Документообіг на sharepoint

Функціональність платформи SharePoint

SharePoint (або Microsoft SharePoint Products and Technologies) включає в себе наступні компоненти (рис. 1):

Мал. 1. Платформа SharePoint Веб-додатки - додатки з малий!

• «Сайти» - для створення веб-порталів;
• «Товариства та мережі» - для спільної роботи;
• компонент управління контентом в масштабах підприємства;
• компонент пошуку інформації в документах та інформаційних системах;
• «Бізнес-аналіз» - для підтримки прийняття рішень;
• «Веб-додатки» - для створення власних бізнес-рішень.

Відео: Документообіг

Платформа SharePoint може бути використана для створення сайтів, портальних рішень, СЕД і інших додатків. На рис. 2 представлена її базова функціональність.

Мал. 2. Базова функціональність SharePoint

Основні базові функції SharePoint:

• Спільна робота. Дозволяє реалізовувати бізнес-процеси, спільне створення і використання документів, обмін даними. Спільна робота заснована на застосуванні сучасних засобів комунікацій (блоги, wiki) і інструментів управління завданнями, проектами.
• портали (SharePoint Portal). Забезпечують обмін інформацією між співробітниками. На порталі можна створювати персональні вузли і налаштовувати індивідуальні інтерфейси, розмежовувати права доступу.
• Корпоративний пошук. Використовується для оперативного пошуку різної інформації, співробітників (робота з адресною книгою) в корпоративному контенті або в інших бізнес-додатках.
• управління контентом або корпоративною інформацією. Дозволяє створювати документи і контролювати їх вміст (вставляти, видаляти, редагувати, зберігати фрагменти). Можна керувати документами, бізнес-процесами, записами, веб-контентом і мультимедійними ресурсами.
• Бізнес-процеси та форми. Підтримує створення робочих процесів (Workflow) для розробки і моделювання бізнес-процесів. Інші можливості - розробка і використання форм для організації контенту, його ефективного збору та управління ім.
• Бізнес-аналіз. За допомогою цієї функції співробітники можуть аналізувати інформацію, візуалізувати дані і показники ефективності бізнесу, публікувати звіти.

Фахівці відзначають, що використання Microsoft SharePoint для автоматизації документообігу - найбільш популярний тренд останніх років. Подібні рішення особливо затребувані в територіально розподілених організаціях. А СЕД / ЄСМ, розроблені російськими компаніями на базі цієї платформи, як правило, також враховують російські реалії.

«EOS for SharePoint»

Компанія «Електронні офісні системи» ( «ЕОС») на базі Microsoft SharePoint створила систему електронного документообігу «Enterprise Office Solution for SharePoint» ( «EOS for SharePoint»). Вона поєднує можливості корпоративної ECM-платформи і російської СЕД. На рис. 3 показані завдання, які вирішуються «EOS for SharePoint».

Мал. 3. Завдання, які вирішуються «EOS for SharePoint»

Важливо відзначити, що це рішення спрямоване на застосування в російських умовах. Ці умови мають на увазі складні процеси документообігу і наявність специфічних стандартів діловодства та документообігу.

«EOS for SharePoint» - це готовий модуль управління інформаційними ресурсами. Він повністю вбудований в платформу SharePoint і істотно розширює її можливості в області електронного документообігу (рис. 4).

Мал. 4. Функціональні модулі «EOS for SharePoint»

«EOS for SharePoint» дозволяє об`єднати в одній системі комплексне управління всіма інформаційними ресурсами, процесами і комунікаціями. Продукт забезпечує вирішення наступних завдань:

• підготовка та узгодження (підписання) будь-яких типів документів;
• створення картки документа і реєстрація вхідних, вихідних і внутрішніх документів;
• виконання доручень і контроль виконавської дисципліни;
• робота з електронним архівом, підтримка прийнятої в організації номенклатури справ;
• створення різних звітів;
• пошук інформації;
• створення єдиного середовища роботи в СЕД (робоче місце користувача, керівника);
• забезпечення безпеки даних;
• робота з документами та завданнями з мобільних пристроїв (мобільні додатки);
• електронний підпис і шифрування;
• сканування і потокове сканування.

Інтерфейс «EOS for SharePoint» являє собою єдине робочий простір (рис. 5). Воно наочно відображає зведену інформацію конкретного користувача: діловоду, керівнику, співробітнику, контролеру.

Мал. 5. Інтерфейс робочого столу «EOS for SharePoint 2013»

Користувач може створити, переглянути або знайти будь-який документ. При роботі з документом відкривається картка документа (рис 6). Вона має достатню кількість функціональних можливостей, ніж забезпечує ефективну роботу з документом.

   Мал. 6. Картка документа в «EOS for SharePoint»

У версії 4.0 системи «EOS for SharePoint 2013» з`явилася можливість перегляду документів з картки (рис. 7).

Мал. 7. Перегляд документа з картки

«EOS for SharePoint» може застосовуватися в компаніях різного масштабу (від 10 до 5000 робочих місць) з великим обсягом даних. Також для надання юридичної сили документу є можливість використовувати кваліфіковану електронний підпис.

«WSS Workflow» for SharePoint

Компанія «WSS-Consulting» на платформі Microsoft SharePoint розробила СЕД «WSS Docs ». Цей коробковий продукт автоматизує діловодство і документообіг. Так, функціонал «WSS Docs 4.3» підтримує процеси діловодства, наявні в більшості російських компаній, а саме:

• реєстрація вхідних, вихідних і внутрішніх документів;
• підготовка та узгодження вихідних і внутрішніх документів;
• виконання і контроль документів;
• контроль доручень;
• робота з протоколами нарад;
• узгодження і контроль виконання договорів;
• узгодження і контроль виконання заявок на оплату рахунків;
• робота з архівом нормативно-довідкової інформації.

Функціональність Workflow в системі «WSS Docs» надає користувачеві максимальні можливості настройки системи. наприклад:

• змінювати процеси обробки документів і створювати нові процеси;
• створювати жорсткі і гнучкі (настроюються) маршрути руху документів. Частина маршруту може бути задана жорстко. Інша частина визначається користувачем, наприклад, при запуску документа на узгодження;
• змінювати функціонал системи без програмування: налаштовувати довідники, систему оповіщення, встановлювати заступників для кожного виду документів і т.п.

Система має простий і інтуїтивно зрозумілим інтерфейсом (рис. 8).

Мал. 8. Особистий кабінет користувача в «WSS Docs»

При роботі з документом в системі створюється картка (рис. 9). У неї заноситься вся необхідна інформація про документ.

Мал. 9. Картка документа в «WSS Docs»

Більшість полів картки заповнюється за допомогою спеціально створених довідників. Ви можете переглянути прикріплений до картки документ і відразу створити доручення (рис. 10).

Мал. 10. Перегляд документа і створення доручень в «WSS Docs»

«Worklite.Docs» for SharePoint

СЕД «Worklite.Docs » - Швидка система електронного документообігу. Вона розроблена компанією «Worklite Systems» на базі MS Sharepoint 2013. «Worklite.Docs» підійде як для невеликих компаній, так і для великих організацій з філіями. З її допомогою можна автоматизувати процеси створення, управління і контролю виконання документів, пов`язані з ними доручення і завдання користувачів (рис. 11).

Мал. 11. Інтерфейс системи «Worklite.Docs»

В системі передбачена підтримка основних бізнес-процесів для файлів і документів:

• ознайомлення;
• редагування;
• узгодження;
• твердження;
• архівування.

Відео: AnjLab DMS - документообіг (СЕД) на SharePoint 2010

У «Worklite.Docs» є можливість гнучкого налаштування самих процесів і їхніх кроків в конструкторі (рис. 12).

Мал. 12. Конструктор робочого процесу в «Worklite.Docs»

Система електронного документообігу «Worklite.Docs» дозволяє:

• призначати завдання і доручення, здійснювати моніторинг їх виконання та вести повний контроль за взаємодією виконавців;
• завантажувати і створювати документи в «Worklite.Docs» по заздалегідь спроектованим шаблонами;
• відслідковувати версії документів, бачити історію їх обробки і коментарі в спеціальних аркушах;
• автоматично призначати права доступу до документів та завданням;
• змінювати картки документів (рис. 13), додаючи необхідні поля.

Мал. 13. Картка документа в «Worklite.Docs»

«Docsvision 5 клієнт forSharePoint»

«Docsvision 5 клієнт для SharePoint» - рішення компанії «ДоксВіжн». Це додатковий модуль системи «Docsvision 5». Він забезпечує розширення стандартної функціональності SharePoint і спільну роботу «Docsvision» і SharePoint.

На рис. 14 показаний спосіб інтеграції системи «Docsvision» і SharePoint.

Мал. 14. Інтеграція СЕД «Docsvision» і SharePoint

Спільне функціонування «Docsvision» і SharePoint зберігає звичні механізми групової роботи SharePoint. Також можна прямо з клієнта ініціювати створення офіційного документа, відправку його на погодження та затвердження. При цьому є можливість контролювати його рух у СЕД. З іншого боку, клієнт SharePoint може отримувати завдання з «Docsvision» і повноцінно працювати з офіційними документами.

SharePoint-клієнт має спеціальнінавігаційні панелі (веб-частини) для доступу до даних в «Docsvision» і пошуку документів, а також розширення SharePoint. Вони дозволяють створювати завдання і документи, в т.ч. на підставі даних з бібліотеки SharePoint.

Веб-частини можуть довільним чином розміщуватися на сторінках порталу. Тим самим можна конфігурувати інтерфейс під потреби конкретної організації, робочої групи або користувача. На рис. 15 представлений приклад інтерфейсу налаштованої сторінки «Docsvision» для роботи із завданнями на порталі SharePoint.

Мал. 15. Інтерфейс SharePoint з налагодженою сторінкою «Docsvision»

Компоненти «Docsvision» на станиці SharePoint:

• мої документи - всі документи, створені користувачем;
• завдання - все завдання користувача;
• вихідні завдання - завдання, відправлені користувачем;
• на узгодження - завдання за погодженням документів;
• на контролі - завдання, контрольовані користувачем;
• на виконання - завдання, призначені користувачеві;
• на доопрацювання - завдання, які не пройшли контроль і повернуті користувачеві;
• на консолідацію - завдання, призначені для створення підсумкової версії документа;
• останні картки - все картки документів, з якими працював користувач (рис. 16);

Мал. 16. Перегляд останніх карток документів

Відео: Документообіг Microsoft SharePoint DocManager

• моя папка - довільна папка, що підключається з «Docsvision»;
• пошук - вікно повнотекстового пошуку;
• семафори - панель швидкого доступу до основних папок.

SharePoint-клієнт дозволяє виконувати всі необхідні дії з документами, завданнями і з групою завдань. Можна створювати маршрути узгодження в конструкторі, працювати з файлами в завданнях, підписувати документ ЕП.

Сучасні СЕД / ЄСМ можуть автоматизувати практично всі бізнес-процеси в компанії. З їх допомогою документообіг в сфері бюджетування, взаємодії з контрагентами, управління персоналом, проектами і ін. Стає більш ефективним. А добре організований документообіг - основа для прийняття грамотних управлінських рішень.