Печатки та штампи

Кругла печатка в організації - найважливіший атрибут управління, адже її завдання, ні багато ні мало, завірити підпис першої особи. Але чи все так просто? Чи може бути в організації більше однієї печатки, і якщо так, то на які документи вони проставляються? У статті ви знайдете докладну нормативну базу щодо створення печаток і штампів, рекомендації по їх використанню, знищенню і призначенням відповідальних осіб.

Нормативна база

Ось як визначає друк ГОСТ Р 51511-2001. Державний стандарт Російської Федерації. Друку з відтворенням Державного герба Російської Федерації. Форма, розміри і технічні вимоги (затв. Постановою Держстандарту Росії від 25.12.2001 № 573-ст): «Друк - це пристрій, що містить кліше друку для нанесення відбитків на папір».

Щоб зрозуміти, чи повинна бути в організації друк, і якщо так, то яка інформація буде в ній містяться, звернемося до законодавства (див. Таблицю).

Печатки та штампи

Зверніть увагу: закон містить лише мінімальні вимоги до змісту печаток ТОВ та акціонерних товариств. Організація може доповнити свій відбиток власним логотипом, емблемою, контактними даними, банківськими реквізитами і т. П.

Порядок виготовлення, використання, обліку, зберігання та знищення печаток і штампів законодавство не регламентує. Частково можна покладатися лише на ГОСТ Р 51511-2001 «Печатки з відтворенням державного герба Російської Федерації. Форма, розміри і технічні вимоги », але, як випливає з назви, він відноситься тільки до організацій, які мають право використовувати держсимволіку.

Крім того, технічні вимоги до печаток організацій містить Національний стандарт Російської Федерації «Печатки мастичні посвідчувальні. Форма, розміри і технічні вимоги »

(Затв. На підставі Федерального закону від 27.12.2002 № 184-ФЗ «Про технічне регулювання»). Тут, зокрема, перераховані розміри, які повинні мати і сама друк, і зображення на ній, а також способи захисту друку від підробки.

види печаток

Виділяють наступні види печаток:

гербові печатки (з використанням державної символіки) має право використовувати тільки строго певний ряд установ, які перераховані у Федеральному конституційному законі від 25.12.2000 № 2-ФКЗ «Про Державний герб Російської Федерації» [2].

Гербові печатки в обов`язковому порядку повинні бути зареєстровані.

круглі печатки отримують організації, що не мають права використовувати державну символіку, але зобов`язані мати печатку (ТОВ, акціонерні товариства), а також індивідуальні підприємці;

додаткові друку виготовляються в організації за потребою і видаються в користування або окремим та структурним підрозділам, або призначаються для певних груп документів.

Зразки додаткових печаток:

Печатки та штампи

Комерційні організації включають свої печатки в державний реєстр добровільно. Зареєстровані друку мають унікальний номер, який видно на зовнішньому обідку відбитка і є додатковим захистом друку від підробки.

штампи

Однозначного визначення штампа нормативні документи нам не пропонують. Їх мета - миттєво відтворити на папері те, що всякий раз доводиться писати від руки.

Зразки штампів:

Печатки та штампи

Куди і як ставити печатки і штампи?




Реквізит 25 «Відбиток печатки» згідно ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »« засвідчує справжність підпису посадової особи на документах, що засвідчують права осіб, фіксують факти, пов`язані з фінансовими засобами, а також на інших документах, що передбачають засвідчення справжньої підписи. Документи завіряються печаткою організації ».

Приблизний перелік документів, на які ставиться відбиток гербової печатки (печатки із зображенням товарного знака або знака обслуговування), наведено в Методичних рекомендаціях щодо впровадження ГОСТ Р 6.30-2003 [3]. Подібний перелік організація має право скласти для себе сама, закріпивши його в Положенні про печатки та штампи.

Якщо форма документа передбачає обов`язкове проставлення печатки, місце відбитка позначається буквами «М.П.». Печатка ставиться прямо на них:

Печатки та штампи

Коли позначення місця друку на документі немає, але завірити підпис все одно потрібно, відбиток проставляється так, щоб він зачепив останні букви посади підписувача та фрагмент його підпису. Але старатися небажано: і посаду, і підпис повинні залишитися видимими і читаються.

Відео: Печатки, роблять так !!!

Місця проставлення штампів, як правило, більш-менш визначені.

Наприклад, в інструкціях з діловодства прийнято прописувати, що штамп «Вхідний документ» ставиться саме в нижньому правому куті документа, а штамп «На контроль» - на верхньому полі справа.

призначення відповідального

Робота з печатками і штампами в компанії повинна бути строго організована. Рекомендується доручити її комусь одному, наприклад начальнику відділу діловодства, помічнику керівника і т. П. Кандидатура працівника призначається наказом керівника організації. В обов`язки призначеного працівника входитимуть:

  • прийом заявок на виготовлення печаток і штампів та спрямування їх у відповідальний підрозділ;
  • передача додаткових печаток в структурні підрозділи і відповідальним за них працівникам;
  • знищення печаток і штампів, включаючи документальне оформлення цього процесу;
  • розробка, впровадження та підтримання в актуальному стані локальних нормативних актів, що регламентують роботу з печатками в організації.

Текст розпорядчої частини наказу про призначення відповідального за організацію роботи з печатками і штампами:




НАКАЗУЮ:

1. Призначити відповідальним за використання, зберігання, знищення та облік печаток і штампів ТОВ «Світанок» головного спеціаліста відділу документаційного забезпечення управління Ковальову Світлану Вікторівну.

2. При відсутності головного спеціаліста відділу документаційного забезпечення управління Ковальової Світлани Вікторівни відповідальним за використання, зберігання, знищення та облік печаток і штампів є помічник генерального директора Надєждіна Алла Петрівна.

3. Начальнику відділу кадрів внести зміни до посадових інструкцій зазначених працівників.

4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Як видно з прикладу, в наказі зазначається не посада відповідального, а ім`я конкретного працівника. Таким чином, свої функції відповідального пішов на підвищення або звільнився співробітник не зможе «передати у спадок» того, хто займе його місце. Те ж стосується і його потенційного заступника. В обох випадках наказ доведеться складати наново.

Зберігання печаток і штампів

Не завжди вдається зберігати всі печатки і штампи в канцелярії. Особливо це стосується додаткових печаток, які розходяться по структурним підрозділам. Щоб точно знати, в який відділ була передана та чи інша друк, в компанії зводиться Журнал обліку руху печаток і штампів. Оскільки документ має на увазі «живі» відбитки печаток та підпису працівників, він є рукописним (див. Таблицю):

Печатки та штампи

Працівник, розписався в отриманні відбитку печатки або штампа, автоматично стає відповідальним за їх зберігання. На місцях печатки та штампи слід утримувати так, щоб виключити можливість використання їх іншими працівниками і сторонніми особами, а також розкрадання. Найкраще зберігати друк в ящику, який замикається столу, шафи або сейфі.

Відео: Вибір оснащення для печатки і штампу

Час від часу друк доводиться виносити за межі організації. У цьому випадку працівник, який бере її з собою, одержує печатку у відповідальної особи під розпис.

Знищення печаток і штампів

Відслужили своє (що прийшли в непридатність, морально застарілі) відбиток печатки або штампа ні в якому разі не можна просто викинути. Процес знищення друку включає в себе приведення в повну непридатність кліше (елемента друку, що містить дзеркальне відображення відбитка *), так, щоб його не можна було відновити і використовувати. Те, що залишилося від кліше, можна викинути. Крім того, весь процес повинен бути задокументований. Для документування самого знищення досить акту. Комісія зі знищення може створюватися наказом генерального директора в міру потреби. У ньому члени комісії перераховуються поіменно. Якщо в компанії багато печаток і штампів, то склад комісії може бути закріплений в локальному акті (наприклад, в Положенні про печатки та штампи), і там працівники, що входять в комісію по знищенню, перераховуються за посадами.

Знищенням печаток відповідальна особа може зайнятися самостійно, а може передати друку для знищення в спеціальну організацію або в орган, який зареєстрував цю печатку.

Печатки та штампи

Якщо прийнято рішення знищити печатку (штамп) на місці своїми силами, в організації збирається спеціальна комісія. Склад комісії затверджується раз і назавжди в локальному нормативному акті, який регламентує порядок знищення печаток і штампів. До комісії обов`язково повинен входити працівник, відповідальний за роботу з печатками.

Знищити гумове або каучукове кліше найпростіше, розрізавши його ножицями на дрібні шматочки. Спалювання, а також обпилювання або дроблення на фракції металевих кліше вимагають вже спеціальних умов і інструментів, і провести ці процеси в умовах звичайної канцелярії важко.

Незважаючи на те що саме кліше знищено і не підлягає відновленню, його відбиток повинен залишитися в організації і зберігатися постійно або в Книзі (журналі) відбитків печаток, штампів, факсиміле, або на акті, де відбиток був поставлений в останній раз перед знищенням [4] .

Регламент з печаток і штампів в організації

Регламентувати роботу з печатками і штампами в організації можна шляхом видання локального нормативного акта. Це може бути простий наказ по основній діяльності, а може бути порядок, правила або інструкція, затверджувані генеральним директором і вводяться в дію наказом. У документі має бути відображено, які печатки і штампи діють в організації, описаний порядок видачі, зберігання і знищення печаток і штампів.

Особливу увагу слід звернути на додаткові друку: необхідно описати, на який конкретний документ ставиться кожна з них. Цю інформацію можна оформити у вигляді таблиці:

Печатки та штампи

Відео: Як робити і копіювати штампи і печатки за допомогою програми для ПК

Затверджений регламент потрібно щорічно переглядати і при необхідності вносити в нього актуальні зміни.

У статті нами були розглянуті основні правила роботи з печатками. Узагальнюючи сказане, можна зробити тільки один висновок: печатка організації - занадто серйозний предмет, щоб ставитися до нього легковажно, і всі правила в кінцевому рахунку зводяться до одного: завжди знати, в чиїх руках знаходиться друк і на які документи вона ставиться.


[1] Приклади печаток ТОВ і акціонерного товариства з Національного стандарту Російської Федерації «Печатки мастичні посвідчувальні. Форма, розміри і технічні вимоги »(затв. На підставі Федерального закону від 27.12.2002 № 184-ФЗ« Про технічне регулювання »).

[2] Поширена вираз «гербова печатка» щодо круглої печатки в комерційної організації не зовсім вірно. Воно залишилося з тих часів, коли абсолютна більшість підприємств в країні були державними і, відповідно, мали на своїх печатках державний герб. Сьогодні «гербова» в недержавної компанії означає головну, круглу печатку.

[3] «Організаційно-розпорядча документація. Вимоги до оформлення документів. Методичні рекомендації щодо впровадження ГОСТ Р 6.30-2003 », додаток 8.

Відео: друк або штамп з гумки (гуми)

[4] Див .: «Перелік типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання» (затв. Наказом Міністерства культури РФ від 25.08.2010 № 558), ст. 775-778.

Печатки та штампи

Журнал "Довідник секретаря та офіс-менеджера" - провідний щомісячний журнал по підвищенню кваліфікації для секретарів, помічників керівників, референтів, діловодів і офіс-менеджерів.



ІНШЕ

Інструкція з діловодства фото

Інструкція з діловодства

Локальні нормативні акти становлять правову основу діяльності конкретної організації, так як містять норми, обов`язкові…

Штампи для архіву фото

Штампи для архіву

Печатки та штампи мають важливе значення в роботі будь-якої організації. І якщо наявність печаток в кожній організації…

Бланк документа фото

Бланк документа

Незалежно від того, якими бланками користується організація, в будь-якому випадку бланк повинен бути побудований…

Архівні документи фото

Архівні документи

Кожна організація повинна організувати збереження і доступність документів протягом усього терміну їх зберігання. Саме…

Посвідчення документів фото

Посвідчення документів

ГОСТ Р 6.30-2003 відповідає далеко не на всі нагальні питання, пов`язані з реквізитом «Підпис». Особливо…

» » Печатки та штампи