Пошук посадових інструкцій
Верстатник широкого профілю призначається на посаду і звільняється з посади керівником відділу за погодженням з…
Зі статті ви дізнаєтесь:
У трудовому законодавстві не встановлюється обов`язкове використання на підприємстві такого організаційно-нормативного документа, як посадова інструкція. Але сумнівів у її необхідності вже не залишилося навіть у тих роботодавців, які прагнуть звести до мінімуму кількість «паперової роботи». Питання регулювання трудової діяльності кожної одиниці, зазначеної в штатному розкладі компанії, з урахуванням посадового статусу і конкретної специфіки робочого місця, можуть бути вирішені складанням посадової інструкції.
Будь-яка посадова інструкція, в тому числі, і посадова інструкція секретаря-діловода, є регламентом. Цим документом не тільки конкретизується трудова функція і чітко окреслюється коло обов`язків, а й встановлюється порядок взаємодії з співзалежних штатними одиницями, дається перелік правових актів, якими слід керуватися в роботі.
До таких правових актів відносяться закони, галузеві стандарти і регламенти, локальні нормативні акти конкретного підприємства. Наявність посадової інструкції дозволяє вимагати від працівника виконання зазначених в ній конкретних обов`язків і розцінювати їх невиконання як порушення трудової дисципліни.
Розробка і практичне застосування посадових інструкцій дозволяє:
Зі сказаного вище зрозуміло, що посадова інструкція секретаря-діловода є важливим документом. Його юридична значимість повинна бути забезпечена за рахунок виконання вимог до його структури, змісту та оформлення. Відповідно до УСОРД, структура документа повинна містити такі розділи:
Оскільки затвердженої типової структури посадової інструкції немає, в документ можуть бути додатково включені інші розділи. Наприклад, розділ «Підпорядкованість», в якому можна прописати чиї конкретно вказівки повинен виконувати секретар-діловод, які з них є пріоритетними. Крім цього, посадова інструкція секретаря-діловода може містити розділ «Відповідальність», в якому конкретно буде обговорена дисциплінарна відповідальність, передбачена за неналежне виконання вимог, що визначаються документом.
Що стосується текстового вмісту документа, його наповнення значно полегшується за рахунок використання кваліфікаційних довідників і професійних стандартів. Поки що ПРОФСТАНДАРТ секретаря-діловода не розроблений, але опис функціоналу можна взяти з кваліфікаційних довідників.
Також при описі функціональних обов`язків секретаря, можна скористатися, наприклад, ПРОФСТАНДАРТ «Спеціаліст з організаційного та документаційного забезпечення управління організацією» (посилання в кінці статті). Кваліфікаційні вимоги та трудові функції повинні бути адаптовані до конкретних умов виробничої діяльності підприємства, специфіку конкретного структурного підрозділу.
Текст посадової інструкції секретаря-діловода повинен бути написаний ясною і зрозумілою мовою з використанням чітких і конкретних формулювань. Він повинен бути переконливим і інформаційно ємним, тобто, пропозиції повинні містити мінімальну кількість слів при максимальній смисловий наповненості. Переконливість його досягається за рахунок логіки і послідовності викладу смислових блоків.
Основний регламент, яким слід керуватися при оформленні посадової інструкції секретаря-діловода - ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів », введеним в дію з 3 березня 2003 року.
Зверніть увагу: з 1 липня 2017 ГОСТ Р 6.30-2003 буде замінений на ГОСТ Р 7.0.97-2016. При цьому добровільний порядок дотримання стандарту залишиться незмінним.
Завантажити чистий бланк gt; gt; gt;
Завантажити заповнений зразок gt; gt; gt;
У стандарті наводяться вимоги і до розташування текстової частини документа, і до складу та розміщення основних документів. Їх наявність забезпечує посадовим інструкціям юридичну силу. Посадова інструкція секретаря діловода зразок оформлення наведено нижче.
Звичайно, посадова інструкція секретаря-діловода буде включати в себе не тільки ті обов`язки, які встановлюються кваліфікаційними довідниками і ПРОФСТАНДАРТ. У кожного керівника свої уявлення про тих трудових функціях, які повинен виконувати секретар, тому включення якихось додаткових пунктів неминуче.
У невеликих компаніях, як правило, функції секретаря-діловода досить широкі і, в деяких випадках, він може навіть вести і кадрове діловодство. Головне, щоб всі осудні йому обов`язки були прописані в посадовій інструкції.
Посадові обов`язки секретаря-діловода повинні бути прописані в інструкції дуже докладно і чітко. Краще дати їх опис за категоріями, наприклад:
Багато функцій, властиві секретарю-діловоду, може виконувати і секретать-референт, обов`язки якого розширені за рахунок виконання додаткових технічних функцій щодо забезпечення і обслуговування управлінської діяльності керівника компанії.
Виконання обов`язків секретаря -делопроізводітеля і ті контролюючі функції, які йому ставляться, мають на увазі і розширені права. Для того, щоб забезпечити оперативність управління організацією, у людини, що займає цю посаду має бути право самостійно приймати рішення.
Крім того, посадовою інструкцією секретаря-діловода можна передбачити і такі права, як:
Слід звернути увагу, що виконання обов`язків секретаря в будь-якому випадку пов`язане з доступом до інформації, яка може становити службову або комерційну таємницю. Цей момент необхідно обов`язково врахувати при складанні розділу «Відповідальність».
Крім того, секретар повинен бути включений в ту категорію працівників, які мають право на обробку персональних даних співробітників. Всі ці нюанси, обумовлені умовами роботи на конкретному підприємстві, повинні враховуватися в максимально повній мірі і відбиватися в посадової інструкції.
тут ви можете подивитися посадову інструкцію секретаря, зразок можна завантажити за цим же посиланням.
Оскільки професійного стандарту для цієї посади поки немає, зі зразком посадової інструкції секретаря і діловода, складених з урахуванням вимог ПРОФСТАНДАРТ «Спеціаліст з організаційного та документаційного забезпечення управління організацією» можна ознайомитися тут і тут.
Читайте також:
Верстатник широкого профілю призначається на посаду і звільняється з посади керівником відділу за погодженням з…
3.4 Посадову інструкцію стверджує керівник організації. 2. Завдання та обов`язки. 3. Порядок розробки, узгодження,…
У кожній організації будь-який співробітник має ряд своїх посадових обов`язків і виконуваних функцій. Більш того, його…
Відео: ділові і особисті якості секретаря рефератНезважаючи на те, що ще зустрічаються люди, які вважають роботу…
Успішна організація ефективного документообігу в будь-якій компанії є мрією кожного керівника. Правильно організований…
Мало хто початківці секретарі знають про те, в чому полягає відмінність між посадою секретаря і секретаря керівника.…
Зовсім недавно в Росії були розроблені профстандарти, які регламентують трудові обов`язки працівника, а також наявність…
Чим більше організація, тим більше в ній працює співробітників, отже, необхідність регламентувати їх трудову діяльність…
Відео: ЮД # 3 Види документівУ посадові обов`язки кожного секретаря входить робота з великим об`ємом різних документів.…
У посадові обов`язки секретаря входить робота з різними документами, в число яких також входять нормативні документи.…
Багато керівників витрачають багато часу на пошуки ідеальної кандидатури секретаря. Про те, які вимоги пред`являються…
Відео: Круглий стіл "Професійний стандарт педагога"З 1 липня 2016 року в силу вступили нові профстандарти…
У статті розглядається система організаційних документів: дізнайтеся, яку функцію виконують організаційні документи,…
Посадова інструкція - нормативно-правовий акт, дія якого обмежується одним підприємством. Юридична значимість цього…
Документний діяльність організації забезпечує своєчасне проходження управлінських сигналів і зворотний зв`язок у всіх…
Відео: Як повинен працювати помічник керівника - навчальний посібникОсобистий помічник керівника є важливою фігурою в…
Ведення конфіденційного діловодства - комплекс заходів, що забезпечують ефективний захист економічних інтересів…
Розробка і введення в дію посадових інструкцій дозволяє вирішити такі важливі питання, як розмежування повноважень і…
Дізнайтеся, як відбувається обробка вхідних документів в 2016 році, які існують види вхідних документів, чому…
На сьогоднішній день діловодство - це діяльність з управління документами: адміністративними, кадровими, фінансовими і…
1.1. Менеджер зі закупівель відноситься до категорії фахівців. 3.2. Вносити пропозиції щодо вдосконалення роботи,…