Електронні документи в діловодстві

З цієї статті ви дізнаєтеся:

• Які нормативно-правові акти регулюють використання електронних документів в діловодстві?
• Які види електронних документів беруть участь у документообігу?
• Які обов`язкові реквізити повинні містити електронні документи?

Електронні документи в діловодстві: нормативно-правова база

Електронний документ визначається ГОСТом 7.0.8-2013 СИБИД. «Діловодство та архівна справа» як документ, інформація якого представлена в електронній формі. У більш широкому сенсі під цим терміном розуміють будь-яку інформацію, для обробки якої потрібно застосування техніки: комп`ютера або іншого технічного пристрою. Поняття об`єднує форму подання інформації та дані, представлені в цій формі.

У чинному законодавстві представлені наступні нормативно-правові акти, що регулюють сферу використання цифрових документів:

• ГСДОУ (Державна система документаційного забезпечення управління);
• ГОСТ 7.0.8-2013 СИБИД. «Діловодство та архівна справа».

До цих актів також відносяться Федеральні закони, що зачіпають сферу електронного документообігу:

• №125-ФЗ «Про архівну справу в Російській Федерації» від 22.10.2004 р .;
• № 59-ФЗ «Про порядок розгляду звернень громадян Російської Федерації» від 02.05.2006 р .;
• №149-ФЗ «Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації» від 27.07.2006;
• № 210-ФЗ «Про організацію надання державних та муніципальних послуг» від 27 липня 2010 р .;
• №63-ФЗ Федеральний закон «Про електронний підпис» від 06.04.2011 р

Інструкція з діловодства. Розділ «Особливості роботи з електронними документами»

Електронні документи в діловодстві можуть використовуватися нарівні з паперовими, однак, необхідно пам`ятати, що їх юридична сила залежить від наявності електронного цифрового підпису (ЕП). Згідно ФЗ-149 «Про захист інформації», документу з офіційним підписом, рівнозначно "повідомлення, підписане електронним цифровим підписом ...". Згідно з чинним ГОСТу, ЕЦП - це "приєднана до повідомлення або іншим чином пов`язана з ним інформація, що дозволяє ідентифікувати підписала його обличчя".

Крім того, для додання цифрового повідомленням юридичної сили необхідне дотримання ряду умов:

• наявність діючого сертифіката ключа підпису (підтвердження приналежності відкритого ключа ЕП власнику сертифіката);
• існування доказів, що визначають час підписання;
• підтвердження справжності ЕП;
• використання цифрового підпису відповідно до даних сертифіката ключа підпису.

Види електронних документів, що беруть участь в діловодстві

З технічної точки зору електронні документи в діловодстві є зафіксовану у вигляді набору символів, звукозапису або зображення інформацію. Для зберігання даних використовується матеріальний носій, наприклад, DVD-ROM або Blu-ray Disc, флеш-пам`ять або накопичувачі на жорстких магнітних дисках. Для передачі, зберігання і використання інформації застосовуються різні технічні засоби і цифрові канали зв`язку.

Відео: Створення СЕД. Лекція 3. Формалізуємо поняття «Документ» в інформаційній системі

У діловодстві найчастіше використовуються електронні документи, що представляють собою цифрові копії паперової документації або об`єкти даних в первісному форматі. До першої групи відносять графічні образи, отримані в процесі обробки паперової документації (фотокопії, скани), шляхом прийому факсимільних і e-mail повідомлень, перетворенням даних в цифровому форматі. До другої групи входять всі об`єкти, створені за допомогою офісних систем (текстові файли, таблиці), систем автоматизованого проектування (креслення), усі види миттєвих повідомлень.

Як секретарю створити електронний архів документів

Серед видів електронних документів, що беруть участь в діловодстві, можна виділити кілька груп із загальними ознаками. Класифікація, за аналогією з паперовим документообігом, будується на основі визначальних характеристик:

• Наявність друкованого еквіваленту (цифрова копія або самостійне видання);
• Природа основної інформації (текстова, графічна, звукова, мультимедіа та програмні продукти);
• Цільове призначення (офіційна, нормативна, виробничо-практична, навчальна, довідкова, звітна документація);
• Технологія поширення (локальна або мережева);
• Характер взаємодії з користувачем (детерміноване або інтерактивне видання).

Обов`язкові реквізити електронних документів

При використанні електронних документів в діловодстві необхідно пам`ятати про те, що в разі неправильного оформлення вони втрачають юридичну силу так само, як їх паперові оригінали. Перелік обов`язкових реквізитів офіційної документації регламентується Законами України, Постановами федеральних органів виконавчої влади і ГОСТами:

• №149-ФЗ «Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації»
• №1-ФЗ «Про електронний цифровий підпис»
• №129-ФЗ «Про бухгалтерський облік»
• Постанова Держкомстату Росії N 1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати» від 05.01.2004;
• ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації».

Вимоги цих нормативних актів дійсні і щодо електронних документів в діловодстві. Крім того, існує окремий державний стандарт, який встановлює обов`язкові правила їх оформлення: ГОСТ 6.10.4-84 «Уніфіковані системи документації. Додання юридичної сили документам на машинному носії і машинограмі, створюваним засобами обчислювальної техніки. Основні положення". Даний стандарт визначає наступний перелік обов`язкових реквізитів:

• найменування організації-творця і код за ЄДРПОУ;
• місцезнаходження організації-творця або поштову адресу;
• найменування (ідентифікаційний код і найменування форми по ОКУД);
• дата виготовлення;
• код особи, відповідальної за правильність виготовлення, або код особи, яка затвердила документ (ідентифікаційний код, посада, прізвище).

Законодавство допускає використання додаткових реквізитів, які не ускладнюють однозначну ідентифікацію документа.

Переваги використання електронних документів в діловодстві

Використання електронних документів в діловодстві має ряд незаперечних переваг. Вони дозволяють вирішити безліч проблем, пов`язаних зі швидкістю передачі інформації і систематизацією масиву службової документації. До основних переваг можна віднести:

• забезпечення прозорості бізнес-процесів (спрощення контролю життєвого циклу);
• підвищення виконавської функції (можливість контролю швидкості і якості виконання з боку керівництва);
• скорочення витрат часу на обробку і виконання;
• підвищення рівня конфіденційності;
• оптимізувати процес навчання нових співробітників і впровадження нових процесів за рахунок можливості колективного інформування;
• підтримка корпоративної культури за рахунок роботи всіх структурних підрозділів в єдиному інформаційному просторі;
• швидка адаптація до змін на ринку міжнародних стандартів.

При порівнянні електронних документів з їх паперовими аналогами можна відзначити, що їх основною перевагою на даний момент є істотне скорочення часу транспортування даних. У сучасних умовах розвитку бізнесу час доставки документації стало критичним показником ефективності діловодства. Використання цифрових каналів зв`язку дозволяє значно скоротити цей показник і досягти значного прискорення процесів документообігу.

Передача електронних документів в архів організації

Електронні документи в діловодстві здатні забезпечити більшу кількість бізнес-процесів, підвищити швидкість і ефективність документообігу, і, як наслідок, ефективність компанії в цілому. Безумовно, вони мають ряд недоліків, до числа яких можна віднести проблему забезпечення схоронності цифровий документації. Крім того, різке впровадження цифрових документів в діловодство може викликати стрес у персоналу, який звик до традиційного паперового документообігу. Перехід до електронного документообігу в усіх сферах діловодства на даний момент неможливий. Наприклад, в кадровому діловодстві більшість службових документів повинні містити особисті підписи, що вимагає їх оформлення в паперовій формі. Регламент оформлення, зберігання і заповнення трудових книжок і зовсім не має на увазі можливості їх перекладу в цифровий формат.

Відео: Перехід від паперового до змішаного документообігу: з чого починати і чого побоюватися

Що стосується стомлюваності при роботі і зручності сприйняття інформації, електронні документи все ще поступаються паперовим за цими показниками, тому що мають порівняно недовгу історію. Цифрова форма подання інформації все ще потребує вдосконалення: як в технологічному, так і в функціональному аспекті. Проте, тенденції розвитку сучасного діловодства дозволяють говорити про те, що сфера застосування електронних документів поступово зростає.

Використання електронних документів в діловодстві більш доцільно для великих компаній, що мають розгалужену структуру. Проте, невеликі організації, які прагнуть до конкурентоспроможності і збереженню позицій на ринку, можуть використовувати електронний документообіг для підвищення своєї ефективності. Безумовно, багато процесів все ще вимагають доопрацювань на законодавчому і технологічному рівні. Однак поступовий перехід до електронного документообігу вже давно став актуальною тенденцією сучасного діловодства.