Нюанси складання презентації

Посада помічника керівника має на увазі вміння виконувати дуже важливі і дуже складні функції, що вимагає володіння певними навичками .. Це може бути не тільки адміністративна підтримка керівника, але і володіння поруч комп`ютерних програм, наприклад, для складання презентацій. Як правило, керівник готує «чернетка», «каркас», викладає суть презентації, а завдання помічника - структурувати і оформити її у відповідності з усіма вимогами, «навести красу».

цілі презентації

Основна програма, яку використовують для роботи з презентацією, - це Power Point. Ми не будемо заглиблюватися у вивчення функцій цієї програми, вони детально описані в Інтернеті і в спеціалізованій літературі. Наше завдання - розповісти про те, як ця програма може допомогти в роботі персонального асистента, як знання і навички по роботі з презентаціями можуть стати сходинкою в кар`єрному зростанні. Крім того, якщо у вашому резюме буде вказано, що ви володієте навиком складання презентацій - це не тільки збільшить ваші шанси отримати бажану посаду, але і може забезпечити суттєву надбавку до вашої майбутньої зарплати.

Читайте по темі в електронному журналі

  • Компетенції персонального асистента. Робота в умовах емоційного пресингу
  • Ключові моменти і навички в роботі помічника керівника: практичний досвід

Отже, керівник поставив перед вами завдання побудови презентації. З чого почати?

Для початку необхідно визначити цілі презентації. Нам потрібно зрозуміти (уточнити, якщо самі сумніваємося), що хоче керівник. Цілі можуть бути різними:

  •  переконати (продати ідею, мотивувати);
  •  познайомити з інформацією;
  •  стимулювати дискусію;
  •  представити свої досягнення;
  •  скоординувати роботу персоналу.

Зрозуміло, що у керівника може бути і інша ціль, не зазначена вище, але в будь-якому випадку, її треба позначити: адже саме вона буде задавати тон всій роботі.

Треба розуміти, що в більшості випадків презентація - це доповнення до виступу. Слайди не повинні «плутати» аудиторію, заважати сприйняттю інформації. Але навіть за умови, що презентація зроблена просто з метою ознайомлення з інформацією і її швидше представлять в якості рекламного буклету або звіту для керівництва, наприклад, про хід виконання робіт, презентація все одно повинна бути виконана за всіма правилами.

Три умови успішної презентації

1. Фокусування на найголовнішому.
Кожен слайд і вся презентація в цілому повинні бути підпорядковані одній основній ідеї.

2. Чітка структура: повинна простежуватися зв`язок між різними частинами презентації.
Можна викласти матеріал в хронологічному порядку, а можна по тематичним лініях або за категоріями. Починати слід з найбільш важливих питань, а вже потім переходити до уточненням, доповненням і аргументування основної ідеї.

3. Ясна візуалізація.
Візуалізація робить висновки переконливішими.Нюанси складання презентації

Вимоги до тексту на слайдах

Вимоги до тексту на слайдах, як правило, уніфіковані: заголовки повинні бути одного формату, а обсяг всього матеріалу бажано вмістити в 10-12 слайдів.

У рідкісних випадках, наприклад, для майстер-класу, презентація може складатися з 20-30 слайдів.

Вважається, що інформація, викладена на великій кількості слайдів, гірше сприймається - слухач може втратити нитку викладу, тому якщо ваша мета -запутать аудиторію, то можна здивувати публіку кількістю, а не якістю. Ну а якщо серйозно, то, звичайно, слайд також не повинен бути перевантажений текстом. Велика кількість тексту присипляє слухача і вже через кілька хвилин такої презентації не варто розраховувати на пильну увагу до вашої теми і тим більше - на бурхливі оплески в кінці презентації.

Відео: Як зробити презентацію в Power Point

Велика кількість і складність слайдів, як правило, збивають слухача з пантелику, тому не дивуйтеся, що після закінчення виступу хтось із аудиторії задасть провокаційні питання. Жаргонізми і скорочення повинні бути строго виключені, навіть за умови, що перед вами стоїть завдання презентувати послуги компанії, що займається організацією дозвілля або розвагами на корпоративах. Те ж саме стосується новомодних англіцизмів. Російська мова досить багатий, щоб ви змогли наочно викласти найважливіше.

Розглянемо приклади «правильних» (рис. 2, 3, 4) і «неправильних» (рис. 1) слайдів.

Нюанси складання презентації

Мал. 1. Приклад «неправильного» слайда

Очевидно, що цей слайд псує велика кількість тексту. Такий слайд не врятує ні яскравий фон, ні навіть анімація.

Розглянемо інший слайд:

Нюанси складання презентації

Мал. 2. Приклад «правильного» слайда

На цьому слайді структурування інформації рятує ситуацію. Аудиторія може виділити для себе ключові моменти і не витрачати час і свою увагу на читання тексту.

Приклади «правильних» слайдів зі скарбнички власного досвіду автора:

Нюанси складання презентації

Мал. 3. Приклад «правильного» слайда

Відео: Повний Урок. Створення презентації в програмі PowerPoint 2007

Нюанси складання презентації

Мал. 4. Приклад «правильного» слайда




Як ви можете бачити, на цих слайдах інформація чітко структурована і відображені всі важливі моменти.

Використання графіків і діаграм. Візуальні засоби презентації

наочність - кращий метод, коли потрібно показати конкретні процеси, явища, особливо якщо вони пов`язані з цифрами. Діаграма більш інформативна, ніж просто «голі» цифри.

Розглянемо це на прикладі нижче.

Нюанси складання презентації

Мал. 5. Приклад слайда з діаграмою

Дивлячись на цифри в таблиці зліва, складно зробити певні висновки - це зажадає деякого уваги і зусиль. Подивившись на діаграму справа, аудиторія відразу розуміє, що означають ці лінії. Графіки допомагають зрозуміти і запам`ятати інформацію. Закривши очі, люди бачать перед собою ці чотири лінії.

Як правило, перед помічником може стояти завдання скласти графік або діаграму, скопіювавши аналог зі схожих слайдів, минулих напрацювань або робочих начерків керівника, або самостійно прийняти рішення, який графік або діаграма підійдуть для презентації і побудувати все «з нуля».

У другому випадку помічникові випадає шанс проявити себе, показати, наскільки він володіє настільки значущим в наш час навиком складання презентацій.

Нижче наведені типові приклади діаграм. Залежно від того, як ви хочете візуалізувати інформацію, можна використовувати такі типи діаграм:

1. Кругова діаграма.

Нюанси складання презентації

Мал. 6. Приклад кругової діаграми




Таку діаграму ще називають «пирогом». Вона зручна, коли ми хочемо відобразити величину частки, частини по відношенню до єдиного цілого.

2. Гістограма.

Нюанси складання презентації

Мал. 7. Приклад гістограми

Ця діаграма дозволяє зобразити і легко виявити структуру і характер зміни отриманих даних (оцінити їх розподіл), які важко помітити при їх табличному поданні.

Гістограма хороша для демонстрації порівнянь.

3. Графік.

Нюанси складання презентації

Мал. 8. Приклад графіка

Графік показує рух і співвідношення між (як правило, двома) величинами: по горизонтальній і вертикальній осях.

Графіки зручні для демонстрації змін і тенденцій, наприклад, в часі (зростання зарплати від року до року і т.п.).

Візуальні засоби в презентації ще більш ефективні, якщо вони являють собою суміш діаграм, графіків, забавних картинок, анімації (якщо це доречно).

Smart Art

Хочемо виділити ще одне цікаве візуальне рішення - Smart Art. За допомогою цього інструменту можна упорядкувати складну структуру тексту і розробити цікаву блок-схему. Після вибору підходящого макета починається редагування об`єкта, а текст вставляється в відповідні графи.

У Power Point є достатня кількість макетів Smart Art - кожен з них по-різному відображає вміст. З інструментом Smart Art можна значно поліпшити оформлення або просто додати візуальну закінченість текстової частини презентації.

Якщо діаграми і графіки ми використовуємо для того, щоб піднести інформацію, пов`язану з цифрами, то Smart Art - це своєрідна «діаграма» для тексту. Подивимося приклади таких слайдів:

Мал. 9. Приклади слайдів, оформлених за допомогою інструменту Smart Art

Нюанси складання презентації

Нюанси складання презентації

Естетична складова презентації

І ось ми підійшли до моменту, коли презентація практично готова і залишилося лише «навести красу». Поговоримо про естетичну складову презентації.

Відео: Нюанси створення та просування вітрин товарів для CPA. №1

Якщо в презентації ми грамотно підберемо колірні рішення, то будьте впевнені, ми досягнемо на 85% більше ефективного залучення уваги аудиторії.

Ви б запросили своїх друзів дивитися відеоролик про свою подорож, наприклад, по країнам Азії, на чорно-білому телевізорі? Саме тому навряд чи доцільно готувати чорно-білі презентації для важливих клієнтів.

Колір може залучати і відштовхувати, вселяти відчуття спокою і комфорту або порушувати і турбувати. Кольори звертаються до почуттів, а не до логіки людини.

Між колірним рішенням в презентації і природним сприйняттям людини існує певна залежність. Коли колірне рішення вибрано вірно, то все працює на мету - привернути увагу, зацікавити матеріалом.

Зазвичай рекомендується застосовувати не більше двох-трьох різних кольорів, які, проте, можна урізноманітнити за рахунок споріднених їм відтінків, оскільки таке спорідненість створює відчуття колірної послідовності і не дратує зір.

Як правило, в більшості організацій існують свої корпоративні кольори. Є улюблені і нелюбимі кольори керівника. Це теж треба враховувати. Комбіноване використання картинок, знаків і ключових слів створює ефективне демонстраційне засіб, але не варто перевантажувати слайди картинками і слід бути обережніше з анімацією. Якщо майже на кожному слайді буде вискакувати або блимати текст, а картинки будуть не доповнювати інформацію, а навпаки, відволікати від суті, то презентація буде приречена на провал.

Візуальне сприйняття більше схоже на «слухання очима». При зайвої колірної і образотворчої навантаженості слайда люди будуть схильні запам`ятати зорове оточення, а не повідомлення, яке він містить.

Наприклад, вони запам`ятають, що бачили жирний заголовок, яскраву кольорову картинку і чотири пункти, але не згадають їх зміст.

шпаргалки

Найбільший страх для всіх, хто проводить презентацію, не в тому, що вони будуть запинатися і червоніти в ході викладу, а в тому, що в якийсь момент вони забудуть, про що слід далі говорити. Найпростіший шлях уникнути цього «ганьби» - робити нотатки до слайдів. Вони допоможуть запам`ятати головні тези, про які потрібно згадати під час презентації.

Додавши потрібні замітки, ви зможете переглядати їх в режимі показу презентації.

Нюанси складання презентації

Мал. 10. Слайд з заміткою

При створенні презентації можна написати цілі сторінки нотаток. Можна також роздрукувати їх і керуватися ними під час свого виступу.

Як правило, помічник вводить замітки, вже складені самим керівником. Тут за керівника нічого вигадувати не потрібно: йому видніше, які ключові моменти слід винести для свого виступу в замітки.

Отже, ви нарешті закінчили роботу над презентацією, перевірили її в режимі перегляду на екрані комп`ютера. Тепер задайте собі контрольне запитання: «Чи зможе аудиторія швидко і просто засвоїти те, що вона побачить?». Якщо вас нічого не бентежить - вітаємо, ви впоралися зі своїм завданням на відмінно.

 Але на цьому робота помічника може бути не закінчена. Слід мати на увазі, що вас можуть попросити «супроводжувати» показ презентації на заході. Тоді варто заздалегідь перевірити, як презентація буде відображатися конкретним проектором на великому екрані: можливо, будуть спотворені кольори, не збіжиться розмір слайда і графіків, малюнки і текст можуть «з`їхати». Всі ці моменти потрібно попередньо проконтролювати, щоб не опинитися в незручній ситуації перед керівником, а керівнику - перед аудиторією.

підводимо підсумки

Помічнику важливо пам`ятати ряд правил, які стануть в нагоді при роботі над презентацією:

  1. Не слід «домислювати» текст презентації. Якщо щось не ясно, краще уточнити у керівника бажаний варіант подачі і оформлення матеріалу.
  2. Не перевантажуйте презентацію слайдами. Користуйтеся правилом «мінімум слайдів - максимум сенсу».
  3. Один слайд - одна ідея.
  4. Дотримуйтеся вимог єдиний стиль в оформленні.
  5. Використовуйте малюнки, діаграми і символи для ілюстрації кількісних даних і перетворення складних чисел.
  6. Не забувайте про колір. Оптимально використовувати два-три кольори і їх відтінки.
  7. Пам`ятайте про нотатках до слайдів - вони допоможуть при виступі.

На закінчення хотілося б додати, що робота над презентацією - процес творчий і захоплюючий. Сподіваємося, що він дасть вам подальший стимул для вивчення функцій програми Power Point., А практика дозволить удосконалюватися і накопичувати досвід.



ІНШЕ

Виконання доручень керівника фото

Виконання доручень керівника

Виконання доручень керівника є однією з найважливіших обов`язків секретаря. І часто саме цей обов`язок викликає безліч…

Лист про переговори фото

Лист про переговори

Будь-яка компанія має ряд організацій-партнерів, з якими ведеться спільна діяльність. Найчастіше наявність партнерських…

Протоколювання фото

Протоколювання

Протоколювання є одним з найважливіших етапів в підготовці і проведенні різних ділових нарад, засідань і зборів. Саме…

Графік керівника фото

Графік керівника

Однією з найважливіших складових ефективної роботи керівника і всієї організації є вміння розподілу завдань по їх…

» » Нюанси складання презентації