Листування з зарубіжними партнерами: обговорення питань отримання запрошення для оформлення візи

Очевидно, що для вирішення таких питань використовується електронна пошта. І оскільки подібних оперативних питань буває досить багато, то повідомлення формулюються настільки коротко, наскільки це можливо, щоб передати основний зміст послання і не витрачати час на зайві фрази. Крім цього, в процесі спілкування стиль повідомлень стає менш формальним. Для початку і завершення електронного повідомлення можна використовувати такі фрази:

Таке листування носить нерівномірний за часом характер: деякі питання можуть бути обговорені протягом дня або декількох днів, після чого може настати перерву, який учасники листування використовують для уточнення деталей і процедур, підготовки документів, а потім листування поновлюється. Ми розглянемо такі види листів в процесі вирішення питань з організації запрошень для оформлення віз:

• Лист-пояснення мети візиту і прохання допомогти з оформленням візи і бронюванням готелю.
• Лист, що запитує інформацію по типу запрошення.
• Лист-нагадування про необхідність визначитися з типом запрошення і інформація щодо термінів оформлення візи.
• Відповідь, що містить не всі дані, необхідні для оформлення запрошення.
• Повідомлення з проханням визначитися з датами для того, щоб підготуватися до зустрічі.
• Супровідний лист при відправці запрошення.
• Запит на офіційне запрошення.
• Відповідь на запит на офіційне запрошення.
• Відповідь, що підтверджує необхідність оформлення запрошення для ділової візи.
• Підтвердження відправлення офіційного запрошення або телекса.

Розглянемо переписку з даної теми на прикладі спілкування менеджера з розвитку бізнесу ірландської компанії АВС Рона Джонса і помічника віце-президента з маркетингу російської компанії LMN Анни Лув.

Лист-пояснення мети візиту і прохання допомогти з оформленням візи і бронюванням готелю

Цілі візиту можуть бути найрізноманітніші, але в будь-якому випадку і запрошує, і сторона, що запрошує повинні мати єдину думку з цього питання. Метою може бути укладення контракту, відповідно, попередньо повинні були бути проведені переговори, обговорені умови.

Відео: Воєводське запрошення, віза видана на підставі воєводського запрошення

Також метою може бути знайомство або попередня перевірка (propaedeutic to any future project), як у що наводиться прикладі. Зарубіжних партнерів цікавлять питання фінансової, технічної надійності і стійкості російських партнерів, їх система менеджменту якості (Quality Management) та інші питання, які дозволять їм прийняти рішення про можливість партнерських відносин. Приймаюча сторона в даному випадку повинна бути повністю поінформована про те, з чим хочуть познайомитися потенційні партнери. У такому повідомленні електронної пошти можуть бути використані наступні вирази:

(Приклад електронного листа-пояснення мети візиту і прохання допомогти з оформленням візи і бронюванням готелю см. У вкладених документах).

Лист, що запитує інформацію по типу запрошення

У такому листі запрошуюча сторона повідомляє відому їй інформацію щодо того, як має бути оформлено запрошення, просить уточнити, яке саме запрошення потрібно, щоб отримати той чи інший тип візи (туристичну, ділову і ін.). У деяких випадках, щоб оформити туристичну візу досить запрошення на бланку компанії або туристичного ваучера, а іноді необхідно і офіційне запрошення на бланку. Рішення про те, яку візу потрібно отримати і яке запрошення потрібно оформити, приймає запрошує компанія на основі своїх правил і регулювання в їх країні.

У компанії LMN є досвід запрошення співробітників компаній, з якими вже є договірні відносини по туристичній візі, тому Анна пропонує такий варіант і просить з`ясувати, яке саме запрошення необхідно. Ось деякі корисні фрази і вирази:

(Приклад повідомлення з інформацією на запрошення см. У вкладених документах).

Лист-нагадування про необхідність визначитися з типом запрошення і інформація щодо термінів оформлення візи

Якщо запрошуюча сторона не отримує оперативної відповіді, то може бути надіслано повідомлення з нагадуванням про необхідність отримання інформації на запрошення, дат, паспортними даними та т.п.

В даному вигляді листа для запиту інформації можуть використовуватися такі фрази, наприклад:

Відео: 252. Відповідаємо на питання: оформлення запрошення для тимчасової візи

(Приклад повідомлення з нагадуванням про необхідність визначитися з типом запрошення і запитом на дані для запрошення см. У вкладених документах).

(Приклад короткого повідомлення з нагадуванням про необхідність визначитися з типом запрошенні і запитом на дані для запрошення см. У вкладених документах).

Відповідь, що містить не всі дані, необхідні для оформлення запрошення

Очевидно, що навіть при бажанні не завжди можна відразу вислати всю необхідну інформацію. Тому в міру можливості відправляється та, що є, і паралельно уточнюються відсутні деталі. Ось деякі фрази і вирази, які можуть використовуватися в такому повідомленні:

(Приклад повідомлення з частковою інформацією, необхідною для оформлення запрошення см. У вкладених документах).

Повідомлення з проханням визначитися з датами для того, щоб підготуватися до зустрічі

Оскільки є багато причин, за якими дати візиту повинні бути відомі в певний час, може бути написано повідомлення з проханням прискорити процес уточнення дат.

У наводиться прикладі такою причиною є необхідність планування відпусток співробітників, які також повинні взяти участь у зустрічі.

Деякі можливі фрази:

(Приклад листа з проханням визначитися з датами см. У вкладених документах).

Супровідний лист при відправці запрошення

Нарешті, остаточний варіант запрошення оформлений і направляється по мережі в електронному відсканованому вигляді, а оригінал надсилається поштою або експрес-доставкою.

(Приклад супровідного повідомлення при відправці запрошення см. У вкладених документах).

Запит на офіційне запрошення

Може з`ясуватися, що запрошення на бланку компанії недостатньо і потрібно вислати офіційне запрошення, що оформляється через ФМС.

(Приклад повідомлення про необхідність оформлення запрошення для ділової візи см. У вкладених документах).

Прответ на запит на офіційне запрошення

Незважаючи на прохання, приймаюча сторона може спробувати знову запропонувати спрощений варіант, який їй вже був випробуваний (наприклад, оформити туристичну візу), і дати обгрунтування своєї наполегливості.

(Приклад відповіді на запит на офіційне запрошення з пропозицією оформляти туристичну візу см. У вкладених документах).

Відповідь, що підтверджує необхідність оформлення запрошення для ділової візи

Якщо відповідно до правил / політикою (policy) запрошеної компанії співробітник може відправлятися у відрядження тільки при оформленні ділової візи, може бути написано повідомлення, в якому запрошений наполягає на офіційному запрошенні, оформленому через ФМС, а не просто запрошенні на бланку компанії.

(Приклад повідомлення про необхідність оформлення запрошення для ділової візи см. У вкладених документах).

Підтвердження відправлення офіційного запрошення або телекса

Після отримання офіційного запрошення в ФМС відсканований варіант може бути відправлений по електронній пошті з супровідним листом (див. П. 7), а оригінал - по наземної поштою, але частіше експрес-доставкою.

Іноді в роботі електронної пошти виникають збої - так, на початку наведеного нижче прикладу висловлюється думка, що попереднє повідомлення електронної пошти не було доставлено, а потім повідомляється інформація по відправці запрошення телексом.

(Приклад повідомлення, що підтверджує відправку телекса см. У вкладених документах).

Отже, на прикладі реальної ситуації ми розглянули можливі проблеми, які можуть виникнути при погодженні питань, пов`язаних з оформленням запрошень і віз, і шляхи виходу зі сформованих складних ситуацій.

завдання

Знайдіть в тексті статті відповідні еквіваленти фраз англійською мовою і заповніть таблицю (див. У вкладених документах).

Дане завдання спрямоване на освоєння і закріплення лексики ділового листування (не тільки по даній темі), необхідної для побудови фраз, пояснення причин і т.п.

• Документ. Приклад електронного листа-пояснення мети візиту і прохання допомогти з оформленням візи і бронюванням готелю .doc
• Документ. Приклад повідомлення з нагадуванням про необхідність визначитися з типом запрошення і запитом на дані для пріглашенія.doc
• Документ. Приклад повідомлення з частковою інформацією, необхідною для оформлення пріглашенія.doc
• Документ. Приклад супровідного повідомлення при відправці пріглашенія.doc
• Документ. Приклад відповіді на запит на офіційне запрошення з пропозицією оформляти туристичну візу .doc
• Документ. Приклад повідомлення, що підтверджує відправку телекса.doc