Видача документів з архіву організації

Кому і для чого видаються архівні документи?

Основні правила роботи архівів організацій (схвалені рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2002, далі - Основні правила) припускають наступні випадки видачі справ з архіву організації у тимчасове користування (п. 4.5.1):

• для використання працівниками організації;
• для використання громадянами в читальному залі для наукових і інших досліджень;
• у тимчасове користування для інших організацій;
• для проведення архівних робіт з документами;
• для проведення страхового копіювання і спеціальної обробки документів з метою покращення фізичного стану документів.

Звичайно, із запропонованого переліку для звичайної недержавної компанії найактуальнішими будуть видачі для використання власними працівниками, рідше - в інші організації, а також, можливо, для використання громадянами. В останньому випадку, якщо специфіка діяльності організації передбачає подібні звернення громадян, слід подбати про обладнання при архіві читального залу: місця, де людина зможе спокійно сісти і ознайомитися зі справою і при необхідності зробити копії документів

 На замітку!

Дозволяти відвідувачам «з вулиці» виносити справи за межі організації не можна!

Терміни використання документів

В Основних правилах вказані такі строки використання документів за межами архіву (п. 4.5.2):

• 1 місяць для використання працівниками організації;
• 1 місяць для використання документів в читальному залі;
• 3 місяці в тимчасове користування для інших організацій;
• 6 місяців для експонування документів.

Органам суду і прокуратури справи видаються до припинення справи або винесення судового рішення.

Продовження встановлених строків видачі документів у тимчасове користування, в тому числі органам суду і прокуратури, а також для експонування допускається в особливих випадках з дозволу керівника організації за письмовою підтвердження користувача про гарантії збереження документів.

Замовлення на видачу документів

У дуже великих організаціях з великим архівом доцільно починати процес використання документів архіву з замовлень працівників на видачу справ (Додаток 17 до Основних правил). 

Зверніть увагу: в формі, запропонованої Росархивом, потрібно вказати мету дослідження. Але в недержавній організації працівники рідко приходять в архів з науково-дослідницькою метою, тому у відповідному полі можна попросити вказати «мета замовлення документів». Крім того, бажано попросити працівника назвати структурний або відокремлений підрозділ, в якому він працює: особливо це актуально для організацій з широкою мережею філій.

В умовах архіву підприємства цінність цієї форми полягає в тому, що, частково заповнена, вона може бути спрямована працівникам архіву по електронній пошті, і у них буде час на пошук справи. На своєму робочому місці, збираючись зробити замовлення, працівник заповнить графи 1-4 (джерело інформації для їх заповнення - науково-довідковий апарат до документів архіву) і відправить заявку в архів.

Коли працівник приїде отримувати замовлене справу, заявка буде роздрукована і зареєстрована працівниками архіву. При отриманні документів співробітник-замовник розпишеться в графі 5, а при поверненні працівник архіву поставить підпис в графі 6.

Виконана заявка залишається в архіві і зберігається до проведення перевірки стану та наявності справ.

Наведемо приклад заповненої заявки (вимоги) на видачу документів.

Форму заявки, докладну інструкцію щодо її заповнення і зразок доцільно запропонувати для ознайомлення працівникам в інструкції з діловодства, положення про архів або в іншому локальному нормативному акті, що регулює роботу архіву. У більш «камерних» випадках, коли і організація, і її архів невеликі, можна обійтися і без письмового замовлення. Факт видачі документа тож буде зафіксований в формах, про які ми поговоримо далі.

Книга видачі документів у тимчасове користування

Видача документів з архіву фіксується в Книзі видачі документів (Додаток 19 до Основних правил). Особливість цього документа в тому, що ведеться він виключно в паперовому вигляді, так як його форма передбачає особисті «живі» підписи як одержувача справ, так і працівника архіву, що приймає справи назад.

Книга видачі документів щороку починається заново. Завершена в минулому році книга забезпечується підсумковим записом і відправляється на зберігання. Термін зберігання книги - три роки з моменту повернення всіх справ.

Наведемо приклад титульного аркуша Книги видачі документів.

У Книгу видачі документів вносяться всі видані документи, незалежно від того, видавалися вони працівникам організації-господині архіву, іншої організації або фізичним особам, покидали чи архів, або ними користувалися в читальному залі.

Зразок заповнення Книги видачі документів:

Разом в _______ році видано зі сховища № _______________________

                                                                                                (цифрами та прописом)

__________________________________________________________ од. хр.

Найменування посади працівника,

склав підсумкову запис Підпис Розшифровка підпису

Дата

Зверніть увагу: часом може бути недостатньо вказати лише прізвище працівника, який отримав справу. Адже документи може отримувати і стороння організація, і фізична особа, яке прийшло із запитом. У графі «Кому видано» слід вказати максимум інформації. Якщо видача справ супроводжується ще якимось документом (наприклад, актом), його дані вносяться в графу «Примітка».

На початку січня торішня книга закривається. Відповідальний за її ведення працівник або начальник архіву становить підсумкову запис і завіряє її своїм підписом:

Лист використання справи

Кожне видається справа має бути забезпечено листом використання (форма листа використання приведена в Додатку 20 до Основних правил). На ньому вказується основна інформація про видачу справи: кому, коли і для чого воно знадобилося. Лист використання ведеться від руки. Він вкладається (НЕ вшивається!) В справу і може використовуватися роками. Після внесення останнього запису лист використання зберігається протягом трьох років, як і Книга видачі справ.

Зразок заповненого листа використання справи:

Заголовок справи: Накази з основної діяльності

Карта-заступник справи

У той час, поки справа буде перебувати в читальному залі, у колеги або в іншій організації, на його місце на полицю архіву встане карта-заступник справи (Додаток 21 до Основних правил):

У формі Росархіву відзначено, що справа видано у тимчасове користування в читальний зал. Але ж справа може відправитися і в іншу організацію на кілька тижнів і навіть місяців, і в прокуратуру за запитом. Тому варто задуматися про те, щоб внести в таблицю спеціальну колонку для позначки з зазначенням маршруту справи:

Як і лист використання, карта-заступник заводиться в разі потреби і надалі зберігається в справі. Перелік не визначає термінів зберігання для карт-заступників, але логічним було б зберігати завершення карти стільки ж, скільки і Книгу видачі документів, і лист використання - три роки з моменту повернення справи.

Передача документів архіву в іншу організацію

Якщо документи передаються в іншу організацію, оформляється спеціальний акт про видачу справ у тимчасове користування (Додаток 18 до Основних правил). В акті потрібно вказати, крім переліку переданих справ, адреса організації, яка їх отримує, з якою метою і на якій підставі. Підставою для видачі справ в іншу організацію може бути лист-запит (як в нашому прикладі), але на цьому листі обов`язково повинна стояти позитивна резолюція керівника компанії, в архів якої звертаються.

Само по собі лист не є підставою для видачі справ. Крім того, справи можуть бути видані на підставі наказу генерального директора, на виконання наказу вищого відомства і т.д.

Термін повернення документів прописується на акті. Згідно з пунктом 4.5.2. Основних правил, процитованої нами вище, цей термін не повинен перевищувати трьох місяців.

Підписують акт керівники двох організацій, після чого підписи скріплюються печатками організації (п. 4.5.6. Основних правил). Безпосередній прийом-передача документів, а також повернення їх на місце фіксуються працівниками архіву двох організацій.

Наведемо приклад заповненого акту про видачу справ у тимчасове користування.

Підстава: лист ТОВ «РПН-Екологія» від 10.11.2014 №742 (вхід. від 11.11.2014 № 3456/78).

Для якої мети видаються справи: екологічне дослідження

Видаються наступні од. хр. з фонду № 1 архів Відкритого акціонерного товариства

(Назва фонду)

(Печатка організації)

Генеральний директор

                ТОВ «РПН-Екологія»

        Светланова С.М. Светланова

                   (Печатка організації)

Видав справи за дорученням керівництва відкритого акціонерного товариства

(найменування організації)

14.11.2014

Прийняв справи за дорученням керівництва ТОВ «РПН-Екологія»

(найменування організації)

14.11.2014

Справи повернені в повному обсязі та схоронності.

Здав за дорученням керівництва організації-одержувача.

15.12.2014

Прийняв за дорученням керівництва організації, що видала справи

15.12.2014

Акт про видачу справ у тимчасове користування складається у двох примірниках: один залишається в видав документи архіві, інший організація-замовник забирає собі.

Ми розглянули порядок видачі документів з архіву організації у тимчасове користування як власним співробітникам, так і за запитами інших компаній. Дотримання інструкцій Росархіву, викладених в Основних правилах, забезпечить не тільки ефективне зберігання документів, але і постійний контроль за їх використанням.