Основні реквізити документів

Відео: Первинні документи. Як оформити продаж товарів і послуг

Зі статті ви дізнаєтесь:

• чому основні реквізити документа підтверджують його юридичну силу-
• які види реквізитів документа существуют-
• які реквізити первинних документів є обязательнимі-
• який склад реквізитів документа-
• яке розташування реквізитів документа встановлено ГОСТом.

Основні реквізити документа забезпечують інформації юридичну значимість

Оформлений відповідно до встановлених правил текст, надрукований на папері, або будь-яка інформація на якомусь іншому матеріальному носієм не завжди є документом. Згідно з тими визначеннями, які дані в ГОСТ ISO 15489-1-2007, документом цю інформацію робить наявність обов`язкових реквізитів. Тобто, документ може бути підтвердженням правових зобов`язань або ділової діяльності компанії тільки в тому випадку, якщо дотримано встановлений порядок його оформлення.

Реквізит документа - це перелік обов`язкових відомостей, які повинні бути представлені в залежності від виду офіційного паперу. Ця умова, при виконанні якого такий папір вважається юридично значимої. Тільки при наявності всіх встановлених правилами оформлення ділових паперів реквізитів, вона може вважатися підставою для укладання угод, взяття до відома інформації або виконання викладених в ній вимог, рекомендацій. При цьому важливим є не тільки склад і зміст того чи іншого реквізиту, а й те, як він оформлений, і то, де він розміщується.

Основні реквізити документа, їх опис та вимоги до оформлення, встановлені ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів », введеним в дію з 3 березня 2003 року. Але, відповідно до наказу Росстандарта від 8 грудня 2016 р № 2004 ст, з 1 липня 2017 року цей стандарт буде скасований. Замість нього в дію буде введено ГОСТ Р 7.0.97-2016. При цьому слід враховувати, що застосовуватися цей стандарт буде в добровільному порядку.

Види реквізитів документів

Реквізити, по суті, є інформаційними блоками, сукупність яких дозволяє отримати повне уявлення, наприклад, про те:

• яким юридичною або фізичною особою підготовлений документ і, в тому числі, про котрі ідентифікують його відомостях (найменування, ІПН, юридична адреса, телефон та ін.);
• до якого виду ділової документації відноситься даний документ (рахунок-фактура, наказ, акт, інструкція, програма робіт, платіжне доручення та ін.);
• хто є виконавцем;
• хто затвердив, погодив або підписав документ від імені юридичної особи.

Реквізит документа може належати до одного з двох видів:

1. постійні, це ті реквізити, які встановлені для типового формуляра даного типу документів, наприклад, характерні для ділових листів, наказів, актів, платіжних доручень;
2. змінні, реквізити, що вказуються на типовому формулярі, характерні для конкретного розпорядчого документа, угоди або бізнес-ситуації.

Крім того, бувають:

• основні реквізити документа, які в обов`язковому порядку повинні бути вказані на формулярі і без яких даний документ не матиме юридичної сили;
• додаткові - це другорядні інформаційні поля, уточнюючі ті відомості, які вказані в основних реквізитах документа.

Для кожного з використовуваних в діловій практиці документів розроблений свій типовий формуляр. Він являє собою сукупність необхідних для даного типу паперів інформаційних блоків. При цьому, розташування кожного з таких блоків на загальному полі документа строго регламентовано відповідно до державних стандартів.

Реквізити первинних документів

Термін «первинні документи» використовується по відношенню до тієї фінансової документації, яка ведеться при бухгалтерському обліку. Ці документи виділені в особливу категорію, що підкреслює і важливість їх змісту, і важливість правильного оформлення і заповнення. Перелік основних реквізитів документів первинного обліку встановлюється пунктом 2 статті 9 Федерального закону «Про бухгалтерський облік».

До обов`язкових реквізитів первинних документів відносяться:

• найменування документа (уніфікованої форми);
• дата, коли папір була складена;
• найменування юридичної особи - упорядника даного документа;
• зміст оформляється господарської операції;
• одиниці, в яких вимірюється дана господарська операція в натуральному або грошовому вираженні;
• посади осіб, уповноважених на здійснення господарської операції і відповідальних за правильність її оформлення;
• поля для власноручних підписів цих уповноважених співробітників.

Зверніть увагу: У документах первинного обліку реквізит «підпис» повинен зазначатися з розшифровкою прізвища та ініціалів власника підпису.

Як правило, первинні документи, для оформлення яких використовуються готові бланки затверджених форм, організація може замовити в друкарні або купити в спеціалізованому магазині. Такі бланки, по суті, є типовими формулярами і всі основні реквізити, передбачені для цього виду документів, в них вже є в наявності.

Склад реквізитів документів

Перелік і нумерація основних реквізитів документів відповідає ГОСТ Р 6.30-2003. Склад реквізитів, що використовуються при оформленні ділових паперів наступний:

01, 02 і 03 - герб РФ, герб суб`єкта РФ і емблема або логотип компанії, від імені якої оформляється даний документ. На використання гербів потрібен спеціальний дозвіл. Логотип або товарний знак компанії може використовуватися тільки в тому випадку, якщо він зареєстрований в установленому порядку.

04 - код компанії відповідно до Класифікація підприємств та організацій (ЄДРПОУ);

05, 06 - реєстраційний номер (ОГРН), ідентифікаційний номер платника податків (ІПН) і код причини постановки на облік (КПП), який присвоюється компанії згідно з документами, що видаються податковими органами;

07 - код форми документа відповідно до Класифікація управлінської документації (ОКУД);

08 - повне і коротке найменування компанії в точній відповідності з її статутними і реєстраційними документами;

09 - інформація і довідкові відомості про компанії: її поштову адресу, телефон, адреса електронної пошти та ін .;

10 - найменування типу документа (на ділових листах не вказується);

11 - дата складання документа, вказується в форматі: ДД.ММ.РРРР;

12 - реєстраційний номер, присвоєний документу;

13 - реєстраційний номер і дата первинного документа, при його наявності, в разі складання відповідного листа;

14 - місце, де документ був складений. Реквізит заповнюється, якщо в найменуванні організації та її довідкових даних такого вказівки не міститься;

15 - відомості про адресата;

16 - гриф обмеження доступу до. Може містити інформацію про посадову особу, яким затвердили документ або посилання на наказ, яким затверджується даний документ;

17 - резолюція, яку накладає вищестоящий керівник;

18 - заголовок тексту документа, в якому сформульована його суть, короткий зміст;

19 - відмітка, яка свідчить про необхідність контролю над виконанням даного документа;

20 - реквізит основної частини документа. Являє собою мовну інформацію, яка відображатиме суть документа. Крім тексту може містити таблиці, діаграми, анкети. При заповненні цього реквізиту використовується офіційно-діловий стиль викладу з дотриманням встановлених регламентів оформлення;

21 - відмітка про контроль, що згадується в основній частині;

22 - підпис керівника компанії з розшифровкою;

23 - гриф погодження, заповнюється в разі необхідності;

24 - погоджують візи, крім підпису повинні містити відомості про прізвища, ініціалах і датою узгодження;

25 - печатка організації, що використовується як засвідчення підпису посадової особи;

26 - відмітка, що проставляється в разі потреби засвідчення копії документа;

27 - відомості про виконавця документа із зазначенням його прізвища, ініціалів та контактного телефону;

28 - відмітка про те, що документ виконаний і може бути підшитий до справи відповідно до затвердженої в компанії номенклатурою справ;

29 - дата і вхідний номер документа - позначка про те, що він вступив до канцелярії компанії;

30 - ідентифікатор електронної копії документа, місце зберігання електронного оригіналу даного документа.

Розташування реквізитів документів

Те, де розташовується на аркуші стандартного формату кожен з тих реквізитів, що перерахований вище, суворо регламентовано. Відповідно до ГОСТ Р 6.30-2003, на аркуші формату А4 вони повинні бути розташовані саме так, як показано нижче.

Рекомендуємо матеріали по темі:

1.Прийнято новий ГОСТ Р 7.0.97-2016 з оформлення документів

2.Інструкція з діловодства. Розділ «Особливості підготовки та оформлення окремих видів документів»

Відео: Обмін даними з «Клієнт банку» в 1С: Бухгалтерія 2.0 (урок) - "Завантаження" авто проведення документів

3.Інструкція з діловодства. Розділ «Особливості роботи з електронними документами»