства до таких доручень можна віднести:
Для кожного завдання можна вказати найменування виконавця і термін виконання (не вказується, якщо дії носять регулярний або нормативний характер).
Як додаток до наказу про затвердження інструкції з діловодства додається сам локальний нормативний акт. В розпорядчої частини в такому випадку необхідно зробити позначку, а на самому документі в правому верхньому кутку розмістити гриф затвердження. Згодом його слід зберігати разом з наказом, тому що він є додатком.
Наказ про затвердження інструкції з діловодства підписується керівником організації або іншою уповноваженою особою. Підпис оформляють за аналогією з усіма наказами з основної діяльності. Підписується тільки один екземпляр документа. При цьому підпис керівника не завіряється печаткою.
Останнім етапом процедури є реєстрація документа. Наказ про затвердження інструкції з діловодства необхідно зареєструвати в день підписання. Виконавцям розсилаються копії документа. Оригінал підшивається в справу з наказами з основної діяльності.
Персонал повинен бути ознайомлений з наказом і положеннями інструкції з діловодства під розпис. Для цього доцільно оформити лист ознайомлення або оформити аналогічну візу в окремій реєстраційній формі. Такою формою може бути Журнал ознайомлення працівників з локальними нормативними актами.
Якщо наказ про затвердження інструкції з діловодства вводить в дію новий варіант нормативного акту, то в документі необхідно додати пункт про те, що дія попереднього акту скасовується.
Як правило, інструкція з діловодства діє протягом декількох років. У деяких випадках (зміна технології роботи з документами, структурна реформа компанії) може знадобитися внесення змін. При цьому правки в документі не повинні погіршувати становище працівників порівняно з нормами трудового законодавства, колективного договору і трудової угоди.
Інструкція з діловодства. Розділ «Організація роботи з документами»
Всі нововведення також оформляються наказом керівника. Порядок внесення змін до інструкції з діловодства не відрізняється від процесу її розробки та затвердження. Якщо прийнято рішення змінити ряд положень, необхідно випустити відповідний наказ, в якому вказати причини, що призвели до зміни.
У більшості випадків повний перегляд інструкції з діловодства недоцільний. Винятковими випадками можуть вважатися: зміна технології роботи з документами або кардинальні зміни в інших нормативних і методичних документах в області діловодства. У цій ситуації проект необхідно розробити заново і повторити процедуру узгодження. Наказ про затвердження з діловодства також оформляють повторно.
Організація діловодства - Нормативні документиДержавна система документаційного забезпечення управління. Основні…
Відео: Організація діловодстваорганізація діловодстваУ новому розділі сайту "організація діловодства" ми зібрали для…
Відео: Аудит підприємств і організацій, наказове діловодство, штрафи ПФРРобота будь-якої організації, так або інакше,…
Локальні нормативні акти становлять правову основу діяльності конкретної організації, так як містять норми, обов`язкові…
Інструкція з діловодства відноситься до групи локальних нормативних актів, що становлять правову основу діяльності…
Інструкція з ведення діловодства в організації як основний локальний нормативний документ організації. Основні розділи…
Шановні учасники спільноти PRO-Секретаріат! За вашими численними проханнями розміщуємо на сайті статтю В.Ф. Янковий…
У процедурі підготовки документів важлива роль належить погодженням - експертизі підготовленого проекту документа…
Найважливішим параметром життєвого циклу документа є термін його виконання. Як його відстежувати і як працювати з…
Відео: Як складати ефективні посадові інструкції для персоналуІнструкція з діловодства - це офіційний документ, на…
Організація роботи з документами передбачає створення системи контролю виконання документів (доручень). Система…
Дізнайтеся, що представляють собою розпорядчі документи, які їх види може містити система розпорядчих документів…
Посадова інструкція - нормативно-правовий акт, дія якого обмежується одним підприємством. Юридична значимість цього…
Дізнайтеся, що представляють собою внутрішні документи, які види внутрішніх документів в 2016 році найчастіше…
Розробка і введення в дію посадових інструкцій дозволяє вирішити такі важливі питання, як розмежування повноважень і…
Нормативні документи з діловодства регламентують цей важливий вид організаційної діяльності підприємства. Ними…
У програмі вебінару, підготовленого журналом «Довідник секретаря та офіс-менеджера» спільно з Центром…
Основою діловодства, як відомо, є документування управлінської та іншої діяльності. При ідеальному веденні справ кожен…
Організація діловодства на підприємстві необхідна, щоб забезпечити ефективність управлінських процесів. Документообіг…
На сьогоднішній день діловодство - це діяльність з управління документами: адміністративними, кадровими, фінансовими і…
Впровадження системи управління якістю (СУЯ) на основі вимог ISO 9001: 2008 (ДСТУ ISO 9001-2011) визначає необхідність…