Посадова інструкція секретаря-діловода

Зі статті ви дізнаєтесь:

• які вимоги пред`являються до посадової інструкції секретаря-делопроізводітеля-
• які правила оформлення посадової інструкції секретаря-делопроізводітеля-
• які посадові обов`язки секретаря-діловода необхідно включити в інструкцію-
• які права секретаря-діловода повинні бути прописані в посадовій інструкції.

Вимоги до посадової інструкції

У трудовому законодавстві не встановлюється обов`язкове використання на підприємстві такого організаційно-нормативного документа, як посадова інструкція. Але сумнівів у її необхідності вже не залишилося навіть у тих роботодавців, які прагнуть звести до мінімуму кількість «паперової роботи». Питання регулювання трудової діяльності кожної одиниці, зазначеної в штатному розкладі компанії, з урахуванням посадового статусу і конкретної специфіки робочого місця, можуть бути вирішені складанням посадової інструкції.

Будь-яка посадова інструкція, в тому числі, і посадова інструкція секретаря-діловода, є регламентом. Цим документом не тільки конкретизується трудова функція і чітко окреслюється коло обов`язків, а й встановлюється порядок взаємодії з співзалежних штатними одиницями, дається перелік правових актів, якими слід керуватися в роботі.

До таких правових актів відносяться закони, галузеві стандарти і регламенти, локальні нормативні акти конкретного підприємства. Наявність посадової інструкції дозволяє вимагати від працівника виконання зазначених в ній конкретних обов`язків і розцінювати їх невиконання як порушення трудової дисципліни.

Розробка і практичне застосування посадових інструкцій дозволяє:

• здійснити оптимальну розстановку штатних одиниць:
• раціонально розподілити між ними трудові обов`язки і встановити чіткий порядок взаємодії;
• підвищити службову дисципліну на підприємстві;
• встановити конкретні критерії за якими кожен фахівець може бути об`єктивно оцінений на відповідність тій чи іншій посаді;
• використовувати встановлюються інструкцією вимоги для дозволу трудових спорів.

Зі сказаного вище зрозуміло, що посадова інструкція секретаря-діловода є важливим документом. Його юридична значимість повинна бути забезпечена за рахунок виконання вимог до його структури, змісту та оформлення. Відповідно до УСОРД, структура документа повинна містити такі розділи:

1. Загальні положення;
2. Опис трудової функції;
3. Посадові обов`язки;
4. права;
5. відповідальність;
6. Зв`язки за посадою.

Відео: Огляд професії - Офіс менеджер

Оскільки затвердженої типової структури посадової інструкції немає, в документ можуть бути додатково включені інші розділи. Наприклад, розділ «Підпорядкованість», в якому можна прописати чиї конкретно вказівки повинен виконувати секретар-діловод, які з них є пріоритетними. Крім цього, посадова інструкція секретаря-діловода може містити розділ «Відповідальність», в якому конкретно буде обговорена дисциплінарна відповідальність, передбачена за неналежне виконання вимог, що визначаються документом.

Текстовий зміст посадової інструкції

Що стосується текстового вмісту документа, його наповнення значно полегшується за рахунок використання кваліфікаційних довідників і професійних стандартів. Поки що ПРОФСТАНДАРТ секретаря-діловода не розроблений, але опис функціоналу можна взяти з кваліфікаційних довідників.

Також при описі функціональних обов`язків секретаря, можна скористатися, наприклад, ПРОФСТАНДАРТ «Спеціаліст з організаційного та документаційного забезпечення управління організацією» (посилання в кінці статті). Кваліфікаційні вимоги та трудові функції повинні бути адаптовані до конкретних умов виробничої діяльності підприємства, специфіку конкретного структурного підрозділу.

Текст посадової інструкції секретаря-діловода повинен бути написаний ясною і зрозумілою мовою з використанням чітких і конкретних формулювань. Він повинен бути переконливим і інформаційно ємним, тобто, пропозиції повинні містити мінімальну кількість слів при максимальній смисловий наповненості. Переконливість його досягається за рахунок логіки і послідовності викладу смислових блоків.

Правила оформлення посадової інструкції

Основний регламент, яким слід керуватися при оформленні посадової інструкції секретаря-діловода - ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів », введеним в дію з 3 березня 2003 року.

Зверніть увагу: з 1 липня 2017 ГОСТ Р 6.30-2003 буде замінений на ГОСТ Р 7.0.97-2016. При цьому добровільний порядок дотримання стандарту залишиться незмінним.

Завантажити чистий бланк gt; gt; gt;
Завантажити заповнений зразок gt; gt; gt;

У стандарті наводяться вимоги і до розташування текстової частини документа, і до складу та розміщення основних документів. Їх наявність забезпечує посадовим інструкціям юридичну силу. Посадова інструкція секретаря діловода зразок оформлення наведено нижче.

Посадові обов`язки секретаря

Звичайно, посадова інструкція секретаря-діловода буде включати в себе не тільки ті обов`язки, які встановлюються кваліфікаційними довідниками і ПРОФСТАНДАРТ. У кожного керівника свої уявлення про тих трудових функціях, які повинен виконувати секретар, тому включення якихось додаткових пунктів неминуче.

У невеликих компаніях, як правило, функції секретаря-діловода досить широкі і, в деяких випадках, він може навіть вести і кадрове діловодство. Головне, щоб всі осудні йому обов`язки були прописані в посадовій інструкції.

Посадові обов`язки секретаря-діловода повинні бути прописані в інструкції дуже докладно і чітко. Краще дати їх опис за категоріями, наприклад:

Відео: як скласти резюме діловода

• посадові обов`язки секретаря;
• обов`язки щодо складання та оформлення документів;
• організація роботи з документами (включаючи організацію архівного зберігання).

Основні обов`язки секретаря

• адміністрування входять телефонних дзвінків;
• ведення документообігу компанії;
• прийом і обробка вхідної та вихідної кореспонденції;
• контроль своєчасності виконання, підписання та погодження документів;
• формування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ, затвердженої в організації;
• ведення довідкової роботи по документах;
• проведення експертизи цінності та класифікація документів за тривалістю їх зберігання;
• ведення архіву документів на підприємстві, їх своєчасне списання та утилізація.

Багато функцій, властиві секретарю-діловоду, може виконувати і секретать-референт, обов`язки якого розширені за рахунок виконання додаткових технічних функцій щодо забезпечення і обслуговування управлінської діяльності керівника компанії.

Права секретаря-діловода

Виконання обов`язків секретаря -делопроізводітеля і ті контролюючі функції, які йому ставляться, мають на увазі і розширені права. Для того, щоб забезпечити оперативність управління організацією, у людини, що займає цю посаду має бути право самостійно приймати рішення.

Крім того, посадовою інструкцією секретаря-діловода можна передбачити і такі права, як:

• отримувати доступ до інформації, необхідної для ефективного виконання посадових обов`язків;
• завіряти своїм підписом певні документи;
• вирішувати питання в межах своєї компетенції;
• знайомиться з документами і рішеннями, прийнятими керівництвом, що мають відношення до виконання посадових обов`язків;
• вносити пропозиції щодо підвищення ефективності своєї діяльності та усунення недоліків, виявлених в процесі виконання своїх посадових обов`язків;
• вимагати від керівництва сприяння у виконанні застерігаються інструкцією посадових обов`язків.

Слід звернути увагу, що виконання обов`язків секретаря в будь-якому випадку пов`язане з доступом до інформації, яка може становити службову або комерційну таємницю. Цей момент необхідно обов`язково врахувати при складанні розділу «Відповідальність».

Крім того, секретар повинен бути включений в ту категорію працівників, які мають право на обробку персональних даних співробітників. Всі ці нюанси, обумовлені умовами роботи на конкретному підприємстві, повинні враховуватися в максимально повній мірі і відбиватися в посадової інструкції.

Зразки посадової інструкції

тут ви можете подивитися посадову інструкцію секретаря, зразок можна завантажити за цим же посиланням.

Оскільки професійного стандарту для цієї посади поки немає, зі зразком посадової інструкції секретаря і діловода, складених з урахуванням вимог ПРОФСТАНДАРТ «Спеціаліст з організаційного та документаційного забезпечення управління організацією» можна ознайомитися тут і тут.