Впровадження системи електронного документообігу в ооо «кнауф гіпс колпино»

Системи електронного документообігу можуть впроваджуватися різними способами. Одні компанії вважають за краще, щоб всі роботи виконувала спеціалізована ІТ-компанія. Інші впроваджують основний функціонал за допомогою підрядника, а подальший розвиток системи ведуть власними силами. Прикладом такого підходу є впровадження системи електронного документообігу на заводі ТОВ «КНАУФ ГІПС Колпіно».

передумови впровадження

Читайте по темі в електронному журналі

  • Наскільки важливо вести кількісний облік листів одержуваних документів?
  • Аудит діловодства: коли вигідно залучати аудиторську фірму
  • Контроль виконання документів

Компанія КНАУФ - лідер будівельного комплексу Росії, найбільший німецький інвестор в будівельній галузі Росії, України, Казахстану і Молдови, який виробляє високоякісну продукцію з місцевої сировини з залученням місцевих фахівців. На території Росії в даний момент діють 10 виробничих підприємств КНАУФ і 9 маркетингових фірм (в тому числі «КНАУФ-Маркетинг Красногорськ»), а також розгалужена мережа навчальних центрів. Крім того, успішно функціонують ще три підприємства в Україні, три - в Казахстані і по одному - в Молдові та Узбекистані, створені маркетингові фірми в Україні, Казахстані, Білорусі та Узбекистані, відкриті представництва в Грузії і Азербайджані.

Впровадження системи електронного документообігу, описане в статті, вироблялося на виробничому підприємстві ТОВ «КНАУФ ГІПС Колпіно».

Чисельність співробітників ТОВ «КНАУФ ГІПС Колпіно» становить приблизно 450 осіб, з них близько 100 є користувачами комп`ютерної мережі підприємства. У документообіг, так чи інакше, залучені співробітники всіх підрозділів підприємства, починаючи з генерального директора і закінчуючи співробітниками філії заводу в Архангельську і кар`єра в селищі Світлий Архангельської області.

У компанії «КНАУФ ГІПС Колпіно» для автоматизації роботи з документами з 1999 р використовувалася система DocsOpen канадської компанії PCDocs. По суті, це була не система документообігу, а структуроване сховище електронних документів. В силу цієї обмеженості по функціоналу з часом DocsOpen перестала задовольняти потребам компанії. Крім того, розробник припинив підтримку цієї системи, що зробило практично неможливим її розвиток.

У підсумку керівництво «КНАУФ ГІПС Колпіно» вирішило усунути ці проблеми за рахунок впровадження сучасної системи електронного документообігу, яка дозволила б узгоджувати і підписувати документи в електронному вигляді.

Вибір системи і підрядника

При виборі системи документообігу були розглянуті ефективні рішення для підприємств з числом користувачів комп`ютерної мережі від 50 до 100 чоловік. Було вирішено врахувати досвід інших компаній групи, тому що в момент вибору системи на одному з підприємств групи КНАУФ в Росії вже була впроваджена і використовувалася система Directum, а на іншому - DocsVision.

Через те, що були отримані позитивні відгуки від користувачів і технічних фахівців обох систем, в подальшому обидві системи були розглянуті в якості можливого рішення. І та, і інша платформа влаштовували як за вартістю ліцензій і впровадження, так і за своїми функціональними можливостями. Свій вибір на системі DocsVision фахівці ТОВ «КНАУФ ГІПС Колпіно» зупинили з кількох причин. Їх залучили зручний інтерфейс і відкритий мова програмування, що використовується розробниками. Важливим фактором стала можливість налаштування бізнес-процесів в системі силами своїх фахівців без програмування.

Після вибору платформи ТОВ «КНАУФ ГІПС Колпіно» приступило до вибору підрядника. Фахівці компанії розглядали системних інтеграторів, які представлені в Санкт-Петербурзі, мають досвід впровадження системи DocsVision і реалізовані проекти на підприємствах, порівнянних з заводом КНАУФ. Основних вимог до підрядника було три: наявність досвіду впровадження системи, наявність штату фахівців з впроваджуваної системи, наявність власних типових рішень конфігурації системи і бізнес-процесів.

Відео: Ескада система електронного документообігу

В результаті цього попереднього розгляду були відібрані три компанії, які найбільшою мірою Впровадження системи електронного документообігу в ТОВ «КНАУФ ГІПС Колпіно»задовольняли основним параметрам. Співробітники «КНАУФ ГІПС Колпіно» (в їх числі директор підприємства, начальник канцелярії, начальник відділу ІТіС) зустрілися з представниками всіх компаній, щоб обговорити завдання майбутнього проекту, його рамки, передбачуваний процес впровадження. За результатами цих переговорів ІТ-компанії склали комерційні пропозиції, на основі яких було проведено тендер у вигляді конкурсу пропозицій. Отримані варіанти порівнювалися за вартістю проекту, розрахунковим трудозатратам підрядника і вартості години роботи фахівця. Крім того, враховувалися відгуки про компанію і портфель реалізованих проектів. В результаті проведеного конкурсу для впровадження системи електронного документообігу в ТОВ «КНАУФ ГІПС Колпіно» була обрана компанія Digital Design.

Реалізація проекту

На першому етапі фахівці «КНАУФ ГІПС Колпіно» спільно з співробітниками Digital Design розробили технічне завдання на впровадження системи, взявши за основу вимоги, складені начальником канцелярії. Спочатку планувалося автоматизувати обмежений набір бізнес-процесів підприємства, пов`язаних з документообігом.




 Впроваджувана система повинна була вирішувати наступні завдання:

  1. Створення єдиного сховища для роботи з документами.
  2. Автоматизація процесів діловодства:
  3. реєстрації вхідної та вихідної кореспонденції;
  4. розсилки вхідної кореспонденції всередині компанії;
  5. призначення доручень (резолюцій по документах) і контроль їх виконання;
  6. узгодження внутрішніх документів (організаційно-розпорядчих документів, службових записок та ін.);
  7. автоматизація процесу узгодження договорів.

Далі Digital Design спільно з фахівцями підприємства виробили установку і настройку системи відповідно до технічного завдання. Після тестування СЕД було проведено навчання адміністратора і декількох ключових співробітників - в тому числі начальника канцелярії і фахівців ІТ-відділу підприємства - в Центрі Технічного навчання Digital Design. Потім роботі з системою були навчені і інші співробітники підприємства - на це раз силами фахівців ІТ-відділу. Тільки після цього СЕД була запущена в промислову експлуатацію.

Олег грішну, директор департаменту корпоративних систем компанії Digital Design, коментує: «Модуль« Діловодство », що входить до складу системи, підтримує організацію внутрішнього документообігу в рамках всієї організації, включаючи філії. Пошук документів в сховище (див. Рис. 1) здійснюється на основі вихідних атрибутів і змісту документів. Система забезпечує створення і розсилку завдань за дорученнями (резолюціями) із зазначенням виконавців і термінів виконання. Крім того, запроваджене рішення дозволяє контролювати виконавську дисципліну ».

Впровадження системи електронного документообігу в ТОВ «КНАУФ ГІПС Колпіно»

Мал. 1. Пошук документів в сховище

Відео: Досвід впровадження і розвитку системи електронного документообігу в Тульській області




Модуль «Управління бізнес-процесами» (див. Рис. 2) дозволяє організувати прозорий керований процес узгодження договорів. Завдяки йому в системі побудований електронний регламент процесу укладення договорів і додаткових угод, що охоплює стадії внутрішнього узгодження договору, його підписання, передачі другій стороні, фіксування результату розгляду контрагентом і, нарешті, реєстрації і зберігання укладених договорів (див. Рис. 3).

Впровадження системи електронного документообігу в ТОВ «КНАУФ ГІПС Колпіно»

Мал. 2. Модуль «Управління бізнес-процесами»

Впровадження системи електронного документообігу в ТОВ «КНАУФ ГІПС Колпіно»

Мал. 3. Реєстрація та зберігання укладених договорів

В процесі впровадження системи електронного документообігу керівництво «КНАУФ ГІПС Колпіно» вирішило проводити її подальший розвиток власними силами. Для цього після запуску системи її адміністратор (співробітник ІТ-відділу заводу) пройшов курс навчання від компанії Digital Design по налаштуванню системи і розробці її бізнес-процесів. Подальший розвиток системи електронного документообігу «КНАУФ ГІПС Колпіно» здійснює своїми силами.

Керівництво заводу і, зокрема, генеральний директор надавали всебічну підтримку проекту, беручи найактивнішу участь в обговоренні технічного завдання та запропонованих варіантів автоматизації бізнес-процесів. Це, безсумнівно, сприяло тому, що всі роботи по проекту були виконані у встановлені терміни.

розвиток системи

Після запуску системи в промислову експлуатацію начальник канцелярії приділила пильну увагу розвитку системи для вдосконалення того, що було впроваджено на першому етапі проекту. Від неї надійшла низка цікавих пропозицій щодо розвитку системи, які були реалізовані силами ІТ-фахівців «КНАУФ ГІПС Колпіно». В результаті проведеної роботи в систему було додано багато нових функцій і бізнес-процесів. В даний час на підприємстві завдяки СЕД на платформі DocsVision автоматизовані наступні процеси:

  1. Внутрішнє узгодження договорів і додаткових угод в електронному вигляді, в тому числі і договорів філії в Архангельську.
  2. Електронне узгодження, розсилка на ознайомлення і виконання наказів і розпоряджень.
  3. Ведення протоколів наради і контроль виконання завдань нарад.
  4. Реєстрація та маршрутизація вхідної та вихідної кореспонденції.
  5. Електронне узгодження заявок на закупівлю, сформованих в SAP.
  6. Реєстрація документів на відрядження.
  7. Реєстрація та обробка вхідних і вихідних претензій.
  8. Реєстрація та маршрутизація заявок в ІТ-відділ на введення матеріалів і контрагентів в SAP.

 Система електронного документообігу дозволила значно скоротити витрати робочого часу на узгодження документів. Тепер завжди відомо, у кого саме потрібний документ знаходиться на узгодженні, також ведеться електронний архів документів. Це значно зменшує час на пошук документів і знімає необхідність багаторазового копіювання паперів для кожного зацікавленого співробітника або підрозділу. На додаток до перерахованого вище, система дозволяє оперативно відслідковувати виконання різних завдань, що забезпечує контроль виконавської дисципліни. Зручною функцією, на думку учасників проекту, є механізм заміщення співробітників, при включенні якого завдання працівника може виконувати як він сам, так і його заступник.

В даний час в ТОВ «КНАУФ ГІПС Колпіно» ведеться підготовка до переходу на нову версію системи - йде етап тестування.

Олена Калабина, начальник канцелярії ТОВ «КНАУФ ГІПС Колпіно»

«Я не брала безпосередньої участі у впровадженні системи, оскільки приступила до роботи в той час, коли СЕД була вже практично готова. Хочу відзначити, що вести діловодство стало простіше і зручніше в багатьох аспектах. Відскановані документи зберігаються впорядковано, завдяки чому в будь-який момент часу можна легко знайти потрібний файл. Найбільш часто використовувані функції - це сканування і зберігання документів, робота з вхідними / вихідними документами та узгодження договорів. Ні по одній з них нарікань немає, все працює коректно.

Треба відзначити, що я досить швидко і без проблем освоїла систему в робочому порядку. За пару днів мені показали основні принципи її роботи. І хоча в подальшому, звичайно, виникали питання, але в набагато меншій кількості, ніж очікувалося.

СЛОВНИК

SAP - це комплексне рішення для середнього та малого бізнесу, що поєднує в собі можливості CRM-системи і модулів, призначених для ведення фінансового обліку та логістики.



ІНШЕ

Впровадження документообігу фото

Впровадження документообігу

У кожній організації процес її діяльності відбивається в різних документах. І дуже важливо, щоб ці документи належним…

Види документообігу фото

Види документообігу

Відео: Теорія документообігуІснуючі види документообігу в організації дозволяють не тільки забезпечити її внутрішню і…

Регламент документообігу фото

Регламент документообігу

Документообіг існує в будь-якій компанії, але далеко не всі приділяють увагу його регламентації, хоча з розвитком…

Документообіг фото

Документообіг

Діловодство і документообіг складова частина всіх організаційних бізнес-процесів в будь-якої компанії. Її документообіг…

Система документообігу фото

Система документообігу

Систему документообігу підприємства можна порівняти з системою кровопостачання людського тіла, що забезпечує доступ…

Системи діловодства фото

Системи діловодства

Відео: Організація кадрового діловодстваРозробка і впровадження системи діловодства в 2016 році - нагальна потреба для…

Документообіг на sharepoint фото

Документообіг на sharepoint

Microsoft SharePoint - одна з найпопулярніших в світі ЄСМ-платформ. Вона призначена для побудови єдиного інформаційного…

» » Впровадження системи електронного документообігу в ооо «кнауф гіпс колпино»