Лист-відмова

Обговоримо стратегії і тактики офіційно-ділового листування, як висловити відмову в діловому листі. Варіанти містять відмову листів на етапі обговорення можливих форм і умов співпраці та укладення договору про співпрацю. Особливе місце на даному етапі ділової взаємодії займає листування з узгодження тексту договору. Як коректно висловити відмову від прийняття будь-яких зауважень, пропозицій, побажань другої сторони? Пропонуємо приклади текстів листів-відмов.

Коли необхідно написати лист-відмова

Листування з узгодження тексту договору - це завжди пошук компромісу з певних питань. Досягнення взаєморозуміння між партнерами в чому залежить від чіткого викладу їх позицій, яке здійснюється на тлі шанобливого ставлення один до одного.

І це, безумовно, повинно знаходити адекватне ситуації професійного спілкування відображення в змісті ділових листів, в їх стилістичному оформленні.

В ході ділової переписки з узгодження тексту договору при вирішенні спірних питань партнери, відстоюючи свою позицію, нерідко мають висловити відмову від прийняття будь-яких зауважень, пропозицій, побажань другої сторони. Але відмова в листах даного типу є не самоціллю, а черговим кроком в процесі пошуку узгодженого рішення щодо спірного питання.

Позиція по відстоюванню власних інтересів може бути досить жорсткою, але прагнення до пошуку взаємоприйнятного рішення і норми ділового етикету дозволяють вербализовать відмову в такому стилістичному ключі, який забезпечить спокійне ділове обговорення спірних питань.

Структура листи-відмови

Лист-відмова Листи розглянутого типу зазвичай містять такі логіко-смислові блоки:

інформування про отримання листа і (або) вираз подяки за отримане лист;
вираз подяки за якісну (оперативну, ретельну) роботу над текстом договору, за висловлені зауваження та пропозиції;
прийняття / неприйняття окремих зауважень і пропозицій;
аргументація неприйняття окремих зауважень і пропозицій;
формулювання своїх пропозицій щодо спірного питання;
виклад фактів, опис факторів, що сприяють розумінню / прийняття партнером позиції автора листа;
опис можливих подальших дій партнерів або / і автора листа з метою досягнення консенсусу щодо спірного питання;
опис подальших дій автора листа в разі неможливості досягнення компромісу;
вираз зацікавленості в співробітництві;
вираз надії на досягнення взаєморозуміння, на успішне завершення підготовки тексту договору і його підписання.

Приклади листів-відмов

Лист-відмова № 1 (у відповідь на отриманий від партнерів типовий договір)

комерційному директору
ВАТ "Електрокомплект"
М.І. Новикову

Шановний Михайле Івановичу!

Нами уважно вивчено отриманий від Вас текст типового договору на поставку комплектуючих виробів для забезпечення складального виробництва ФГУП "Веселка"

На жаль, на думку наших фахівців, пропонований Вами текст договору ні за своєю структурою, ні за змістом основних статей не відповідає прийнятим на нашому підприємстві стандартам співпраці по даному напрямку. У тексті договору відсутні багато статей, що відображають важливі аспекти виконання Сторонами своїх зобов`язань: особливості транспортування, приймання виробів на підприємстві Постачальника, гарантійні зобов`язання, відповідальність за недотримання графіка поставок, умови відрядження спеціалістів. У повному обсязі не передбачені також технічні додатки до договору. Всі основні зауваження викладені нами в додатку до цього листа.

У зв`язку зі сформованою ситуацією керівництвом ФГУП "Веселка" прийнято рішення підготувати свій варіант договору з Вашим підприємством, розрахований на 2 роки співпраці і враховує всі особливості процесів нашого ділового взаємодії.

Прошу Вас, шановний Михайле Івановичу, розглянути нашу пропозицію і повідомити рішення з цього питання. У разі Вашої згоди наш варіант договору поставки буде направлено Вам для узгодження в тижневий термін. Додаток - на 3 аркушах в 1 прим.

З повагою і надією на успішну спільну роботу,

Заступник генерального директора
ФГУП "Веселка" І.П. Бережний

Лист-відмова № 2 (у відповідь на отримане від партнерів пропозицію за додатковою статтею договору)

Генеральному директору
ВАТ "Прометей"
С.Ф. Дубровину

Шановний Степане Федоровичу!

Дякую Вам за факс від 26.12.2010, в якому викладена Ваша позиція щодо проекту договору на поставку друкарського устаткування. Зусилля наших фахівців з узгодження основних статей договору дозволили досягти значного прогресу на шляху до взаємовигідної співпраці.

У той же час хочу нагадати Вам, шановний Степане Федоровичу, що на переговорах, які відбулися в листопаді 2010 року, представниками наших організацій були погоджені відпускні ціни на продукцію ЗАТ "Фортуна-М" з урахуванням транспортування обладнання зі складу нашого підприємства автотранспортом ВАТ "Прометей ". Передбачалося, що транспортування вантажу і його страховка будуть організовані, оформлені і сплачені Вашим підприємством самостійно.

В даний час Вами запропоновано включити в текст договору окрему статтю "Умови транспортування", в якій Ви покладаєте обов`язки по організації, оформлення та оплати залізничного транспортування і страховки придбаного друкарського обладнання на наше підприємство.

Ми згодні включити в текст договору зазначену статтю. Однак організація транспортування вантажу залізничним транспортом та оформлення транспортної страховки вимагають додаткових витрат, на які ми, на жаль, не можемо піти без збільшення раніше погодженої вартості.

Прошу Вас, шановний Степане Федоровичу, ще раз проаналізувати ситуацію, що склалася. Для вироблення остаточного рішення з даного питання ми пропонуємо провести робочу нараду відповідальних представників наших підприємств. Місце і дату його проведення ми можемо визначити з Вами в робочому порядку.

З повагою і побажаннями успіхів у роботі,

Генеральний директор
ЗАТ "Фортуна-М" Ю.А. Карпов

Відео: Як написати ввічливу відмову на комерційну пропозицію

Лист-відмова № 3 (у відповідь на отримане від партнерів пропозицію по платіжній статті контракту)

директору
ТОВ "Спецтранссервіс"
Л.О. Малишеву

Шановний Леоніде Олегович!

Нами отримано Ваш електронний лист від 27.12.2010 з інформацією про узгодження всіх основних статей договору № ТК-2/27 на транспортне обслуговування нашого підприємства. Ми вдячні Вам за оперативність в роботі, за прийняття до уваги наших побажань, а також за пошук компромісу в питанні про розмір авансу.

На жаль, пропонований Вами новий варіант розміру авансового платежу (25% від загальної вартості транспортних послуг) є для нас неприйнятним. Ця сума є необґрунтовано завищеної. На нашу думку, сучасна практика договірних відносин при наданні послуг подібного роду не оперує авансовими платежами понад 15%.

У зв`язку з цим, шановний Леоніде Олегович, прошу Вас розглянути можливість зниження розміру авансового платежу до 15%. Я вважаю, що обсяги перевезень і тривалість дії договору між нашими підприємствами є вагомим аргументом у прийнятті остаточного рішення з цього питання.

Ще раз дякую Вам за уважне ставлення до цього проекту і сподіваюсь на розуміння.

З глибокою повагою,

Генеральний директор
ВАТ "Медспецоборудованіе" В.К. Пантелєєв

Лист-відмова № 4 (у відповідь на отримане від партнерів пропозицію по ціновій статті контракту)

комерційному директору
ВАТ "Продпоставка"
М.М. Бєлякова

Шановний Миколо Миколайовичу!

Ми надзвичайно вдячні Вам і фахівцям ВАТ "Продпоставка" за ретельне опрацювання запропонованого нами проекту договору на виконання будівельно-монтажних робіт. Велика частина Ваших зауважень та пропозицій по тексту договору значно поліпшать його структуру і зміст.

У той же час ми не можемо погодитися із запропонованою Вами вартістю виконання робіт. У зв`язку з цим хотіли б відзначити, що узгодження цінової статті договору стане, ймовірно, предметом спеціальних переговорів між нашими Сторонами. Ми не можемо прийняти до уваги результати Ваших маркетингових досліджень, на підставі яких Ви пропонуєте знизити вартість будівельно-монтажних робіт на 15-20%. П`ятнадцятирічний досвід роботи АСК "Будмонтаж" на будівельному ринку нашого і сусідніх регіонів і наявність відповідних конкурентних матеріалів дозволяють нам не погодитися із запропонованою Вами вартістю виконання робіт.

Ми дуже зацікавлені у взаємовигідній співпраці з Вашим підприємством, тому пропонуємо провести нараду представників наших організацій для обговорення цінової статті договору 12 січня 2011 року в 10-00 в офісі АСК "Будмонтаж".

Прошу Вас, шановний Миколо Миколайовичу, розглянути нашу пропозицію і повідомити нам про своє рішення з даного питання.

З глибокою повагою,

Заступник генерального директора з комерційних питань
АСК "Будмонтаж" В.Ю. Алексєєва

Лист-відмова № 5 (у відповідь на отримане від партнерів пропозицію щодо включення до тексту договору додаткових пунктів)

Заступнику генерального директора
ВАТ "Світанок"
О.Д. Розсудові

Шановний Олег Денисович!

Дякуємо Вам за уважне ознайомлення з проектом договору, підготовленого нашим агентством. Ми проаналізували Ваші зауваження по його тексту і повністю з ними згодні.

Щодо Вашої пропозиції щодо включення до статті "Відповідальність Сторін" пункту про штрафні санкції до Виконавця повідомляємо наступне. У процесі виконання робіт в рамках договорів з проведення рекламних компаній наше агентство постійно взаємодіє з замовниками, які надають необхідну для створення рекламних матеріалів інформацію. На кожному етапі робіт підготовлені матеріали в обов`язковому порядку підлягають спільному узгодження та затвердження. При такій організації взаємодії відповідальність Сторін за недотримання термінів виконання робіт на окремих етапах важко роздільна.

На підставі вищевикладеного ми змушені висловити свою незгоду з Вашою пропозицією щодо включення до тексту договору односторонніх штрафних санкцій до Виконавця. Якщо Ваша позиція з цього питання не буде Вами переглянута, ми будемо змушені наполягати на включення зустрічних штрафних санкцій до Замовника за недотримання термінів надання інформації по об`єктах реклами і термінів проходження етапних платежів.

Ми сподіваємося, шановний Олег Денисович, що суперечності, які виникли будуть успішно подолані. На нашу думку, узгодження договору знаходиться на завершальній стадії і його підписання може відбутися до кінця січня поточного року.

З найкращими побажаннями і глибокою повагою,

Генеральний директор
ЗАТ «Рекламне агентство" Вимпел "» М.В. Баринова

Лист-відмова № 6 (у відповідь на отримані від партнерів формулювання окремих пунктів договору)

Генеральному директору
ТОВ "Партнер"
Б.Т. Нікольському

Шановний Борис Тимофійович!

Фахівці ВАТ "Стеклокерамика" уважно ознайомилися з пропозиціями ТОВ "Партнер" по компромісним варіантами окремих формулювань статей "Обов`язки Комітента" і "Обов`язки Комісіонера" (Додаток до Вашого вих. Факсу від 21.12.2010 № П3-95).

Деякі Ваші пропозиції (пункти 2, 3 і 5-7 згаданого вище Додатки) видаються вельми конструктивними і приймаються нами в повному обсязі.

Однак частина Ваших пропозицій не може бути прийнята нами і як і раніше викликає у нас ряд питань. Нам видається, що в змінених формулюваннях пунктів не відображені наші зауваження і побажання. У зв`язку з цим ми знову звертаємо Вашу увагу на пункти 1, 4 і 8 зазначеного Додатка і пропонуємо ще раз їх проаналізувати.

У разі Вашої відмови від перегляду зазначених пунктів Програми ми, на жаль, змушені будемо відмовитися від співпраці з Вашою торговою компанією.

Ми сподіваємося, шановний Борисе Тимофійович, що наші тимчасові розбіжності будуть успішно подолані і ми досягнемо повного взаєморозуміння.

З повагою і побажанням успіхів в роботі,

Генеральний директор
ВАТ "Стеклокерамика" В.Ф. Дегтярьов