Наказ про затвердження інструкції з діловодства

Інструкція з діловодства не входить в число обов`язкових нормативних актів для більшості організацій. Проте, багато компаній розробляють і затверджують цей документ, щоб оптимізувати і уніфікувати процеси документообігу. Як і будь-який інший нормативний акт, вона проходить етапи узгодження і затвердження. Наказ про затвердження інструкції з діловодства необхідний, щоб акт вступив в дію. У цьому матеріалі розберемо правила оформлення такого наказу.

З цієї статті ви дізнаєтеся:

  • чи обов`язково випускати наказ про затвердження інструкції з діловодства?
  • що включає процедура узгодження і затвердження інструкції?
  • як оформити наказ про затвердження інструкції з діловодства?
  • як внести зміни в цей нормативний акт?

Чи обов`язково випускати наказ про затвердження інструкції з діловодства?

Інструкція з діловодства відноситься до категорії локальних нормативних актів компанії. Трудовий кодекс РФ дозволяє роботодавцю приймати акти, що містять норми трудового права, в межах своєї компетенції. Такі документи повинні відповідати чинним трудовим законодавством, колективними договорами та угодами, іншим локальним нормативним актам компанії (ч.1, ст. 8 ТК РФ). Проте, в Трудовому кодексі немає чіткого визначення терміна "локальний нормативний акт". Як правило, під ним мають на увазі акти, що містять затверджені роботодавцем правила поведінки. При цьому правила можуть бути розраховані на неодноразове застосування до невизначеного кола осіб.

Інструкція з діловодства. нюанси оформлення

Що стосується інструкції з діловодства, вона містить правила роботи з організаційно-розпорядчою документацією в межах організації. Відповідно, є локальним нормативним актом і відповідає таким вимогам:

  • приймається керівництвом компанії одноосібно (при наявності профспілки - з урахуванням його думки);
  • не погіршує становище персоналу в порівнянні з колективним договором та трудовою угодою;
  • доводиться до відома кожного співробітника під розпис;
  • носить обов`язковий характер.

Читайте по темі в електронному журналі

  • Наскільки важливо вести кількісний облік листів одержуваних документів?
  • Аудит діловодства: коли вигідно залучати аудиторську фірму
  • Контроль виконання документів

Відео: Документація, обов`язкова при управлінні МКД

Інструкція з діловодства не відноситься до обов`язкових нормативних актів організації. Її розробляють для того, щоб оптимізувати і уніфікувати процеси документообігу. Проте, як будь-який інший акт, вона повинна бути узгоджена з усіма зацікавленими особами і затверджена керівництвом компанії. Для надання документу юридичної сили, його необхідно ввести в дію відповідним наказом. Він може називатися «Наказ про затвердження інструкції з діловодства» або «Наказ про введення в дію інструкції з діловодства». У будь-якому випадку, вони виконують одні і ті ж функції, і єдиним їх відмінністю є розташування грифа затвердження. У другому випадку він проставляється безпосередньо на нормативному акті.

Порядок затвердження інструкції з діловодства

Розробка інструкції з діловодства проводиться в кілька етапів. Процес включає збір і аналіз необхідної інформації, підготовку проекту, його погодження та затвердження, введення акта в дію. Базою для розробки проекту служать нормативні, методичні, інформаційно-довідкові документи компанії, а також дані опитувань керівників структурних підрозділів.

Як правило, розробкою проекту займається служба документаційного забезпечення. При її відсутності, як буває в невеликих компаніях, підготовкою та узгодженням займається відповідальний за роботу з документами співробітник.

Як і будь-який інший нормативний акт, інструкція з діловодства узгоджується з усіма зацікавленими фахівцями: представниками юридичного відділу, кадровою службою, бухгалтерією, лінійними керівниками. Процедура погодження фіксується шляхом оформлення листа узгодження. У тому випадку, коли мотивоване думку зацікавлених фахівців не містить згоди з проектом, необхідно провести додаткові консультації і розглянути пропозиції щодо вдосконалення документа. Так можна дійти взаємно прийнятного рішення про основні положення локального нормативного акта.

Відео: 048 = ККК = Допит в Гестапо 4 н




Інструкція з діловодства. Терміни, визначення та скорочення

Проект документа необхідно завізувати у зацікавлених осіб і, якщо згоди досягнуто, уявити на підпис керівнику. Затвердження вважається завершеним після випуску відповідного наказу або розпорядження керівником організації або виконуючим його обов`язки особою.

Відео: Зміна штатного розкладу в ЗУП 3.0

Оформлення наказу про затвердження інструкції з діловодства

Наказ про затвердження інструкції з діловодства необхідний для того, щоб офіційно затвердити локальний нормативний акт. Даний документ не має уніфікованої форми, тому його можна скласти на бланку наказу по основній діяльності. До обов`язкових свідчень, які необхідно вказати в документі, відносяться:

  • найменування локального нормативного акта;
  • сфера його дії;
  • Дата вступу в силу;
  • порядок внесення змін;
  • порядок контролю виконання.

У наказі про затвердження інструкції з діловодства необхідно вказати обов`язкові реквізити:

  • найменування організації;
  • назва виду документа;
  • дата видання;
  • реєстраційний номер;
  • місце видання;
  • заголовок до тексту;
  • текст;
  • підпис;
  • візи.



Реєстрація розірвання наказу пояснює призначення затверджується документа, обґрунтовує його необхідність. Зміст цієї частини може варіюватися відповідно до причинами створення інструкції з діловодства.Наказ про затвердження інструкції з діловодства Крім того, може з`явитися необхідність послатися в тексті наказу на інші потрібні нормативні акти. Ця частина може бути сформульована таким чином:

  • "З метою організації роботи щодо дотримання порядку ведення діловодства ..."
  • "З метою впорядкування роботи з документами і забезпечення їх охорони ..."
  • "З метою встановлення єдиної системи діловодства ..."

В розпорядчої частини, відокремленої від констатуючій словом "НАКАЗУЮ", даються конкретні доручення, виділені в самостійні пункти. У наказі про затвердження інструкції з діловодства до таких доручень можна віднести:

  • "Затвердити інструкцію з діловодства ..."
  • "Ознайомити персонал з інструкцією з діловодства ..."
  • "Забезпечити ведення діловодства відповідно до вимог, викладених в інструкції ..."
  • "Забезпечити контроль виконання ..."

Для кожного завдання можна вказати найменування виконавця і термін виконання (не вказується, якщо дії носять регулярний або нормативний характер).

Як додаток до наказу про затвердження інструкції з діловодства додається сам локальний нормативний акт. В розпорядчої частини в такому випадку необхідно зробити позначку, а на самому документі в правому верхньому кутку розмістити гриф затвердження. Згодом його слід зберігати разом з наказом, тому що він є додатком.

Наказ про затвердження інструкції з діловодства підписується керівником організації або іншою уповноваженою особою. Підпис оформляють за аналогією з усіма наказами з основної діяльності. Підписується тільки один екземпляр документа. При цьому підпис керівника не завіряється печаткою.

Останнім етапом процедури є реєстрація документа. Наказ про затвердження інструкції з діловодства необхідно зареєструвати в день підписання. Виконавцям розсилаються копії документа. Оригінал підшивається в справу з наказами з основної діяльності.

Персонал повинен бути ознайомлений з наказом і положеннями інструкції з діловодства під розпис. Для цього доцільно оформити лист ознайомлення або оформити аналогічну візу в окремій реєстраційній формі. Такою формою може бути Журнал ознайомлення працівників з локальними нормативними актами.

Внесення змін до інструкції з діловодства

Якщо наказ про затвердження інструкції з діловодства вводить в дію новий варіант нормативного акту, то в документі необхідно додати пункт про те, що дія попереднього акту скасовується.

Як правило, інструкція з діловодства діє протягом декількох років. У деяких випадках (зміна технології роботи з документами, структурна реформа компанії) може знадобитися внесення змін. При цьому правки в документі не повинні погіршувати становище працівників порівняно з нормами трудового законодавства, колективного договору і трудової угоди.

Інструкція з діловодства. Розділ «Організація роботи з документами»

Всі нововведення також оформляються наказом керівника. Порядок внесення змін до інструкції з діловодства не відрізняється від процесу її розробки та затвердження. Якщо прийнято рішення змінити ряд положень, необхідно випустити відповідний наказ, в якому вказати причини, що призвели до зміни.

У більшості випадків повний перегляд інструкції з діловодства недоцільний. Винятковими випадками можуть вважатися: зміна технології роботи з документами або кардинальні зміни в інших нормативних і методичних документах в області діловодства. У цій ситуації проект необхідно розробити заново і повторити процедуру узгодження. Наказ про затвердження з діловодства також оформляють повторно.



ІНШЕ

Діловодство в 2017 році фото

Діловодство в 2017 році

Відео: Аудит підприємств і організацій, наказове діловодство, штрафи ПФРРобота будь-якої організації, так або інакше,…

Інструкція з діловодства фото

Інструкція з діловодства

Локальні нормативні акти становлять правову основу діяльності конкретної організації, так як містять норми, обов`язкові…

Наказ без помилок фото

Наказ без помилок

Шановні учасники спільноти PRO-Секретаріат! За вашими численними проханнями розміщуємо на сайті статтю В.Ф. Янковий…

Розпорядчі документи фото

Розпорядчі документи

Дізнайтеся, що представляють собою розпорядчі документи, які їх види може містити система розпорядчих документів…

Внутрішні документи фото

Внутрішні документи

Дізнайтеся, що представляють собою внутрішні документи, які види внутрішніх документів в 2016 році найчастіше…

Організація діловодства фото

Організація діловодства

Організація діловодства на підприємстві необхідна, щоб забезпечити ефективність управлінських процесів. Документообіг…

» » Наказ про затвердження інструкції з діловодства