Внесення змін до розпорядчих документів організації

Вимоги до структури та змісту документа про внесення змін

Текст розпорядчого документа про внесення змін, як і будь-якого іншого розпорядчого документа організації, складається з двох частин: констатуючій і розпорядчої.

В констатуючій частині необхідно привести обгрунтування внесення змін. Як обгрунтування може виступати:

• посилання на законодавчий акт, нормативно-правовий акт вищестоящої організації або виданий самою організацією документ, прийняттям якого викликано внесення змін;
• цілі, які переслідує внесення змін;
• факти або події, що спричинили внесення змін.

Наведемо деякі приклади таких обґрунтувань:

У зв`язку з прийняттям Федерального закону від 29 грудня 2010 року № 437-ФЗ "Про внесення змін до Федерального закону" Про некомерційні організації "і окремі законодавчі акти Російської Федерації" ...

На виконання постанови Уряду Москви від 14 квітня 2009 року № 289-ПП "Про впорядкування видачі документів органами виконавчої влади міста Москви та підвідомчими їм організаціям" ...

Відео: Управління документами. Web-практикум. Як працювати з розпорядчими документами

Відповідно до пункту 3 наказу від 12 вересня 2011 року № 63 "Про затвердження інструкції з діловодства" ...

З метою приведення наказів генерального директора у відповідність до чинного законодавства ...

З метою вдосконалення системи захисту персональних даних працівників ...

У зв`язку зі зміною структури та штатної чисельності Фінансового департаменту ...

розпорядчу частину документа, як правило, починають зі слів "Внести в (Вид, дата, реєстраційний номер і заголовок до тексту документа, до якого вносяться зміни) такі зміни: .... ". наприклад:

Внести в розпорядження фінансового директора від 20 листопада 2008 року № 86-фр "Про затвердження Положення про преміювання працівників Фінансового департаменту" такі зміни: ...

У тому випадку, коли зміни до розпорядчого документа вносяться не в перший раз, необхідно після його найменування в дужках уточнити редакцію документа, в яку вносяться зміни, перерахувавши в хронологічному порядку всі документи, які вносили зміни. наприклад:

Внести до наказу від 11 січня 2010 року № 1 "Про затвердження Правил внутрішнього розпорядку" (в редакції наказу від 12 лютого 2011 року № 12) такі зміни: ...

Якщо одним документом вносяться зміни в кілька документів організації, зміни в кожен з них оформляються окремим пунктом. Змінні документи при цьому згадуються в хронологічному порядку. наприклад:

1. Внести до наказу від 19 серпня 2009 р № 67 "Про затвердження Положення про Фінансовому департаменті" такі зміни:

...

2. Внести до наказу від 30 квітня 2010 року № 39 "Про затвердження Положення про Юридичний департамент" такі зміни:

...

3. Внести до наказу від 10 червня 2010 року № 47 "Про затвердження Положення про Департамент маркетингу" такі зміни:

...

Основні вимоги до текстів розпорядчих документів про внесення змін такі:

• що вносяться до документів зміни повинні викладатися послідовно:

спочатку по порядку перераховуються зміни, які вносяться безпосередньо в текст розпорядчого документа, і тільки потім - зміни, що вносяться у додатки до нього;

• кожна зміна оформляється окремим пунктом (підпунктом, абзацом);
• при внесенні змін необхідно спочатку вказати конкретну структурну одиницю документа, в яку вносяться зміни (пункт, частина, абзац, пропозицію і т.д.), починаючи з найменшої, після чого повідомити характер змін;
• при внесенні змін відповідний текст полягає в лапки.

Для того щоб зрозуміти які формулювання використовувати в текстах документів про внесення змін, варто всього лише ознайомитися з кількома нормативними правовими актами аналогічного характеру. Зустрічаються в них фрази цілком можна застосувати для розпорядчих документів, що видаються в будь-яких організаціях.

Наведемо деякі найбільш типові формулювання з нормативних правових актів, які використовуються при внесенні різного роду змін:

• при заміні слів, цифр:

Відео: Покрокова інструкція: заяву про реєстрацію змін до установчих документах

в пункті 3 слова "Після закінчення" замінити словами "Протягом двох місяців після закінчення";

в абзаці другому пункту 4 слова "в одному екземплярі" замінити словами "в двох примірниках";

у третьому реченні пункту 5 слова "до 30 вересня" замінити словами "до 31 жовтня";

в пункті 6 слова "служба документаційного забезпечення управління" замінити словами "Управління справами" у відповідних відмінках;

в пункті 3 додатка до наказу цифри "3-5" замінити цифрами "2-10";

в пункті 5.3 додатку до наказу слова "понад 250 листів" замінити словами "понад 200 листів";

Відео: Статут ТОВ єдиний установчий документ організації

• при доповненні словами, цифрами, пропозиціями:

пункт 3 після слова "передається" доповнити словами "для знищення";

перше речення абзацу другого пункту 7.3 після слів "внутрішнього опису" доповнити словами "за спеціальною формою";

пункт 8.12 доповнити новим реченням такого змісту:

"Лист-засвідчувач і внутрішній опис не нумеруються";

• при доповненні структурними одиницями:

пункт 3.11 доповнити новим абзацом такого змісту:

"При частковому оформленні справи внутрішній опис документів справи може не складатися";

підпункт "а" пункту 7 доповнити новим шостим абзацом такого змісту:

"Інші заяви (в хронологічному порядку)";

• при виключенні слів, цифр, пропозицій:

в пункті 2 слово "підсумкова" виключити;

в абзаці третьому пункту 3 слова "службової записки або" виключити;

з першого речення пункту 4 слова "відділ кадрів" виключити;

• при виключенні або визнання такими, що втратили силу структурних одиниць:

в пункті 2 абзаци п`ятий і шостий виключити;

Відео: Внесення змін до статутних документів

пункт 4 визнати таким, що втратив силу.

Слід звернути увагу на те, що, відповідно до існуючої практики, при скасуванні, визнання таким, що втратив чинність, пункту документа нумерація наступних за ним пунктів не змінюється.

Якщо структурну одиницю документа потрібно істотно змінити або зміни в неї вже неодноразово вносилися, внесення змін доцільно оформити шляхом викладення такої одиниці в новій редакції. наприклад:

пункт 5.7 викласти в такій редакції:

5.7. Після закінчення року номенклатура справ закривається підсумковим записом про кількість і категорії справ ";

абзац перший пункту 5.10 викласти в такій редакції:

"5.10. При закладі справа поміщається в обкладинку, проводиться нумерація аркушів.".

Свої особливості має внесення змін до тексту документа, оформленого у вигляді таблиці. Наведемо деякі формулювання, які можна використовувати в такому випадку:

в таблиці в додатку № 2 назва графи 4 викласти в такій редакції:

"Номер томи (частини томи)";

в таблиці в додатку № 3:

графу 1 вважати графою 2;

доповнити новою графою 1 "№ з / п";

доповнити розділ другий таблиці в додатку № 5 пунктом 2.8 такого змісту: ...

У разі внесення в таблицю істотних змін, а також при ускладненнях з викладенням істоти необхідних змін, рекомендується оформити їх шляхом приведення в створюваному документі нової редакції таблиці.

Облік змін, внесених до розпорядчих документів організації

Крім порядку внесення змін до розпорядчих документів та правил їх оформлення в організації також необхідно визначити, яким чином надалі буде проводитися облік цих змін. Очевидно, що при роботі з розпорядчими документами необхідно мати однозначну і несуперечливу інформацію про те, коли і які зміни в них були внесені.

При використанні в організації системи електронного документообігу (СЕД) дана проблема вирішується досить легко - внесенням в електронні реєстраційні картки змінених розпорядчих документів відповідних відміток, а також проставлянням посилань на документи, якими в них були внесені зміни.

Якщо в організації використовується журнальна форма реєстрації документів, то в журналі (паперовому або електронному) слід передбачити додаткову графу, в якій у міру внесення змін до розпорядчих документів організації буде вказуватися необхідна інформація.

Від того, наскільки чітко і детально буде описана процедура внесення змін до розпорядчих документів організації, залежить не тільки кількість часу, що витрачається на підготовку документів, що вносять зміни в раніше видані, але і кількість помилок, що допускаються працівниками організації в зв`язку з використанням в своїй діяльності неактуальних версій документів.

Головне, про що важливо пам`ятати!

• Внесення будь-яких, навіть самих незначних, виправлень безпосередньо в текст підписаного документа не допускається.
• Внесення змін до розпорядчих документів організації можливо тільки шляхом видання відповідних документів.
• Як правило, зміни до розпорядчого документа вносяться документом такого ж виду, тобто до наказу зміни вносяться наказом, в розпорядження - розпорядженням і т.д.
• Зміни до розпорядчого документа можуть вноситися двома способами:
• Для цих цілей може спеціально видаватися окремий документ.
• У розпорядчий документ, що видається з якого-небудь питання, можуть включатися положення про внесення змін до раніше видані документи.
• Крім порядку внесення змін до розпорядчих документів та правил їх оформлення в організації також необхідно визначити, яким чином надалі буде проводитися облік цих змін.