Google calendar - безкоштовна альтернатива ms outlook

Відмінні особливості Google Calendar

У Google Calendar, як і у інших додатків Google, є ряд переваг, що дозволяють йому вигідно відрізнятися від аналогічних програм.

1. Щоб працювати з Google Calendar, не потрібно встановлювати ніякі додатки на ваш комп`ютер - ви просто реєструєте акаунт на даному сервісі і працюєте.
2. Працювати з календарем ви можете на будь-якому пристрої, з якого є можливість виходу в Інтернет, в тому числі на телефоні, планшетному комп`ютері, нетбуці.
3. Google Calendar забезпечує просту організацію колективної роботи. Вам і вашим колегам слід лише вказати час в залежності від того, хто і коли вільний, і ввести параметри зустрічі, а додаток саме розішле всім запрошення і відстежить відповіді.
4. Іншою перевагою є загальний доступ до календарів проектів. Щоб його організувати, не потрібно звертатися в службу технічної підтримки. Доступ до календарів можна відкрити для всієї компанії, навіть якщо у неї немає комп`ютерної мережі, або для окремих користувачів, навіть якщо у них немає комп`ютерів, а є тільки телефон з виходом в Інтернет. Можна навіть надати співробітникам і колегам право на редагування і перегляд загальних заходів поряд з їх власними розкладами.
5. Передбачена можливість взаємодії за допомогою синхронізації Google Calendar з календарем MS Outlook, якщо робота з ним вже велася.
6. Є можливість ведення декількох власних календарів і опція їх синхронізації як між собою, так само як і з календарями колег, доступ до яких для вас відкритий.

Початок роботи. Реєстрація аккаунта

Отже, для того щоб почати роботу з Google Calendar, потрібно мати акаунт gmail.com.

На сторінці google.ru у верхній частині вікна (рис. 1) клацніть додаток (або сервіс) Календар.

Відео: Syncing a Google Calendar with Microsoft Outlook

Мал. 1. Стартова сторінка Google.ru з меню доступу в інші сервіси Google

 Після цього з`явиться форма для введення логіна і пароля, якщо обліковий запис Google вже є, і кнопка зареєструватися, якщо аккаунт слід створити. 

Натиснувши на цю кнопку, ви потрапите в форму, дуже нагадує форму для реєстрації поштової скриньки електронної пошти. Заповнивши її, ви отримаєте доступ не тільки до Google Calendar, а й до всіх програм або сервісів Google, таким як:

електронна пошта Gmail, офісний пакет Google Docs, сервіс для роботи з фотографіями Google Picasa та ін.

Мал. 2. Інтерфейс програми Google Calendar в режимі перегляду заходів за місяць з відкритими меню налаштування (Праворуч) і меню інші календарі (зліва)

Налаштування основних параметрів календаря Google. Вкладка «Загальні»

Ми почнемо знайомство з Google Calendar з налаштування параметрів. Цей етап більшість користувачів абсолютно невиправдано пропускає, але саме він дозволить істотно оптимізувати і прискорити роботу з організації робочого часу.

Відео: Syncing Your Microsoft Outlook Calendar with Your Google Calendar

Щоб перейти в панель настройки параметрів календаря, в меню кнопки налаштування (З зображенням шестерні в правому верхньому куті вікна) виберіть однойменну команду (рис. 2). Тепер можна приступати до налаштування параметрів.

З першим параметром Мова все досить очевидно. другий параметр Країна використовується, перш за все, для вибору поточного і додаткового часових поясів. Спочатку виберіть у цьому списку Росія, в списку Поточний часовий пояс вкажіть необхідний, наприклад, GMT +4:00 Москва +00, а поруч вкажіть ярлик, тобто то позначення, яке буде з`являтися в календарі поруч з відповідним часом, наприклад, мск .

GMT (Greenwich Mean Time) - середній час за Гринвічем. Астрономічний час меридіана, що проходить через місце розташування Грінвічській обсерваторії в Лондоні, вважається точкою відліку часу для інших часових поясів. Зараз для цієї мети також використовується всесвітній координований час UTC (Coordinated Universal Time), яке має більш точну методику розрахунку.

Якщо необхідно постійно мати перед очима в календарі ще один часовий пояс, наприклад, часовий пояс зарубіжного партнера або країни, в якій знаходиться представництво компанії, натисніть Додати праворуч від області вводу параметрів поточного часового поясу, після чого відкриються поля для введення параметрів ще одного часового поясу. Тепер всі дії, які були вчинені для вказівки поточного часового поясу, необхідно повторити:

вибрати країну в поле Країна, а потім в поле Додатковий часовий пояс виставити необхідний і вказати ярлик.

Якщо потрібно прибрати додатковий часовий пояс, натисніть кнопку видалити праворуч від нього.

Рис.3. Панель налаштування параметрів Календаря, вкладка «загальні »

Наступний параметр, на який слід звернути увагу, це Тривалість зустрічі за замовчуванням. Тут бажано виставити ту тривалість, яка є найбільш вірогідною для заходів, в яких ви берете участь, для того щоб полегшити установки для кожної справи в календарі.

Тепер встановіть параметр Режим перегляду за замовчуванням. Якщо ви досить активно працюєте з календарем, найбільш виправданими значеннями будуть Порядок денний або день, тобто під час запуску програми календар буде відкриватися в режимі перегляду поточних справ або справ сьогоднішнього дня. Режим перегляду в будь-який момент можна переключити на інший (рис. 2): День / Тиждень / Місяць / Вид на вибір користувача / Порядок денний.

Те, яким буде Вид на вибір користувача,  вказується в наступному полі Ваш режим перегляду.

Наприклад, якщо для вас у щоденній роботі важливі найближчі 5 днів, то в даному вікні виберіть відповідну опцію - тоді кнопка перемикання режиму відображення календаря (рис. 2) між кнопками місяць і Порядок денний прийме саме обраний вид - в нашому випадку 5 днів.

Якщо ви працюєте з більш короткими планами, виберіть у полі Ваш режим перегляду 2 дні і у вас буде кнопка для включення режиму перегляду календаря на сьогодні і завтра. Відповідно, якщо вам потрібен довший період, скажімо, два тижні, виберіть цю опцію і у вас буде відповідна кнопка перемикання режиму.

Відео: How to import Outlook Calendar to Google Calendar [Video Tutorial]

В полі Місцезнаходження вказується ваше поточне місце з тим, щоб додаток могло автоматично визначити час, якщо зроблені відповідні налаштування, показувати прогноз погоди на зазначеній території, фази місяця, схід / захід сонця і т.п.

Для звичного відображення параметрів прогнозу погоди (якщо це для вас необхідно), виберіть одиниці вимірювання: для Росії і Європи - С.

Для налаштування параметрів автоматизації розсилки запрошень надані опції параметра Автоматично додавати запрошення в календар. Найбільш прийнятною видається опція Так, але не відправляти нагадування про захід, поки я не відповім «так»Або«може бути".

параметр альтернативний календар дозволяє включити поруч із загальноприйнятими датами дати інших календарів, таких як кувейтський, китайський або календар Саудівської Аравії (рис.4).

Мал. 4. Відображення загальних дат і дат китайського календаря

В якості фону календаря можна використовувати будь-яке зображення, вибравши його в веб-альбомі Picasa - Ваші фотографії або завантаживши його з жорсткого диска або іншого носія - Завантаження фотографій. В тому і в іншому випадку вибір зображення не представляє складності. Інші параметри, які ми не розглянули, налаштовуйте відповідно до власних уподобань.

По завершенні роботи з настройками слід натиснути кнопку зберегти і повернутися в календар, натиснувши на кнопку Назад в календар.  Можна також скасувати всі зроблені настройки, натиснувши кнопку Відміна.

Налаштування календаря. Вкладка «Календарі»

вкладка календарі призначена для управління календарями і складається з двох частин. першу частину Мої календарі ми розглянемо в одному з наступних номерів, оскільки саме тут здійснюється імпорт / експорт календарів і організовується робота з декількома календарями.

Друга частина інші календарі (Рис. 5) використовується для підключення календарів свят, розкладу чемпіонатів по деяких видах спорту, фаз місяця і ін. Натиснувши команду Переглянути цікаві календарі, ви перейдете в область підключення різних календарів, які представлені на вкладках: свята, Спорт і додатково.

Мал. 5. Налаштування календаря - вкладка Календарі - Інші календарі

вкладка свята призначена для підключення календарів національних свят різних країн.

Відео: Google Calendar vs Outlook

на вкладці Спорт можна підписатися на розклад спортивних ігор.

Наприклад, якщо ваш керівник стежить за грою однієї з футбольних команд англійської вищої ліги, скажімо, Aston Villa, перейдіть на вкладку Спорт і зі списку видів спорту виберіть Футбол і далі English emier League. У списку команд англійської Прем`єр-ліги навпаки Aston Villa натисніть Підписатися, після чого розклад ігор цієї команди буде відображатися у вашому календарі.

натиснувши команду Перегляд можна переглянути розклад цих ігор (рис. 6).

на вкладці додатково представлені додаткові можливості, найкориснішою з яких є Дні народження та заходи контактів, тобто можливість внесення цієї інформації в календар. Якщо ви користуєтеся поштовим сервісом Gmail і для контактів вказувалися дати днів народжень та заходи, то ця інформація буде внесена в ваш календар. 

Мал. 6. Цікаві календарі - перегляд календаря ігор команди Aston Villa 

Щоб продовжити роботу над календарем після підписки на всі цікаві календарі, натисніть команду Назад в календар.

Повернемося у вкладку календарі (Рис. 5). Якщо використання будь-якого календаря стало неактуальним, натисніть команду Скасувати підписку, і події даного календаря зникнуть з вашого розкладу, тобто його вже не буде в цьому списку. Якщо підписку на календар слід залишити, а потрібно лише прибрати дати його заходів - зніміть галочку в стовпці Показувати в списку.

 Налаштування календаря. Вкладка «Налаштування для мобільних пристроїв»

На даній вкладці можна налаштувати можливість отримання повідомлень на мобільний телефон у вигляді SMS-повідомлень (оплачувати їх буде власник номера). У Росії ця послуга підтримується для наступних операторів зв`язку: Білайн, Мегафон, МТС і Скай Линк.

Налаштування календаря. Вкладка «Лабораторія»

Можливості, представлені на цій вкладці, є експериментальними, проте деякими можна скористатися.

наприклад, Автоматичне відхилення запрошень дозволяє заблокувати той чи інший проміжок часу в календарі, зарезервований вами на певні справи.

Налаштувавши параметри, можна приступати до роботи.

«Корисне» Google Calendar

1.Керування справами. Календар покликаний відслідковувати потрібні дати, дозволяючи не забути про важливі події та справах, таким чином ви зможете планувати свій розклад і розклад свого керівника.

2.Мобільність. Користуватися календарем Google можна перебуваючи в будь-якому місці, маючи доступ до Інтернет на ПК або будь-якому мобільному пристрої.

3.Спільне використання. У календарі Google можна налаштувати спільний доступ, який дозволяє узгоджувати свій розклад і ділитися ним з іншими користувачами.

4.Синхронізація з Outlook. За допомогою цієї функції є можливість одночасно відстежувати заплановані справи в календарі Google і MS Outlook, задаючи напрямок передачі даних (з MS Outlook в Google і навпаки) і частоту синхронізації.

5.Підписка на загальнодоступні календарі. Можливість отримання автоматичного оновлення, що дозволить ніколи не пропускати важливі події, свята і спортивні події.