Документ нашого часу: прес-реліз

В рамках порушеної теми ми поговоримо про документах, що відображають різні аспекти діяльності організації. Документ нового часу, на наш погляд, виходить за межі діловодства. Він включений в систему менеджменту і містить інформацію про управлінську та виробничої роботи організації. Значущою формою ділової діяльності вважається робота по встановленню і підтримці зв`язків з громадськістю (PR). У сфері PR широко використовуються текстові інструменти, одним з яких є прес-реліз.

Навіщо організації PR

Професійна діяльність сьогодні будується на основі комунікації. На її ефективність багато в чому впливає інформування цільової аудиторії. Управлінська та виробнича результативність організації не в останню чергу залежить від грамотного використання сучасних PR-технологій.

Теорія і практика зв`язків з громадськістю вже пройшла в Росії кілька етапів розвитку. Але питання щодо визначення поняття PR, його цілей, завдань і функцій досі викликають неоднозначну оцінку і трактування вчених і практиків. На думку PR-фахівців, визначення поняття PR, пропоновані різними професійними і навчальними організаціями, не відображають повноту і складність практичної PR-діяльності.

Читайте по темі в електронному журналі

  • Наскільки важливо вести кількісний облік листів одержуваних документів?
  • Аудит діловодства: коли вигідно залучати аудиторську фірму
  • Контроль виконання документів

Зв`язки з громадськістю - невід`ємна частина менеджменту організації. Вони спрямовані на встановлення і підтримання комунікації між організацією і її цільовою аудиторією. Також вони сприяють формуванню сприятливого інформаційного середовища для гармонійного реалізації основної діяльності юридичної особи.

Прес-реліз як документ

Прес-реліз визнається головним, універсальним інструментом взаємодії організацій із засобами масової інформації. Фахівці-практики використовують прес-реліз як інформаційне повідомлення. Це повідомлення є новина про діяльність організації, виклад її позиції по будь-якого питання. Воно передається для публікації в засоби масової інформації.

Власне, найменування документа - прес-реліз - містить відсилання до основного адресату - ЗМІ. Особливість прес-релізу полягає в тому, що засоби масової інформації виступають посередником між організацією і цільовою аудиторією. Таким чином, ефективність прес-релізу може бути оцінена позитивно, якщо інформація, відображена в ньому, буде опублікована в ЗМІ і доведена до відома громадськості.

Якість цього документа (інформація, композиційно-мовленнєва організація і т.д.) визначає репутацію організації. Прес-реліз формує ставлення представників ЗМІ до суб`єкта PR (тобто організації - автору даного документа).

Існує велика кількість наукової та методичної літератури, присвяченої дослідженню прес-релізів. У ній можна знайти практичні рекомендації по їх складанню. Традиційно прес-реліз викликає інтерес з точки зору технології взаємодії PR-фахівців і журналістів.

Однак останнім часом з`являються роботи, де прес-реліз аналізується з точки зору його подібностей і відмінностей з документами. У періодичних виданнях для секретарів і діловодів все частіше знаходимо рекомендації щодо складання прес-релізів. Це обумовлено певними чинниками. У багатьох, особливо невеликих, організаціях немає окремих штатних одиниць або структурних підрозділів для курирування роботи зі зв`язків з громадськістю. Часто ці обов`язки покладаються на секретарів, помічників керівників, діловодів.
Виходить, що поняття «документ » стосується не тільки діловодної сфери. Відкритий характер інструментів сфери PR, їх широкий абонент не заперечують документної природи текстових об`єктів (в т.ч. прес-релізу).

порядок розробки

Прес-реліз - це документ, який створюється в результаті аналітико-синтетичної обробки первинних джерел інформації, в числі яких офіційні, управлінські документи. Для того щоб бути успішним, прес-реліз повинен володіти змістом, відповідним інтересам конкретного ЗМІ в залежності від його типу, напрямки і т.д.

Виділимо основні етапи в рамках підготовки та видання прес-релізу:

  1.  Вибір потенційної аудиторії і основної мети прес-релізу. Цей етап стратегічно значущий для подальшого відбору інформації відповідно до інтересів цільової аудиторії і, відповідно, вибору ЗМІ.

Прес-реліз повинен враховувати специфіку видання, а що міститься в ньому інформація - бути суспільно значущою, актуальною.

  1. Робота над текстом і оформлення прес-релізу. В основі прес-релізу може лежати анонс майбутньої події, значуща й актуальна оперативна інформація про діяльність організації, її продукцію і послуги і т.д.
  2. тиражування, в рамках якого переважно використовується електронна пошта, що дозволяє оперативно передавати інформацію та полегшує роботу з документом співробітників ЗМІ.

Щоб прес-реліз привернув увагу адресата, необхідно забезпечити відповідність електронного листа правилами «хорошого тону». Тут важливі такі аспекти, як найменування і обсяг документа, перевірка на наявність вірусів і т.д.

Про структуру прес-релізу




Прес-реліз має досить суворої композиційною структурою. Практикою вироблено набір вимог до оформлення реквізитів цього документа, що дозволяє говорити про його сформованому формулярі.

Деякі, переважно великі, організації, що мають стійку практику видання прес-релізів, розробляють для даного документа спеціальний бланк. Такий бланк може бути оформлений в якості одного з додатків до інструкції з діловодства.

Відео: Прес реліз

Поширена думка, що складання прес-релізу на офіційному бланку підвищує довіру до інформації, що публікується інформації, надає прес-релізу офіційність і сприяє зміцненню іміджу організації.

Позначимо склад реквізитів, які формують структуру прес-релізу:

  1. емблема організації.
  2. Найменування організації.
  3. Дата документа (Дата видання документа).
  4. Місце видання документа.
  5. Найменування виду документа (Прес-реліз).
  6. Заголовок до тексту - повинен відображати короткий зміст документа, новина, задавати загальне сприйняття тексту перед прочитанням, привертати увагу.
  7. текст будується за принципом «перевернутої піраміди», яка передбачає виклад відомостей за ступенем значущості. Найістотніша інформація викладається на початку. Далі йдуть подробиці, уточнюючі інформаційний привід.

У сфері PR для опису структури тексту прес-релізу традиційно використовуються терміни лід-абзац (Містить основну інформацію в стислому вигляді), основна частина (Містить додаткову інформацію) і бекграунд (Довідка про організацію, людині, продукції, подію).

Текст прес-релізу повинен відповідати на основні питання: «Коли?», «Де?», «Хто?», «Що?», «Чому?». Прес-реліз Документ нашого часу: прес-релізвключає інформацію, засновану на фактах, подіях, які відбувалися або будуть відбуватися. В його основі лежить інформаційний привід. Привід пов`язаний зі значною для соціуму діяльністю організації. Це і визначає особливі вимоги до відбору інформації.

Крім того, специфіка прес-релізу як інструменту оперативної передачі інформації вимагає наявності контактної інформації.

Документ обов`язково містить контакти посадової особи. Ця особа повинна бути компетентно в порушеному питанні і здатне надати в разі необхідності додаткову інформацію. Найчастіше їм є співробітник, який підготував документ (виконавець). Як правило, контактна інформація наводиться в кінці документа. У зв`язку з цим бланк прес-релізу найчастіше не містить довідкові дані організації (телефон, адреса, факс і т.д.).

Наведемо приклад оформлення прес-релізу:




Товариство з обмеженою відповідальністю «Готель« Лазур »»

(ТОВ «Готель« Лазур »»)

Прес-реліз

16 вересня 2015 року м Волгоград

Готель «Лазур» готується до прийому гостей

Чемпіонату світу з футболу 2018 р

15 вересня в готелі «Лазур» відбулася відкрита презентація планів по його розвитку і підготовці до Чемпіонату світу з футболу 2018 р, матчі якого пройдуть в Волгограді. У числі основних завдань, представлених менеджментом готелю, - розширення номерного фонду і часткова реновація номерів. В рамках реалізації поставлених цілей до 2017 р готель планує підготувати 8 нових номерів категорії Standard і завершити реновацію номерного фонду, початок якої планується в 2016 р

Номери готелю «Лазур» будуть повністю задовольняти інтересам гостей міста завдяки великим площам (40 кв.м.), високотехнологічної комплектації (система розумний будинок, супутникове інтерактивне телебачення, Wi-Fi), опцій, що забезпечує спокійний і комфортний відпочинок (ліжка розміру king- size, меню подушок, телефон, сейф, сучасна сантехніка і т.д.). Крім того, вже сьогодні залучаючи до роботи кращих дизайнерів, керівництво готелю прагне, щоб кожен номер розповідав гостям, багато з яких приїдуть в Волгоград вперше, історію міста-героя і передавав його неповторну атмосферу.

«Проведення матчів Чемпіонату світу з футболу - значуща сторінка в історії Волгограда, і ми повинні зробити так, щоб ця подія стала справжнім, таким, що запам`ятовується спортивним святом і для жителів, а для гостей міста», - зазначив директор готелю «Лазур» Сергій Михайлович Романов.

Оновлений готель постане перед широкою публікою в жовтні 2017 р

Готель «Лазур», один з лідерів готельної індустрії регіону, володіє багатим досвідом зустрічі і розміщення гостей великих спортивних заходів, за що не раз був відзначений федеральними, регіональними та міськими нагородами.

Відео: Як грамотно отримувати посилання з прес релізів

На практиці відзначаються графічні варіації в оформленні текстів прес-релізів. Наприклад, різним може бути порядок розташування реквізитів:

Логотип організації

текст

Логотип організації

Повне найменування організації

Скорочене найменування організації

Найменування виду документа (прес-реліз)

Заголовок до тексту

текст

Крім того, можуть відрізнятися шрифти, інтервали, розміри полів. Деякі організації воліють включати в структуру прес-релізу такий невербальний компонент, як фотографії. В інших випадках композиція прес-релізу практично повністю повторює композицію ділового листа.

При грамотному підході до складання прес-релізу неприпустимо використовувати такі елементи, які роблять цей документ нав`язливим і надають йому рекламний характер, наприклад, жаргонізми, «кричущі» кольори і т.д.

Які ще вимоги пред`являються до оформлення прес-релізу? Це дотримання критерію лаконічності (прес-реліз не повинен перевищувати 1-2 сторінок формату А4) і розкриття одного інформаційного приводу в рамках одного документа. Текст прес-релізу багато в чому відповідає нормам офіційно-ділового стилю, характеризується нейтральністю і стислістю.

Таким чином, прес-реліз є одним з інструментів письмовій ділової комунікації і являє собою офіційне інформаційне повідомлення для ЗМІ. Такі його якості, як оперативність, лаконічність, офіційність, а також характер включеної в текст інформації формують структурні і стильові особливості прес-релізу. Це документ, який сприяє оперативної передачі значимої інформації про ділову діяльність організації. Він видається з метою формування сприятливого інформаційного середовища для подальшої виробничої результативності організацій.



ІНШЕ

Бланки документів у 2017 році фото

Бланки документів у 2017 році

Будь-який документ має ряд обов`язкових реквізитів, які залежать від найменування документації. Бувають ситуації, в…

Бланк документа фото

Бланк документа

Незалежно від того, якими бланками користується організація, в будь-якому випадку бланк повинен бути побудований…

Реквізити в 2017 році фото

Реквізити в 2017 році

Кожен офіційний документ має ряд реквізитів, які надають даній діловому папері юридичну силу. Більш того, обов`язковий…

» » Документ нашого часу: прес-реліз