Служба доу і секретаріат

Секретарі в організації. Яке відношення вони мають до СДОУ?

Секретаріат не завжди є окремим структурним підрозділом. Секретарі та помічники керівників можуть:

• підкорятися безпосередньо топ-менеджерам, з якими працюють. Іноді вони не відносяться ні до одного із структурних підрозділів;
• бути працівниками тих структурних підрозділів, з керівниками яких працюють;
• входити в такі підрозділи, як Секретаріат, Адміністративний відділ, Апарат генерального директора і т.п .;
• формально числиться в відділах, службах і управліннях із загальних питань, адміністративно-господарських та навіть логістики і транспорту;
• працювати в СДОУ (Канцелярії, Відділі діловодства і т.п.).

Важко сказати, яка з перерахованих позицій в оргструктуре є оптимальною. Свої плюси і мінуси є у кожної. Ми розглянемо взаємодію секретарів і діловодів з двох сторін. Перша - ці працівники трудяться в одному підрозділі. Друга - в різних.

Якщо секретарі входять в СДОУ

Як розділити функції секретарів і діловодів з одного підрозділу?

Керівники СДОУ часом забувають про те, хто справжній начальник секретаря керівника або помічника. А це директор або топ-менеджер, з яким працює секретар. Завдання «топа» завжди будуть більш пріоритетними, ніж завдання начальника СДОУ. З цим потрібно рахуватися, розподіляючи обов`язки всередині служби. Не можна покладати на секретарів відповідальність за ділянки, де робота повинна робитися «тут і зараз».

Приклади таких ділянок: прийом вхідної кореспонденції, реєстрація документів (якщо вона відбувається безпосередньо при виконавця) і т.п.

Такі речі потрібно залишити діловода. Вони постійно перебувають на робочому місці. А секретар може виїхати на кілька годин за завданням шефа.

Зате секретарям цілком можна доручити:

• підготовку нетермінової кореспонденції до відправки;
• контроль виконання документів;
• зберігання документів.

На виконання цього секретар сам вибере час протягом робочого дня.

Таким чином, директору і начальнику СДОУ рекомендується не влаштовувати Самбірщина над нещасним секретарем. Функції останнього потрібно чітко закріпити в посадовій інструкції. І заодно пам`ятати, що секретарі та помічники керівників в першу чергу працюють з керівником. А вже в другу - з начальником СДОУ, навіть якщо формально підпорядковані останньому.

Якщо секретарі відносяться до суміжного підрозділу

Як бути, якщо секретарі та діловоди працюють в суміжних підрозділах? Завдання начальника СДОУ - налагодити максимально ефективну взаємодію.

Відповідальні за діловодство

Діловодством займаються у всіх відділах (на відміну від, наприклад, правового забезпечення або бухгалтерії). У всіх утворюються ті чи інші документи. Над цими документами виробляються певні операції поза канцелярії. Щоб ці операції виконувалися правильно, в кожному підрозділі призначається відповідальний за діловодство. Секретар для цього - найкраща кандидатура. Що повинен зробити начальник СДОУ? Простежити, щоб секретарі були офіційно оформлені як відповідальні за діловодство в тих підрозділах, в прийомних і з керівниками яких працюють. Для оформлення достатньо наказу. Наведемо приклад текстової частини такого наказу:

Наказ про призначення відповідальних за діловодство в обов`язковому порядку проходить процедуру узгодження у всіх топ-менеджерів, секретарі яких перераховані в ньому. Керівники повинні знати про те, що найближчим часом на їх секретарів будуть покладені додаткові обов`язки.

У частині діловодства відповідальні за нього в підрозділах підпорядковуються начальнику СДОУ.

Він же стежить за тим, щоб його підопічні володіли навичками роботи з документами, були в курсі особливостей діловодства саме цього підприємства, а при необхідності організує та контролює їх навчання.

точки перетину

У цьому розділі статті ми постараємося охопити всі процеси діловодства, в яких передбачається взаємодія секретарів і СДОУ. У щоденній роботі з документами ці два підрозділи йдуть рука об руку.

Передача документів на розгляд керівникам

Яким чином надійшли документи будуть потрапляти на розгляд до генерального директора або уповноваженим керівникам? Кожен секретар визначає зі своїм шефом час дня, оптимальне для розгляду документів. Кому-то зручно віднести документи вранці, хтось збирає папери протягом дня, а хтось встигає і двічі в день покласти перед директором папку «На підпис».

У будь-якому випадку служба ДОУ підлаштовується під графік кожного топ-менеджера разом з його секретарем. Секретар додатково відповідає за те, щоб директор не забував: розгляд документів - його щоденний обов`язок.

Передача на розгляд термінових документів 

У регулюванні потребує питання доведення до керівника термінових документів. Вони повинні бути розглянуті негайно і не можуть чекати встановленого для цього години.

Справа може бути вирішено за кілька секунд одним дзвінком: діловод, який зареєстрував тільки що надійшов з позначкою «Терміново» документ, набирає секретаря і повідомляє вхідний номер. Кому-то зручно відправити скан по електронній пошті, але тоді все одно доведеться дзвонити. Секретар або «дістає» скан-копію листа з електронної бази, або пересилає електронного листа директору. Крім того, діловод завжди повинен знати, як терміновий лист потрапить до директора, якщо його секретаря немає на місці: чи може він сам зателефонувати або піднятися в приймальню, або це зробить за нього інший секретар.

Незалежно від способу передачі, довести терміновий документ до секретаря або (при відсутності останнього) безпосередньо до керівника є обов`язком служби ДОУ.

Відео: Сюжетно Релеве гра "Служба порятунку в лісі" в ДОУ

Реєстрація документів  

Всі три основні потоки документів (вхідні, вихідні, внутрішні) можуть мати в організації найхимерніші маршрути. Вони можуть надходити і відправлятися як централізовано - через СДОУ, так і через колег з інших підрозділів. Важливо «ловити» документи і враховувати їх незалежно від того, принесли їх секретарю або працівникові СДОУ.

Оптимальний варіант - реєстрація їх в загальних базах даних тими делопроизводителями або секретарями, в чиї руки потрапив документ. Це буде швидше за все! Однак реалізуємо такий варіант тільки за умови, що організація користується електронними базами даних або СЕД. Якщо реєстрація документів як і раніше ведеться в паперових книгах, то їх слід зосередити в канцелярії.

Розподіл документів по структурним підрозділам

Зробити так, щоб документи, розглянуті і підписані керівником, виявилися у виконавців в найкоротші терміни - обов`язок секретаря. Чим більше в організації прийомних і топ-менеджерів, які працюють з документами, тим важливіше централізувати цей процес. Іншими словами - перенести в СДОУ. Секретарі, отримавши і розсортувавши розглянуті директором документи, не чекають виконавців (це можна робити тижнями), не оминають послідовно своє і сусідні підрозділи і не обдзвонюють колег, а несуть всю стопку паперів в канцелярію. Тут повинна працювати система фізичного розподілу документів по підрозділах.

Наприклад, знайомі багатьом лотки або стелаж, кожна клітинка якого відповідає відділу (службі, управлінню, дирекції, департаменту) компанії.

Доступ в приміщення і до інформаційних ресурсів СДОУ

Важливо, щоб секретар міг завжди потрапити в канцелярію. Якщо в організації є охоронні системи, доступ секретарів в СДОУ і в архів в будь-який час не повинен бентежити службу безпеки. Секретарю може знадобитися друк, бази даних, лотки для документів тощо.

Відео: Процесор (2014 року) | Фільм в HD

Всі бази даних - від «амбарний» книги до СЕД - повинні бути доступні секретарям в будь-який час. Як мінімум для перегляду, а найкраще - і для внесення змін.

Таким чином, не важливо, чи працюють діловоди та секретарі в одному відділі. Крім особистих дружніх відносин, вони повинні налагодити зручне взаємодія. Чи задоволені повинні бути всі: і діловоди, і секретарі, і топ-менеджери, і інші колеги. Це запорука налагодженої системи діловодства в організації. Продовжать наш цикл розповіді про взаємодію служби ДОУ з відділом кадрів, а також з виробничо-технічними службами.