Ініціали в документах: нюанси проставлення

Між службами діловодства і юристами різних організацій часто ведуться суперечки з питань правильного оформлення документів, а саме проставляння ініціалів до або після прізвища. Не секрет, що одностайності в питанні оформлення ініціалів в документі не існує. Багато юристів вважають, що за правилами російської мови ініціали пишуть перед прізвищем (і вимовляють теж спочатку ім`я та по батькові, а потім прізвище), і тільки в деяких випадках спостерігається зворотний порядок (наприклад у всіх алфавітних списках), що підтверджується відповіддю на довідково-інформаційному інтернет-порталі «ГРАМОТА.РУ».

Багато діловоди в цьому питанні керуються локальними нормативними документами організації, наприклад Інструкцією з діловодства та традиціями діловодства. А чи є в російському законодавстві пряма вимога про те, як потрібно оформляти ініціали в документах - перед прізвищем або після неї? Після проведеного дослідження з`ясувалося, що в російському законодавстві немає прямої вимоги вказувати ініціали якимось певним чином. Таким чином, «не таке» написання ініціалів не дає можливість поставити під сумнів правову силу документа. Дане питання кожна організація може вирішувати сама, спираючись на потреби ділової діяльності, існуючі традиції і свої уявлення про етику. Звернемося до історії питання.

Відео: 1С 8.2 АВАНСОВИЙ ЗВІТ і всі нюанси щодо його складання в програмі 1С. урок 41

Як оформляли ініціали в Російській імперії?

Думаю, вам буде цікаво поглянути на деякі історичні матеріали. В середині XIX ст. нормою було писати в такій послідовності: ім`я-по батькові-прізвище.

У п`ятому виданні «Положення про письмоводство і діловодстві у військовому відомстві» пропонується та ж практика, однак з`являються і документи (алфавітний і послужні списки), в яких в інтересах зручності обліку і пошуку використовується інший порядок проставляння ініціалів:

Оформлення ініціалів за радянських часів

У 1963 р в затверджених нормативними документами формах вже використовується порядок прізвище-ініціали

Форма № 6

До п. П. 69, 72, 142

            ЗАТВЕРДЖУЮ

_________________________________

(Підпис керівника установи)

"__" ____________________ 19__ р

АКТ № ___

            про виділення до знищення документальних матеріалів

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

    (Назва установи, в діяльності якого відклалися матеріали,

                    що не підлягають подальшому зберіганню)

 Складено "__" _____________ 19__ р

Експертна комісія _______________________________________________________

                                    (Найменування установи)

в складі голови ____________________________________________________

                                 (Посада, прізвище, ініціали)

і членів __________________________________________________________________

                             (Посада, прізвище, ініціали)

утворена на підставі наказу ___________ від __________, керуючись

                                                   (Дата)

переліком документальних матеріалів ________________________________________

                                              (Назва переліку)

___________________________________________________________________________

У Типовому положенні про ведення діловодства за пропозиціями, заявами і скаргами громадян в державних органах, на підприємствах, в установах і організаціях (затв. Постановою Державного комітету СРСР по науці і техніці, Державного комітету СРСР по стандартах і Головного архівного управління при Раді Міністрів СРСР від 30.10.1981 № 463/162/298) в облікових документах пропонується вказувати прізвище і після неї - ініціали.

У той же час в Державній системі документаційного забезпечення управління (ГСДОУ) пропонувався порядок ініціали-прізвище:

2.3.1.10. Внутрішнє узгодження проекту документа оформляється візою, яка включає в себе особистий підпис візує і дату візування. При необхідності може бути вказана посада візує. Розшифровка його підпису (ініціали та прізвище) обов`язкове.

наприклад:

    Начальник юридичного відділу

    підпис А.Г.Павлов

    24.07.90

Зауваження та доповнення до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка.

Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в організації, на лицьовій стороні нижче підпису (проекти планів, звіти, листи та ін.): Проекти наказів, рішень, постанов тощо візуються на 1 примірнику.

2.3.1.11. До складу реквізиту «підпис» входить: найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ надруковано не на бланку, і скорочене - на документі, складеному на бланку), особистий підпис і його розшифрування.

    Директор проектно-конструкторського

    і технологічного інституту

    автоматизованих систем управління підпис Н.А.Сергеев

    Директор інституту підпис Н.А.Сергеев

У документах, підготовлених комісією, вказують не посади осіб, які склали його, а розподіл обов`язків у складі комісії:

    Голова комісії підпис А.Н.Петров

    Члени комісії підписи К.П.Бутаев

                                                       Н.Н.Іванова

або

Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово ЗАТВЕРДЖУЮ, найменування посади, підпис, ініціали та прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження, наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор заводу

підпис Н.К.Лавров

17.02.90

ЗАТВЕРДЖУЮ

начальник

головного управління

Держстраху

підпис А.А.Петров

Відео: Зміна прізвища. Ранок з губерній. GuberniaTV

17.02.90

Сучасні варіанти оформлення ініціалів

Типова інструкція з діловодства в міністерствах і відомствах Російської Федерації при затвердженні документів пропонувала використовувати порядок ініціали-прізвище:

3.3.12. затвердження документа

Документи затверджуються керівником міністерства або його заступником.
Затвердження документів здійснюється проставленням грифа затвердження або виданням розпорядчого документа (в тих випадках, коли потрібні додаткові приписи і роз`яснення).

Грифи затвердження оформлюються наступним чином:

ЗАТВЕРДЖУЮ
голова Державного

комітету Російської Федерації

за статистикою ________________ ___________________

                         (Особистий підпис) (ініціали, прізвище)

00.00.00

У Типової інструкції з діловодства в федеральних органах виконавчої влади також рекомендувалося оформляти підписи у вигляді ініціали-прізвище (а ось при документ надсилають фізичній (НЕ посадовій) особі, навпаки, рекомендувалося попереду вказувати прізвище).

Якщо документ надсилають фізичній особі вказують прізвище та ініціали одержувача, потім - поштову адресу.

наприклад:

                                       Бельдовой М.В.

                         Новоясеневскій просп., Д. 12, кв. 32

                                       Москва, 117574

Якщо документ надсилають посадовій особі ініціали ставляться перед прізвищем, при адресований фізичній особі - після неї.

У найбільш високорівневої з нині діючих документів - Правилах діловодства в федеральних органах виконавчої влади - сказано про необхідність вказувати прізвище та ініціали, але немає чіткої вказівки на їх порядок (і не приведено будь-яких прикладів).

Відео: Начальник паспортного столу про зміну імені або прізвища

Державний стандарт ГОСТ Р 6.30-2003. «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »також рекомендує порядок ініціали-прізвище в наступних випадках:

• при документ надсилають посадовій особі (п. 3.15);
• в розшифровці підпису під час підписання документів (п. 3.22);
• в розшифровці підпису в грифі погодження документа (п. 3.23);
• в засвідчувального напису при засвідченні відповідності копії документа оригіналу (п. 3.26);
• в позначці про виконавця документа (п. 3.27).

А ось при документ надсилають фізичній особі (п. 3.15) і при оформленні резолюцій рекомендується вказувати прізвище, а потім ініціали виконавців (п. 3.17).

Порядок зазначення прізвищ та ініціалів в регіональних нормативних документах

Що стосується включення вимог про порядок зазначення прізвищ та ініціалів в нормативні документи, то вдалося виявити ряд подібних прикладів в регіональної і муніципальної нормативній базі. У більшості таких нормативних документів пропонується порядок прізвище-ініціали:

Постанова Уряду Ульяновської обл. від 28.04.2012 № 203-П (ред. від 21.05.2013) «Про затвердження Інструкції з діловодства в Уряді Ульяновської області»

3.6. протокол

Після слова СЛУХАЛИ в тексті протоколу вказують прізвище та ініціали основного доповідача, а потім викладають запис його виступу.

Розпорядження Уряду Ставропольського краю від 26.12.2014 № 435-рп «Про Інструкцію з діловодства в апараті Уряду Ставропольського краю»

При згадці в тексті документа прізвища громадянина, посадової особи ініціали ставляться після прізвища.

Розпорядження Адміністрації Алтайського краю від 05.04.2014 № 105-р «Про затвердження Інструкції з діловодства в Адміністрації Алтайського краю»

2. Оформлення реквізитів документів

У тексті ініціали пишуться після прізвища (Прізвище І.О.).

Розпорядження адміністрації міста Володимира від 30.12.2011 № 854-р «Про затвердження стандарту СМК адміністрації міста Володимира« Управління документацією загального діловодства СТ-АВ 02-2011 »»

12. Реквізит «Текст документа»

У тексті документа ініціали (ім`я, по батькові) ставляться після прізвища.

Аналогічні вимоги встановлені і в Інструкції з діловодства в апараті управління ВАТ «Російські залізниці»:

Наказ ВАТ «РЖД» від 05.01.2006 № 1 «Про затвердження Інструкції з діловодства в апараті управління ВАТ« Російські залізниці »

20. Текст документа

При згадці в тексті документів посадових осіб спочатку вказують їх прізвища, потім - ініціали.

Лише в одному з документів перевагу віддано порядку ініціали-прізвище:

Постанова Глави Тотемського муніципального району від 29.03.2007 № 208 «Про затвердження Інструкції з діловодства у виконавчих органах місцевого самоврядування Тотемського муніципального району»

IV. Особливості підготовки та оформлення окремих видів документів

У тексті документа вказують ініціали, прізвище та посаду.

наприклад:

Відео: How interpreters juggle two languages at once - Ewandro Magalhaes

Доручити Н.А. Іванову розробити посадовий регламент.

З усього сказаного можна зробити наступні висновки:

• Організація має право сама вирішити, як краще вказувати ініціали в створюваних нею документах.

Однозначної регламентації немає навіть для оформлення грифів, адрес і підписів, а для випадку згадки імен по тексту документів - тим більше.

• Є чимало організацій, в яких прізвище традиційно вказується перед ініціалами.

З моєї особистої точки зору більш привабливим є порядок ініціали-прізвище, оскільки це менш «військово-бюрократична» і більш поважна форма. До того ж щодо іноземних імен порядок ім`я-прізвище є загальноприйнятим (за винятком китайських імен).

• Якщо заповнюється бланк або форма, в яких порядок написання прізвища, імені та по батькові заданий, то його слід дотримуватися.
• При написанні адрес на поштових відправленнях (і в інших аналогічних ситуаціях) бажано дотримуватися поштових правил, тобто використовувати порядок прізвище-ім`я-по батькові.
• Якщо в якихось випадках прізвище зручніше вказувати першою з практичних міркувань (наприклад, в алфавітних списках), то потрібно це робити.