Номенклатура справ в організації

У яких документах встановлені правила складання і оформлення номенклатури справ? Про зміст і оформленні цього документа, а також про форму номенклатури справ для державної і недержавної організації ви дізнаєтеся зі статті журналу "Довідник секретаря та офіс-менеджера" (№12 2009).

Однією з найважливіших функцій діловодної служби є складання номенклатури справ. Якщо номенклатура справ розроблена відповідно до встановлених правил, більш чітко здійснюються процеси: обгрунтованого розподілу документів в справи- формування справ- забезпечення пошуку документів і обліку справ і попереднього визначення термінів зберігання документів.

Правила складання та оформлення номенклатури справ встановлені наступними трьома документами:

  • Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення (схвалена колегією Головархіву СРСР 27.04.1988, наказ Головархіву СРСР від 23.05.1988 № 33) (ГСДОУ).
  • Основні правила роботи архівів організацій (схвалені рішенням колегії Росархіву від 06.02.2002).
  • Правила діловодства в федеральних органах виконавчої влади, затв. постановою Уряду РФ від 15.06.2009 № 477 (дані визначення і процедура узгодження, підписання, затвердження).

Чи може секретар розробляти номенклатуру справ?

Може, якщо відповідно до його посадовою інструкцією він відповідає за організацію діловодства. Якщо ж така служба створена як структурний підрозділ: управління справами, канцелярія, загальний відділ, відділ документаційного забезпечення, - то відповідальність за складання номенклатури справ (НД) покладається на цю службу.

При наявності архіву в організації він надає методичну допомогу в складанні номенклатури справ.

Загальні відомості про номенклатуру справ

номенклатура справ - систематизований перелік найменувань справ, що заводяться в організації, із зазначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку*.

Номенклатура справ являє собою план угруповання документів у справи в процесі поточного зберігання документів.

Цей план передбачає справи, які повинні бути заведені для поточного зберігання документів, скільки справ буде заведено, які документи будуть поміщені в кожну справу, в ньому також встановлюються терміни зберігання справ.
Таким чином, всі документи, що надходять в організацію і створювані в ній (за винятком технічної документації та друкованих видань), будуть розподілятися відповідно до заголовків справ, винесеними на обкладинку. Номенклатура справ - документ, що забезпечує систематизовану угруповання документів у справи.

НД справ є основою для складання описів справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання та основним обліковим документом у діловодстві, а в архіві організації використовується для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.
Відповідно до Основних правил роботи архівів організацій розрізняють три види номенклатури справ: типову, зразкову і індивідуальну.




Типова номенклатура справ є нормативним документом. Вона складається для однотипних організацій і встановлює для них типовий склад справ.

Орієнтовна номенклатура справ встановлює зразковий склад справ, що заводяться в діловодстві організацій, на які вона поширюється, із зазначенням їх індексів. Вона носить рекомендаційний характер.

При наявності типової чи примірної номенклатури справ спрощується процес створення індивідуальної номенклатури.

Індивідуальна номенклатура справ створюється для конкретної організації з урахуванням її специфіки.




Вона містить передбачені типовою і зразковою номенклатурою справ заголовки справ, які передбачається завести в діловодстві організації. Заголовки справ конкретизуються з урахуванням специфіки організації. Терміни зберігання справ, передбачені типовою або зразковою номенклатурою справ, переносяться в індивідуальну номенклатуру справ без змін.
Секретар зобов`язаний знати різницю між номенклатурою справ, розробленої за функціональним (виробничому) принципом, і номенклатурою, розробленої за структурним принципом.

Якщо організація невелика і не має структурних підрозділів, в номенклатуру справ включаються справи, в яких систематизуються документи, що відображають функції та завдання організації. Для її складання треба взяти статут або положення про організацію і виділити основні функції, для реалізації яких створена організація.

Наприклад: керівництво, договірна діяльність, кадрова робота та ін.
Якщо організація має структурні підрозділи, номенклатура складається для кожного з них, а потім вони об`єднуються в зведену номенклатуру справ. Для складання зведеної номенклатури справ треба використовувати структуру (штатний розклад) організації. При складанні номенклатури справ, поряд з нормативно-методичними документами загальнодержавного характеру, названими вище, необхідно використовувати:

  • організаційні документи, що відображають функції, структуру організації (регламент, статут або положення організації, положення про структурні підрозділи, посадові інструкції, штатний розклад);
  • номенклатури справ за попередні роки, описи справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, реєстраційно-облікові форми (журнали, картотеки), довідкові картотеки, базу даних про документах, створених за допомогою комп`ютера;
  • офіційні (службові) документи організації;
  • переліки документів із зазначенням термінів зберігання.

Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій із зазначенням строків зберігання, перелік типових архівних документів, що утворюються в науково-технічній та виробничій діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання та ін.
Так як в номенклатурі справ встановлюються терміни зберігання документів, треба знати про наявність типових і відомчих переліків документів із зазначенням термінів їх зберігання, а також переліків документів, станцій, що приймаються на державне зберігання, і вміти ними користуватися.

Питання про те, чи потрібно розробляти номенклатуру, не має сенсу. Кожна організація зобов`язана мати номенклатуру справ. Це записано в усіх загальнодержавних нормативно-методичних документах.

Номенклатура справ складається на кожен рік. Робота по її складанню починається в останньому кварталі поточного року, а з 1 січня майбутнього року вона вводиться в дію. Якщо у вашій організації НД немає, краще почати роботу по її складанню якомога раніше, щоб встигнути до кінця року.

Спочатку необхідно визначити коло питань і документів, які можуть виникнути в діяльності організації в майбутньому році.

Причому необхідно враховувати не тільки документи, створювані організацією, а й ті, які надходять з інших установ.
Для того щоб номенклатура включала всі справи, в яких будуть групуватися документи, необхідно звернутися в структурні підрозділи, щоб вони дали перелік справ, які передбачається завести в наступному році. Зведена номенклатура справ зберігається постійно.

Оформлення номенклатури справ

Номенклатура справ відноситься до організаційно-розпорядчих документів і тому оформляється на загальному бланку організації, відповідно до вимог до бланків документів, встановленими ГОСТ Р 6.30-2003**. Форма номенклатури закріплена в ГСДОУ і Основних правилах роботи архівів організацій. Форма номенклатури справ єдина для організацій різних організаційно-правових форм власності.

Головна відмінність в формі номенклатури справ федеральних органів виконавчої влади, муніципальних, державних (бюджетних) організацій і організацій приватних (недержавних) полягає в тому, що приватні організації не зобов`язані проходити процедуру узгодження зведеної номенклатури справ в державних архівах, так як вони не зобов`язані передавати свої документи на зберігання до державних архівів. Тому на номенклатурі справ приватних організацій часто відсутня відмітка про експертно-перевірочної комісії (ЕПК) архівної установи. Є приватні організації, в структурі яких відсутня архів. У таких випадках на номенклатурі справ не буде проставлена віза завідувача архівом або архівіста (архіваріуса), відповідального за архів.Форма номенклатури справ державної організації
Номенклатура справ в організації
Ця форма номенклатури справ державної організації не відрізняється від форми номенклатури справ недержавної організації, в якій є архів, яка уклала договір з державним архівом. Єдина відмінність в тому, що НД недержавних організацій буде узгоджена експертною комісією (ЕК) організації, а не центральної експертною комісією (ЦЕК), яка створюється в міністерствах і відомствах, інших організаціях, що мають підвідомчу сеть.Форма номенклатури справ недержавної організації, в якій немає архіву і договору з державним архівом
Номенклатура справ в організації
Як видно з цієї форми, номенклатура цієї недержавної організації повинна узгоджуватися тільки з експертною комісією (ЕК) організації, яка обов`язково створюється в організації будь-якої форми власності.

Про складання номенклатури справ, заповненні її основних розділів читайте в наступному номері журналу.

* ГОСТ Р 51141-98 Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення.
** ГОСТ Р 6.30-2003 "Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів "(затв. Постановою Держкомстандарту Росії від 03.03.2003 № 65-ст).



ІНШЕ

Форми документів фото

Форми документів

Відео: Форми документів з інтернету: використовувати чи ні?Систематизація та зберігання документів - ФормидокументовВ…

Складання справ фото

Складання справ

Одним з найважливіших етапів в житті будь-якого документа є архівне зберігання. Однак неможливо підійти до цього етапу,…

Оформлення справ 2017 фото

Оформлення справ 2017

Відео: Мій Особистий Щоденник # 1 + оформлення справ та покупокУ всіх організаціях в ході робочого процесу формується…

Формування справ 2017 фото

Формування справ 2017

Кожна організація повинна приділяти належну увагу процесу формування справ. Саме від цього залежить подальше зберігання…

Архівне зберігання справ фото

Архівне зберігання справ

Кожна організація повинна щорічно здавати на зберігання справи, що складаються з завершених документів. Це необхідно…

Формування справ фото

Формування справ

Правильне формування справ - запорука успішної роботи будь-якої компанії. Рекомендуємо освоїти порядок і правила…

Архівна діловодство фото

Архівна діловодство

Одним з найважливіших етапів створення в організації ефективного діловодства є архівне діловодство. Воно покликане…

Номенклатура справ у 2017 році фото

Номенклатура справ у 2017 році

Номенклатура справ в організації має важливе практичне значення. За допомогою ефективної номенклатури можна значно…

Статті номенклатури справ фото

Статті номенклатури справ

Номенклатура справ, прийнята на конкретному підприємстві, дозволяє систематизувати всі документопотоки, ідентифікувати…

Номенклатура справ фото

Номенклатура справ

Одним з найважливіших етапів роботи з документами в організації є розробка і застосування номенклатури справ. Про те,…

» » Номенклатура справ в організації