Впровадження електронного документообігу на ват «тяжпрессмаш»

Завод ВАТ "Тяжпрессмаш" має більш ніж піввікову історію, а чисельність працівників становить понад 3000 чоловік. За роботу з кореспонденцією відповідає канцелярія, яка входить в службу управління справами (далі - служба УД).

На підприємстві з моменту його заснування документообіг вівся в паперовому вигляді. Питання про необхідність впровадження системи електронного документообігу виник ще в 2007 р, тому що служба УД бачила безліч проблем у веденні документообігу на папері:

1. Реєстрація вхідної кореспонденції велася журнальним способом. Пошук документів був дуже складним. Особливі труднощі представляв пошук вхідних листів без номерів.

2. Додаткову проблему становила доставка кореспонденції по цехах і відділам, яку здійснював кур`єр. У зв`язку з тим, що наше об`єднання займає велику територію, адресати отримували очікувані листи із запізненням, а працівників на посаду кур`єра стало знаходити все важче.

3. Основна проблема полягала у відсутності системи контролю виконання доручень.

вибір системи

Службою УД було прийнято рішення про зміну способу ведення документообігу на нашому заводі. Все вишеозвученние проблеми ми сподівалися усунути впровадженням системи електронного документообігу. Я підготувала доповідну записку керівництву про даний проект. Керівництво підприємства висловило схвалення і надало підтримку у виборі СЕД.

Заступник начальника служби УД і співробітник служби автоматизованої системи управління підприємством (далі - АСУП) відвідали семінари, виставки та конференції для ознайомлення з різними системами електронного документообігу та для вивчення технічної сторони питання.

Після цього на нашому заводі були протестовані демо-версії різних систем.

Відео: Впровадження СЕД на платформі EMC Documentum в ВАТ "РусГідро"

Крім того, ми побували з візитами на кількох заводах, які вже працювали в СЕД, з метою вивчення практики впровадження. Співробітники цих підприємств охоче ділилися з нами досвідом. Але вивчення питання впровадження СЕД відбувалося вкрай повільно, тому що ми займалися цим крім основної роботи. У 2009 р було нарешті прийнято рішення про придбання СЕД. В умовах економічної кризи того періоду керівництво визнало недоцільним виділяти значну суму на даний проект. Таким чином, було вирішено зупинитися на системі 1С: Архів. Це коробковий продукт, перевагою якого є невисока вартість і можливість установки на необмежену кількість робочих місць.

Впровадження 1С: Архів

Для активного використання системи на заводі була істотно розширена комп`ютерна локальна мережа, яка охопила більшість підрозділів об`єднання.

Не без уваги опинилася і організаційна сторона питання. Був виданий наказ генерального директора про поетапне впровадження електронного документообігу та автоматизації роботи служби УД. Cовместно з начальником відділу АСУП була розроблена інструкція з електронного документообігу на ВАТ «Тяжпрессмаш».

В інструкції були описані дії працівників канцелярії при обробці вхідних документів, при реєстрації наказів і розпоряджень, а також дії виконавців в підрозділах підприємства. Нижче представлена витяг з інструкції.

Додаток 1

1. Інспектор служби УД виробляє обробку вхідних документів, заводить картку вхідних документів в електронному вигляді в програмі 1С: Архів.

1.1. Документи, що надійшли в електронному вигляді (факси, електронна пошта), прикріплюються до картки у вигляді файлу. Документи, що надійшли в паперовому вигляді (листи, телеграми, кур`єрська пошта), скануються і також прикріплюються до картки для подальшого зберігання в електронному вигляді на сервері заводу.

1.2. Інспектор служби УД подає документи на розгляд керівнику. Кореспонденція, призначена визначеним підрозділам і виконавцям, передається в електронному вигляді за призначенням.

1.3. Після розгляду кореспонденції керівником інспектор служби УД вносить в картку резолюцію і відповідно до резолюції направляє доручення керівника виконавцю в програмі 1С: Архів, а також відповідно до резолюції встановлює права доступу до цього документа.

2. Інспектор служби УД реєструє і направляє в підрозділи накази і розпорядження.

2.1. Інспектор служби УД заводить картку внутрішніх документів в електронному вигляді в програмі 1С: Архів і відсканований наказ або розпорядження прикріплює до картки у вигляді файлу.

2.2. Відповідно до заповненим виконавцем розносна листом інспектор служби УД відправляє повідомлення і встановлює права доступу підрозділам.

3. Начальники підрозділів (у яких є комп`ютер, підключений до мережі) регулярно переглядають вхідну кореспонденцію в системі 1С: Архів. Вони також мають можливість роздрукувати необхідні документи. Якщо у начальника підрозділу немає ПК, підключеного до мережі, то він переглядає кореспонденцію на комп`ютері, визначеному для цих цілей.

Для зручності впровадження нової системи роботи був складений графік установки програми в підрозділах і навчання роботі з нею, призначені відповідальні.

Спочатку СЕД встановили в канцелярії на 4 робочих місця. Інспектори канцелярії пройшли навчання роботі з цією системою на своїх робочих місцях без відриву від основних посадових обов`язків. Звичайно, в цей період на них лягла подвійне навантаження, але співробітники успішно впоралися з поставленими завданнями.

Далі інженер-програміст зі штату АСУП поетапно проводив установку системи по підрозділах.

Спочатку співробітники вчилися приймати документи і шукати їх в папках, вивчали структуру папок і підпапок. Далі необхідно було навчитися спрямовувати документи виконавцям з видачею доручень.

В першу чергу система була встановлена в тих підрозділах, керівники яких з ентузіазмом сприйняли нововведення: конструкторська служба, відділ головного технолога, центр управління якістю.

Коли стали помітні очевидні успіхи в роботі з системою, стали надходити запити на установку її і в інших підрозділах. Проте, залишалися ті, хто ніяк не хотів приймати новий метод роботи. Але і в цих підрозділах система була встановлена, хоча і в останню чергу.

  З 2010 р реєстрація всієї вхідної кореспонденції, внутрішньої документації і ОРД проходила тільки в системі 1С: Архів. Робота по установці СЕД ще триває в територіально віддалених цехах у міру проведення локальної мережі.

Досвід застосування СЕД

Вхідна кореспонденція

  Вхідні документи надходять на наше підприємство різними способами: поштою, факсом, електронною поштою, доставляються кур`єрами. Документи, що підлягають реєстрації, необхідно ввести в програму.

Так виглядає папка вхідної кореспонденції (рис. 1) - настройка колонок проведена самостійно для більш швидкого і зручного пошуку документів.

Мал. 1. Папка вхідної кореспонденції

Реєстрація вхідної кореспонденції проходить в канцелярії наступним чином: інспектор служби УД сканує документ і заповнює картку вхідної кореспонденції. Поля картки заповнюються відомостями, вказаними:

•  кореспондент;
•  вихідний номер кореспондента;
•  зміст;
•  наявність додатків;
•  кому спрямований на розгляд.

Так виглядає картка вхідного документа (рис. 2):

Мал. 2. Картка вхідного документа

Але на цьому етапі робота з документом ще не завершена.

Інспектор служби УД подає документи на розгляд керівнику.

Після розгляду кореспонденції керівником документ з резолюцією повертається до канцелярії. Інспектор сканує отриманий документ і замінює їм раніше відсканований. Це і є остаточним видом документа, який залишається збереженим в системі. Потім інспектор заповнює поле картки «Резолюція», встановлює права доступу до документа виконавцю і направляє доручення керівника виконавцю (рис. 3).

  Мал. 3. Встановлення позначки "Резолюція" в картці вхідного документа

Тут наочно видно зручність застосування СЕД і рішення двох озвучених вище проблем:

1. Реєстрація кореспонденції структурована і пошук документів значно спрощений.
2. Всі виконавці одночасно і своєчасно отримують завдання і доступ до документа, що скорочує терміни виконання завдання і виключає втрату документа.

Керівники підрозділів регулярно переглядають отримані доручення і після виконання завдання звітують про виконання. Ініціатор доручення завжди може проконтролювати, на якій стадії виконання знаходиться видане їм доручення, що дозволяє вирішити третю проблему - проблему контролю виконання доручень (рис. 4).

Мал. 4. Вікно контролю доручень

 Організаційно-розпорядча документація

  До організаційно-розпорядчих документів на нашому підприємстві належать накази і розпорядження, які видаються і візуються в паперовому вигляді. Після узгодження з підрозділами документ надходить на підписання керівнику. Підписаний наказ далі йде в канцелярію, де його реєструють і поміщають в папку відповідно до прийнятої на нашому підприємстві номенклатурою справ.

Структуру папок і підпапок ми також створили самостійно відповідно до номенклатури справ. Так виглядає папка наказів (рис. 5). Налаштування колонок змодельована нами для більш зручного пошуку.

Мал. 5. Папка організаційно-розпорядчих документів

Нижче приведена картка внутрішнього документа. Поля картки заповнює інспектор канцелярії, а відсканований наказ або розпорядження прикріплюються до картки у вигляді файлу.

До проекту наказу або розпорядження виконавець завжди прикладає лист розсилки, в якому вказує, в які підрозділи повинен бути доставлений документ. Відповідно до цього листом інспектор відправляє повідомлення і встановлює права доступу підрозділам (рис. 6).

Відео: Питання впровадження електронного документообігу

  Мал. 6. Картка внутрішнього документа

Особливості використання СЕД

Варто також відзначити, що при введенні СЕД на нашому підприємстві було прийнято рішення, що права доступу до всіх документів мають лише деякі співробітники. До їх числа відносяться адміністратор системи, дирекція та інспектора канцелярії. Всім іншим співробітникам права доступу даються відповідно до доручення керівника або для виконання наказу, розпорядження.

Права доступу до документа встановлюються таким чином: при заповненні картки документа інспектор зазначає тільки тих користувачів зі списку, яким даний документ повинен бути доставлений (рис. 7). Таким чином, інші користувачі не побачать зайвої інформації.

  Мал. 7. Вікно встановлення права доступу

Встановивши доступ до документа, інспектор канцелярії направляє повідомлення виконавцю (рис. 8). Нижче наведено приклад того, як виглядає доставка повідомлення з прикріпленим документом (рис. 9).

Мал. 8. Вікно відправленого інспектором повідомлення

  Мал. 9. Вікно отриманого виконавцем повідомлення

Підводячи підсумки, треба сказати про те, що з впровадженням СЕД терміни виконання робіт співробітниками канцелярії значно скоротилися, але зважаючи на постійне зростання кількості кореспонденції на нашому підприємстві обсяги робіт не зменшуються. Також не зменшилася кількість паперових документів. Але цілі впровадження СЕД полягали не в цьому. Найважливіше - це те, що були вирішені озвучені вище проблеми. Керівництво і співробітники оцінили зручність і користь нового методу роботи, до якого вони вже звикли. Таким чином, на початковому етапі ця система виправдала себе і дала поштовх для подальшого розвитку СЕД. Зараз ми ставимо для себе наступну мету - перехід на безпаперовий документообіг від моменту створення документів, включаючи узгодження і закінчуючи підписанням документів електронним цифровим підписом.